vernetzt! Das Magazin der Gordelik GmbH KONFLIKT CONFLICT Ein Heft darüber, ob Auseinandersetzungen nötig sind oder nicht, und wenn ja, warum und wie man damit umgeht. An issue about whether conflicts are necessary and if they are, why and how do we deal with them. Ausgabe 12 Halbjahr 2/2015 EDITORIAL Liebe "vernetzt!" Leserinnen und Leser, es war mir schon lange ein Anliegen, Konflikte als Thema für unser Magazin aufzugreifen. Dass dieses Thema eine Ausgabe allein füllen könnte, hätte unser Team nicht für möglich gehalten. Mit Konfliktmanagement beschäftigen wir uns viel. Beispielsweise messen wir die Konfliktkompetenz von Kandidaten mithilfe unseres Diagnostiktools FFK (Fragebogen für Führungskompetenzen). Bei unseren Recherchen für dieses Heft stellten wir fest, dass es zum Thema Konflikte noch viel mehr zu sagen und zu schreiben gibt. Wissenschaft und Forschung und die erfolgreichsten Unternehmen in Deutschland setzen sich damit auseinander. Wir haben Interessantes für Sie zusammengetragen. Lassen Sie sich inspirieren und gestatten Sie sich, dass der Konflikt zum Alltag gehört und nicht immer ein böses Wort ist. Herzlichst Ihre Iris Gordelik I have been wanting to examine the topic of conflict for our magazine for a long time. Our team did not believe for a minute that we would be able to fill a whole edition with this topic alone. We spend a lot of time dealing with conflict management. We measure the competency of candidates to manage conflicts using our FFK diagnostic tool (Fragebogen für Führungskompetenzen - questionnaire for leadership skills). Through our research for this issue we discovered that there is a lot more to say and to write on the subject of conflicts. Science and research, together with the most successful companies in Germany, deal with this issue. We’ve compiled some interesting facts for you. Let yourself be inspired and accept that conflict is part of our daily lives and is not always a word to be feared. INHALT – CONTENT 4 7 14 20 24 29 33 36 KONFLIKTLÖSUNG? REDEN! Krisen, Kriege und Konflikte machen uns eigentlich Angst. In der modernen Unternehmensführung gelten sie aber als notwendig, gar innovationsfördernd, auf jeden Fall aber irgendwie positiv. Warum bloß? Diese und weitere Fragen klären wir mit dem Experten Dr. Felix Wendenburg von der Europa-Universität Viadrina. CONFLICT RESOLUTION? TALK! Crises, wars and conflicts intrinsically, worry us. But in modern corporate management, they are considered necessary, perhaps even stimulate innovation, but in any case, they're somehow positive. Why? This and other questions are addressed by the expert Dr. Felix Wendenburg from the European University Viadrina. WIE DEUTSCHE UNTERNEHMEN KONFLIKTE MANAGEN (SOLLTEN) "Alle rennen zum Gericht, aber keiner will das", seufzt Dr. Michael Hammes von PricewaterhouseCoopers. Gemeinsam mit Wissenschaftlern der Europa-Uni Viadrina erforscht der Experte für Streitverfahren seit gut zehn Jahren das Konfliktmanagement deutscher Firmen. Wir wetten: Spätestens, wenn Sie sich die Tabelle über Konfliktkosten ansehen, interessieren Sie sich für Konfliktbeilegung. HOW GERMAN COMPANIES (SHOULD) MANAGE CONFLICT. "Everybody runs to court, but nobody wants that", sighs Dr. Michael Hammes from PricewaterhouseCoopers. Together with scientists from the European University Viadrina the litigation expert has been researching conflict management in German companies for the last ten years. We bet that by the time you've looked at the table showing conflict costs, you'll be interested in conflict solutions. MEDIATION IST KEINE INSEL Ein Gespräch mit dem ebenso friedfertigen wie kompetenten Master of Mediation Jürgen Briem, Chef des weltweiten Mediatorenpools von SAP. MEDIATION ISN'T AN ISLAND A conversation with the equally as peace-loving as competent Master of Mediation, Jürgen Briem, head of the world wide mediator pool at SAP. WIRTSCHAFTSMEDIATION: UMDENKEN BEIM UMGANG MIT KONFLIKTEN Ein Advertorial von Peggy Tolksdorf, Rechtsanwältin und Mitinhaberin von Dialogis Mediation und Coaching in Dortmund. COMMERCIAL MEDIATION: RETHINKING THE WAY WE DEAL WITH CONFLICTS. An advertorial from Peggy Tolksdorf, lawyer and co-owner of Dialogis Mediation and Coaching in Dortmund. FLUKTUATIONSFORSCHUNG: WARUM CALL CENTER-MITARBEITER KÜNDIGEN. Iris Gordelik und Professor Dr. Matthias Burisch haben sich gemeinsam mit Top-Dienstleistern auf Ursachensuche für die kostspieligen Personalrochaden gemacht. Das Ergebnis erstaunt, ernüchtert und ermuntert. RESEARCH INTO FLUCTUATION: WHY CALL CENTRE EMPLOYEES LEAVE. Iris Gordelik and Professor Dr. Matthias Burisch, together with top service providers, were on the search for the cause of costly personnel changes. The findings are astonishing, sobering and encouraging. SCHNELLE HELFER Wie Disponenten in den Rettungsleitstellen arbeiten und warum sie hervorragende Konfliktmanager sind. RAPID RESPONDER How dispatchers in an emergency control centre work and why they are excellent conflict managers. VERNETZERIN Anette Kreitel-Suciu ist Bereichsleiterin Human Resources, Region Europe Central, bei dem Energiedienstleister ista Deutschland GmbH. NETWORKER Anette Kreitel-Suciu is divisional director of Human Resources, Central Europe Region, with the energy provider Ista Germany GmbH. HAFNERS KOLUMNE Kennen Sie Karl-Heinz? HAFNERS COLUMN Do you know Karl-Heinz? DOWNLOAD: http://www.gordelik.de/vernetzt-magazin.html Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 3 KONFLIKTLÖSUNG? REDEN! CONFLICT RESOLUTION? TALK! TEXT VERA HERMES 424 Konflikte, davon 46 hochgewaltsam, davon 21 Kriege. Das ist die Bilanz des Heidelberger Instituts für Internationale Konfliktforschung (HIIK) für das Jahr 2014, das alljährlich das globale Conflict Barometer herausgibt. Die zwischenstaatlichen Konflikte drehten sich um Territorium (50) und internationale Macht (35) sowie Bodenschätze, Fischgründe und Wasser. Bei den 166 innerstaatlichen Konflikten mit mittlerer Gewaltintensität ging es bei 38 um Ressourcen, bei 40 um Sezession oder Autonomie und bei 119 um nationale Macht und/oder die Veränderung des politischen Systems. Konflikte allerorten, Konflikte, wohin man sieht. Während uns Auseinandersetzungen in Politik und Gesellschaft ängstigen, gelten Konflikte in der modernen Unternehmensführung heute als notwendig, gar innovationsfördernd, auf jeden Fall aber irgendwie positiv. Warum bloß? DE "Das ist eine vielschichtige Frage", sagt Dr. Felix Wendenburg, CoLeiter des Kernbereichs Wirtschaft am Institut für Konfliktmanagement der Europa-Universität Viadrina in Frankfurt/Oder. "Erstens, denke ich, ist die positive Betrachtung von Konflikten in Unternehmen eher oberflächlich. Man schreibt sie sich gern auf die Fahnen, wenn es dann aber zu Konflikten kommt, werden diese durchaus als Ungemach empfunden. Zweitens gibt es bei zwischenstaatlichen Konflikten keine dritte Partei, die für eine Schlichtung sorgt; das ist in der Geschichte oft nicht gutgegangen. In Unternehmen gibt es die Möglichkeit, einen Dritten entscheiden zu lassen. Die Konflikte erscheinen so, dass man sie in den Griff bekommt. Bei zwischenstaatlichen Konflikten glauben das viele Menschen nicht." Das Team vom Institut für Konfliktmanagement hat mit der wissenschaftlichen Begleitung von Konfliktmanagement-Initiativen alle Hände voll zu tun. Immer mehr Unternehmen holen sich Unterstützung, wenn es um die professionelle Lösung von Konflikten geht. Die Klientel reicht von DAX-Konzernen und Familienunternehmen über Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberaterbüros bis hin zu Zahnarztpraxen. Noch in der Minderheit sind Unternehmen, die sich – etwa wenn ein Generationswechsel oder eine Umstrukturierung ansteht – schon im Vorhinein die Hilfe der Konfliktlösungsprofis sichern, um Auseinandersetzungen gar nicht erst entstehen und eskalieren zu lassen. Globalisierung und Digitalisierung sorgen für Veränderungen in Unternehmen, weshalb vielerorts optimiert, innoviert und restrukturiert wird. Die Krux: Die meisten Menschen schätzen Veränderungen nicht sonderlich. Sie fürchten, Privilegien zu verlieren, neuen Anforderungen nicht gerecht zu werden und überhaupt: unbequeme Zeiten. Umbrüche sind aber in der Regel immer mit Konflikten behaftet. Ob es für jeden Konflikt eine Lösung gibt? "Man darf nicht so naiv sein zu sagen, dass jeder Konflikt für jeden zufriedenstellend aufzulösen ist. Es gilt, mit Konflikten zu leben und auch ganz gut zu leben. Zum Beispiel, wenn man zerstrittene Kollegen räumlich voneinander entfernt", erklärt Felix Wendenburg. Für ihn steht fest, dass Streit auf jeden Fall produktiv sein kann: Bei Konflikten werden Interessengegensätze offenbar, über die die Konfliktparteien reden und für die sie gute Lösungen entwickeln können. Ein sehr entschei- 424 conflicts, 46 of them violent, 21 of them wars. This is the summary for 2014, according to the Heidelberg Institute for International Conflict Research (HIIK) who publish the annual global conflict barometer report. Conflicts between countries relate to territory (50) and international power (35) as well as natural resources, fishing grounds and water. Of the 166 domestic conflicts with mid-levels of violence, 38 were related to resources, 40 to secession or autonomy, and 119 to national power and/or change to the political system. Conflicts all around, conflicts everywhere you look. Whereas conflicts in politics and society worry us, conflicts in modern corporate management are considered to be necessary, perhaps even stimulate innovation, but in any case, they are somehow positive. Why? EN "That is a complicated question", says Dr. Felix Wendenburg, Co-director of the core business of economics at the Institute for Conflict Management within the European University Viadrina in Frankfurt/Oder. "To begin with, I think the positive view of conflicts in business is rather superficial. People say that they buy into this idea, but when it actually comes to conflicts, they are definitely perceived as hardships. Secondly, in international conflicts there is no third party to provide mediation; historically this has not always turned out well. In business it is possible to let a third party make the decision. Conflicts seem as if they can be brought under control. When it comes to international conflicts, many people don't believe this. The team from the Institute for Conflict Management have their hands full with the scientific support of conflict management initiatives. More and more businesses are reaching out for help with regard to a professional conflict resolution. The clientele ranges from DAX corporations and family businesses, to law firms and tax consultants, right through to dental practices. Still in the minority are companies who seek out the help of conflict management professionals in advance – in the case of a pending reorganisation or generation changeover in management - in order to prevent conflicts from escalating or arising in the first place. Globalisation and digitalisation solicit change in businesses which is why many are being optimised, innovated and restructured. The crux of the matter is that most people don't particularly like changes. They fear losing privileges, not being able to meet new requirements and above all, uncomfortable times. As a rule, changes are generally fraught with conflict. Is there a solution to every conflict? "One shouldn't be so naive as to say that every conflict can be DR. FELIX WENDENBURG dender Faktor der Konfliktbearbeitung ist der Zeitpunkt, an dem DE die Beteiligten sich an einen Tisch setzen und darüber sprechen. Das Miteinander-reden ist der Schlüssel zur Lösung. Der österreichische Konfliktforscher Friedrich Glasl hat ein sehr anerkanntes Modell entwickelt, das die neun verschiedenen Eskalationsstufen eines Konflikts beschreibt. Sie reichen von Win-win über Win-lose bis zu Lose-lose-Situationen; Punkt 1 auf der Skala ist die Verhärtung, Punkt 7 "Begrenzte Vernichtung", Punkt 9 "Gemeinsam in den Abgrund". Mit diesem Eskalationsmodell lassen sich, das behauptet zumindest Wikipedia, unterschiedliche Konflikte von Scheidungen bis zu zwischenstaatlichen Konflikten analysieren. Um es nie, nie, nie zu Punkt 7 bis 9 kommen zu lassen, ist es klug, rechtzeitig eine dritte Partei hinzuziehen. Fragt sich natürlich, wann genau "rechtzeitig" ist. Felix Wendenburg erzählt, dass es in Unternehmen oft gar nicht so einfach ist zu identifizieren, in welcher Eskalationsstufe sich ein Konflikt befindet, weil er sehr häufig schon lange schwelt. Außerdem ist es schwierig herauszufinden, wer genau am Konflikt beteiligt ist. Handelt es sich um Interessengegensätze unter Kollegen oder zwischen Kollegen und Führungskräften? Ist eine Führungskraft Konfliktpartei oder Vermittler? (Beides zugleich zu sein, funktioniert naturgemäß gar nicht.) Oder besteht ein Konflikt, weil eine Führungskraft ihre Führungsaufgabe nicht wahrnimmt? "Zu 20 Prozent liegt eine Führungsproblematik vor, da bedarf es keiner Mediation, sondern eines Führungskräftecoachings", sagt der Wissenschaftler. Häufig geht es darum, neue Umgangsformen zu entwickeln und denen neue Regeln zu geben; manches Mal werden auch Gesellschafterverträge geändert und Gewinnverteilungen neu geregelt. ist Co-Leiter des Kernbereichs Wirtschaft am Institut für Konfliktmanagement und Wissenschaftlicher Leiter des Master-Studiengangs Mediation. Der Jurist und Mediator BM® studierte Rechtswissenschaften an der Bucerius Law School Hamburg und der Boston College Law School und absolvierte ein MBAStudium mit Schwerpunkt Change Management-Beratung an der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin. Er promovierte am Max-Planck-Institut für ausländisches und internationales Privatrecht in Hamburg zu der Frage des Schutzes der schwächeren Partei in der Mediation – und erhielt für seine Dissertation die Otto-Hahn-Medaille der Max-Planck-Gesellschaft und den Mediations-Wissenschaftspreis der Centrale für Mediation. Kurzum: Der Mann weiß wahrlich, wovon er spricht, wenn man ihn zum Konfliktmanagement befragt. is co-director of the core business of economics at the Institute for Conflict Management and scientific director of the Master's Program in Mediation. The lawyer and mediator BM® studied legal sciences at the Bucerius Law School Hamburg and the Boston College Law School and completed an MBA with a specialisation in Change Management Consulting at the Berlin School of Economics and Law. He earned his doctorate at the Max Planck Institute for foreign and international civil law on the topic of protecting the weaker party in mediation – and was awarded the Max Planck Society's Otto Hahn Medal and the Mediations-Wissenschaftspreis der Centrale für Mediation. In short, when you ask him about conflict management, the man truly knows what he's talking about. [email protected] Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 5 resolved satisfactorily for everyone. It is necessary to live with conflict and to live with it comfortably. For example by locating quarrelling colleagues physically far away from each other" explains Felix Wendenberg. For him, it's clear that disputes can definitely be productive. Conflicting interests become apparent in disputes. These can be discussed by the parties involved to find which of them can be developed into satisfactory solutions. A very deciding factor of conflict resolution in business is the moment in time at which the parties concerned sit down at the table and talk. Talking