Hinweise für die Aktenabgabe an das Universitätsarchiv:

Hinweise für die Aktenabgabe an das Universitätsarchiv
Die in der Zentralen Universitätsverwaltung, den Fakultäten, Instituten und sonstigen
Einrichtungen entstehenden Unterlagen sind Eigentum der Technischen Universität Berlin
und damit des Landes Berlin und müssen nach dem Archivgesetz des Landes Berlin § 4 Abs.
1 (Aussonderung und Anbietung von Archivgut) dem Universitätsarchiv unverändert zur
Übernahme angeboten werden. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen bzw. der von der
anbietenden Stelle festgelegten sonstigen Aufbewahrungsfristen sind diese Unterlagen dem
Universitätsarchiv anzubieten, sobald sie für den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr benötigt
werden (i. d. R. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist), spätestens jedoch 30 Jahre nach der
Entstehung der betreffenden Unterlagen.
Anbietung und Übergabe:
Bei einer geplanten Übergabe von Unterlagen an das Universitätsarchiv, sollten Sie sich
einige Zeit vorher mit dem Team des Universitätsarchivs in Verbindung setzen. Von uns
erhalten Sie das Formular Aussonderungsliste, das allen Beteiligten gleichzeitig als
Ablieferungsverzeichnis und Kassationsnachweis dient.
Anhand der aufgeführten Aktentitel bzw. Inhaltsangaben auf der Aussonderungsliste kann das
Team des Universitätsarchivs eine erste Bewertungsentscheidung über die Archivwürdigkeit
der Unterlagen treffen. Danach kann – je nach Umfang der zu übernehmenden Akten – eine
Bewertung vor Ort erfolgen, um gleich auf der Aussonderungsliste festzuhalten, welche
Unterlagen in das Universitätsarchiv übernommen werden, und welche Unterlagen durch
Kassation sofort vernichtet werden können. Die von Ihnen und dem Team des
Universitätsarchivs bei dieser Bewertung unterzeichnete Aussonderungsliste dient dann für
Sie und für uns auch als Kassationsnachweis.
Die Übergabe der Unterlagen selbst erfolgt an einem vereinbarten Termin aufgrund der
vorliegenden Aussonderungsliste. Nachdem die auf der Aussonderungsliste angegebenen
Unterlagen an das Universitätsarchiv übergeben und im Universitätsarchiv vorläufig
eingearbeitet wurden, erhalten Sie ein Exemplar der Aussonderungsliste versehen mit einer
Zugangsnummer für eventuelle spätere Recherchen zurück, so dass die Aussonderungsliste
für Sie und für das Universitätsarchiv neben Ihrer Funktion als Kassationsnachweis auch als
Ablieferungsverzeichnis dient.
Beim Ausfüllen der Aussonderungsliste führen Sie bitte die Unterlagen einzeln nummeriert
auf (z. B. jeden Ordner oder Hefter, jede Mappe, jedes Foto oder Video usw.). Werden
mehrere Listen erstellt, nummerieren Sie diese bitte in gleicher Weise fortlaufend. Füllen Sie
bitte die Spalten 1 bis 8 aus (s. Beispiel), und vermerken Sie die für Ihre Unterlagen gültigen
Aufbewahrungsfristen in Spalte 6. Die festgelegten Aufbewahrungsfristen bedeuten nicht,
dass Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, ohne vorherige Zustimmung
des Universitätsarchivs vernichtet werden dürfen. Vermerken Sie bitte in Spalte 8, welche
Unterlagen aus Ihrer Sicht archivwürdig sind.
Senden Sie die ausgefüllte Liste bitte in elektronischer Form vorab an:
[email protected] .
(Beispiel zum Ausfüllen der Aussonderungsliste)
1
Was versteht man unter Unterlagen?
Aufzeichnungen aus Tätigkeiten der Zentralen Universitätsverwaltung, der Fakultäten,
Institute, Lehrstühle und sonstigen Einrichtungen der Technischen Universität Berlin für die
Zwecke der Aufgabenerledigung unabhängig vom Trägermaterial, der Aufzeichnungsform
und der physischen Zusammenstellung auch in elektronischer oder audio-visueller Form.
Das
sind
z.
B.
Akten,
Einzelschriftstücke,
zugehörige
Ordnungsund
Organisationsmaterialien (bspw. Aktenverzeichnisse, Registraturpläne, Organigramme oder
Geschäftsverteilungspläne), Amtsdruckschriften, Matrikel, Filme, Bild- und Tonmaterial,
Urkunden, Plakate, Flugschriften, Karten, Pläne, Karteien, Dateien und Teile von Dateien,
maschinenlesbare Datenträger und sonstige Speichermedien, auf diesen gespeicherte
Informationen, Programme, die zu ihrer Auswertung dienen, sowie sonstiges Material und
Hilfsmittel zu ihrer Nutzung.
Dazu gehört auch museales Sammlungsgut wie z. B. Medaillen und Talare.
nach: Angelika Menne-Haritz, Schlüsselbergriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft,
Marburg 1992, S. 56
Archivwürdigkeit/Bewertung
Archivwürdig sind die Unterlagen, welche für die Geschichte und Entwicklung der
Technischen Universität Berlin einen bleibenden Wert haben, sowie solche, deren
Aufbewahrung zur Sicherung berechtigter Belange Dritter oder zur Bereitstellung von
Informationen für die Technische Universität Berlin unerlässlich ist, oder die auf Grund von
Rechtsvorschriften dauernd aufzubewahren sind.
Bewertung bedeutet die Feststellung der Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen.
Ihr Universitätsarchiv
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