Einspruch & Prüfung

EXE AppealReview SOP 29 de
Einspruch & Prüfung
Standardverfahren
Gültig ab 25/11/2015
Verbreitung: Extern - öffentlich
EXE AppealReview SOP
Inhaltsverzeichnis
1
Zweck dieses Dokuments ............................................................................ 3
2
Anwendungsbereich .................................................................................... 3
3
Definitionen................................................................................................... 3
4
Verfahren....................................................................................................... 3
4.1 Einspruch oder Anfrage nach einer Überprüfung ...................................................... 3
4.1.1
Einspruchskomitee ........................................................................................................................... 4
4.1.2
Prüfungskomitee ............................................................................................................................... 5
4.2 Gründe für einen Einspruch gegen eine Zertifizierungsentscheidung oder
Überprüfung einer Evaluierungsentscheidung .......................................................... 5
4.3 Ergebnis ......................................................................................................................... 5
4.4 Einspruch gegen Entscheidungen des Prüfungskomitees ....................................... 6
5
Einspruchs- & Überprüfungsverlauf ........................................................... 6
6
Referenzen .................................................................................................... 6
7
Verlauf der Änderungen ............................................................................... 7
VERSION: 29 / 25.11.2015
PAGE 2 OF 7
EXE AppealReview SOP
1 Zweck dieses Dokuments
Alle FLOCERT-Kunden haben das Recht, Einspruch gegen Zertifizierungsbeschlüsse einzulegen oder eine
Revision von FLOCERT gefasster Evaluierungssbeschlüsse zu beantragen, sofern der Kunde die in
Kapitel 4.2. des vorliegenden Dokuments dargelegten Anforderungen erfüllt.
In diesem Standardprocedere werden die Grundlagen und Zuständigkeiten im Hinblick auf Einsprüche und
Anfragen nach Überprüfung erklärt.
2 Anwendungsbereich
Dieses Standardverfahren gilt für alle am Einspruchs- und Revisionsantragsverfahren Beteiligten, unter
anderem für den betroffenen FLOCERT-Kunden, die FLOCERT-Qualitätsmanagementabteilung, die
betroffenen Mitarbeiter der operativen Abteilung sowie die Mitglieder des Einspruchs- und
Revisionsausschusses.
3 Definitionen
Zertifizierungsbeschluss: Ein von den zuständigen Mitarbeitern gefasster Beschluss, einer
Erzeugerorganisation eine Handelsgenehmigung zu erteilen oder zu verweigern, eine Erstzertifizierung zu
erteilen oder zu verweigern, die Zertifizierung nach einer Überwachungsprüfung zu bestätigen, die
Zertifizierung zu erneuern, die Gültigkeit eines Zertifikats bzw. einer Handelsgenehmigung zu verlängern, die
Handelsgenehmigung zu entziehen, ein Zertifikat auszusetzen, die Aussetzung aufzuheben oder das
Zertifikat zu entziehen. Ein Zertifizierungsbeschluss tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.
Evaluierungsbeschluss: Ein von den zuständigen Mitarbeitern gefasster Beschluss, um bei einer Prüfung
entdeckte Regelabweichungen zu bestätigen, Korrekturmaßnahmen oder objektive Belege nachzuweisen,
objektive Belege im Rahmen einer Folgeprüfung ohne Aussetzung auf ihre Richtigkeit zu überprüfen, einer
Handelsorganisation die Handelsgenehmigung zu erteilen oder verweigern oder bei wesentlichen
Regelabweichungen keine Aussetzung zu verhängen. Ein Evaluierungsbeschluss tritt mit sofortiger Wirkung
in Kraft.
Einspruch: Ein Antrag auf Revision und Rücknahme eines Zertifizierungsbeschlusses. Über Einsprüche
gegen Zertifizierungsbeschlüsse entscheidet der Revisionsausschuss, sofern kein Aussetzungsbeschluss
vorliegt, der unmittelbar nach einer Prüfung aufgrund wesentlicher Regelabweichungen gefasst wurde
(dieser gilt als Zertifizierungsbeschluss). Derartige Beschlüsse werden zunächst vom Revisionsausschuss
überprüft.
Revisionsantrag: Darunter sind Anträge auf Revision eines Evaluierungsbeschlusses zu verstehen.
Revisionen von Evaluierungsbeschlüssen werden durch den Revisionsausschuss beschlossen.
Einspruchsausschuss: Der Einspruchsausschuss ist ein internes Qualitätskontrollorgan, das den
Beschlussfassungsprozess innerhalb von FLOCERT objektiv überwacht und alle von den beteiligten
Parteien vorgebrachten Argumente und Einwände berücksichtigt. Auf diese Weise stellt der Ausschuss
sicher, dass die Arbeiten mit der gebotenen Sorgfalt durchgeführt und die Fairtrade-Standards einheitlich
ausgelegt werden. Als unternehmensinternem Organ kommt ihm nicht dieselbe Rolle wie einem externen
Organ bzw. einer Schlichtungsstelle oder einer gerichtsähnlichen Institution zu.
