Sage Start - Sage Schweiz AG

Sage Start
Mitarbeiter erfassen
Anleitung
Ab Version 2015
09.10.2015
Inhaltsverzeichnis
1.0
Personalstamm
2.0
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
Personendaten
Register Personalien
Register Aktivität
Register Salär
Register Quellensteuer
Register Auszahlung
Register Finanzen
Register Statistik
Register Texte
Feldmutation (ab Linie Professional)
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1.0 Personalstamm
Die zentrale Aufgabe beim Einrichten der Lohnbuchhaltung ist die Erfassung des
Mitarbeiterstammes. Abgesehen von den Personalien speichern Sie bei den Mitarbeitern
auch die fixen Lohnbestandteile. Zu den Mitarbeiterdaten gehören selbstverständlich auch
die Bankverbindung sowie gegebenenfalls die für Zulagen berechtigten Kinder.
Sie haben auch die Möglichkeit, einen bestehenden Mitarbeiter zu kopieren, um einen
neuen Mitarbeiter mit identischen Daten zu erfassen.
Über die Funktion „Zeugnisse einsehen“ können Sie den Zeugnismanager von WEKA
aufrufen.
Die Erinnerungseinstellungen der Agenda können Sie über die Funktion „Erinnerungen“
einstellen.
Der Personalstamm befindet sich im Menü „Lohnbuchhaltung – Personalstamm“.
Bild: Personalstamm

Um einen neuen Mitarbeiter zu erfassen, klicken Sie im Personalstamm auf die
Schaltfläche „Neu“.

Möchten Sie einen bestehenden Mitarbeiter kopieren, um die Angaben als Vorlage zu
verwenden so markieren Sie die entsprechende Person und klicken Sie auf die
Schaltfläche „Duplizieren“.
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2.0 Personendaten
Mit der Funktionen „Zeugnis erstellen“ öffnen Sie den Zeugnis-Manager und mit der
Funktion „Ablage öffnen“ öffnen Sie die Dateiablage. Diese beiden Funktionen werden in
einem separaten Dokument beschrieben.
Bild: Personaldaten
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2.1
Register Personalien
Im Register „Personalien“ werden persönliche Mitarbeiterdaten erfasst und verwaltet.
Bild: Register Personalien
Die Personalnummer ist maximal 10-stellig und kann alphanumerisch eingegeben
werden. Bei der ersten Anwendung müssen die Nationalitäten importiert werden. Ist eine
Nationalität erst einmal importiert, kann diese bei jedem Mitarbeiter hinterlegt werden. Um
die benötigten Nationalitäten zu importieren.

Klicken Sie in das Feld Nationalität mit der rechten Maustaste

Wählen Sie „Neu“

Markieren Sie mit Hilfe der Ctrl–Taste die gewünschten Länder

Bestätigen Sie mit „OK“
Bild: Nationalität
Die aktivierte Nationalität kann nun im Personalstamm angewählt werden. Pro Mitarbeiter
können Sie zwei Adressen erfassen. Die Standardadresse wird automatisch auch in das
Unterregister „Versandadresse“ eingetragen. Weicht die Versandadresse von der
Standardadresse ab, kann diese im Register „Versandadresse“ manuell erfasst werden.
Auf dem Lohnblatt wird jeweils die Versandadresse gedruckt.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, pro Mitarbeiter ein Foto zu hinterlegen. Klicken Sie in
der Foto-Anzeige auf der oberen rechten Seite auf den Pfeil. Wählen Sie nun den
entsprechenden Pfad und das Foto aus.
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Die Sage Start Lohnbuchhaltung ermöglicht korrekte Kinder- und AusbildungszulagenVergütungen bei der Lohnerstellung, sofern die gültigen kantonalen Tarife und
zulagenberechtigten Kinder hinterlegt sind.
Bild: Menüleiste Personal
Um ein neues Familienmitglied zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche
„Hinzufügen“ in der Ribbongruppe Familienmitglieder.
