Schritte - Hueber Verlag

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im Beruf
Schriftliche Kommunikation: Ein Protokoll lesen und verstehen, über Teamarbeit
diskutieren
1 Jedes Jahr im Oktober findet in Frankfurt eine große Buchmesse statt.
Sehen Sie sich das Foto an und ordnen Sie die Wörter zu.
•
der (Messe-)Besucher
•
der Aussteller
© MHV-Archiv
der (Messe-)Stand
Jede Firma möchte, dass die Messebesucher am Stand gut betreut
werden. Deshalb ist eine gute Messe-Vorbereitung sehr wichtig.
Peter Stahnke
(ps)
Andrea Smolka
(as)
Christian Schneider
(cs)
© irisblende
© A. Rodriquez/fotolia.com
© tbel/fotolia.com
Das Messe-Team:
© Yuri Arcus/fotolia.com
2 Lesen Sie das Protokoll und ergänzen Sie: Wer war dafür verantwortlich?
Natalia Rittkowski
(nr)
Protokoll: Vorbereitung d. Buchmesse / anwesend: cs, nr, as, ps / Schriftführerin: nr
Was?
Wer?
Bis wann?
• Anmeldeformular für die Messe ausfüllen und wegschicken
• die Produkte, die auf der Messe ausgestellt werden, aussuchen
• Hotelzimmer buchen
as
• Parkplätze reservieren
• Kontakt mit der Reinigungsfirma, dem Wachdienst und der
Firma, die den Transport übernimmt, aufnehmen
• Versicherungen abschließen
cs
• Büromaterialien bestellen
• Visitenkarten und Namensschilder besorgen
• Strom, Telefon, Fax und Internetanschluss beantragen
ps
• Prospekte drucken lassen
• Einladungen und Eintrittsgutscheine an Geschäftspartner und
Kunden verschicken
• Werbegeschenke organisieren
• Kasse mit Bargeld mitnehmen
as
vor dem
Sommerurlaub (Juni)
Oktober (Kasse)
•
•
•
•
nr
nach dem
Sommerurlaub
(August)
Mitte Januar
Putz-/Spülmittel und Müllsäcke kaufen
Geschirrtücher nicht vergessen!
Koffer mit Medikamenten überprüfen und, wenn nötig, ergänzen
für Getränke (Wasser, Säfte, Kaffee, Tee) und Kleinigkeiten zum
Essen sorgen
Ende März
April
Schriftliche Kommunikation – Seite 1 von 4
Schritte im Beruf © 2008 Hueber Verlag, Autor: Wolfgang Baum
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Schriftliche Kommunikation: Ein Protokoll lesen und verstehen, über Teamarbeit
diskutieren
a
_____________________________________________________
Andrea Smolka (as)
Am letzten Tag dürfen Messebesucher die Produkte,
die sie auf der Messe gesehen haben, kaufen. Deshalb
braucht das Messe-Team am Stand Geld.
e
_____________________________________________________
Wenn jemand vom Messe-Team Kopfschmerzen
hat, gibt es am Stand Tabletten.
f
_____________________________________________________
Wer auf einer Messe ausstellt, möchte neue Kunden
gewinnen. Deshalb sollte das Team Kundendaten
aufschreiben – elektronisch oder mit Stift und Papier.
g
_____________________________________________________
b _____________________________________________________
Viele Besucher möchten über die Produkte, die sie
interessieren, etwas lesen und nehmen gerne
Informationsmaterial mit.
c
_____________________________________________________
Die Kunden wollen wissen, mit wem sie sprechen.
d _____________________________________________________
Weil die Messe groß und anstrengend ist, freuen
sich die Besucher über ein Glas Wasser oder eine
Tasse Kaffee.
Wenn man an einer Messe teilnehmen will, muss
man sich dazu anmelden.
h _____________________________________________________
Damit auf der Messe nichts gestohlen
wird, gibt es einen Wachdienst.