to each other is the key to a solution EN DAS INSTITUT FÜR KONFLIKTMANAGEMENT Unter der Leitung von Prof. Dr. Lars Kirchhoff und Dr. Felix Wendenburg erforscht und begleitet das Institut für Konfliktmanagement im Kernbereich Wirtschaft der EuropaUniversität Viadrina in Frankfurt/Oder den gegenwärtigen Paradigmenwechsel im unternehmerischen Konfliktmanagement, der sich unter anderem in der Etablierung von Konfliktmanagementsystemen zeigt. Das Institut kooperiert eng mit Wissenschaftlern und Pionierunternehmen, die sich für eine strukturelle Optimierung und nachhaltige Systematisierung von Konfliktbearbeitung in der deutschen Wirtschaft einsetzen. Under the leadership of Prof. Dr Lars Kirchhoff and Dr. Felix Wendenberg, the Institute for Conflict Management in the core business of economics at the European University Viadrina in Frankfurt/Oder investigates and accompanies the present paradigm shift in commercial conflict management which, among other things, is apparent in the establishment of conflict management systems. The institute works closely with scientists and pioneering companies who are committed to a structural optimization and a sustainable systemisation of conflict management in the German economy. www.ikm.europa-uni.de Oft liegt die Lösung in Maßnahmen, die ein Gericht nicht anordnen kann. Es empfiehlt sich zum Beispiel eine Mediation. Wobei auch in einem solchen Fall Konfliktparteien schon verbittert sein können. Sie setzen sich mit einem Mediator an einen Tisch, weil sie wissen, dass es nicht mehr anders geht. Sie haben – und da haben wir es wieder – in der Vergangenheit zu wenig miteinander gesprochen. Also lässt ein Mediator die Beteiligten erst einmal darüber reden, warum ihnen etwas wichtig ist und welche Gründe sie für ihr Verhalten haben. Daraus ergeben sich oft schon gute Lösungen. Professionelle Mediatoren müssen dafür sorgen, dass sich die Parteien tatsächlich verstehen. Sie machen dafür häufig etwas zutiefst Einfaches und erstaunlich Wirksames: Sie wiederholen die Standpunkte der Konfliktparteien. "Es klingt einfach anders, wenn jemand anders eine Position formuliert, man hört es dann mit anderen Ohren", erklärt Wendenburg. DE Zwar ist ein professionelles Konfliktmanagement – das noch weit mehr als nur die Mediation zur Lösung bereithält – nachweislich erfolgreich, aber meist tatsächlich nur ein Lippenbekenntnis. Weshalb Felix Wendenburg dringend an Unternehmen appelliert, Konflikte strukturiert und konstruktiv anzugehen und für entsprechende Stellen und Schulungen ein angemessenes Budget bereitzustellen. (Warum sich das auf jeden Fall lohnt, lesen Sie auf den folgenden Seiten.) Ach, und noch einmal zurück zu den beängstigenden politischen Krisen unserer Zeit: Professor Kirchhoff vom Institut für Konfliktmanagement kümmert sich nicht nur um den Wirtschaftsbereich, sondern auch um Friedensprozesse – und in dieser Rolle zurzeit um die Ukrainekrise. Es ist sehr beruhigend zu wissen, dass dort ausgewiesene Konfliktlösungsprofis am Werk sind. Wir wünschen Herrn Kirchhoff eine glückliche Hand und extrem viel Erfolg bei seiner Arbeit. The Austrian conflict researcher Friedrich Glasl has developed a recognised model which describes the nine different escalation levels of a conflict. The levels range from win-win, to win-lose, through to lose-lose situations; point 1 on the scale is "Hardening", point 7 is "Limited destructive blows", point 9 is "Together, into the abyss". Using this escalation model, different types of conflicts from divorce to international conflicts can be analysed. To ensure that it never, ever escalates to points 7 to 9, it is sensible to involve a third party in good time. The question is, when exactly is "in good time" Felix Wendenberg says that in business, it's not always easy to identify the escalation level of a conflict because very often it has been building up over a long period of time. Furthermore it is difficult to find out who, exactly, is involved in the dispute. Is it about a conflict of interests between colleagues, or between colleagues and management? Is a manager party to the conflict or a mediator? (Naturally, it doesn't work to be both at the same time.) Alternatively, is there a conflict because the manager does not fulfil his leadership responsibilities? "20% of the time there is a leadership problem. There is no need for mediation but rather for leadership coaching" says the researcher. Frequently, it's about developing new practices and giving them new rules. Sometimes shareholder agreements are changed and profit distributions are re-organised. Often the solution lies in a course of action that can't be ruled by a court. Maybe mediation is the way to go. However, sometimes in cases like this, conflicted parties can already be embittered. They sit down at the table with a mediator because they know that there is no other way. They haven't – and here we have it again – spoken to each other enough in the past. So, the mediator lets both parties talk about it, lets them express why something is so important and what the reasons are for their behaviour. This often produces a good solution. Professional mediators must make sure that the conflicted parties actually understand each other. They often do something supremely simple yet incredibly effective: They reiterate the points of view of each party. "It just sounds different when someone else formulates a position, you hear it differently" explains Wendenberg. In fact, professional conflict management (which has a lot more to offer than simply mediation as a solution) is proven to be successful, but is usually only paid lip service. This is why Felix Wendenberg is calling urgently on all businesses to deal with conflict management in a structured and constructive way and to provide an adequate budget for the relevant positions and training. (You can read why this is worth it on the following pages) Oh, and going back again to the worrying political crises in this day and age: Professor Kirchhoff from the Institute for Conflict Management isn't just in charge of the economic sector, but he's also concerned with peace processes – and in this role, at the moment, he's dealing with the Ukraine crisis. It is comforting to know that there are conflict solving professionals hard at work over there. We wish Mr Kirchhoff all the best and every success in his work. WIE DEUTSCHE UNTERNEHMEN KONFLIKTE MANAGEN (SOLLTEN) PricewaterhouseCoopers und die Europa-Universität Viadrina analysieren seit zehn Jahren, wie deutsche Unternehmen mit Konflikten umgehen. Viele Firmen ziehen noch immer vor Gericht, obwohl sie das eigentlich gar nicht wollen – weil ihnen ein systematisches Konfliktmanagement fehlt. HOW GERMAN COMPANIES (SHOULD) MANAGE CONFLICTS For the last ten years, PricewaterhouseCoopers and the European University Viadrina have been analysing the way that German companies handle conflict. Many companies still go to court – although they don't really want to – because they are lacking a process of systematic conflict management. TEXT VERA HERMES Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 7 2005 2007 2011 2013 Wenn Umfang ein Indiz für Relevanz ist, dann ist glasklar, dass Konfliktmanagement hierzulande seit gut zehn Jahren kontinuierlich wichtiger wird: Im Jahr 2005 zählte die von PricewaterhouseCoopers (PwC) in Zusammenarbeit mit der Europa-Universität Viadrina herausgegebene Studie zum Thema 32 Seiten. 2007 dann 36 Seiten. 2011 waren es schon 88 Seiten, und die vierte Studie umfasst satte 100 Seiten. Der fünfte und letzte Band der Studienreihe wird Anfang 2016 veröffentlicht und vermutlich noch ein paar Seiten mehr umfassen, denn: In deutschen Unternehmen setzt sich mehr und mehr die Einsicht durch, dass es klug ist, sich professionell mit Konflikten auseinanderzusetzen. Wer Konflikte gütlich löst, bindet Kunden und Mitarbeiter, spart Zeit und Geld, erhöht Arbeitgeberattraktivität und in der Summe all dessen mit hoher Wahrscheinlichkeit auch seinen Erfolg (was wissenschaftlich kaum valide nachweisbar, aber irgendwie eine Sache des gesunden Menschenverstandes ist). Nun ist es natürlich nicht einfach damit getan, eine Art nebenberuflichen "Streitschlichter" zu ernennen oder die Rechtsabteilung mit ein paar Mediationstrainings aufzurüsten. DE If volume is an indication of relevance, then it is crystal clear that conflict management in this country has become increasingly important over the last ten years: In 2005 the study on this subject, published jointly by PricewaterhouseCoopers (PwC) and the European University Viadrina was 32 pages long. In 2007 it was 36 pages long. In 2011 it was already 88 pages and the fourth survey comprised a full 100 pages. The fifth and final volume in the series will be published in 2016 and is likely to contain a few more pages, because: In German companies there is growing awareness that it is wise to deal with conflicts professionally. EN WIE DEUTSCHE UNTERNEHMEN KONFLIKTE MANAGEN (SOLLTEN) – HOW GERMAN COMPANIES (SHOULD) MANAGE CONFLICTS A company that resolves conflicts amicably, strengthens customer and employee relationships, saves time and money, increases its desirability as an employer and in all likelihood, its success (which of course can't be scientifically proven but is somehow common sense). Needless to say, it is not as simple as appointing a kind of part-time "mediator" or giving the legal department a couple of mediation training sessions. It is more about – and that's what makes it so challenging - a systematic conflict management with clearly defined structures and processes as well as an appropriate budget. The majority of German companies are still light-years away from this. EN Es geht vielmehr – und das macht die Sache anspruchsvoll – um ein systematisches Konfliktmanagement mit fest definierten Strukturen und Prozessen sowie einem angemessenen Budget. Davon ist das Gros der deutschen Unternehmen auch heute noch meilenweit entfernt. DE Vor gut zehn Jahren, als PwC und die Europa-Uni ihre Studienreihe starteten, waren in Deutschland viele Verfahren zur Konfliktbearbeitung noch kaum bekannt. Die meisten Unternehmen versuchten, Auseinandersetzungen in Verhandlungen beizulegen. Auf Platz zwei rangierte bereits das Gerichtsverfahren, ziemlich abgeschlagen folgten Schiedsgerichtsverfahren, Schiedsgutachten, Schlichtung und Mediation. Und obwohl die Mehrheit der Befragten außergerichtliche Verfahren positiv beurteilte, war nach dem Scheitern von Verhandlungen der Rechtsweg das Mittel der Wahl: ab mit dem Konflikt an die Rechtsabteilung und dann flugs vor Gericht damit. Dieses Prozedere ist bekanntlich langwierig, teuer und selbst dann meist unerfreulich, wenn man Recht bekommt. When PwC and the European University began their survey over ten years ago, few techniques for dealing with conflict management were known. Most companies tried to resolve disputes through negotiation. In second place was court proceedings, a lot further down the line were arbitration proceedings, expert witness in arbitration, conciliation and mediation. Even though the majority of people questioned rated the extrajudicial techniques as positive, when negotiations failed, the legal path was the method of choice - off-load the problem to the legal department and straight to court with it. This procedure is known to be drawn-out, expensive and usually unsatisfactory, even for the winning side. DEM GERICHTSVERFAHREN VORGESCHALTETE VERFAHREN (MITTLERE HÄUFIGKEITEN) Quelle/Source: PwC Studie Commericial Dispute Resolution 2005 VERHANDLUNG NEGOTIATION SCHIEDSGUTACHTEN EXPERT WITNESS IN ARBITRATION SCHIEDSGERICHTSVERFAHREN ARBITRATION SCHLICHTUNG CONCILIATION MEDIATION 1 2 3 4 5 NIESELTENHIN UND WIEDER HÄUFIGIMMER NEVER RARELY ONCE IN A WHILE FREQUENTLY ALWAYS Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 9 In der Studie von 2005 heißt es: "Die wichtigsten von den Befragten angegebenen Gründe für den Einsatz des Gerichtsverfahrens – Scheitern vorgeschalteter Verfahren, Klageerhebung des Gegners oder mangelnde Bereitschaft der Gegenseite, sich auf andere Verfahren einzulassen – weisen darauf hin, dass gerichtliche Schritte zumeist als unvermeidbar wahrgenommen werden. Spezifische Vorteile, die nur Gerichtsverfahren bieten, spielen jedoch kaum eine Rolle. (…) Die Einzelbewertung der Verfahrensvorteile zeigt, dass die Beteiligten die Vorzüge der einzelnen Verfahren durchaus sehr differenziert wahrnehmen. In der Gesamtbetrachtung der Vorteilsbewertungen folgen Mediation, Schlich-tung und Schiedsgutachten der Verhandlung, die insgesamt am besten beurteilt wird. Das Gerichtsverfahren wird von den Befragten mit Abstand als am wenigsten vorteilhaft eingestuft." DE "Das ist ein Nukleus der gesamten Serie: Alle rennen zum Gericht, aber keiner will das", resümiert PwC-Director Dr. Michael Hammes, Experte für Streitverfahren und Mitautor der Studienreihe. Dafür seien vier Faktoren ursächlich: 1. 2. Es fehlt an theoretischem Wissen über die verschiedenen Konfliktbeilegungsverfahren. Es fehlt an praktischen Erfahrungen mit verschiedenen Konfliktbeilegungsverfahren. 3. Hierarchien und Systemwiderstände – etwa unterschiedliche Denk- und Verhaltensmuster zwischen Rechtsabteilung und Management oder zwischen einzelnen Fachabteilungen – verhindern ein professionelles Konfliktmanagement. 4. Es fehlt an professionellen Managementprozessen. Viele lösen Konflikte nach Gutdünken. Was Wissen und Erfahrung angeht, habe sich in den vergangenen Jahren schon einiges getan – obwohl es, so Hammes, "nun auch keine Explosion an Mediationsfallzahlen" gegeben habe. Ein gewichtiger Grund dafür, dass sich vielerorts noch kein strategisch fundiertes Konfliktmanagement durchgesetzt hat, ist schlicht das Fehlen der Prozesse. Aus diesem Grund beschäftigen sich die Studien von 2011 Dr. Michael Hammes The 2005 study says: "The most important reasons for the use of legal proceedings according to those questioned - failure of a prior connected process, filing of a complaint by the opponent, or lack of willingness of the opposition to allow another type of process – indicate that legal proceedings are generally seen as inevitable. Specific advantages that only a trial can offer hardly play a role. (…) An evaluation of the advantages of a process shows that the parties involved perceive the merits of each procedure to be very different. Overall in the evaluation of advantages, mediation, followed by conciliation and expert witness come out on top. The legal court case is classified as being by far the least advantageous process by the respondents." VON KONFLIKTEN EN "EINE KOOPERATIVE BEILEGUNG SCHAFFT UNTERNEHMERISCHEN MEHRWERT." AUSSAGE EINES STUDIENTEILNEHMERS "A COOPERATIVE CONFLICT RESOLUTION ADDS REAL VALUE TO THE BUSINESS" STATEMENT FROM A STUDY PARTICIPANT 1. 2. 3. 