Bild: Familienmitglieder
Anhand des Geburtsdatums wird das Datum bei „Kinderzulage bis“ automatisch
berechnet (bis Vollendung des 16. Lebensjahres). Die Daten der Ausbildungszulage „vonbis“ werden erfasst und jeweils verlängert anhand der Bescheinigung der
Ausgleichskasse.
Erfolgt eine Differenzauszahlung von einem anderen Kanton, wird diese Differenz im Feld
„Betrag“ erfasst. Ansonsten bleibt dieses Feld leer. Das leere Feld zeigt die Information
<FAK-Tabelle>, damit ist gemeint, dass bei der Lohnberechnung die Werte von der
Familienzulagentabelle genommen werden.
Sie haben hier zudem die Möglichkeit den Partner des Arbeitnehmers zu hinterlegen. Dies
ist vor allem bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern wichtig, da der Arbeitnehmer bei
Erwerbstätigkeit des Partners einen anderen Tarif erhält.
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2.2
Register Aktivität
In diesem Register werden die Ein- und Austritte verwaltet. Zudem beinhaltet es
innerbetriebliche Informationen über den Mitarbeiter wie zum Beispiel seine Funktion und
Abteilung, usw.
Bild:
Aktivität
Als Eintritt wird automatisch der 1. des aktuellen Abrechnungsmonates eingesetzt. Die
weiteren Ein- und Austritte werden historisch geführt. Darunter sind ordentliche
Beendigungen oder der Neubeginn eines Arbeitsverhältnisses zu verstehen und nicht
Unterbrechungen eines Arbeitsverhältnisses durch Urlaub, Mutterschaftsurlaub, etc.
Mit jedem Austritt werden die Berechnungen der kumulativen Saldi der ALV- und UVGJahreshöchstlohngrenzen abgeschlossen und bei erneuten Eintritten im gleichen Jahr
wieder mit den Anfangswerten 0 eröffnet. Mitarbeitende, die mehrmals im Jahr aus- und
eingetreten sind, erscheinen deshalb mehrfach auf den AHV-, ALV- und UVGAbrechnungen.
Sobald das Austrittsdatum erfasst wurde und dies in der Vergangenheit liegt, wird der
Mitarbeiter beim Status auf „Inaktiv“ gesetzt und in den zukünftigen Lohnberechnungen
nicht mehr berücksichtigt. Möchten Sie für einen Mitarbeiter nach Austritt eine
Nachzahlung vornehmen, setzen Sie den Status manuell wieder auf „Aktiv“.
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Bild: Personenstatus
Wird ein Austrittsdatum gesetzt, wird automatisch bei den Abzügen im Personalstamm
das Gültigkeitsdatum „Gültig bis“ gesetzt.
Der Arbeitskanton muss zwingend erfasst werden, da dieser für die Berechnung der
Kinderzulagen benötigt wird. Wenn Sie die Option „Rolle Auftragswesen, Sachbearbeiter“
aktivieren, können Sie den Mitarbeiter beim Erstellen einer neuen Kundenrechnung als
Sachbearbeiter anwählen.
2.3
Register Salär
Bild: Salär
Im Register „Salär“ werden alle Salär-Bestandteile erfasst und verwaltet. Die erfassten
Werte werden bei der Lohnerstellung automatisch berücksichtigt und müssen nicht in die
variablen Lohndaten übernommen werden.
Bild: Beschäftigungsgrad
In diesem Register werden zuerst der Lohntyp, der Beschäftigungsgrad sowie die
Aktivierung des Nebenerwerbs hinterlegt.
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Option „Nebenerwerb“
Arbeitet ein Mitarbeiter im Nebenerwerb, wird hier die entsprechende Checkbox aktiviert.
Das Programm berücksichtigt dann automatisch den AHV-befreiten Lohn.
Salärdaten
Bei den Salärdaten werden sämtliche Lohnarten erfasst, welche zum Grundlohn des
Mitarbeiters gehören. Die Kinderzulagen sind dabei ausgeschlossen, sie werden anhand
der erfassten Kinder und der Hilfstabelle FAK-Tabelle berechnet.
