MELDEPfLICHT BEI AKTIEN UND STAMMANTEILEN

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dezember 2015
www.bdo.ch
recht interessant
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meldepflicht
bei aktien und
stammanteilen
(3. Teil)
ablauf der sechsmonatigen Übergangsfrist am 1. Januar 2016
Wir stellen in diesem Beitrag die Pflichten der Beteiligten, der Gesellschaft und deren Leitungsorgane im Zusammenhang mit
der Umsetzung der Empfehlungen der Group d'action financière (GAFI) dar. Die Meldepflichten im Zusammenhang mit dem
Erwerb von Inhaberaktien, aber auch bei Erreichen oder Überschreiten einer Beteiligung von 25 % und mehr bei Kapitalgesellschaften belasten die Unternehmen mit unproduktiven Arbeiten. Die Nichtbeachtung dieser Bestimmungen kann jedoch unangenehme Folgen nach sich ziehen.
Wir haben uns schon im Juni und im September 2015 mit dieser Thematik befasst und dargestellt, welche Pflichten Aktionäre oder
Gesellschafter, bzw. Kapitalgesellschaften und deren Leitungsorgane ab 1. Juli 2015 zu erfüllen haben und wie Anteile übertragen
werden müssen.
Siehe Artikel im BDO Newsletter vom Juni 2015 «Verschärfte Massnahmen gegen die Geldwäscherei ab 1. Juli 2015»
sowie im BDO Newsletter September 2015: «Aktienbuch, Aktionärsverzeichnisse»
Es liegt auf der Hand, dass diese zum Teil neuen Vorschriften von den Betroffenen nicht begrüsst werden, da alle KMU in der
Schweiz von der zunehmenden Regulierungsdichte und den ständig zunehmenden administrativen Pflichten betroffen sind.
Die Nichtbefolgung der gesetzlichen Regelungen birgt einige Risiken. Wir empfehlen deshalb, diese Bestimmungen umzusetzen und
stellen nachfolgend die wichtigsten Punkte - in Ergänzung zu den bisherigen Publikationen - für Sie dar.
Inhaberaktien
Erwerb von Inhaberaktien ab 1. Juli 2015
Die Aktionäre müssen einen Erwerb innert eines Monats der Gesellschaft melden, den Besitz der Aktie nachweisen und sich identifizieren. Meldepflichtig ist somit der Erwerber oder Nutzniesser, nicht jedoch der Verkäufer oder Dritte. Aus Beweissicherungs-gründen empfiehlt sich eine schriftliche Meldung. Der Erwerb (v.a. Kauf, Schenkung, Erbgang, Umstrukturierungen wie Fusionen oder
Vermögensübertragungen, aber auch die Einräumung einer Nutzniessung) einer einzigen Aktie löst bereits die Meldepflicht an die
Gesellschaft aus.
Der Erwerb von eigenen Aktien durch die Gesellschaft muss nicht gemeldet werden. Auch bei Gründung oder Kapitalerhöhung einer
Gesellschaft ist u.E. keine Meldung erforderlich, da üblicherweise die Öffentliche Beurkundung die erforderlichen Angaben bereits
enthält.
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Erwerb von 25 % oder mehr des Kapitals oder der Stimmrechte ab 1. Juli 2015
Wer alleine oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten (z.B. durch einen Aktionärbindungsvertrag, etc.) Inhaberaktien erwirbt und
dadurch den Grenzwert von 25 % der Stimmen oder des Kapitals erreicht oder überschreitet, hat ebenfalls innert Monatsfrist zusätzlich zur Meldung des Erwerbs von Aktien der Gesellschaft den oder die wirtschaftlich berechtigte(n) natürliche(n) Person(en) zu
melden.
Oft dürfte der Erwerber gleichzeitig auch der wirtschaftlich Berechtigte sein. In diesem Fall ist der Erwerber verpflichtet, sich als
wirtschaftlich berechtigte Person zu melden.