4. "That is a nucleus of the whole series, everybody runs to court, but nobody wants that" summed up PwC-Director Dr. Michael Hammes, dispute expert and co-author of the survey series. There are four factors that cause this: There is a lack of knowledge about the different conflict management techniques. There is a lack of practical experience with the various conflict management techniques. Hierarchy and regime opposition – different thought and behaviour patterns between the legal department and management, or between individual departments. There is a lack of professional management processes. Many people solve disputes as they see fit. As far as knowledge and experience go, a lot has happened in recent years – although, according to Hammes, there hasn't been an "explosion in the number of mediation cases" 10 – Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH S CHIEDSGUTACHTEN Entscheidungsvorschläge eines von den Konfliktparteien einvernehmlich bestellten Sachverständigen zu abgrenzbaren, strittigen (Fach-)Fragen, die für die Parteien – je nach vorab getroffener Vereinbarung – verbindlich oder unverbindlich sein können. GLOSSAR GLOSSARY Quelle/Source PricewaterhouseCoopers/EuropaUniversität Viadrina (Hrsg.): "Praxis des Konfliktmanagements deutscher Unternehmen", Frankfurt am Main, 2007. G ERICHTSVERFAHREN Staatliches Verfahren, in dem Rechtsstreitigkeiten unter Führung eines Gerichts durch ein Urteil oder einen Vergleich beendet werden. COURT PROCEEDINGS Public process where legal disputes are decided by the court. A verdict is given or a settlement is awarded. M EDIATION Strukturiertes Verfahren, in dem ein neutraler Dritter ohne Entscheidungsgewalt gemeinsam mit den Konfliktparteien eine einvernehmliche Lösung erarbeitet. A USSERGERICHTLICHES VERFAHREN Verfahren, das jenseits des staatlichen Gerichtsverfahrens zur Konfliktbearbeitung zur Verfügung steht. EXTRA-JUDICIAL PROCEEDINGS A procedure that is available for conflict management which is outside the public court case A USSERGERICHTLICHES VERFAHREN MIT DRITTBETEILIGUNG Außergerichtliches Verfahren, in dem ein neutraler Dritter die Parteien in der Konfliktbearbeitung unterstützt (im Rahmen dieser Studie: Mediation, Schlichtung, Schiedsgutachten und Schiedsgerichtsverfahren). MEDIATION Structured procedure in which a neutral third party, who has no decision-making power, supports the conflicted parties in their search to work out a mutually agreed solution. S CHIEDSGERICHTSVERFAHREN Nicht-staatliches Verfahren, in dem Rechtsstreitigkeiten unter Führung eines mit von den Parteien benannten neutralen Dritten besetzten Gremiums durch einen bindenden Schiedsspruch beendet werden. EXPERT WITNESS IN ARBITRATION Decision proposals in favour of one of the conflicted parties by an expert, appointed by mutual consent, in regard to definable, (technical) disputed issues which, depending on the agreement made prior to the hearing, can be binding or non-binding for the parties. S CHLICHTUNG Unterbreitung eines für die Parteien rechtlich unverbindlichen Konfliktlösungsvorschlags durch einen neutralen Dritten nach Anhörung aller Konfliktparteien. CONCILIATION Submission of a proposed non-binding solution to the conflict by a neutral third party following consultation with all conflicted parties. V ERHANDLUNG Eigenständige Konfliktbearbeitung durch die Parteien ohne Beteiligung eines neutralen Dritten, in der erzielte Übereinkünfte als bindender Vertrag oder als informelle Vereinbarung formuliert werden können. NEGOTIATION Independent conflict resolution by the parties, without the involvement of a neutral third party, where the agreement that is reached can be formulated as a binding contract or an informal understanding. ARBITRATION A non-public process where legal disputes are settled with a binding arbitration award. The process is led by an independent panel made up of neutral third-parties, chosen by the conflicted parties. EXTRA-JUDICIAL PROCEEDINGS WITH A THIRD PARTY Extra-judicial proceeding in which a neutral party supports the conflict management (in the scope of this study - mediation, conciliation, expert witness, arbitration) Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 11 EINORDNUNG VON KONFLIKTKOSTENQUELLEN Quelle/Source: PwC Studie Konfliktmanagement als Instrument werteorientierter Unternehmensführung 2013 KONFLIKTKOSTENQUELLE SOURCE OF CONFLICT COST GERICHTSKOSTEN COURT COSTS RECHTSANWALTSKOSTEN LEGAL FEES VORHALTEN RECHTSABTEILUNG PROVISION OF A LEGAL DEPARTMENT KÜNDIGUNG, ABFINDUNG, NACHBESETZUNG RESIGNATION, SEVERANCE PAY, REPLACEMENT sichtbar visible invisible quantifiable nicht quantifizierbar non-quantifiable accountable to a single conflict X X X X X X X X X "INNERE KÜNDIGUNG" "SCHLECHTE STIMMUNG" “NEGATIVE ATMOSPHERE“ nicht einem einzelnen Konflikt zuordenbar non-accountable to a single conflict X X X X X X X X X X X ABSENCE quantifizierbar X “MENTAL RESIGNATION“ FEHLZEITEN unsichtbar einem einzelnen Konflikt zuordenbar X X REDUZIERTE ERGEBNISQUALITÄT X X X X "DIENST NACH VORSCHRIFT" X X X X VERLUST DES VERTRAUENS IN REGELUNGSKOMPETENZ VORGESETZTER X X X X REDUCED QUALITY RESULTS “WORK-TO-RULE“ LOSS OF CONFIDENCE IN SUPERIORS REGULATORY COMPETENCE BESCHÄDIGUNG, DIEBSTAHL DAMAGE, THEFT X PROZESSSABOTAGE PROCESS SABOTAGE MITARBEITERFLUKTUATION EMPLOYEE ATTRITION X STREUWIRKUNG DES KONFLIKTS AUF UNBETEILIGTE (ÖFFENTLICHKEIT) GERINGERE ARBEITGEBERATTRAKTIVITÄT X IMAGEVERLUST BEI KUNDEN/ KOOPERATIONSPARTNERN X LOSS OF IMAGE WITH CUSTOMERS AND PARTNERS X X X X X X SPILL-OVER EFFECT OF THE CONFLICT ON INNOCENT BYSTANDERS (PUBLIC) REDUCED EMPLOYER APPEAL X X X X X X X X X X X X X X X X X X "DAS ERHALTEN VON GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN IST EIN WESENTLICHER TEIL EINER GELUNGENEN KONFLIKTBEARBEITUNG." AUSSAGE EINES STUDIENTEILNEHMERS "THE RETENTION OF BUSINESS RELATIONSHIPS IS AN ESSENTIAL PART OF A SUCCESSFUL CONFLICT MANAGEMENT." STATEMENT FROM A STUDY PARTICIPANT WIE DEUTSCHE UNTERNEHMEN KONFLIKTE MANAGEN (SOLLTEN) – HOW GERMAN COMPANIES (SHOULD) MANAGE CONFLICTS und 2013 verstärkt mit der "Systematisierung von Erfahrungswissen und innovativer Praxis im Konfliktmanagement deutscher Unternehmen" (2011) sowie "Perspektiven der weiteren Professionalisierung von Konfliktmanagement" (2013). DE "Fehlt ein definierter Managementprozess, ist es schwer, Konflikte in gelenkte Bahnen zu leiten", sagt Hammes. Hier gilt es, Abhilfe zu schaffen. Das ist auch der erklärte Wille des 2008 gegründeten Round Table Mediation und Konfliktmanagement der deutschen Wirtschaft (siehe www.rtmkm.de). Wirft man einen Blick auf die Besetzung dieses Runden Tisches – an dem unter anderem ABB und Audi, Deutsche Bank und Deutsche Telekom, Lufthansa, Porsche und Siemens sitzen – fällt auf: Hier sind bis auf sehr wenige Ausnahmen managergeführte Unternehmen versammelt. Wird Konfliktmanagement von Managern eher als notwendig erachtet als in inhabergeführten Unternehmen? "Dass Konfliktmanagement grundsätzlich nötig ist, dürfte in Familienunternehmen bekannt sein. Eventuell hat sich die Überzeugung, dass Strukturen und Prozesse für ein professionelles Konfliktmanagement nötig sind, noch nicht so durchgesetzt", sagt PwC-Mann Hammes. Dabei steht für ihn fest: "Wo Menschen miteinander zu tun haben, bleiben Konflikte nicht aus." In einigen Branchen seien schon die Produkte konfliktbeladen, etwa im Anlagenbau. In anderen Branchen arbeiteten sehr viele sehr unterschiedliche Menschen – auch das birgt Potenzial für Auseinandersetzungen. Eines ist indes überall gleich: Die Etablierung eines systematischen Konfliktmanagements muss von der Unternehmensführung gewollt sein und unterstützt werden, sonst hat sie keinen Sinn. Mag sein, dass so mancher Unternehmenslenker zunächst davor zurückschreckt. Dabei ist ein professionelles Managen von Auseinandersetzungen ein Pfund, mit dem sich wuchern lässt: Es dient der werteorientierten Unternehmensführung, wie in der 2013er Studie nachzulesen ist. Und die wiederum macht Unternehmen für Mitarbeiter und Nachwuchs gleichermaßen attraktiver. Ganz abgesehen davon, dass Unternehmen Kosten sparen, wenn sie Konflikte vernünftig lösen, erhöhen sie zudem den Wert ihrer Arbeitgebermarke und binden ihre Kunden. Worauf warten Sie? "KOOPERATION SCHLIESST DIE WAHRUNG EIGENER INTERESSEN NICHT AUS." AUSSAGE EINES STUDIENTEILNEHMERS "COOPERATION DOES NOT EXCLUDE THE PROTECTING OF ONE'S OWN INTERESTS" STATEMENT FROM A STUDY PARTICIPANT EN A significant reason for the fact that in many places no sound strategical conflict management has been established is simply due to lack of processes. For this reason the 2011 and 2013 studies look more closely at "Systematisation of practical knowledge and innovative practice in conflict management in German companies" (2011) as well as "The prospects of the further professionalisation of conflict management" (2013) "In the absence of a defined management process, it is difficult to steer conflicts in the right direction" says Hammes. This needs to be remedied. This is the declared intention of the Round Table Mediation and Conflict Management of German Business (in German: Round Table Mediation und Konfliktmanagement der deutschen Wirtschaft) (see www.rtmkm.de), which was founded in 2008. If you take a look at the companies sitting round the table - ABB and Audi, Deutsche Bank and Deutsche Telekom, Lufthansa, Porsche and Siemens – it is apparent that this is a gathering of manager-led companies, with very few exceptions. Is conflict management thought to be more necessary in manager-led companies than in owner-led companies? "Family businesses should know that conflict management is required in principal. Maybe the belief that structures and processes are required for a professional conflict management are not as recognised" says PwC-man Hammes. For him it's clear "conflicts are inevitable whenever people have to deal with each other" In some sectors the product itself is loaded with conflict, for example major industrial plants. In others, lots of very different people work together which brings its own potential for disputes. One thing remains the same: The establishment of a systematic conflict management has to be wanted and supported by the corporate leadership otherwise there is no point to it. Many corporate leaders may initially shrink away from it. However a professional management of conflicts can be a valuable asset. It enhances a value-oriented corporate management, as noted in the 2013 study and this, in turn, makes the company equally more attractive to employees and new recruits. Apart from the fact that businesses save money when they resolve conflicts sensibly, they also increase the value of their corporate brand and boost customer loyalty. What are you waiting for? Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 13 MEDIATION IST KEINE INSEL MEDIATION IS NOT AN ISLAND INTERVIEW VERA HERMES Wenn sie systematisch angepackt werden, machen Konflikte Unternehmen kreativer, besser, produktiver und attraktiver. Sagt Jürgen Briem, und der ist absoluter Profi in Sachen Konfliktmanagement. Der SAP-Mann hat in den vergangenen zehn Jahren dafür gesorgt, dass das Thema in deutschen Unternehmen an Relevanz gewonnen hat. If they are tackled systematically, conflicts make companies better, more creative, more productive and more attractive. These are the words of Jürgen Briem and he is a master practitioner when it comes to conflict management. Over the last ten years the SAP-man has ensured that this issue has gained relevance in German companies. Herr Briem, Sie sind Master of Mediation, haben bei SAP ein Konfliktmanagementsystem eingeführt und sind Chef des weltweiten SAPMediatorenpools. Kann man sich mit Ihnen noch ordentlich streiten? Jürgen Briem: Oh ja, da fragen Sie mal meine Frau! Es ist etwas fundamental anderes, ob Sie an einem Konflikt emotional beteiligt sind oder nicht. Mr Briem, you are a Master of Mediation, you have introduced a conflict management system to SAP and are head of the worldwide SAP mediator pool. Is it still possible to argue with you? Jürgen Briem: Oh yes, just ask my wife! It is fundamentally different if you are emotionally involved in a conflict or not. DE Grundsätzlich halten Sie Konflikte für etwas Gutes, oder? Jürgen Briem: SAP wäre nicht, was es heute ist, wenn es keine Konflikte gegeben hätte. Ein Konflikt ist immer eine Chance zur Verbesserung. Wenn alles harmonisch läuft, schläft die Kreativität ein. Ideen zu diskutieren, sich auszutauschen, fördert die Kreativität. Für uns ist es wichtig, Dispute richtig auszutragen ¬– auf der sachlichen Ebene. Werden Konflikte auf der persönlichen Ebene ausgetragen, werden sie destruktiv. Es geht auch darum zu akzeptieren, dass es völlig in Ordnung ist, wenn einer eine andere Meinung hat. Wenn Kollegen einen Streit mithilfe einer Mediation beilegen können, sind sie hinterher oft so produktiv wie nie zuvor. Die gute Botschaft zum Thema Konfliktmanagement lautet: Wenn man die Energie, die in Konflikte fließt, richtig nutzt, hat das sehr positive Auswirkungen. Wie sind Sie eigentlich Master of Mediation geworden? Jürgen Briem: Ich habe früher erst in der Softwareentwicklung gearbeitet und bin dann in den Vertrieb gewechselt. Zu SAP kam ich 1999 und war dort gleich im Vertrieb tätig. Da hatte ich es mit vielen Leuten zu tun und habe sehr viel verhandelt. Verhandeln ist dann einfach, wenn beide Parteien dasselbe wollen. Was aber, wenn nicht? Da Konfliktmanagement ein Bestandteil des Verhandlungsmanagements ist, habe ich vor gut zehn Jahren ent-schieden, mich damit zu befassen. Und zwar richtig, also nicht in irgendeinem Wochenendkurs im Allgäu oder an der Nordsee. Ich wollte sicher sein, dass ich etwas Vernünftiges lerne, und habe deshalb den Masterstudiengang Mediation an der Fernuni Hagen absolviert. EN In principal you consider conflict to be a good thing, don't you? Jürgen Briem: SAP would not be what it is today if there hadn't been conflicts. A conflict is always an opportunity to do better. When everything works smoothly, creativity fades away. Discussing and exchanging ideas demands creativity. For us it is important to deal with dispute properly – on an objective level. When conflicts are dealt with on a personal level they become destructive. It's about accepting the fact that it is completely okay when someone else has a different opinion. When colleagues can settle a dispute with the help of mediation, very often afterwards they are more productive than they have ever been. The good news about conflict management is that when you use the energy that flows into the conflict properly, it has a very positive impact. How did you come to be a Master of Mediation? Jürgen Briem: I started work in software development and then moved into sales. I came to SAP in 1999, straight into sales. I dealt with a lot of people and did a lot of negotiating. Negotiation is easy when both sides want the same thing. What happens when they don't? As conflict management is a component of negotiation management, I decided, a good ten years ago, to study it. My intentions were serious, I wouldn't do a random weekend course in the Allgäu or at the North See. I wanted to be sure that I learnt something sensible and therefore I completed the master's program in mediation at the Hagen University. Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 15 Gemäß dem Marktforschungsinstituts Millward Brown zählt die Software-Schmiede SAP zu den 25 weltweit führenden Marken. SAP ist außerdem wertvollstes Technologie-Unternehmen in seinem Herkunftsland Deutschland und in Kontinentaleuropa. Der Konzern beschäftigt laut Wikipedia rund 70.000 Mitarbeiter. As reported by the market research institution Millward Brown, the software developer SAP is one of the top 25 leading brands worldwide. Furthermore, SAP is the most valuable technology company in its homeland of Germany and in continental Europe. According to Wikipedia, the company employs around 70,000 people. 