Bild: Lohnart

Über die Schaltfläche „Lohnart hinzufügen“ werden neue Lohnarten erfasst.
Der Grundlohn ist immer als 100 % zu erfassen, auch wenn der Mitarbeiter nicht
vollzeitbeschäftigt ist. Das Programm berechnet automatisch anhand des AnstellungsProzentsatzes (Beschäftigungsgrad) den reduzierten Betrag.
Mit der Linie Professional kann ebenfalls eine History der einzelnen Lohnarten geführt
werden. Das ermöglicht Ihnen auch Lohndaten zu erfassen, welche in der Zukunft liegen.
Bild: Salärdaten
Wird eine Lohnart nicht mehr benötigt, muss das entsprechende Datum bei „Gültig Bis“
erfasst werden. Die Lohnart wird nach Ablauf nicht mehr berechnet.
Um eine Lohnart zu löschen, markieren Sie die gewünschte Lohnart und klicken Sie auf
die Schaltfläche „Lohnart entfernen“.
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Bild: Lohnart löschen
Beachten Sie, dass hier keine variablen Lohndaten erfasst werden. Die variablen
Lohndaten werden bei der Berechnung eingegeben.
Abzüge
In diesem Teil werden die Abzüge für den Mitarbeiter definiert.
Über die Option „Aktive Abzüge zeigen“ haben Sie die Möglichkeit, die noch nicht gültigen
Abzüge oder die Abzüge mit einem Bis-Datum in der Vergangenheit auszublenden.
Bild: Filter Abzüge
In der Spalte „Abzugsart“ entscheiden Sie, welche der Lohnarten, beziehungsweise
welche nicht automatisch in die Lohnberechnung aufgenommen werden.
Um neue Abzüge zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Bild: Abzug hinzufügen
In der Rubrik „Abzüge“ befinden sich diverse Spalten, die nachfolgend erklärt werden.
Bild: Abzug Spalten
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Abzugscode
Der Abzugscode entspricht dem hinterlegten Code in der Hilfstabelle
„Abzugskonfiguration“. Dabei wird definiert, welcher Prozentsatz für die Berechnung
verwendet wird. Sobald der Abzugscode angewählt wird, werden automatisch auch die
Versicherungsart und das „Gültig von“ - Datum hinterlegt.
Falls Sie den Abzugscode ändern möchten, klicken Sie in das Feld, um die Auswahlliste
zu erhalten. In der Auswahlliste sind alle Abzüge mit der gleichen Versicherungsart
aufgelistet.
Bild: Abzugscode ändern
Den Abzugscode können Sie nur ändern, solange der aktuelle Abzug noch nicht für eine
Lohnberechnung verwendet wurde.
Versicherungsart
Die Versicherungsart definiert, in welche Abzugsgruppe der Code gehört. Die
Versicherungsart kann hier nicht verändert werden, diese wird in der Hilfstabelle „Abzüge“
hinterlegt.
Abzug
Sofern unter dem entsprechenden Abzugscode in der Hilfstabelle „ Abzugskonfiguration „
bereits die Prozentsätze erfasst wurden, werden diese automatisch hinterlegt. Pro
Mitarbeiter können die Prozentsätze aber noch individuell angepasst werden. Sobald die
erste Lohnberechnung gestartet wurde, können die Prozentsätze nicht mehr
überschrieben werden. In diesem Fall müssen die Abzüge neu erfasst werden. Das BisDatum des „alten“ Abzugs sowie das Von-Datum des „neuen“ Abzugs werden
automatisch gesetzt.
Gültig von/Gültig bis
Das Datum „Gültig von“ wird automatisch hinterlegt, nachdem der Abzug angewählt
wurde. Das Datum kann nicht verändert werden, da die Abzüge immer ab dem aktuellen
Monat gültig sind. Wird ein Abzug nicht mehr benötigt, muss dieser neu erfasst werden
mit der Abzugsart „kein Abzug / nicht versichert“, resp. „Nicht pflichtig“
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Abzugsart
Bei der Abzugsart wird definiert, wie der Abzug berechnet werden soll. Sie können hier
zum Beispiel angeben, ob der Abzug in Franken oder in Prozent abgerechnet werden soll,
oder ob der Abzug vom Arbeitnehmer oder Arbeitgeber übernommen wird.