4 Verfahren
4.1 Einspruch oder Anfrage nach einer Überprüfung
Ein Unternehmer kann gegen jegliche Zertifizierungsentscheidung Einspruch erheben oder eine
Überprüfung jeder Evaluierungsentscheidung verlangen.
VERSION: 29 / 25.11.2015
PAGE 3 OF 7
EXE AppealReview SOP
Ein Einspruch oder Revisionsantrag darf bis zu 7 Kalendertage nach Erhalt des Zertifizierungs- oder
Evaluierungsbeschlusses eingereicht werden. Sofern innerhalb dieses Zeitraums kein Einspruch oder
Revisionsantrag eingeht, wird der Beschluss bindend und kann nicht mehr angefochten werden. Ein
Einspruch oder Revisionsantrag ändert nichts an der Wirksamkeit des Zertifizierungs- oder
Evaluierungsbeschlusses, es sei denn, der Einspruchsausschuss bescheidet diesen
Einspruch/Revisionsantrag in seinem endgültigen Beschluss positiv. Alle Einschränkungen, die für einen
Kunden gelten, weil ein Zertifizierungsbeschluss ausgesetzt wurde, bleiben während des
Aussetzungszeitraums in Kraft. Wie der Einspruch beschieden wird ist dabei unerheblich.
Um einen Einspruch oder Revisionsantrag einzureichen, muss der betreffende Kunde per E-Mail ein
ausgefülltes Formular (QM AppealReviewSubmission FO) an den Qualitätsmanager bei FLOCERT
([email protected] senden. Das Formular kann entweder von der FLOCERT-Website
(www.flocert.net) heruntergeladen oder unter vorstehend genannter E-Mail-Adresse bzw. vom zuständigen
FLOCERT-Analysten angefordert werden.
Alle Einsprüche oder Revisionsanträge, die bei Mitarbeitern eingehen, werden an den Qualitätsmanager
weitergeleitet. Dieser nimmt eine erste Evaluierung des Antrags vor und entscheidet innerhalb von
7 Kalendertagen, ob die Einreichung zugelassen oder abgelehnt wird, wobei diese Entscheidung sich
danach richtet, ob der Antrag eine zulässige Revision bzw. einen zulässigen Einspruch (entweder gegen
einen Evaluierungs- oder einen Zertifizierungsbeschluss) enthält, oder ob der Antrag im Rahmen des
Beschwerdeverfahrens (siehe QM Complaints SOP) zu bearbeiten ist.
Die Zuständigkeitsbereiche und Tätigkeiten in Zusammenhang mit der Einreichung von Einsprüchen und
Revisionsanträgen sind in QM AppealReviewSubmission WI geregelt.
Der Qualitätsmanager führt Protokoll über alle Einsprüche und Revisionsanträge und bringt das Verfahren in
Gang, indem er den Einspruchs- oder Revisionsausschuss informiert. Wenn ein Einspruch oder
Revisionsantrag zugelassen wird, fasst der Einspruchs- oder Revisionsausschuss innerhalb von 35 Tagen
nach Eingang des ausgefüllten Formulars QM AppealReviewSubmission FO einem Beschluss.
Beachten Sie, dass ein Einspruch oder Revisionsantrag nur dann zugelassen wird, wenn diesem eindeutige
und glaubwürdige Angaben gemäß Punkt 4.2 beigefügt sind oder er auf derartigen Angaben fußt.
4.1.1 Einspruchskomitee
Der Einspruchsausschuss setzt sich wie folgt zusammen:

Zwei FLOCERT-Direktoren oder -Bereichsleiter mit Zertifizierungswissen

Ein FLOCERT-Direktor oder -Bereichsleiter ohne Zertifizierungswissen, jedoch mindestens 3 Jahren
Beschäftigungsdauer bei FLOCERT

Der Leiter des FLOCERT-Zertifizierungsprogramms
Wenn drei der vier genannten Ausschussmitglieder bei den Sitzungen anwesend sind, ist der
Einspruchsausschuss beschlussfähig. Zertifizierungswissen wird als dreijährige Erfahrung mit der
FLOCERT-Zertifizierung definiert. Der Direktor der operativen Abteilung darf dem Einspruchsausschuss
nicht angehören, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
Ein Vertreter der Rechtsabteilung ist als Beobachter zugegen. Darüber hinaus nimmt auch der
Qualitätsmanager teil, um den Ablauf zu dokumentieren und die Sitzung des Einspruchsausschusses zu
moderieren.
