IfG.CC – The Potsdam eGovernment

IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
IfG.CC – The Potsdam eGovernment
Competence Center
Aus dem Kopf in den Kopf – Wissen über
Geschäftsprozesse erheben und digital
bereitstellen
Mittelstand-Digital-Kongressmesse
bei der Mobikon 2015
Friederike Thessel
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Institute for eGovernment (IfG.CC), Potsdam –
Kurzvorstellung
Forschungs- und Beratungsfelder (u.a.)
Gegründet: 2001 an der Universität Potsdam
Aufgabe: Entwicklung und Erforschung neuer
Organisationsmodelle und Governance-Formen
auf IT-Basis in verschiedenen Politikfeldern
Geschäftsführer: Prof. Dr. Tino Schuppan und
Dr. Manfred J. Suhr
12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus
den Fachbereichen Verwaltungs-, Sozial-,
Politikwissenschaft, Informatik

Neue IT-basierte Organisationsmodelle/
vernetztes E-Government

Change, Kompetenz- und Implementationsmanagement

Geschäftsprozessmanagement

Internationales E-Government/Internationaler
Vergleich

IT-basiertes Public Management
Durchführung von über 60 Projekten (International, EU-Ebene, Bund, Länder, Kommunen) und Erarbeitung von Studien und
Gutachten (Auswahl):
Bereitstellung öffentlicher
Leistungen im ländlichen WestRaum mit E-Government mecklenburg
Prozessketten
zwischen Wirtschaft
und Verwaltung
Neuorganisation der
Leistungserbringung mit
E-Government
Kompetenzen für
E-Government
Stein-Hardenberg 2.0
Zukunft der
Verwaltung
One Stop Government
in Europa (Vergleich)
Bürokratieabbau
mit E-Government
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Agenda
I. Warum Wissen über Geschäftsprozesse
sichern?
II. Wie können Arbeitsabläufe erhoben und
dargestellt werden?
III.Wie kann Wissen über Arbeitsabläufe den
anderen Mitarbeitern im Unternehmen
zugänglich gemacht werden?
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Warum Arbeitsabläufe dokumentieren?
 Arbeitsabläufe sichtbar machen
 Wissen ist auf diese Weise für Mitarbeiter einfacher zu
nutzen
 Informationen werden schneller aufgenommen und bleiben
länger im Gedächtnis
 Dadurch auch möglich: QS, Standardisierung (alle arbeiten
nach dem gleichen Schema …)
 Neues Wissen entsteht bei der Visualisierung und lässt sich
gezielt erarbeiten
 Informationen sind leichter zu bewerten
 Visualisierung hilft, auch implizites Wissen zu teilen
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
I. WAS IST FIRMENWISSEN?
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Firmenwissen …
 … ist die Gesamtheit aller Kenntnisse,
Fähigkeiten und Erfahrungen in einem
Betrieb
 … wird zur Lösung von Problemen
eingesetzt
 … basiert auf Daten und
Informationen
 … ist immer an eine Person gebunden
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
In welchen Wissensgebieten kennt sich ein
Mitarbeiter aus?
Wissen über
Normen, Gesetze,
Patente
Wissen über
Produkte,
Fertigungstechnologien
Fach- und
Methodenwissen
Arbeitsabläufe
Wissen über Kunden,
Lieferanten, Märkte
Wissen über die eigene
Organisation
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
II. WIE KANN FIRMENWISSEN ERHOBEN UND
DARGESTELLT WERDEN?
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Methoden zur Erhebung und Erfassung von
Prozesswissen (1/2)
 Methodenvielfalt  es gibt nicht DIE EINE Methode
 meistens Methodenmix
1) Selbstaufschreibung:
 Arbeitsplatzbezogene Erfassung von Aufgaben,
Arbeitsabläufen, Zeiten für Arbeitsvorgänge, der
verwendeten Informationen und Sachmittel durch den
Mitarbeiter selbst
2) Befragung:
 Erfassung von Arbeitsabläufen und
Rahmeninformationen im Gespräch/Interview mit den
Beschäftigten
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Methode 3: Erhebung mit IfG-Bildkarten
Ziel
Vorgehensweise
Vorteile
Erfassung von Arbeitsschritten mit Hilfe vordefinierter Bausteine
(Bildkarten)
1.
Erfassung der Arbeitsschritte in einem Workshop
2.
„Legen“ der Arbeitsabläufe mit den Bildkarten
3.
Übertragung des Modells auf dem Tisch in eine Software
• Bereits bei der Erhebung Prozesse sichtbar und begreifbar machen
• Grafisches Ablaufmodell als Ergebnis
• Entscheidungsalternativen können nachvollziehbar abgebildet
werden
• Zusatzinformationen (z.B. zu Ressourcen) können mit erfasst
werden
• Informelles Wissen kann erfasst werden
• Intensiver Beteiligung an der Prozesserhebung als Teil des
Changemanagement
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
III. WIE KANN DAS FIRMENWISSEN DEN
MITARBEITERN IM UNTERNEHMEN
ZUGÄNGLICH GEMACHT WERDEN?
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Wissenslandkarte
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Unternehmens-Wiki
 Webseite, bei dem die Benutzer gleichzeitig über
Lese- und Schreibrechte verfügen
 Kann im Internet oder Intranet eingesetzt werden
 Im Vordergrund: Inhalte sollen schnell und
einfach eingestellt und gepflegt werden können
 Zweck:
 Erstellen eines Netzwerkes mit Teilnehmern des gleichen
Interessengebietes
 Wissen bzw. Verlinkungen zu Wissen
 Aktualisierung in Echtzeit
 Optimierung der Wissenssuche
 Hierarchische Strukturierung von Wissensobjekten
 Aktuelle Informationen kommunizieren
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Firmenwissen verfügbar machen:
Der IfG-Geschäftsprozessmanager
Funktionalitäten:
• Arbeitsabläufe sind grafisch
dargestellt
• Zusatzinformationen zu den einzelnen
Arbeitsschritten sind hinterlegt
• Einordnung der Arbeitsabläufe in die
Unternehmensstruktur ist
nachvollziehbar
• Leichte Handhabung, z.B. zur
Einarbeitung in neue Aufgabenbereiche
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Zusammenfassung
 Lebendiges Firmenwissen ist ein wichtiger Bestandteil eines
Unternehmens
 Firmenwissen kann auch ohne komplexe technische
Systeme erfasst und weitergegeben werden  um
anzufangen, reichen oftmals schon Checklisten oder
Handreichungen
 Dokumentationen (egal, ob auf Papier oder elektronisch)
müssen aktuell gehalten werden
 Wissenssicherung ist ein ständiger Prozess
 Einfach ANFANGEN ist das Motto
IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center
Friederike Thessel
[email protected]
IfG.CC – The Potsdam eGovernment Competence Center
Am Neuen Markt, 14467 Potsdam
eMail: [email protected],
Web: www.ifg.cc

Download Report