16 – Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH MEDIATION IST KEINE INSEL – MEDIATION IS NOT AN ISLAND Und … würden Sie diese Ausbildung empfehlen? Jürgen Briem: Ich habe das nebenberuflich gemacht, drei Jahre lang. Das war eine hohe zeitliche Belastung und schon auch eine Tortur. Aber es hat sich gelohnt! DE Wie hat denn Ihr Arbeitgeber reagiert? Jürgen Briem: Wer SAP kennt, weiß, dass wir sehr innovativ sind und die Mitarbeiter viele Freiheiten haben. Ich habe mich im Jahr 2006 mit einer Kollegin zusammengetan und wir haben sieben, acht Leute im Konzern zusammengetrommelt, die alle eine Mediationsausbildung hatten. Uns war immer wichtig, Mediation nicht als Insel einzuführen. Wir sind keine Missionare, es braucht eine Systematisierung des Konfliktmanagements. Seit dem 1. Januar 2009 kümmere ich mich Vollzeit um das Thema und konnte bei SAP verankern, dass wir mit Konflikten anders umgehen. Jeder Konflikt muss an die Stelle kommen, an der er am besten gelöst werden kann. Das kann der Betriebsrat sein oder ein Personaler, ein Coach oder die Rechtsabteilung, ein Mediator oder ein Gesundheitsberater. Wir nutzen jeweils die Stärken, die die unterschiedlichen Konfliktlösungsstellen haben. SAP ist ein weltweit agierender Konzern. Unterscheiden sich Konflikte bei – sagen wir mal – SAP im indischen Bangalore von denen in Walldorf? Jürgen Briem: Wir sind alle Menschen. Menschen funktionieren überall gleich. Wir sind im Handeln bedürfnisorientiert, nur die Ausprägung ist in verschiedenen Kulturen ein wenig unterschiedlich. Letztlich sind Konflikte weltweit häufig dieselben. And … would you recommend this training? Jürgen Briem: I did this for three years alongside my full time job. It was a high price to pay, time-wise and it was torture. But it was worth it! EN How did your employer react? Jürgen Briem: Those who know SAP know that we are very innovative, and give our employees a lot of freedom. In 2006 a colleague and I got together and drummed up seven or eight people in the company who had all had mediation training. It was always important to us not to introduce mediation as an island. We are not missionaries, we needed a systematization of conflict management. I have been taking care of this subject on a full time basis since 1st January 2009 and have been able to fix into the foundations of SAP that we deal with conflicts differently. Every conflict has to get to the authority where it can best be solved. This could be the works council or human resources, a coach or the legal department, a mediator or a health advisor. We use each of the strengths of the various conflict resolution authorities. SAP is a global corporation. Are the conflicts in, let's say, Bangalore, India any different from those in Walldorf? Jürgen Briem: We are all human. Humans are the same everywhere. When it comes to negotiating we are all needs-driven, it's just that the manifestation varies a little in different cultures. Ultimately conflicts are often the same, all over the world. MEDIATION IST KEINE INSEL – MEDIATION IS NOT AN ISLAND Welche Konflikte lassen sich durch Mediation lösen? Jürgen Briem: Es gibt in Unternehmen unterschiedliche Formen von Konflikten, weshalb es gut ist, verschiedene Konfliktlösungsstellen zu haben. Es gibt beispielsweise Ressourcenkonflikte, hierarchische Konflikte, Konflikte nach einer Reorganisation oder Beziehungskonflikte. Gerade Beziehungskonflikte – etwa wenn Kollegen zerstritten sind und das emotional ausleben – sind oft mit Mediation lösbar. Da versuchen wir, die Ratio auszuschalten und auf Emotion zu zielen. Voraussetzung für eine Mediation ist immer, dass alle Beteiligten eine Lösung wollen. Die Verantwortung, dass der Konflikt gelöst wird, liegt bei den Konfliktpartnern beziehungsweise bei deren Vorgesetzten und nicht bei den Mediatoren. Mediatoren begleiten nur, Lösungen finden die Konfliktparteien. Eine weitere zwingende Voraussetzung fürs Gelingen: Die Mediation muss ergebnisoffen sein. Die erste Frage lautet: Worum geht es den Beteiligten? Oft kommen dann zunächst mal Beschuldigungen, in denen es zum Beispiel heißt "Der Kollege macht mich fertig" oder "Ich werde gemobbt". Die Aufgabe der Mediatoren ist es, die Emotion in den richtigen Kanal zu leiten. Es geht erst einmal darum, die unterschiedlichen Sichtweisen in den Raum zu stellen. Es kommt zu sehr interessanten Reaktionen, wenn der eine dem anderen zuhört. Die zweite Frage lautet: Welche Bedürfnisse haben die Beteiligten? Geht es um Anerkennung, um Respekt, um Zugehörigkeit? Im dritten Schritt wird überlegt, wie die Bedürfnisse beider gestillt werden können. Das läuft über die Gefühlsebene und kostet Zeit. Aber es kommt immer etwas dabei heraus. Zum Schluss treffen die beiden Konfliktparteien eine Vereinbarung. DE Halten sich die Kontrahenten in der Regel an die getroffenen Vereinbarungen oder fallen sie in alte Muster zurück, sobald der Mediator wieder weg ist? Jürgen Briem: Nach zwei, drei Wochen oder auch zwei, drei Monaten kommen wir zu einer Nachsorge und prüfen, ob alles funktioniert oder ob sich vielleicht neue Streitpunkte ergeben haben. Wir haben eine extrem hohe Erfolgsquote, was auch daran liegt, dass wir sehr darauf achten, dass nur dann eine Vereinbarung getroffen wird, wenn die Mediatoren das Gefühl haben, dass die Leute ihr Verhalten tatsächlich ändern wollen. Deshalb legt SAP sehr großen Wert auf die Qualität ihrer Mediatoren. "SAP WÄRE NICHT, WAS ES HEUTE IST, WENN ES KEINE KONFLIKTE GEGEBEN HÄTTE." What type of conflicts can be resolved by mediation? Jürgen Briem: There are different types of conflict in companies, this is why it is a good idea to have various conflict resolution points. For example, there are resource conflicts, hierarchical conflicts, conflicts following a reorganisation, or relationship conflicts. In particular, relationship conflicts - when colleagues are at odds with each other and express their emotions – are often resolvable with mediation. In this case we try to shut off the rationality and target the emotion. The prerequisite for mediation is always that all parties want a resolution. The responsibility that the conflict will be resolved lies with the conflicted parties or their line manager, and not with the mediators. The mediators only assist, the conflicted parties find the solution. Another obligatory premise for success: Mediation must be openminded with regard to the solution. The first question is: What is the conflict actually about for both parties? In the first instance you often get accusations for example, "That colleague is wearing me down" or "I'm being mobbed". The function of the mediator is to channel the emotion in the right direction. Firstly it's about getting the different perspectives out in the open. You get very interesting reactions when one party listens to the other. The second question is: What needs do the conflicted parties have? Is it about recognition, about respect, about belonging? The third step is to think about how the needs of both parties can be satisfied. This goes into the emotional level and takes time. But something always comes out of it. In the end both of the conflicted parties come to an agreement. EN As a rule, do the counterparties keep to the agreed arrangement or do they fall back into their old habits as soon as the mediator has left? Jürgen Briem: After two to three weeks or two to three months we do a follow-up and check whether everything is working or whether there are any new points of contention. We have an extremely high success rate which lies with the fact that we are careful to ensure that an agreement is only made when the mediator is certain that the parties actually want to change their behaviour. For this reason SAP places extreme importance on the quality of their mediators. "SAP WOULDN'T BE WHAT IT IS TODAY IF THERE HADN'T BEEN ANY CONFLICT." 18 – Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH JÜRGEN BRIEM ist Leiter des Conflict Management System CMS@SAP beim Software-Konzern SAP in Walldorf. Jürgen Briem initiierte und leitet bei SAP den weltweiten Mediatorenpool mit mehr als 50 Mediatorinnen und Mediatoren. Der studierte "Master of Mediation" ist als Dozent an verschiedenen Universitäten, Hochschulen und Ausbildungsinstituten tätig und Gründer des hochkarätig besetzten "Round Table Mediation und Konfliktmanagement der deutschen Wirtschaft". Is Head of Conflict Management System CMS@SAP within the software concern SAP in Walldorf. Jürgen Briem initiated and manages the SAP worldwide mediator pool with over 50 Mediators, both male and female. The certified "Master of Mediation" lectures at various universities, colleges and training institutes and is founder of the illustrious "Round Table Mediation und Konfliktmanagement der deutschen Wirtschaft". www.rtmkm.de Sollten Führungskräfte Mediation lernen? Jürgen Briem: Bei uns sind viele Führungskräfte Mediatoren. Ein mediativer Führungsstil ist ein nachweislich besserer Führungsstil, er ist kooperativ statt konfrontativ. Natürlich müssen auch mediativ führende Manager Entscheidungen treffen. Die Frage ist aber immer, wie Entscheidungen kommuniziert werden – nach dem Motto "Ober schlägt Unter" – oder nimmt die Führungskraft die Menschen mit, erklärt die Entscheidung und deren Ziele? DE Was meinen Sie: Werden Mediation und Konfliktmanagement in deutschen Unternehmen künftig einen höheren Stellenwert haben als bisher? Jürgen Briem: Ja, das wird relevanter werden und Teil der strategischen Ausrichtung. Schon aus einem einfachem Grund: Heutzutage ist Geld nicht mehr alles, das Umfeld muss stimmen und die Menschen wollen kreativ sein können. Wer geht schon gern in eine konfliktträchtige Firma? Die Mitarbeiter, die bei uns neu anfangen, kommen auch deshalb, weil SAP ein Konfliktmanagement pflegt und damit eine andere Kultur hat als viele andere Unternehmen. Bei uns wissen die Mitarbeiter, dass sie auch in schwierigen Situationen Unterstützung bekommen. Apropos schwierige Situation: Ist es nicht manchmal nervenraubend, immer nur mit Streit und Konflikten zu tun zu haben? Jürgen Briem: Als Mediator muss man schon altruistisch veranlagt sein und darf nicht auf Dank hoffen. Wobei der Dank oft von den Medianten ausgesprochen wird. Dann kommt er aber von selbst und wird nicht eingefordert. Sich nur mit Konfliktfällen zu befassen hält keiner aus. Wir machen deshalb auch viel Prophylaxe: Es gibt Veranstaltungen und Gespräche, in denen es darum geht, wie Menschen anders miteinander umgehen und somit besser leben – das ist schön und macht viel Spaß. Should managers learn mediation? Jürgen Briem: At SAP a lot of managers are mediators. A mediatory management style is proven to be a better management style, it is cooperative rather than confrontational. Of course managers with a mediatory leadership style need to make decisions. The question is, however, how are decisions communicated – is it a case of "Rank always wins", or do the managers get the employees on board, explain the decision and its objectives? EN What's your opinion: Will mediation and conflict management play a more significant role in the future in German companies than it does now? Jürgen Briem: Yes, it will become more relevant and part of strategic direction. There's one simple reason: Nowadays money isn't everything, the environment has to be right and people want to be able to be creative. What kind of person joins a conflict-ridden company? One of the reasons that our new employees join us is because SAP attends to conflict management and therefore has a different corporate culture compared with many other companies. Our employees know that we will support them even in difficult situations. Talking about difficult situations: Isn't it sometimes frustrating to only deal with disputes and conflicts? Jürgen Briem: As a mediator you have to have a predisposition for altruism and you mustn't expect thanks. Having said that, you do often get thanks from the parties involved. Then, it comes from the heart. Nobody can deal with conflict cases all the time. For this reason we do a lot of prevention. We hold events and discussions about how to deal with people differently and as a consequence, live better – That's nice and it's a lot of fun. Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 19 WIRTSCHAFTSMEDIATION UMDENKEN BEIM UMGANG MIT KONFLIKTEN COMMERCIAL MEDIATION RETHINKING THE WAY WE DEAL WITH CONFLICTS ADVERTORIAL: TEXT PEGGY TOLKSDORF Bewegung erzeugt Reibung. Konflikte gehören deshalb in agilen Unternehmen zum Alltag. Schädlich sind sie nur, wenn sie ungelöst bleiben oder vor Gericht ausgefochten werden, dann droht die Rentabilität zu leiden. Diesen oft unbemerkten, aber nicht ohne Folgen bleibenden Konfliktschäden wirkt die Wirtschaftsmediation entgegen. Movement creates friction. Conflicts, therefore are common place in agile companies. They are only harmful when they remain unsolved or are fought out in court, then there is a threat that profitability will suffer. This conflict damage which often goes unnoticed but is not without consequences works against commercial mediation. AKTIVES KONFLIKTMANAGEMENT IST GEWINNBRINGEND Produktivitätsverluste durch sinkende Motivation von Mitarbeitern, das Scheitern von Partnerschaften und Kunden-Lieferanten-Beziehungen, der Aufwand der Rechtsverfolgung und Imageschäden durch schlechte Presse: Müssten Bilanzen solche Effekte als Passiva ausweisen, stünde aktives Konfliktmanagement weiter oben auf der Tagesordnung der Unternehmen. Eines der erfolgreichsten Verfahren, Streit in eine kooperative und gewinnbringende Auseinandersetzung zu wandeln, ist die Wirtschaftsmediation. Während diese zum Beispiel in den USA bereits seit Jahrzehnten erfolgreich praktiziert wird, verhalten sich viele deutsche Unternehmen noch abwartend. Dies liegt auch an fehlenden Informationen über die Mediation. ACTIVE CONFLICT MANAGEMENT IS PROFITABLE Loss of productivity due to decreasing motivation, the breakdown of partnerships and customer-supplier relationships, the expense of bringing proceedings before a court, the damage to the company image due to negative press: If balance sheets had to cover such effects as liabilities, active conflict management would be further up the company agenda. One of the most successful ways to change disputes into cooperative and profitable confrontations, is commercial mediation. While this has been successfully practiced in the USA for decades, many German companies are adopting a hesitant attitude. This is due in part to a lack of information about mediation. DE WAS IST MEDIATION? Hierbei handelt es sich um ein Verfahren, in welchem die Parteien mit Unterstützung des Mediators die Konfliktlösung unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Interessen selbst aushandeln. Anders als vor Gericht delegieren sie die Entscheidung also nicht – auch nicht an den Mediator. Er ist weder Anwalt noch Richter, sondern ein neutraler Experte für die Kommunikation im Konflikt. Schritt für Schritt leitet er die Parteien in vertraulichen Gesprächen EN WHAT IS MEDIATION? This is a process in which the parties negotiate the conflict resolution themselves with support from a mediator, taking into account their respective interests. Unlike legal proceedings, they do not delegate the decisions, not even to the mediator. He is neither lawyer nor judge but simply a neutral conflict communication expert. Step by step he leads the parties through sensitive discussions, from open battle, to a constructive exchange of views and finally to common interests. PEGGY TOLKSDORF ist Rechtsanwältin und