Der Einspruchsausschuss entscheidet mit einfacher Stimmmehrheit über die vorgebrachten Fälle.
Der Einspruchsausschuss darf andere beteiligte Mitarbeiter einladen, um Hintergrundinformationen über den
Fall zu erhalten, oder externe Berater hinzuziehen, die dem Einspruchsausschuss gegenüber Angaben
machen, falls dieser das für notwendig erachtet.
Es liegt im Ermessen des für den angefochtenen Beschluss verantwortlichen Zertifizierers, ob der für diesen
Fall zuständige Zertifizierungsanalyst oder der Zertifizierer selbst den Fall vor dem Einspruchsausschuss
vorbringt. Der Vertreter der operativen Abteilung ist nur zu Beginn einer Sitzung des Einspruchsausschusses
anwesend, um den Fall vorzustellen und etwaige Fragen zu beantworten. Er verlässt jedoch den Raum,
bevor die Diskussion erfolgt und ein Beschluss gefasst wird, um zu verhindern, dass die Entscheidung des
Einspruchsausschusses durch Interessenkonflikte beeinflusst wird.
VERSION: 29 / 25.11.2015
PAGE 4 OF 7
EXE AppealReview SOP
Sollte ein Mitglied des Einspruchsausschusses zurücktreten oder aus anderen Gründen aus dem Ausschuss
ausscheiden, schlägt der Qualitätsmanager dem CEO ein Ersatzmitglied vor, das den vorgenannten
Kriterien entspricht, und der CEO entscheidet über die Ernennung des neuen Ausschussmitglieds.
4.1.2 Prüfungskomitee
Dieser Ausschuss setzt sich aus den vier Regionalleitern von FLOCERT zusammen. Der Leiter aus der
Region, in welcher der Evaluierungsbeschluss gefasst wurde, stellt den Fall im Ausschuss vor, ist jedoch
nicht stimmberechtigt, wenn über die Zulassung der Revision entschieden wird. Der Ausschuss fasst seine
Beschlüsse gemäß dem Verfahren, das im vorliegenden Dokument dargelegt ist, und alle seine Sitzungen
werden vom Qualitätsmanager dokumentiert.
Der Revisionsausschuss entscheidet mit einfacher Stimmmehrheit über die vorgebrachten Fälle.
4.2 Gründe für einen Einspruch gegen eine
Zertifizierungsentscheidung oder Überprüfung einer
Evaluierungsentscheidung
Bei allen Einsprüchen und Revisionsanträgen muss/müssen im Formular QM AppealReviewSubmission FO
der Grund/die Gründe für die Nichtanerkennung eines Zertifizierungs- oder Evaluierungsbeschlusses
angegeben sowie durch entsprechende Informationen und Nachweise belegt werden.
Gründe können unter anderem folgende sein:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Entscheidungen aus nicht sachbezogenen Gründen,
Entscheidungen auf der Grundlage nicht sachbezogener Informationen oder Informationen ohne
glaubhaften Hintergrund (beispielsweise Gerüchte),
Nichtberücksichtigung vorgelegter, für die Beschlussfassung relevanter Informationen;
Begründete Annahme einer Voreingenommenheit gegenüber den Antragsteller;
unangemessenes Hinauszögern der Entscheidung,
auf Voreingenommenheit basierende Fehler bei der Entscheidung,
Uneinigkeit über beschlussrelevante Sachverhalte;
Uneinigkeit über beschlussrelevante Auslegungen.
Bei einem Einspruch werden ausschließlich Informationen berücksichtigt, die bereits zu dem Zeitpunkt
vorhanden waren und vorgelegt wurden, als der angefochtene Beschluss gefasst wurde. Sonstige
glaubwürdige Informationen, die bei einem Einspruch vorgelegt und zugelassen werden, aber noch nicht
vorlagen, als der angefochtene Beschluss gefasst wurde, und unter Umständen einen anderen Ausgang des
ursprünglichen Beschlusses nach sich gezogen hätten, führen zu einer Empfehlung an die operative
Abteilung, den Fall erneut aufzugreifen und die neuen Informationen bei der Beschlussfassung zu
berücksichtigen.
4.3 Ergebnis
Ein Beschluss kann folgende Formen annehmen:
a. Aufhebung des ursprünglichen Beschlusses: Hierbei wird der Beschluss, gegen den Einspruch
erhoben bzw. der einer Revision unterzogen wird, von der operativen Abteilung wie im Beschluss
festgelegt geändert. Die Auswirkungen dieses geänderten Beschlusses werden dem Antragsteller
erläutert, wenn er über den Beschluss informiert wird.
b. Bestätigung des ursprünglichen Beschlusses: Hierbei wird der Beschluss, gegen den Einspruch
erhoben bzw. der einer Revision unterzogen wird, bestätigt und nicht geändert. Der
Einspruchsausschuss spricht gegenüber der operativen Abteilung eine Empfehlung aus, ob aufgrund
des Einspruchs- bzw. Revisionsverfahrens im nachfolgenden Zertifizierungsablauf Fristen verlängert
werden müssen.