BVG Code
In dieser Spalte können Sie die Werte aus der BVG-Tabelle hinterlegen. Das Feld ist
freigeschaltet, wenn die Abzugsart auf „ BVG-Tabellen Abzug in % „ oder „ BVG-Tabellen
Abzug in % durch Arbeitgeber „ gestellt ist.
Bild: BVG Tabellenabzug
Um einen Abzug zu löschen, markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken Sie auf
die Schaltfläche „Abzüge Löschen“.
Bild: Abzug löschen
Sobald die erste Lohnberechnung gestartet wurde, können keine Abzüge mehr
gelöscht werden. Gesetzlich obligatorische Abzüge können nicht gelöscht werden! Wir
empfehlen Ihnen, auch die nicht benötigten Abzüge (z. B. UVGZ11) zu belassen,
jedoch mit der Abzugsart „kein Abzug / nicht versichert“. Somit ist gewährleistet, dass
die Jahresendauswertungen korrekt erstellt werden.
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2.4
Register Quellensteuer
Bild: Register Quellensteuer
Wird die Ausländerbewilligung C hinterlegt, werden die restlichen Felder automatisch
deaktiviert, da Mitarbeiter mit der C-Bewilligung nicht Quellensteuer-pflichtig sind. Des
Weiteren besteht die Möglichkeit, auch ausländische Mitarbeiter, die keine C-Bewilligung
haben, nicht QST-pflichtig zu setzen. Beispielsweise, wenn diese Mitarbeiter mit einem
Schweizer verheiratet sind. Aktivieren Sie hierfür die Checkbox „Nicht QST-pflichtig“
Die Gültigkeit der Ausländerbewilligung wird im Erfassungsfeld „Gültig bis“ erfasst.
Bild: Bewilligung Gültig Bis
Dieses Feld hat in erster Linie keine spezifische Funktion.
In der Agenda soll jedoch eine Erinnerung stehen, wenn die Bewilligung abläuft. Inhalt der
Erinnerung: Name, Vorname des Mitarbeiters, Bewilligung [Ausländerbewilligung] läuft ab
per [Bewilligung gültig bis]. Die Erinnerung soll am letzten Arbeitstag des Monats vor
Ablauf der Bewilligung eingetragen werden.
Bild: Agenda Ablauf der Bewilligung
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Quellensteuer-Code
Der Quellensteuer-Code wird vom Programm aufgrund der erfassten Stammdaten des
Mitarbeiters automatisch generiert.
Hinterlegen Sie bei einem Mitarbeiter beispielsweise die Ausländerbewilligung B, so wird
automatisch ein Quellensteuercode vorgeschlagen.
Bild: Auswahl Bewilligung
Bild: Quellensteuertarif Vorschlag
Um den Tarif zu ändern, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche „Aktuellen Tarif
ändern“ oder direkt auf den Quellensteuertarifcode.
Bild: Quellensteuertarif ändern
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Der aktuelle Tarif des Mitarbeiters wird in einem weiteren Fenster angezeigt.
Bild: Quellensteuer editieren
Durch Klicken auf die Schaltfläche „Einstellungen“ gelangen Sie direkt in die Hilfstabelle
„Quellensteuer Einstellungen“. In dieser Tabelle können Sie die Tarifeinstellungen der
Kantone einstellen.
Im Dialogfenster „Eingabe Quellensteuercode“ werden die tarifbildenden Parameter
angezeigt. Sie können diese Einstellungen für den jeweiligen Mitarbeiter verändern. Ihre
Anpassungen werden unter „Generierter Code“ automatisch angezeigt. Mit „OK“ gelangen
Sie zurück zum Register Quellensteuer.
Beim Speichern der Person wird der Code mit den erfassten Angaben des Mitarbeiters
verglichen. Stimmen die Angaben des Mitarbeiters nicht mit dem Code überein, öffnet
sich ein zusätzliches Fenster und die Anpassung des Codes wird vorgeschlagen. Wenn
Sie das Fenster mit „nein“ schliessen, wird der Code „alt“ beibehalten.