Ablauf der sechsmonatigen Übergangsfrist für Aktionäre, welche am 1. Juli 2015 bereits im Besitz von Inhaberaktien und/oder
von 25 % oder mehr des Kapitals oder der Stimmrechte waren per 1. Januar 2016.
Der Gesetzgeber räumte eine Übergangsfrist von sechs Monaten für die Meldungen ein, falls die Inhaberaktien bereits am
1. Juli 2015 im Besitz des Aktionärs waren. Diese Frist läuft am 1. Januar 2016 aus.
Meldepflichten der Aktionäre
Meldung des Eigentümers bzw. Erwerbers bzw. wirtschaftlich Berechtigten
Der Eigentümer oder Erwerber von Inhaberaktien hat der Gesellschaft seinen Vor- und Nachnamen oder die Firma sowie seine Adresse, das Geburtsdatum und die Staatsangehörigkeit zu melden.
Der Eigentümer oder Erwerber von 25 % oder mehr des Kapitals oder der Stimmrechte ab 1. Juli 2015 hat der Gesellschaft den Vorund Nachnamen sowie die Adresse der wirtschaftlich berechtigten natürlichen Person zu melden.
Besitzesnachweis
In der Regel genügt das Einreichen einer Kopie der Inhaberaktie oder allenfalls die Kopie des Kaufvertrages.
Identifizierung des Eigentümers bzw. Erwerbers von Inhaberaktien
Natürliche Personen weisen sich mit einer Kopie eines amtlichen Ausweises (ID, Pass) aus.
Inländische Gesellschaften identifizieren sich mittels Handelsregisterauszug. Die Beibringung eines Internetauszugs, welcher aktuell, u.E. nicht älter als drei Monate sein sollte.
Ausländische Gesellschaften identifizieren sich mittels beglaubigtem ausländischem Handelsregisterauszug oder einer gleichwertigen Urkunde, welche ebenfalls u.E. nicht älter als drei Monate sein sollte.
Änderungen z.B. des Namens, der Firma, der Adresse müssen der Gesellschaft gemeldet werden.
Für Bucheffekten oder Beteiligungen an einer börsenkotierten Gesellschaft sind keine Meldungen erforderlich.
Pflichten der Gesellschaft und des Verwaltungsrats (VR)
Der VR muss ein Verzeichnis der Aktionäre führen und die Eintragung des Aktionärs und allenfalls der wirtschaftlich berechtigten
Person gemäss den erfolgten Meldungen vornehmen. Der VR darf nicht von sich aus tätig werden und Daten eintragen von Aktionären, welche er kennt oder zu kennen glaubt. Das Verzeichnis und die der Eintragung zu Grunde liegenden Belege sind bis 10 Jahre
nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Das Verzeichnis muss so geführt werden, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann.
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Der Verwaltungsrat hat sicherzustellen, dass kein Aktionär seine Mitgliedschafts- und Vermögensrechte ausüben kann, solange er
seiner Meldepflicht nicht nachgekommen ist.
Bei übersichtlichen Aktionärskreisen kleinerer Gesellschaften mit Inhaberaktien ist empfehlenswert, das Verzeichnis selbst zu führen. In komplexeren Verhältnissen kann die Generalversammlung beschliessen, dass die Meldungen von Aktionären betreffend Eigentum an Inhaberaktien und betreffend der wirtschaftlich Berechtigten einem vom Verwaltungsrat zu bezeichnenden spezialisierten, externen Finanzintermediär abzugeben sind.
Folgen und Sanktionen bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Bestimmungen
Bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Bestimmungen werden die Mitgliedschaftsrechte der Beteiligten suspendiert. Der Inhaberaktionär hat in der Folge kein Recht auf Teilnahme an der Generalversammlung (GV), sein Stimmrecht ruht. Die Vermögensrechte
(d.h. vor allem das Recht auf Dividende) sind verwirkt. Wird die Meldung später nachgeholt, können die Vermögensrechte ab diesem Zeitpunkt wieder geltend gemacht werden. Die Nachzahlung einer Dividende ist nicht zulässig.