Wirtschaftsmediatorin in Dortmund. Neben ihrer Kanzlei bietet Peggy Tolksdorf mit ihrem Unternehmen DIALOGIS Mediation und Coaching an. Warum? "In meiner nunmehr 14-jährigen Tätigkeit als Rechtsanwältin musste ich oft miterleben, wie die Parteien bei Gericht zeit- und kostenintensiv mit ihrem Konflikt in die Öffentlichkeit gezerrt wurden und dann erleben mussten, dass dort häufig nicht mehr Recht gesprochen wird, sondern das Gericht immer öfter in Vergleiche zwingt, die aber die hinter dem Konflikt liegenden Interessen in keiner Weise berücksichtigt haben", schreibt sie auf ihrer Website. is a lawyer and commercial mediator based in Dortmund. In addition to her law firm, Peggy Tolksdorf offers mediation and coaching through her company DIALOGIS. Why? "In my 14 years as a lawyer, I was often a witness as parties were dragged into public with their court time- and expense-ridden conflicts, and then had to experience that very often, rights are not spoken about any more and the courts are more and more inclined to force settlements without considering the interests that lie behind the conflict in any way whatsoever" she writes on her website. www.dialogis-mediation.de DE vom Schlagabtausch zum konstruktiven Austausch über gemeinsame Interessen. Empirische Studien belegen, dass die Parteien in acht von zehn Fällen mit der Unterstützung des Mediators eine Einigung erzielen, und zwar schon nach wenigen Terminen, was in erheblichem Umfang Zeit und Kosten spart. Nicht selten kommt es zu einem positiv überraschenden Ausgang, namentlich einer Lösung, die den Parteien neue, zukunftsweisende Perspektiven für eine gewinnbringende Zusammenarbeit eröffnet. KOOPERATION STATT KONFRONTATION Ich möchte Ihnen das Verfahren mit einem kleinen Beispielsfall aus der Praxis näherbringen: Ein Software-Unternehmen, das für ein großes Customer-Service-Center ein maßgeschneidertes Programm entwickelt, gerät in Verzug. Der Kunde stoppt Zahlungen, der protestierende Entwickler gerät in Finanznot. Beide Seiten beharren auf ihrem "guten Recht", und als Folge droht das für beide schlechteste Resultat: Der Entwickler geht in Konkurs, das ServiceCenter kann die bisherigen Zahlungen abschreiben und erleidet mangels wettbewerbsfähiger Software empfindliche Nachteile. In dieser scheinbar ausweglosen Lage lassen sich die Parteien auf eine Wirtschaftsmediation ein – und finden bald eine Lösung, die ihnen auch im Vergleich zur Ausgangslage einen Mehrwert beschert: Nachdem sich der Entwickler zum Verzug bekannt und aufgedeckt hat, dass Liquiditätsengpässe die Ursache waren, und das Service-Center die Qualität der bisherigen Entwicklungsschritte anerkannt hat, verständigen sie sich auf ein für beide Seiten aussichtsreiches Joint Venture. DE DER WEG ZUR MEDIATION Unternehmen sollten berücksichtigen, dass Konflikte, dem sachlichen Auftreten der Argumente zum Trotz, egal ob in der Projektgruppe, zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, zwischen Arbeitnehmern, bei Gesellschafterauseinandersetzungen oder Regelung der Unternehmensnachfolge etc., auf der Beziehungsebene entstehen. Erste Aufgabe des Mediators ist deshalb stets, der emotionalen Seite des Konflikts zu ihrem Recht zu verhelfen. Er gibt den Parteien Raum, ihren Unmut zu äußern und schenkt ihnen seine Aufmerksamkeit. Das mindert den Druck und stärkt die im Konflikt gestörte Bereitschaft, sich selbst und den anderen differenziert zu beurteilen. Der richtige Zeitpunkt für die Sachfragen, in deren Mittelpunkt zwei Überlegungen stehen: Was die Parteien bei einem Scheitern der Verhandlung zu verlieren hätten und ob es nicht gemeinsame Interessen gibt, für die sich die Suche nach konstruktiven Lösungen lohnt. Als Katalysator nutzt der Mediator in diesem Stadium nicht zuletzt Fragetechniken, die den verengten Blick Richtung Zukunft weiten. So wandeln sich sukzessive starre, gesprächsfeindliche Forderungen in einen offenen Dialog. KOSTEN DER WIRTSCHAFTSMEDIATION Die Überlegung, eine Mediation anzustreben, wird häufig auch unter Kostengesichtspunkten bewertet. Hierbei sind nicht nur Honorare und Verwaltungskosten entscheidende Kenngrößen. Vielmehr muss der Faktor Zeit- und Ressourcenbindung gegenüber der herkömmlichen, gerichtlichen Auseinandersetzung in Relation gestellt werden. Die Mediationskosten unterteilen sich in Stundensätze von rund 200 bis 400 Euro netto, je nach Komplexität und Streitwert, häufig werden auch Tagessätze ab 1.250 Euro netto vereinbart. Zusätzlich werden Auslagen wie Fahrtkosten, Recherchetätigkeiten und Tagungspauschalen separat erstattet. In der Regel werden die Gesamtkosten einer Mediation von den beteiligten Parteien verhandelt und je zur Hälfte getragen. Bei einer Wirtschaftsmediation innerhalb von Unternehmen mit Mitarbeitern werden die Kosten üblicherweise vom Arbeitgeber übernommen, um das divergierende Kräfteverhältnis auszugleichen und die Bereitschaft der konstruktiven Konfliktbeilegung zu verdeutlichen. Zum Vergleich: Im Zivilprozess trägt die unterliegende Partei alle Gerichts- und Anwaltskosten, auch die der anderen Partei. Entsprechend groß ist der Aufwand, den die Parteien betreiben, um ihr Verlustrisiko zu minimieren. Ein Rechtstreit löst nicht nur Gerichts- und Anwaltskosten aus, er bindet und blockiert so in den beteiligten Unternehmen vielfältige Ressourcen und menschliche Energien – nicht selten über Jahre hinweg. Mit dem Einsatz von Mediation ist dieses wertvolle Potenzial schneller freigesetzt und wieder im Unternehmen verfügbar. Die Vertraulichkeit der Mediation verhindert außerdem unkalkulierbare Folgekosten und Imageschäden. Die Vorteile der freiwilligen kooperativen Verfahren liegen in der Gestaltung und Entscheidungsmöglichkeit über den Verfahrensablauf, der Entwicklung der Lernbereitschaft für Konfliktbewältigung und einer dementsprechenden ressourcenschonenden Aufgabenbewältigung. Bei unternehmensübergreifenden Konflikten gelingt es, Verständnis für die wirtschaftliche Situation des anderen Unternehmens und dessen Beweggründe zu entwickeln. Durch die Berücksichtigung der wahren Interessen der Parteien ist es möglich, wirtschaftlich sinnvolle Ergebnisse und eine Win-win-Lösung, auch für die Zukunft gemeinsamer Geschäftsbeziehungen, zu erzielen. DIE VORTEILE DES VERFAHRENS AUF EINEN BLICK 1 2 AUSSICHT AUF ERFOLG In rund 80 Prozent der Mediationsverfahren haben die Parteien Erfolg und finden mithilfe des Mediators eine Lösung. KONTROLLE Der Mediator bringt sein Know-how als Kommunikations- und Verhandlungsmanager ein, doch das Heft des Handelns behalten die Parteien in jedem Stadium des Verfahrens in der Hand. Sie allein entscheiden über den Ablauf, Ausgang oder Abbruch des Verfahrens. . 3 NACHHALTIGKEIT Durch die Selbstgestaltung der Lösung und Berücksichtigung der jeweiligen Interessen werden Lösungen mit Nachhaltigkeitscharakter geschaffen. Zudem können zukünftige Konflikte leichter bewältigt werden. 4 SCHNELLIGKEIT UND FLEXIBILITÄT Entgegen dem klassischen Gerichtsverfahren bestimmen in der Wirtschaftsmediation die Parteien selbst, wann, wie lange und wie häufig Sitzungen stattfinden. Meist reichen wenige Termine, um zu einer Einigung zu gelangen. 5 ÜBERSICHTLICHE UND ÜBERSCHAUBARE KOSTEN Mediatoren rechnen gewöhnlich nach Stundenhonoraren oder Tagessätzen ab, sodass die anfallenden Kosten stets kontrollierbar sind. Die Mediation ist auch kostengünstiger als die Alternativen, ein Gerichtsverfahren in derselben Angelegenheit ist im Schnitt rund dreimal so teuer. Erlauben Sie mir ein persönliches Wort zum Abschluss: Heute suchen innovative Unternehmen immer stärker nach Alternativen, die Unwägbarkeiten von Gerichtsurteilen und das Kostenrisiko durch wirtschaftliche Alternativen zu ersetzen. Nach meiner Erfahrung ist die Mediation die wirtschaftlichste und gewinnbringendste Alternative. WIRTSCHAFTSMEDIATION UMDENKEN BEIM UMGANG MIT KONFLIKTEN – COMMERCIAL MEDIATION RETHINKING THE WAY WE DEAL WITH CONFLICTS EN Empirical studies show that in eight out of ten cases, parties who have the support of a mediator achieve a settlement within a few meetings which saves a substantial amount of time and money. Not infrequently, things come to a surprisingly positive conclusion, namely a solution that opens up new, forward-looking perspectives for a profitable collaboration for both parties. COOPERATION INSTEAD OF CONFRONTATION I'd like to explain the process using an example from real life. A software firm that was developing a custom built program for a huge customer service centre falls behind schedule. The customer stops payments, the protesting developer gets into financial difficulties. Both sides insist on their "rights", and as a result, both are in danger of the worst possible outcome: The developer goes bankrupt and the service centre has to write off the paymentsto-date and suffers losses due to lack of competitive software. In this seemingly hopeless situation the parties agree to commercial mediation – and soon find a solution that adds value, even in comparison to the starting position. After the developer acknowledged the default and revealed that liquidity shortages were the reason and the service centre acknowledged the quality of the development up to this point, they agreed to a joint venture that was promising for both sides. THE ROAD TO MEDIATION In spite of how the facts of the case appear, businesses should take into consideration that conflicts, occur at the relationship level whether in the project group, between the employer and the works council, between colleagues, or within shareholder disputes, or during the process of company succession etc. The first task for the mediator is therefore to provide redress to the emotional side of the conflict. He gives the parties room to express their anger and pays attention to them. This reduces pressure and strengthens the willingness that has been damaged in the conflict, to judge themselves and the others differently. The right time for the factual issues which have two main considerations: What do both parties have to lose if the negotiations fail and are there common interests that would make the search for a constructive solution worthwhile? Last but not least, at this stage, the mediator uses questioning techniques as a catalyst to open up the view to the future. COSTS OF COMMERCIAL MEDIATION The consideration whether to pursue mediation is often evaluated from a cost standpoint. Fees and administrative costs are not the only deciding parameters. In reality, time and tying up of resources are factors that must be compared to a traditional court case. Mediation costs are calculated on an hourly rate of between 200 to 400 Euros net depending on complexity and the amount in dispute. Daily rates starting from around 1,250 Euros net are often agreed upon. Extra expenses including travel costs, research work and seminar packages, are charged separately. As a rule the total cost of a mediation procedure is shared equally between the two parties. In commercial mediation, within a company with employees, the costs are assumed by the employer in order to compensate for the differences in the balance of power and to illustrate the willingness to enter into constructive mediation. In comparison, in civil court proceedings the losing party bears all the court and legal fees, the costs of the other side too. The parties do everything they can to minimise their chances of losing the case. A legal battle does not only produce court and legal costs, it binds and blocks numerous resources and human energy in the company involved – often for years to come. By using mediation, this valuable potential is freed up faster and is once again available to the company. Furthermore, the confidentiality of mediation averts the incalculable follow-up costs and reputational damage to the corporate image. The advantages of a voluntary cooperative process lie in the organisation and the decision making opportunities, the control of the procedure, the development of a willingness to learn how to solve conflicts and an associated resource-efficient accomplishment of tasks. In conflicts between companies it is possible to develop an understanding of the economic situation of the other entity and its motives. By taking the real interests of the parties into consideration, it is possible to achieve a commercially viable result and a win-win solution, likewise for future joint projects. THE ADVANTAGES OF THE PROCESS AT A GLANCE 1 2 3 4 CHANCE OF SUCCESS Roundabout 80 percent of mediation processes are successful and with the help of a mediator the parties find a solution. CONTROL The mediator brings his know-how as a communicationand negotiation- manager to the table, however the reins are firmly in the hands of the conflicted parties in each stage of the process. They alone decide the sequence of events, the outcome or the termination of the process. SUSTAINABILITY By shaping the solution/outcome themselves and by consideration of the respective parties, sustainable solutions can be achieved. In addition future conflicts can be more easily managed. SPEED AND FLEXIBILITY Contrary to the classical court case, in commercial mediation it is the parties themselves who decide when, how long and how often the meetings are. Usually few appointments are necessary in order to reach an agreement. 5 CLEAR AND MANAGEABLE COSTS Mediators usually charge by the hour or the day so that the costs are always controllable. Mediation is also more cost-efficient than the alternative. Legal proceedings for the same matter are around three times as expensive. Allow me to add a personal note by way of conclusion: Nowadays, innovative companies are increasingly looking to replace the uncertainties of court rulings and the cost risk with economic alternatives. In my experience, mediation is the most economical and most profitable alternative. Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 23 FLUKTUATIONSFORSCHUNG: WARUM CALL CENTERMITARBEITER KÜNDIGEN RESEARCH INTO FLUCTUATION: WHY CALL CENTRE EMPLOYEES LEAVE TEXT IRIS GORDELIK, PROF. DR. MATTHIAS BURISCH Sie ist ein ewiges Problem im Gros der deutschen Call Center und sie führt zu einer Menge Konflikten: die Fluktuation. Für 1&1 zum Beispiel sind rund 4.000 Agents im Outsourcing bei Dienstleistern tätig. Innerhalb von zwei Jahren erneuert sich dieser Personalbestand einmal komplett. Die Kosten belaufen sich auf etliche Millionen Euro. Geschultes Wissen geht verloren, das drückt auf die Qualität. Lässt sich diese kostspielige Personalrochade verhindern? Können Call Center-Betreiber schon im Vorfeld prognostizieren, welche Bewerber früh kündigen werden und wer länger im Job bleibt? Um diese Frage zu diskutieren, trafen wir uns im Januar 2013 mit Henning Ahlert, damals Vorstand Customer Operations bei 1&1. DE Zu diesem Zeitpunkt hatte sich der selbst entwickelte Fragebogen für Führungskompetenzen (FFK) im Unternehmen Gordelik längst hervorragend bewährt: Er dient als unterstützendes Tool bei der Auswahl von Führungskräften. Setzen wir die Diagnostik ein, steigt der Erfolg einer Besetzung – der Kandidat bleibt länger als zwei Jahre im Unternehmen – nachweislich auf über 85 Prozent. Warum also nicht auch einen Fragebogen für die Auswahl von Agents entwickeln? Unsere Grundannahme war, dass eine hohe Fluktuation höchstwahrscheinlich Folge einer geringen Passung ist, im Klartext: Wer kündigt, ist für den Job nicht geeignet. Wer gekündigt wird, hat das später gemerkt als sein Vorgesetzter. Beiden wäre geholfen, wenn schon im Vorhinein klar wäre, ob die Passung hoch ist oder nicht – so die Überlegung. Das Projektteam tagte im März 2013, um aus dem bereits vorhandenen – und sehr erfolgreichen – Fragebogen für Führungskompetenzen einen entsprechenden Fragebogen für Agenten zu entwickeln. Dafür galt es, die entscheidenden Skalen auszuwählen; darunter: sämtliche Kommunikationsfähigkeiten sowie Stressstabiliät und Leistungsmotivation. Eine weitere Skala zur Kritik-Resilienz entwickelten wir ganz neu. Am Ende entstand der Kundenberater-Karrierecheck (KBK), der nun ganz einfach über den Punktewert, der sich aus den Antworten im Fragebogen errechnet, Aufschluss über die Passung geben sollte. Dank eines Algorithmus und mithilfe eines automatisierten OnlineVerfahrens sollte sich ganz schnell zeigen, wer ein "Early leaver" und wer ein "Long Stayer" ist. Über ein Ampelmodell – Grün für "Einstellen", Gelb für "mit Bedacht" und Rot für "Nicht einstellen" – sollte jeder Personalverantwortliche quasi per Knopfdruck wissen, ob der Kandidat tendenziell lange bleibt oder eben nicht. It's an eternal problem in the vast majority of German Call Centres and it leads to a lot of conflicts: Fluctuation. Take 1&1 for example, who have 4,000 agents employed by outsourced service providers. Within two years this workforce is renewed in its entirety. Costs run into millions of Euros. Experience, training and knowledge are lost. That hits quality. Can these costly personnel changes be avoided? Can Call Centre operators predict in advance which candidates will leave soon and which ones will stay in the job for longer? In January 2013 we met up with Henning Ahlert, then Director of Customer Operations at 1&1, to discuss these questions. EN At this point in time, the in-house questionnaire for leadership skills (FFK - Fragebogen für Führungskompetenzen), developed by the Gorderlik company, had long ago proven itself to be excellent. It acts as a support tool during the selection of senior executives. When we use the diagnostic, the success of an executive placement rises – the candidate stays longer than two years in the company - proved to over 85 percent. Why don't we also develop a questionnaire for the selection of call centre agents? Our fundamental premise was that a high turnover was most probably due to a poor fit. In plain language, the person who quits is not suited for the job. The person who is let go has realised this later than his manager. Both would be helped if it was clear from the very beginning whether the fit was good or not – so the thinking goes. The project team met in March 2013 to develop an equivalent questionnaire for agents from the existing – and very successful – questionnaire for executive management. Iris Gordelik Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 25 To do this, decisive scales had to be selected to include all types of communication skills as well as stress stability and performance motivation. Furthermore we developed a completely new scale to measure resilience to criticism. What came out of this was a customer service representative career checklist (in German: Kundenberater-Karrierecheck (KBK)) which was supposed to give information about the job fit simply by using the points score which was calculated according to the answers from the questionnaire. Thanks to an algorithm and with help from an online-procedure, it should be easy to see who is an "early leaver" and who is a "long stayer". Using a traffic light coding system - green for "hire", yellow for "with caution" and red for "don't hire" – every HR manager should be able to tell whether a candidate has a tendency to stay long or not, simply by the press of a button. EN Prof. Dr. Matthias Burisch Wir haben viel Zeit, Geld und Know-how in dieses Projekt gesteckt, versprach es doch die Lösung eines weit verbreiteten Branchenproblems. Während die Gordelik GmbH die Programmierung des Onlinetools in Auftrag gab, wurden zeitgleich zwei Dienstleister für das wissenschaftliche Projekt gewonnen: CCES24 in Spanien und D+S mit den Standorten Rügen, Augsburg und Frankfurt/Oder. Sämtliche deutschen Bewerber dieser beiden Dienstleister füllten im Rekrutierungsprozess den neu entwickelten Online-Fragebogen aus. Insgesamt analysierten wir 628 Fragebögen und verglichen über einen Zeitraum von rund eineinhalb Jahren das Kündigungsverhalten der Agenten mit den erhobenen Skills: DE We invested lots of time, money and know-how into this project, and promised that it was the solution to an industry-wide problem. At the same time as Gorderlik GmbH commissioned the programming of the online tool, two service providers were found for the scientific project: CCES24 in Spain and D+S who have offices in Rügen, Augsburg and Frankfurt/Oder. All of the German applicants to these two service providers completed the newly developed online questionnaire during the recruitment process. In total we analysed 628 questionnaires and compared the resignation behaviour of the agents with the data collected over a period of around one and a half years: wurde abgelehnt 143 23% Not hired 143 23% eingestellt 120 19% Hired 120 19% ist gegangen 108 17% Resigned 108 17% 84 13% Terminated 84 13% hat Job nicht angetreten 173 28% No show 173 28% SUMME VERWERTBARER FRAGEBÖGEN 628 100% TOTAL NUMBER OF VALID QUESTIONNAIRES 628 100% wurde gekündigt 26 – Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH FLUKTUATIONSFORSCHUNG: WARUM CALL CENTER-MITARBEITER KÜNDIGEN – RESEARCH INTO FLUCTUATION: WHY CALL CENTRE EMPLOYEES LEAVE TELEFONIEREN KANN JEDER ANYONE CAN USE A TELEPHONE Rund die Hälfte aller Bewerber tritt schon einmal den Job nicht an oder wird abgelehnt. Mit den Kündigern wurden Austrittsinterviews geführt. Bei den Gekündigten lag der Hauptgrund in "hohen Ausfallzeiten" (41,5%). Die Kündiger waren in erster Linie "unzufrieden mit der Bezahlung" (27%) oder hatten einen "anderen Job gefunden" (20%). Around half of all applicants were either "no shows" or were rejected at the application stage. Exit interviews were conducted with the agents who resigned. Of those who were terminated, the main reason was "high absenteeism" (41.5%). The agents who resigned were mainly "dissatisfied with the remuneration" (27%), or they had "found another job" (20%). ERNÜCHTERNDES ERGEBNIS Das nun wissenschaftlich klar fundierte – und ziemlich ernüchternde – Ergebnis: Anhand der erhobenen Persönlichkeitsmerkmale lassen sich keine Vorhersagen treffen, ob ein Agent bleiben oder früh kündigen wird. Die Auswertung der Fragebögen zeigt: Mitarbeiter mit vermeintlich hohen Kompetenzen bleiben oder kündigen genauso wie Mitarbeiter mit vergleichsweise niedrigen Kompetenzwerten. Das lässt den Schluss zu: Telefonieren kann jeder (lernen), jedenfalls, wenn er die üblichen Auswahlprozeduren übersteht. Der anonyme Abgleich einiger soziodemografischer Merkmale (Alter, Vorerfahrung, Bildung oder Anfahrtsweg zur Arbeit) brachte ebenfalls keine nennenswerten Hinweise. Ob ein Mitarbeiter bleibt, hängt von anderen Faktoren ab: Die Auswertungen der Austrittsinterviews bestätigten, was die Branche seit jeher diskutiert: Ein niedriges Gehalt und die geringe Attraktivität des Jobs oder des Umfeldes sind die Haupttreiber für Fluktuation. Wer einen anderen Job findet, zieht den im Allgemeinen vor. Ein Tool zur Prognose der Verweildauer kann also nicht funktionieren, und wir haben es somit ad acta gelegt. A SOBERING RESULT The well founded scientific - and rather sobering - result: On the basis of the collected data on personality traits, it cannot be predicted whether an agent will stay or be an early leaver. The analysis of the questionnaire shows that employees with a supposed high level skillset stay or leave in the same way as employees with a comparatively lower level skillset. This leads to the conclusion that anyone can (learn to) use the telephone, at least, when he has made it through the normal selection process. The anonymous comparison of certain socio-demographic attributes (age, previous experience, education, or commute to work) didn't give any significant indications either. Whether an employee stayed, depended on other factors. The analysis of the exit interviews confirmed what the industry has always said; a low wage and limited appeal of the job or the environment are the main drivers of turnover. Whoever finds another job, generally prefers it. A tool to forecast the length of stay does not work and so we shelved the project. DE EN EMPFEHLUNGEN Also müssen sich die Unternehmen etwas anderes überlegen, um die hohe Fluktuation zu senken. Zur Lösung des Problems bieten sich zwei Strategien an: die Auswahlprozedur zu verändern und die Attraktivität des Berufsbildes "Kundenberater" zu steigern. RECOMMENDATIONS So, the organisations need to think of another way to reduce the high turnover. There are two strategies that could be used to solve the problem. To change the selection process and to increase the attractiveness of the professional image of a "customer service representative". Zur Veränderung der Auswahlprozedur empfiehlt es sich, einen Interviewbogen zu entwickeln, dessen Fragen es ermöglichen, Optionen abzuschätzen. Wie etwa: "Was werden Sie tun, wenn wir Sie nicht einstellen?" Am Ende erfolgt eine subjektive Einschätzung des Interviewers, ob der Bewerber bleiben wird oder nicht. Nach vier Wochen und nach nochmals drei Monaten erfolgt eine Bestandsaufnahme mittels To change the selection process, the recommendation is to develop an interview sheet whose questions make it possible to assess options. For example, "what would you do if you were not hired?" Upon completion, a subjective assessment is carried out by the interviewer as to whether the candidate will stay or not. Four weeks later and then again in three months, an appraisal would take place by way of a Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 27 FLUKTUATIONSFORSCHUNG: WARUM CALL CENTER-MITARBEITER KÜNDIGEN – RESEARCH INTO FLUCTUATION: WHY CALL CENTRE EMPLOYEES LEAVE eines kurzen Interviews. Dieses Interview wird wiederum strukturiert geführt und mündet ebenfalls in eine "Bleibe-Prognose". Die systematische Auswertung der Basisdokumentation erhöht die Treffsicherheit der Prognosen. DE Um die Attraktivität des Arbeitsplatzes zu steigern, bieten sich zahlreiche Maßnahmen der Organisationsentwicklung an. Damit sie aber überhaupt erfolgreich sein können, ist ein Umdenken auf Management-Ebene nötig. Manager müssen ihre Mitarbeiter als Menschen wahrnehmen und behandeln. Derzeit befinden sich viele Führungskräfte in einem Teufelskreis: Wo innerhalb eines Jahres 58 Prozent der Belegschaft wieder verschwinden, lohnt es vermeintlich kaum, sich Namen zu merken. Unter anderem hält aber genau diese Haltung die hohe Fluktuation aufrecht. Durchbrechen können diesen Teufelskreis nur die Führungskräfte selbst. Dazu müssen sie wesentlich mehr Ressourcen für ihre eigentlichen Führungsaufgaben zur Verfügung gestellt bekommen. Einen strategisch sinnvollen und gleichzeitig akuten Anlass bietet zum Beispiel die psychische Gefährdungsbeurteilung. Der Bundestag verabschiedete schon im Juni 2013 eine Änderung des Arbeitsschutzgesetzes, laut der jeder deutsche Arbeitgeber verpflichtet ist, psychische Belastungsfaktoren bei der Arbeit im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung regelmäßig zu erfassen (und abzustellen) – ein Schlüsselprojekt für Human Resources-Abteilungen und Führungskräfte in Call Centern, das sowohl auf die Krankheitsquote als auch auf die Kündigerquote einzahlt. WEITERE INFORMATION ERHALTEN SIE UNTER ANDEREM HIER: http://www.arbeitsrecht.de/newsletter/archiv/2011/die-psychische-gefaehrdungsbeurteilung-16-11.php Als Spezialisten für die Call Center-Branche unterstützen wir Sie gern bei der Umsetzung der oben genannten Maßnahmen. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns. [email protected] oder telefonisch unter 04161/722 170 EN short interview. This interview would again be structured and would lead to a "stay prediction". The systematic evaluation of the basic documentation increases the accuracy of the prediction. In order to increase the attractiveness of the workplace there are a number of measures available to develop the organization. In order for this to be at all successful, there needs to be a change in thinking at management level. Managers need to get to know their employees and treat them as people. At present, many managers find themselves in a vicious circle - where 58 percent of the workforce leave within a year, it hardly seems worth remembering names. Among other things, it is exactly this kind of behaviour that sustains the high turnover. Only the managers themselves can break this vicious circle. To do this they have to be given substantially more resources for their actual leadership roles. A strategically sensible and at the same time acute, opportunity, for example, is the psychological risk assessment. In June 2013, the Bundestag adopted an amendment to the Employment Protection Act, which stated that every German employer is obliged to identify and counteract psychological stress factors at work in the context of risk assessment, on a regular basis – a key project for Human Resources and Management in Call Centres that has a positive knock-on effect on sick rate and on termination rate. FURTHER INFORMATION CAN BE FOUND AT: http://www.arbeitsrecht.de/newsletter/archiv/2011/die-psychische-gefaehrdungsbeurteilung-16-11.php As specialists in the Call Centre industry, we would be delighted to support you in the implementation of the abovementioned methods. Contact us to make an appointment. [email protected] or call +49 (0)4161-722 170 28 – Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH SCHNELLE HELFER Sie sind Konfliktlöser der ganz besonderen Art: die Disponenten in den Rettungsleitstellen. Wählt ein Mensch die 110 oder 112, geht es mitunter um Leben und Tod. Für die Retter am Telefon bedeutet das: präzise fragen, Hektik rausnehmen und mitunter sehr, sehr wertvolle Hinweise geben. RAPID RESPONDER They are a very special type of problem solver: The dispatchers in the emergency rescue centres. When a person dials 110 or 112 it may well be a matter of life and death. For the operator on the telephone this means asking precise questions, calming things down and occasionally giving some very, very, valuable instructions. TEXT VERA HERMES SCHNELLE HELFER – RAPID RESPONDER EMERGENCY DISPATCHER: Where are you? What is your name? DISTRAUGHT MOTHER: Mary Sample, 1 Sample Street. My child is turning blue. He's choking. He's two years old, help me. The dispatcher searches the database to check the validity of the address and immediately arranges for an ambulance to be sent out. EN DISPATCHER: The emergency doctor will be with you in a few minutes. Has your child eaten anything? MOTHER: An apple. The dispatcher is medically highly-trained. He knows that in cases of choking you have a matter of minutes, therefore he gives the mother a detailed explanation of the Heimlich manoeuvre, a special procedure which frees the airway from a blockage caused by a foreign body and is used in first aid when there is a danger of choking. The procedure works, the child can breathe again. Without the dispatcher's instructions the child would have died before the arrival of the emergency doctor. RETTUNGSDISPONENT: Wo sind Sie? Wie ist Ihr Name? VERZWEIFELTE MUTTER: Sabine Mustermann, In der Mustergasse 1. Mein Kind läuft blau an, es erstickt, es ist zwei Jahre alt, helfen Sie mir. Disponent prüft in der Datenbank die Plausibilität der Adresse und veranlasst sofort, dass ein Notarztwagen losfährt. DISPONENT: Der Notarzt wird in wenigen Minuten bei Ihnen sein. Hat Ihr Kind etwas gegessen? MUTTER: Einen Apfel. Der Disponent ist medizinisch top geschult. Er weiß: Bei Erstickungen geht es um Minuten. Deshalb erklärt er der Mutter detailliert das sogenannte Heimlich-Manöver, einen speziellen Handgriff, der als Erste-Hilfe-Maßnahme bei Erstickungsgefahr gesetzt wird, um Menschen mit einem Fremdkörperverschluss der Atemwege zu helfen. Der Handgriff funktioniert, das Kind kann wieder atmen. Ohne den Hinweis des Disponenten wäre es bis zum Eintreffen des Notarztes gestorben. DE Ruhe vermitteln, Vertrauen aufbauen und wichtige Informationen blitzschnell abfragen und an die richtige Stelle weitergeben – das ist die Aufgabe von Disponenten in Rettungsleitstellen. Sie müssen unter einem extremen Zeitdruck richtig reagieren, müssen souverän sein, beim Anrufer Stress abbauen und kommunizieren, bis das Einsatzfahrzeug eintrifft. Blinken mehrere Notrufleitungen gleichzeitig – und es kommt durchaus vor, dass ein einziger Disponent 30 bis 40 Leitungen betreut – muss er die Notrufe so schnell wie möglich abarbeiten; minutenlanges Reden wäre in solchen Fällen vielleicht für jemand anderen tödlich. Die Gespräche dauern in der Regel 30 bis 40 Sekunden. Wobei es manchmal eben doch vorkommt, dass die Disponenten länger mit den Anrufern sprechen, etwa bei dem Fall mit dem Kind, oder wenn dem Anrufer zum Beispiel bei Familienstreitigkeiten unmittelbare Gefahr droht – dann bitten die Disponenten, das Telefon auf "laut" zu stellen, damit der Angreifer mithört, dass Hilfe unterwegs ist. In der Regel ergreift er dann die Flucht. Ende der 1960er Jahre gab es nur in ein paar westdeutschen Großstädten die Notrufe 110 und 112. Die Telefone an den deutschen Autobahnen dienten den Autobahnmeistereien als Betriebstelefone. 