Bild: Quellensteuertarif Prüfung
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2.5
Register Auszahlung
In diesem Register werden sämtliche Auszahlungskonten des Mitarbeiters sowie eine
allfällige Lohnpfändung hinterlegt.
Bild: Register Auszahlung
Über die Schaltfläche „Neu“ wird ein neues Auszahlungskonto erfasst.
Wählen Sie das Belastungskonto über die Auswahlliste.
Bild: Auszahlung Detail
Danach wählen Sie die Angaben für den Mitarbeiter.
Definieren Sie, ob die Auszahlung auf ein Post- oder Bankkonto erfolgt.
Wird auf ein Bankkonto überwiesen, muss zwingend die IBAN-Nummer hinterlegt werden.
Die IBAN-Nummer enthält alle Daten, welche für eine Zahlungsabwicklung relevant sind.
Die Eingabe der Kontonummer ist somit hinfällig. Wenn Sie die IBAN-Nummer des
Mitarbeiters nicht kennen, können Sie über die Schaltfläche „Link IBAN-Tool“ die korrekte
IBAN-Nummer mit Hilfe der Konto- und Clearing-Nummer generieren.
Es können beliebig viele Auszahlungskonten des Mitarbeiters sowie Konten eines
Fremdbegünstigten erfasst werden.
Bild: Auszahlung Anteil
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Beim Feld „Anteil“ können Sie pro Auszahlungskonto definieren, ob ein fixer Betrag, ein
bestimmter prozentualer Wert des Auszahlungsbetrages, der Wert einer Lohnart oder
einfach der Rest überwiesen werden soll. Das Feld „Anteil“ wird erst aktiv, wenn
mindestens zwei Auszahlungskonten hinterlegt sind.
Bild: Auszahlung Priorität
Die Priorität der Auszahlung, also in welcher Reihenfolge die Konten beim Erstellen des
Zahlungslaufes berücksichtigt werden, wird aufgrund der Sortierung in der Tabelle der
Auszahlungskonten definiert. Je weiter oben ein Konto in der Tabelle platziert wird, je
höher ist seine Priorität. Das Konto mit der tiefsten Priorität, also das letzte Konto in der
Tabelle, erhält automatisch den Anteil „Rest“. Die Auszahlungen können mit den Pfeilen
auf der rechten Seite des Dialoges gesetzt werden.
Lautet die erfasste Zahlungsverbindung nicht auf den Mitarbeiter, sondern auf einen
anderen Empfänger (zum Beispiel bei Unterhaltszahlungen, Lohnpfändungen, etc.) wird
unter „Auszahlung an“ Fremdbegünstigter aktiviert.
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2.6
Register Finanzen
Im Register „Finanzen“ haben Sie im oberen Bereich die Möglichkeit, einzelne Lohnarten
auf den Mitarbeiter bezogen zu kontieren. Im unteren Bereich werden die Kostenstellen
hinterlegt.
Bild: Register Finanzen
Bei der Lohnarten-Kontierung wird eine individuell für diesen Mitarbeiter gültige
Lohnartenkontierung definiert und bearbeitet.
Kostenstelle (ab Linie Standard)
Im unteren Bereich des Registers können Sie die Kostenstellen hinterlegen.
Voraussetzung ist, dass die Kostenstellen im Menü „Stammdaten, Kostenstellen“ erfasst
sind.
Um eine Kostenstelle einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Kostenstelle
hinzufügen“.
Um eine Kostenstelle wieder zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Kostenstelle
entfernen“.
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2.7
Register Statistik
Bild: Register Statistik
BUR-Nummer
Die BUR-Nummer ist aus dem Betriebs- und Unternehmensregister und wird vom
Bundesamt für Statistik vergeben. Diese wird für die Lohnstrukturerhebungs-Statistik LSE
benötigt. Die BUR-Nummer wird in den Grunddaten hinterlegt und im Personalstamm nur
noch angewählt.