Bei einer unbefugten Teilnahme an der GV und der Mitwirkung an deren Beschlüssen sind die entsprechenden anfechtbar. Es empfiehlt sich deshalb, mit der Einladung zur GV eines Unternehmens mit Inhaberaktien auf die gesetzlichen Bestimmungen aufmerksam zu machen und ein Anmeldeformular für die allenfalls erforderlichen Meldungen beizulegen.
Bei Ausrichtung einer Dividende an einen Aktionär, welcher seine Meldepflichten verletzt hat, nimmt die Gesellschaft eine ungerechtfertigte Gewinnausschüttung vor und bezahlt eine sog. «Nichtschuld».
Der Verwaltungsrat muss sicherstellen, dass keine Aktionäre trotz Verletzung der Meldepflichten ihre Rechte ausüben. Kommen die
Leitungsorgane diesen Pflichten nicht nach, setzen sie sich dem Risiko aus, für den dadurch verursachten Schaden zur Verantwortung gezogen zu werden.
Empfehlungen
Bisher wurden in der Praxis keine Verzeichnisse über Inhaberaktien geführt. Wir empfehlen, die Situation zu prüfen und die erforderlichen Verzeichnisse zu erstellen oder nachzuführen, um bis zum 1.1.2016 den gesetzmässigen Zustand herzustellen.
Da die neuen Pflichten im Zusammenhang mit Inhaberaktien recht aufwendig zu erfüllen sind, empfehlen wir, eine Umwandlung in
Namenaktien zu erwägen.
Hier finden Sie den Link zum Aktienbuch von BDO.
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Namenaktien / Stammanteile einer GmbH
Nachstehend stellen wir die Pflichten bei Namenaktien in Ergänzung zu den vorstehend ausgeführten Punkten dar. Dieselben Bestimmungen gelten sinngemäss auch bei einer GmbH, bzw. für Eigentümer von Stammanteilen.
Erwerb von 25 % oder mehr des Kapitals oder der Stimmrechte ab 1. Juli 2015
Wer alleine oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten (z.B. durch Aktionärbindungsvertrag, etc.) Namenaktien oder Stammanteile erwirbt und dadurch den Grenzwert von 25 % der Stimmen oder des Kapitals erreicht oder überschreitet, hat innert Monatsfrist, eine Meldung an die Gesellschaft zu machen und den oder die wirtschaftlich berechtigten natürlichen Personen unter Angabe
von Vor- und Nachnamen sowie Adresse zu melden. Ist eine juristische Person Aktionärin, so sind deren Aktionäre als wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren, denn wirtschaftlich berechtigt kann letztendlich nur eine natürliche Person sein.
Die Pflichten in diesem Zusammenhang sowie die Folgen bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Bestimmungen gelten bei Namenaktien und Stammanteilen sinngemäss wie bei Inhaberaktien.
Keine nachträgliche Meldung müssen Eigentümer von Namenaktien oder Stammanteilen machen, welche per 1. Juli 2015 bereits
alleine oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten Namenaktien oder Stammanteile besitzen und den Grenzwert von 25 % der
Stimmen oder des Kapitals erreicht oder überschritten haben. Hier unterscheiden sich die Regelungen bei Inhaber- und Namenaktien bzw. Stammanteilen.
Wie können wir Sie unterstützen?
Wir stellen unser Aktienbuch auf der Homepage zur Verfügung. Gerne prüfen wir Ihr Verzeichnis oder unterstützen Sie bei Transaktionen mit Bewertungen, Prüfungen oder mit einer Rechtsberatung.
Autoren
Hanspeter Baumann, dipl. Treuhandexperte, Partner, BDO AG Liestal, Tel: 061 927 87 00, E-Mail: [email protected]
Marc Schaffner, lic. iur., stv. Direktor, BDO AG Aarau, Tel: 062 834 91 91, E-Mail: [email protected]
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