30 – To convey calmness, to build trust and to extract essential information quickly and pass it on to the right people – that is the job of a dispatcher in an emergency control centre. He must react correctly under extreme time pressure, be self-assured, reduce the caller's stress and keep communicating until the emergency vehicle arrives. If several emergency lines flash at the same time – it sometimes happens that a single dispatcher is responsible for 30 to 40 telephone lines – he has to handle the emergency as quickly as possible. Speaking to one person for several minutes could be fatal for someone else. As a rule the conversations last for between 30 to 40 seconds. However, it does sometimes happen that the dispatcher speaks with the caller for a lot longer than this, as in the aforementioned case with the child, or when for instance the caller is threatened with immediate danger during a family dispute - then the dispatcher asks the caller to put the telephone on loudspeaker so that the aggressor hears that help is on the way. As a rule, the aggressor then flees the scene. At the end of the 1960's the emergency numbers 110 and 112 only existed in couple of West German cities. The telephones found along the German motorways were used as operational telephones for the motorway maintenance crews. There was no way to make an emergency call on any of the national, county, or country roads. Ambulances didn't have radio communication. There was no rapid, coordinated emergency response system. This deficiency was the downfall of the eight year old Björn Steiger on 3rd of May 1969. Following a road accident, the ambulance that had been called immediately after the incident, took almost one hour to arrive at the scene. Björn did not die as a result of his injuries, he died as a result of shock. As a consequence his parents, Ute and Siegfried Steiger, established the Björn-Steiger-Foundation based in Winnenden. The purpose of the non-profit organisation was to develop emergency aid in Germany and significantly accelerate the emergency response system following accidents. Since then the foundation has achieved great things. For example it has ensured that an extensive emergency system exists in the first place and that the state is responsible for it. It campaigned for emergency telephones to be installed along the side of national, county and country roads. It initiated coin-free emergency calls in the 1970's and the German 24-hour emergency medical system. It lobbied for the special, free-of-charge, country-wide emergency telephone number 112, which today is not only operational in all EU countries but also in Andorra, Zimbabwe, Vatican City and in the USA. From the year Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH 1 WO ist es passiert? WHERE did it happen? Die 5 Ws sind eine wichtige Gedächtnisstütze. Sie helfen, in der Notfallsituation einen kühlen Kopf zu bewahren. The 5 W's are an important memory aid. They help you to keep a clear head in an emergency situation. Quelle: Björn-Steiger-Stiftung 2 WAS ist passiert? WHAT happened? 3 WIE VIELE Verletzte oder Erkrankte sind betroffen? WHAT NUMBER – how many are injured or have been taken ill? 4 WELCHE Verletzungen/Erkrankungen liegen vor? WHICH – what type of injury/illness? 5 WARTEN auf Rückfragen WAIT for questions. An Bundes-, Landes- und Kreisstraßen gab es keine Notrufmöglichkeiten. Krankentransporte hatten noch keinen Funk. Es gab keine schnelle, koordinierte Rettungskette. Dieser Mangel wurde dem achtjährigen Björn Steiger am 3. Mai 1969 zum Verhängnis: Nach einem Verkehrsunfall dauert es fast eine Stunde, bis der sofort nach dem Unglück gerufene Krankenwagen bei dem Jungen eintrifft. Björn stirbt nicht an seinen Verletzungen, er stirbt am Schock. Seine Eltern Ute und Siegfried Steiger gründen daraufhin in Winnenden die BjörnSteiger-Stiftung. Das erklärte Ziel des gemeinnützigen Vereins: die Notfallhilfe in Deutschland aufzubauen und die Rettungskette nach Unglücksfällen deutlich zu beschleunigen. Seitdem hat die Stiftung Großes geleistet. Zum Beispiel dafür gesorgt, dass hierzulande ein flächendeckendes Notrufsystem und staatliche Zuständigkeiten im Rettungswesen überhaupt existieren; sie setzte sich dafür ein, dass Bundes-, Landes- und Kreisstraßen mit Notruftelefonen bestückt wurden, initiierte in den 1970ern den münzfreien Notruf und das bundesdeutsche 24-Stunden-Notarztsystem, engagierte sich für die bevorrechtigte, gebührenfreie, länderübergreifende Notrufnummer 112, die heute nicht nur in allen EU-Staaten, sondern auch in Andorra, Simbabwe, Vatikanstaat oder den USA gilt; in den 2000ern veranlasste die Stiftung die erste kostenlose Handy-Ortung im Notfall, sorgte im Rahmen der Initiative "100.000 Leben zu retten" dafür, dass ehemalige Notruftelefone zu Säulen mit Laien-Defibrillator umgerüstet werden, oder mit der Aktion "Retten macht Schule", dass in einer jährlichen Unterrichtsstunde alle Siebtklässler in Deutschland zu Lebensrettern ausgebildet werden. Inzwischen werden, abgesehen von den Autobahnen, die deutschen Notrufsäulen wieder abgebaut – wegen der Mobiltelefonie werden sie kaum mehr genutzt. Auch die Autobahnnotrufsäulen dürften bald Geschichte sein: Nach dem Willen der Europäischen Kommission sollen ab dem 31. März 2018 alle neuen Autos mit einem bordeigenen System zur Versendung von eCalls ausgestattet sein. Löst der Airbag aus, wird sofort per Mobilfunknetz die örtlich zuständige Notrufabfragestelle informiert und ein sogenannter Minimaldatensatz übertragen, der die Positionsdaten des Unfallfahrzeugs enthält. Zudem wird ein Anruf zwischen Fahrzeug und Notrufabfragestelle aufgebaut. Fahrer von Mercedes, BMW oder Audi kommen schon heute in den Genuss dieses – bei einem Unfall eventuell sehr wertvollen – Services, denn DE 2000 onwards, the foundation prompted the first free-of-charge mobile phone emergency tracking system, within the scope of the initiative "Saving 1,000,000 lives". It also made sure that the old emergency roadside telephone posts were converted into stations equipped with simple defibrillators and with its campaign "Retten macht Schule" (promoting first aid training in schools) all 7th graders were given an annual lesson to be trained as life-savers. EN die Hersteller unterhalten entsprechende Call Center. Davon können die Disponenten in den Rettungsleitstellen bislang nur träumen: "Wenn Leute über den Mobilfunk anrufen, können sie oft nicht genau sagen, wo sie sind. Der Mobilfunk ermöglicht zwar eine zellgenaue Ortung, die darf aber zurzeit nur die Polizei durchführen, denn das ist ein schwerer Eingriff in die Persönlichkeitsrechte", sagt Klaus Dietrich, Leiter für medizinische Ausbildung bei der Björn-SteigerStiftung. Also müssen die Disponenten durch geschickte Fragen eruieren, wo sich der Anrufer befindet. Schwierig wird es, wenn ein Wanderer im Gebirge verunglückt und der Anrufer nur sagen kann, zu welcher Hütte er unterwegs war, oder auch bei Waldarbeiterunfällen mit Motorsäge. Schwierig wird's aber nicht nur in einsamen Gegenden: Ist ein Amokläufer unterwegs oder sind Detonationen zu hören, rufen sehr viele Menschen via Handy gleichzeitig an. In den Rettungsstellen blinken dann sämtliche Leitungen. Zwar können auch diese Menschen oft nicht sagen, wo genau sie sind, da aber so viele Anrufe eingehen, lässt sich der Ort des Geschehens schnell ausfindig machen. Dafür fragen die Disponenten zum Beispiel nach markanten Gebäuden im Blickfeld. Die Leitstellen haben dann unter Umständen 30, 40 Anrufe zum gleichen Notfall. Die Aufgabe lautet: akute Gefahrenabwehr. Dabei geht es nicht um psychologische Betreuung wie in der Notfallseelsorge oder um Krisenintervention, sondern um sehr zeitkritische Einsätze. DE Bis zu 200 Einsatzfahrzeuge koordiniert ein Disponent an einem Vormittag; in der Regel haben die Disponenten vorher selbst im Rettungsdienst gearbeitet und verfügen über eine entsprechende Qualifikation, sind also zum Beispiel Rettungssanitäter oder Rettungsassistenten oder verfügen über eine feuerwehrtechnische Ausbildung. Sie haben große Routine in dem, was sie tun – und sind, wenn man so will, hervorragende Konfliktlösungsmanager. Meanwhile, apart from on the motorways, the German emergency posts are being dismantled again – because of mobile telephones they are hardly used any more. Even the motorway emergency posts may soon be history. According to the will of the European Commission, from 31st March 2018, all new cars should be equipped with an on-board system for sending eCalls. If the airbag is deployed the public safety answering point which is responsible for that area will be informed via the mobile phone network and a minimal set of data containing the position of the vehicle involved in the accident will be transmitted. Furthermore, a call will be generated between the damaged vehicle and the public service answering point. Drivers of Mercedes, BMW and Audi already make use of this service, which can be very valuable in the event of an accident, because the manufacturers maintain these call centres. Dispatchers in the emergency control centres could only dream of this up until now. "When people call from a mobile phone they often cannot say exactly where they are. The mobile network allows an exact cell positioning, but right now only the police are allowed to use this information as it is a serious invasion of personal rights" says Klaus Dietrich, Director of Medical Training at the Björn-Steiger-Foundation. So, the dispatchers have to determine the location of the caller using skilled questioning. It gets difficult when a hiker has an accident in the mountains and the caller can only say which mountain hut he was walking towards, or when a forestry worker has an accident with a chain saw. It's not only in isolated areas that things are difficult. If there is a gunman on the loose, or if explosions can be heard, lots of peop-le call at the same time. In the emergency control centre all the lights start flashing. These people can't always say exactly where they are either, but when there are so many calls, the site of the incident can be located quickly. One way is for the dispatchers to ask about any distinctive buildings within view. In circumstances like these, the control centres have 30, 40 calls about the same emergency. The mission is – urgent emergency response. Here it's not about psychological care in the sense of spiritual care in emergency situations or crisis intervention, but rather about highly time-critical interventions. A dispatcher coordinates up to 200 emergency vehicles in any one morning. As a rule dispatchers have already worked in the emergency services themselves and are appropriately qualified. They are often paramedics or emergency medical technicians for example, or they have fire-fighting training. They have vast experience in what they do - and are, if you will, outstanding conflict resolution managers. 32 – Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH VERNETZERIN Anette Kreitel-Suciu ist Bereichsleiterin Human Resources Region Europe Central bei dem Energiedienstleister ista Deutschland GmbH in Essen.. NETWORKER Anette Kreitel-Suciu is Divisional Director of Human Resources Central Europe Region with the energy provider Ista Deutschland GmbH based in Essen. DE Wie sind Sie vernetzt? Viele, die mit mir gut vernetzt sind, sagen mir, dass ich großes Interesse an den unterschiedlichsten Menschen habe und viele Leute kenne. Ich nutze Xing und LinkedIn; mit Social Media habe ich schon vor acht Jahren angefangen, als das gerade erst richtig losging. Als Personalerin ist das Vernetzen ohnehin Teil meiner Aufgabe, da spielt die gute interne Vernetzung im Unternehmen eine wichtige Rolle und externe Netzwerkkontakte ebenso. Ziemlich neu bin ich zum Beispiel bei TWIN, Top Women in NRW, ein Zusammenschluss beruflich erfolgreicher und engagierter Frauen, die sowohl netzwerkeigene und übergreifend Projekte unterstützen. Wo knüpfen Sie neue Kontakte? Prinzipiell überall: Ich komme gerne mit anderen Menschen ins Gespräch oder suche Anknüpfungspunkte, egal ob in beruflichen Zusammenhängen, auf Veranstaltungen oder im Flugzeug oder in der Bahn. Neue Kontakte ergeben sich häufig durch meine NetzwerkKontakte, sodass ein schöner Multiplikatoren-Effekt entsteht. Wer ist für Sie ein vorbildlicher Vernetzer? Das ist jemand, der immer jemanden kennt oder empfehlen kann, egal, was für ein Thema gerade anliegt. Ein Mensch, der sagen kann: "Ich kenne da jemanden, der dir weiterhelfen kann oder den du fragen kannst". Egal, ob es um die Vermittlung von Eintrittskarten für eine besondere Veranstaltung geht oder um eine Empfehlung für ein Studium oder die Ausbildung für die Kinder. Erst recht natürlich bei beruflichen Anlässen – vom Berater bis zum Kandidaten – für eine vakante Position. VERNETZERIN – NETWORKER How are you networked? Many of those who are in my close network, tell me that I am very interested in all kinds of people and I know a lot of people. I use Xing and LinkedIn: I started using social media eight years ago as it was just beginning to take off. As HR manager, networking is part of my job anyway, a good internal company network plays an important role and an external network equally so. Fairly recently, for example, I joined TWIN, Top Women in North Rhine-Westfalia, an association of successful and active professional women who support projects within their internal network as well as external