3 Sprechen Sie im Kurs: Wofür sind/waren die Personen vom Messe-Team noch verantwortlich?
4 Arbeiten Sie mit einer Partnerin/einem Partner und entscheiden Sie: Hat die Person bei der
Vorbereitung einen Fehler gemacht? Ja oder nein? Kreuzen Sie an und begründen Sie Ihre Antwort.
ja
a
nein
Eine Woche vor Messebeginn möchte Frau Smolka die Hotelzimmer
für das Messe-Team buchen. Leider ist das Hotel besetzt.
b Obwohl Herr Schneider einen Wachdienst organisiert
hat, fehlen am zweiten Messe-Tag einige Produkte.
c
Als Herr Stahnke im Oktober den Anschluss für das Internet beantragen
möchte, sagt man ihm, dass es dafür zu spät ist.
d Obwohl Frau Smolka vor ihrem Sommerurlaub im Juni einige Geschäftspartner
zu einem Treffen auf der Messe eingeladen hat, kommt keiner von diesen Partnern zum Stand.
e
Die Getränke, die Frau Rittkowski im August bestellt hat, reichen nicht.
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Schriftliche Kommunikation: Ein Protokoll lesen und verstehen, über Teamarbeit
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5 Sehen Sie das Bild an und lesen Sie. Was ist in diesem Team passiert? Sprechen Sie im Kurs.
In diesem Team hat keiner die
Aufgabe gemacht, die eigentlich
gemacht werden sollte. Jeder
dachte, dass ... .
6 Worauf muss man bei der Teamarbeit achten? Sprechen Sie mit Ihrer Partnerin / Ihrem Partner.
Tipp: Denken Sie zum Beispiel auch an einen
Mannschaftssport wie Fußball oder an ein Musikorchester.
Was ist wichtig, damit eine Mannschaft gewinnt bzw. ein
Musikstück gut klingt?
ein gemeinsames Ziel haben • qualifizierte Teammitglieder • Aufgaben klar verteilen
Aufgaben selbstständig, zuverlässig und pünktlich erledigen • sich und die anderen regelmäßig
über die nächsten Arbeitsschritte / den Zeitplan etc. informieren • sich an Absprachen halten
Konflikte lösen • Privates und Berufliches trennen • andere Meinungen respektieren • ...
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Schriftliche Kommunikation: Ein Protokoll lesen und verstehen, über Teamarbeit
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Lösungen:
2
a - as; b - as; c - ps; d - nr; e - nr; f - ps; g - as; h - cs.
3 Zum Beispiel:
Frau Smolka hat die Produkte,
die die Kunden auf der Messe
sehen, ausgesucht. Außerdem
hat sie auch die Hotelzimmer
für das Messe-Team gebucht.
4
a – ja (Der Zeitpunkt dafür ist zu spät.); b – nein (Der Fehler liegt hier beim Wachdienst.);
c – ja (Der richtige Zeitpunkt dafür war im April.); d – nein (Hier sind die Besucher nicht gekommen,
obwohl Andrea Smolka sie rechtzeitig eingeladen hat.); e – ja (Hier muss Natalia Rittkowski beim
nächsten Mal besser planen.)
5
In diesem Team hat jeder gedacht, dass der jeweils andere die Aufgabe erledigt. Die Kommunikation
und die Absprachen untereinander haben also nicht richtig funktioniert.
6
Ein Team sollte ein gemeinsames Ziel vor Augen haben.
Alle Teammitglieder sollten so gut qualifiziert sein, dass sie ihre Aufgaben selbstständig erledigen
können.
Natürlich muss jedes Teammitglied wissen, was genau seine Aufgaben sind: Die Aufgabenverteilung
muss also klar sein.
Jeder Einzelne muss sich außerdem an Absprachen und Zeitpläne halten, damit das gesamte Team
Erfolg hat.
Deshalb ist es auch gut, wenn eine Person das Team führt. Diese Person sollte alle anderen auch
regelmäßig darüber informieren (oder auch von den anderen informiert werden), was als nächstes
zu tun ist bzw. wo das Team mit seiner Arbeit steht.
Wenn es im Team einen Streit bzw. einen Konflikt gibt, sollten ihn die Teammitglieder, die den
Konflikt haben, lösen.
Oft ist es besser, wenn bei der Teamarbeit Berufliches und Privates getrennt wird.
...
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