(Falls Sie keine BUR-Nummer erhalten haben, erfassen Sie die Beispielnummer
12345677 in den „Grunddaten, Grunddaten, Register Lohn-Statistik“.)
Std./Woche
Die Anzahl der Stunden pro Woche ist zwingend zu hinterlegen, da diese Angabe
ebenfalls für die Berechnung einzelner Lohnarten benötigt wird. Wurde die Anzahl bereits
bei den Grunddaten hinterlegt, wird die Zahl automatisch in diesem Register übernommen
Achtung:
Arbeitet der Mitarbeiter nicht 100 %, so ist die Std./Woche anhand des
Beschäftigungsgrades zu berechnen. Bsp. 100% = 40 Std.; 80% = 32 Std.
Wenn Ihr Unternehmen zur Teilnahme an der Schweizerischen Lohnstrukturerhebung
LSE verpflichtet ist, so sind im Register „Statistik“ den statistikpflichtigen Personen die
korrekten Werte zuzuweisen. Die meisten Felder enthalten eine vordefinierte Auswahl,
welche mittels Pfeil nach unten erscheint. Bei den nicht statistikpflichtigen Personen
aktivieren Sie die Option „Person von Statistik ausschliessen“.
Pro Mitarbeiter werden Tätigkeit, Kaderstufe, Ausbildung, Anforderung,
Lohnvereinbarung, Lohnform und die Vertragsform definiert.
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2.8
Register Texte
Bild: Register Texte
Im Bereich „Bemerkung“ werden individuelle Lohnblattbemerkungen erfasst. Diese
werden auf der nächstfolgenden Lohnabrechnung gedruckt und gelöscht, sofern beim
Abschluss der Lohnverarbeitung die als Standard aktivierte Option „Bemerkungen für
Lohnabrechnung im Personalstamm löschen“ nicht deaktiviert wurde.
Im Textfeld „Notizen“ werden Memos zu und über die aktuell aktive Person erfasst. Diese
Notizen werden nicht auf der Lohnabrechnung gedruckt.
Nach Markierung von eingegebenen Texten wird eine Schriftformatierungsleiste mit den
aus Textverarbeitungsprogrammen bekannten Symbolen und Funktionalitäten zur
Formatierung des Textes aktiviert.
2.9
Feldmutation (ab Linie Professional)
Die Feldmutation ermöglicht Ihnen, diverse Daten über alle oder über einzeln gewählte
Mitarbeiter gemeinsam zu mutieren.
 Öffnen Sie die Feldmutation über die Schaltfläche „Feldmutation“, welche sich im
Personalstamm befindet.
Bild: Aufruf Feldmutation
Die Feldmutation ist unterteilt in die Bereiche Personalien, Aktivität, Salär und
Auszahlung.
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Bereich Personalien
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Sprache sowie die Nationalität über alle Mitarbeiter zu
ändern.
Bereich Aktivität
In dieser Option können Sie den Arbeitsort mutieren.
Bereich Salär
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, den Lohntyp, den Beschäftigungsgrad, eine
Lohnart im Salärstamm oder einen Abzug im Salärstamm zu ändern. Es können dabei
keine neuen Lohnarten oder Abzüge eingefügt, sondern lediglich bestehende mutiert
werden.
Bereich Auszahlung
Über die Feldmutation „Auszahlung“ können Sie das Belastungskonto des Arbeitgebers
mutieren.
Um eine Mutation vorzunehmen, klicken Sie im oberen Bereich auf den gewünschten
Eintrag, zum Beispiel auf „Personalien – Sprache ändern“.
Bild: Feldmutation
Markieren Sie anschliessend auf der linken Seite alle Mitarbeiter, bei welchen Sie die
Mutation vornehmen möchten. Wenn Sie alle Mitarbeiter markieren möchten, klicken Sie
auf das Kästchen in der oberen linken Ecke.
Bild: Feldmutation Auswahl
Auf der rechten Seite können Sie die entsprechende Änderung vornehmen und
anschliessend über „Änderung übernehmen“ die Mutation starten.
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