VERSION: 29 / 25.11.2015
PAGE 5 OF 7
EXE AppealReview SOP
4.4 Einspruch gegen Entscheidungen des Prüfungskomitees
Einsprüche gegen Beschlüsse, die vom Revisionsausschuss gefasst wurden, werden nur dann vom
Einspruchsausschuss angehört, wenn der Antragsteller:
a. Zeigen kann, dass ein endgültiger Beschluss gefasst wurde und
b. Hinreichende Gründe aufzeigen kann, warum der Einspruchsausschuss auf Grundlage derselben
Fakten, die dem Prüfungsausschuss vorlagen, zu einer anderen Entscheidung kommen sollte.
Einsprüche gegen Entscheidungen des Prüfungskomitees werden nicht automatisch angehört; darüber
hinaus werden sämtliche Anträge auf solche Einsprüche gemäß den o. a. Kriterien beurteilt. Eine Anhörung
findet nur statt, wenn das Einspruchskomitee überzeugt ist, dass diese Kriterien erfüllt sind. Bitte beachten
Sie außerdem, dass eine vom Einspruchskomitee getroffene Entscheidung endgültig ist und kein
Widerspruch gegen diese Entscheidung eingelegt werden kann.
5 Einspruchs- & Überprüfungsverlauf
6 Referenzen



QM Complaints SOP (Standardprocedere bei Beschwerden)
QM AppealReviewSubmission WI (Arbeitsanweisung zur Einreichung von Einsprüchen und
Überprüfungsanträgen)
QM AppealReviewSubmission FO (Formblatt zur Einreichung von Einsprüchen und Überprüfungen)
VERSION: 29 / 25.11.2015
PAGE 6 OF 7
EXE AppealReview SOP
7 Verlauf der Änderungen
Version
Verfasser/Prüfer
Genehmigt am Änderungen
25
I. Markova
05.03.2010
Ergänzung um Kapitel 3.1: QM
Appeal&ReviewSubmission FO ist vom Unternehmer
auszufüllen; der Direktor der Zertifizierungsabteilung wird
im Einspruchskomitee durch den Leiter für
Betriebsentwicklung oder den Leiter der Personal- &
Rechtsabteilung ersetzt; Frist bis zur endgültigen
Entscheidung; Ablauf hinzugefügt; Kapitelnummerierung
korrigiert
26
K. Mercier
18.11.2011
Zusammensetzung des Einspruchskomittees generisch:
die genaue Zusammensetzung findet sich ab sofort in der
zugehörigen Arbeitsanweisung
27
M. Seifert/ R.
Trevino
10.10.2013
Anwendungsbereich hinzugefügt
Zusammensetzung des Einspruchkomitees angepasst
28
K. Mercier
11.03.2015
3: Die Anfechtung einer unverzüglichen Aussetzung nach
einer Prüfung gilt als Revisionsantrag und nicht als
Einspruch; Definition für Einspruchsausschuss
hinzugefügt / 4.1: Recht auf Einspruch oder Beantragung
einer Revision erlischt 7 Kalendertage nach Mitteilung
des Beschlusses; interne Frist für die Bearbeitung von
Einsprüchen und Revisionen von 45 auf 35 Tage verkürzt
/ 4.1.1: Kriterien für die Ernennung von
Ausschussmitgliedern hinzugefügt; Konzept der
einfachen Stimmenmehrheit hinzugefügt; OPS-Vertreter
muss zu Beginn der Ausschusssitzung anwesend sein
und für Fragen zur Verfügung stehen;
Ernennungsverfahren hinzugefügt / 4.3:
Terminologieänderung von „Einspruch stattgegeben“ zu
„Aufhebung des ursprünglichen Beschlusses“ und
„Einspruch abgelehnt“ zu „Bestätigung des
ursprünglichen Beschlusses“; Wirksamkeit des
Beschlusses verdeutlicht / 4.3.1: Punkt c gelöscht / 4.3.b:
Satz über Fristenanpassungen hinzugefügt
29
V. Wachong
25.11.2015
Workflow-Diagramm aktualisiert // Name des QM
AppealReviewSubmission FO korrigiert // logischen
Fehler in Abschnitt 4.4: beide Kriterien müssen, um
Berufung anzunehmen erfüllt werden nach einer
Überprüfung Entscheidung
VERSION: 29 / 25.11.2015
PAGE 7 OF 7

Download Report