projects of common interest. EN Als gebürtige Weimarerin ist für mich die Herzogin Anna Amalia aus der Zeit der Weimarer Klassik eine hervorragende Vernetzerin. Nach ihr ist eine der schönsten Bibliotheken der Welt benannt. Sie hat vor mehr als 200 Jahren eine regelmäßige Tafelrunde eingeführt und unterschiedliche Menschen an einen Tisch gebracht. Es ist überliefert, dass in Amalias Salon über Politik oder Kultur, also über Berufliches ihrer Zeit, debattiert und geplaudert wurde. Man kann diese Tafelrunde mit einem Netzwerk unseres digitalen Zeitalters vergleichen. DE Gelingt es Ihnen, Privat- und Berufsleben zu vernetzen? Ja, es gelingt mir gut. Aus manchmal (zwang)losen Netzwerk-Verbindungen manifestieren sich manche Kontakte und gehen von dem einen Bereich in den anderen über. Manchmal würde ich gerne noch mehr Austausch pflegen, aber die Familie hat klare Priorität. Vernetzen soll ja Spaß machen und keinen Druck entstehen lassen. Wer oder was ist Ihr persönliches Auffangnetz? Ganz klar die eigene Familie und die gewachsenen Freundschaften. Es gibt nichts Schöneres für mich, als die Liebe und Wertschätzung meines Mannes, meiner Kinder, meiner Eltern, meiner Cousine und Freundes-Weggefährten zu spüren und sich von ihnen auffangen zu lassen. Where do you establish new contacts? In principle anywhere. I enjoy making conversation with people or looking to network with them, regardless of whether it's in a professional capacity, at functions or on a plane or on a train. New contacts often come about from my own network contacts, so a nice multiplier effect is created. Who do you consider to be an exemplary networker? That's someone who always knows someone or can recommend someone, regardless of the subject in question. A person who can say: "I know someone there who can help you, or someone who you can ask". It doesn't matter if it is about getting tickets for a special event or about a recommendation for a college course or an apprenticeship for the children. Even more so in professional situations – from consultant to candidates – for a job opening. Coming from Weimar, I consider Duchess Anna Amalia from the time of Weimar Classicism to be an outstanding networker. One of the most beautiful libraries in the world is named after her. More than 200 years ago she established regular round-table discussions and brought diverse people together under one roof. It is reported that in Amalia's parlour, politics and culture, the professions of her time, were debated and discussed. These round table discussions can be compared to a network in the digital age. Do you succeed in connecting your personal and professional networks? Yes, I do it well. Casual network connections sometimes develop into contacts and move over from one area to the other. Sometimes I'd like to foster more exchange but the family has clear priority. Networking should be fun and not put you under pressure. Who or what is your personal safety net? Without a doubt my family and friends. For me there's nothing better than feeling the love and appreciation that I get from my husband, my children, my parents, my cousin, friends and companions and allowing myself to be supported by them. 34 – Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH GORDELIK GMBH – EXECUTIVE SEARCH OUR C.L.O.S.E.R GUARANTEE C HAMPIONS are not born, champions grow and mature into masters of their professions by working hard to improve themselves and always being open to new approaches and ideas. We know the best people and they're the only ones we'll recommend. SO L UTIONS have to fit. Not only professionally but also personally, especially when we're dealing with executive management. Hard facts, soft skills, references and expertise are a lot of requirements for a senior executive to bring to the table. Every single one is different. We promise that our candidates are checked from top to toe to ensure, as far as is humanly possible, that they really are a perfect match for you. O BJECTIVITY sounds good, but when people are evaluating people, an objective analysis isn't enough. Curricula vitae, degrees, certificates, references are all important, but at the end of the day, not the only deciding factors. Only our experienced – as a result of thousands of encounters - subjective opinion of a candidate, together with a personal evaluation, obtained from face-to-face discussions, can dispel doubts and deliver security. S ECURITY for our clients means that they can be sure that we will fill the open position reliably. We will search for as long as it takes. Equally when the parameters are complex. Furthermore, if the candidate leaves during the trial period, we'll search again. Something else that we consider to be security: We never poach candidates from active customers or clients. E XCELLENCE is not a question of protocol but a question of attitude. When we promise you excellent work, we put ourselves under the most pressure. An executive recruitment consultancy is excellent when it finds the candidate, in the shortest possible time, who not only fills the requirements of the job profile perfectly, but who has the capacity to grow beyond the job profile. For the sustainability of your company. R ESPECT can only be expected from those who show respect. We respect our employees, our partners and suppliers and especially our clients and candidates. Whoever puts his trust in us because he is looking for a new leadership position or because he is looking for an executive manager, has earned unconditional respect in addition to the highest level of discretion. So far we have never disappointed a client, we have, however, impressed many. That goes for candidates too. FRIEDE, FREUDE, EIERKUCHEN - WARUM KUNDENPARTNERSCHAFTEN OHNE KONFLIKTE GAR NICHT DENKBAR SIND. LOVE, PEACE AND HARMONY – why customer partnerships without conflicts are unthinkable. TEXT PROF. DR. NILS HAFNER* Abgesehen davon, dass es mir seit langem ein Anliegen ist, eine Kolumne mit der Überschrift "Friede, Freude, Eierkuchen" zu schreiben, ist das Thema "Konflikte" für Beziehungsforscher ein dankbares. Denn: Aus Konflikten lernt man. Und das gilt auch für die Beziehung eines Unternehmens mit seinen Kunden. So ist beispielsweise in der Wissenschaft seit langem bekannt, dass Kunden, die eine berechtigte Beschwerde an das Unternehmen formuliert haben, Kunden sind, die ein hohes Potenzial für eine gesteigerte Loyalität und Profitabilität haben. Wenn denn ihre Beschwerde ernst genommen und in ihrem Sinne bearbeitet wird. Heißt aber auch, es zahlt sich aus, den damit verbundenen Konflikt ernst zu nehmen. Apart from the fact that it has long been a wish EN of mine to write a column with the title "Love, peace and harmony", the subject "conflicts" is a rewarding one for someone who researches relationships. The reason - we learn from conflicts. This is also true for the relationship between a company and its customers. Over the years, research has shown that customers who have expressed a legitimate complaint to a company are customers who have a high potential for increased loyalty and profitability. This happens when their complaint is taken seriously and is resolved to their satisfaction. Meaning - it pays to take the complaint seriously. Aber warum ist das denn bitte so schwierig? But why is this so difficult? Die Antwort resultiert mal wieder aus der menschlichen Geschichte. Lange Zeit glaubte man, die Menschen hätten in der Steinzeit in Höhlen gewohnt. Ist zwar falsch; kann man aber drauf kommen, denn über tausende Jahre zog sich der Mensch bei Gefahr in Höhlen zurück. Entweder weil für die damals üblichen Zelte das Wetter zu schlecht wurde, oder weil der Säbelzahntiger oder andere gefährliche Tiere ihr Unwesen trieben. Zum Schutz des Stammes stellte man den größten und stärksten Mann mit einer Keule an den Eingang der Höhle. Nennen wir ihn der Einfachheit halber Karl-Heinz. Das Überleben der gesamten Sippe hing dann von seinen Reflexen ab. Drohte Gefahr, so war die zentrale Anforderung an Karl-Heinz: "Schnell und feste draufhauen!" Je schneller und fester Karl-Heinz draufhaute, desto länger überlebte die Gruppe. Gefragt wurde da selten. Das war eigentlich unproblematisch, da zur damaligen Zeit selten ein Verwandter zum Kaffeekränzchen vorbeischaute. Draußen war ja der Tiger. Kollateralschaden war also nicht. Karl-Heinz avancierte bei Erfolg folgerichtig zum Alpha-Männchen. Und jetzt die Kernfrage für Sie, liebe Leser: Wer bekam in diesen Zeiten das attraktivste und gesündeste Weibchen ab? Richtig: der Karl-Heinz. Hier also die schlechte Nachricht für Sie: Wir stammen alle von Karl-Heinz ab! The answer comes yet again from human history. For a long time we believed that people in the Stone Age lived in caves. This isn't true, but you can see why we believed it, because for thousands of years man retreated into caves in times of danger. Either because the tents in those days weren't weather-proof, or because the sabre-toothed tiger or some other dangerous animal was wreaking havoc. In order to protect the tribe the tallest and strongest man was stationed at the entrance to the cave with a club in his hand. For the sake of the story let's call him Karl-Heinz. The survival of the entire clan depended on his reflexes. When danger threatened, the key requirement for KarlHeinz was to "hit it fast and hard!" The faster and harder that Karl-Heinz hit, the longer the group survived. Questions were rarely asked. This wasn't really a problem as in those days, relatives seldom stopped by for afternoon tea. The tiger was outside. So there was no collateral damage. Karl-Heinz was promoted through the ranks to become alpha-male. And now comes the million dollar question, dear reader - back in those days, who got the prettiest and healthiest woman? Correct - Karl-Heinz. So, now for the bad news - we're all descendants of Karl-Heinz! DE Und genau das ist das Problem: Konditionierung. Kommt also ein Kunde und beschwert sich, sagen wir nicht: "Hey, toll, dass sich dieser Kunde äußert! Er ist also – obwohl unzufrieden – noch emotional gebunden, und wir können ihn jetzt richtig toll abholen! Bedienen wir ihn doch ganz besonders gut, und es wird uns beiden besser gehen. Emotional wie wirtschaftlich!" Im Gegenteil: Wir nehmen instinktiv eine Bedrohung der Rotte (in Form unseres Unternehmens) wahr. Uropa Karl-Heinz in uns allen regt sich, und wir sind geneigt, schnell und feste draufzuhauen. Beschwerden und damit Konflikte mit Kunden zu lösen (wie auch Angebote zu verhandeln) liegt uns nicht im Blut. And that is precisely the problem: Conditioning. If a customer comes to us and complains, we don't say: "Hey, great that this customer is speaking out! Even though he's unhappy, he's still emotionally involved and now we have a chance to really bind him to us! If we satisfy his needs particularly well, both sides will benefit from it, emotionally and commercially!" On the contrary: We instinctively perceive the complaint as a threat to the pack (in the form of our company). The great-grandfather Karl-Heinz in all of us rears his ugly head and we are inclined to whack the problem on the head fast and hard. Resolving complaints, and thereby conflicts with our customers (as well as negotiating deals) is not in our genes. Es zahlt sich aber aus. Denn nur so können wir über die Bedürfnisse unserer Kunden etwas lernen. Und lernende Beziehungen nennt man heute Partnerschaften. Und dass das heute DER Erfolgsfaktor ist, sieht man schon daran, dass der Typ "Karl-Heinz" bei der Gattenwahl nicht mehr ganz so erfolgreich ist. It pays off though. Because only in this way can we adapt to our customers' needs. Nowadays, adaptive relationships are known as partnerships. That this is currently THE recipe for success can be seen by the fact that these days, when it comes to choosing a husband, the "Karl-Heinz" type is no longer as desirable as it once was. *Prof. Dr. Nils Hafner ist internationaler Experte für den Aufbau *Prof. Dr. Nils Hafner is an international expert in the develop- profitabler Kundenbeziehungen. Er ist Professor an der Hoch- ment of profitable customer relationships. He is professor at schule Luzern/Schweiz und Alumnus der Studenteninitiative the University of Lucerne in Switzerland and alumnus of the MTP. In seinem Blog "Hafner on CRM" versucht er dem Thema MTP student initiative. In his blog "Hafner on CRM" he tries to seine interessanten, spannenden, skurrilen und lustigen Seiten present the interesting, tantalizing, quirky and humorous as- abzugewinnen. pects of the subject. Ausgabe Nr. 12, Halbjahr 2/2015 – Das Magazin der GORDELIK GmbH – 37 BE A PART! Präsentieren Sie sich in der vernetzt! mit einer Visitenkarte oder einem Advertorial! Showcase yourself with a business card or an advertorial in vernetzt! Kontakt/Contact: [email protected] Tel.: +49 4161 - 722 17 - 0 GORDELIK VERNETZER – NETWORKER Hier finden Sie ausgewählte Netzwerkpartner, denen wir vertrauen. Die Mediadaten des Magazins stehen auf der Webseite www.gordelik.de zum Download bereit. Für Fragen, Wünsche und Anregungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Here you’ll find selected network partners who we trust. Magazine advertising rates can be found on our website www.gordelik.de. Don’t hesitate to contact us with any questions, requests or suggestions. SABIO GmbH Ruhrstraße 11 | 22761 Hamburg | Tel. +49 40/85 19 27-0 [email protected] | www.sabio.de SABIO unterstützt in über 120 Unternehmen mehr als 100.000 Anwender dabei, Kunden durch herausragenden Service zu begeistern. Mit SABIO Knowledge bieten wir eine browserbasierte Wissens- und Informationsmanagementlösung für die Kundenberatung und Unternehmensbereiche an, in denen Wissen eine entscheidende Arbeitsgrundlage ist. Unser Ziel ist es, komplexe Technologien einfach bedienbar zu machen. SABIO supports over 100,000 Users in more than 120 Companies to delight customers with service excellence. SABIO Knowledge offers customer advisory services and other business entities, where knowledge is a key component, a browser based knowledge management solution. Our goal is simplification of complex technologies to ensure high user acceptance and to focus knowledge to a point. Communication Center ESpaña 24, S.A. Carrer Gremi de Sabaters, 7 - Polígon Son Castelló - ES07009 Palma de Mallorca | www.cces24.de Die CCES24 Communication Center España 24, S.A mit Sitz in Palma de Mallorca bietet das gesamte Spektrum an Customer-Service-Leistungen im Bereich In- und Outbound. Mit 1400 Stimmen in 24 Sprachen ist die CCES24 das führende Qualitäts-Servicecenter in Spanien und nimmt rund eine halbe Million Kundenanfragen pro Monat entgegen. Auftraggeber sind große, multinationale Blue-Chips aus verschiedenen Branchen insbesondere im Bereich Telekommunikation, E-Commerce, Finanzen und Medien. Mehr erfahren Sie unter www.cces24.de Based in Majorca CCES24 S.A. provides the entire spectrum of Customer Service activities in the areas In- and Outbound. Communication Center España 24, S.A. is the leading high-class service center on Majorca/ Spain with 1,400 voices and 24 languages handles about half a million customer request per month. CCES24 works only for large multinational blue chips from different branches, especially in the fields of Telecommunications, Internet, media and Retail. For more information, go to www.cces24.es Brave Alliance GmbH & Co. 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HCD gestaltet seit über 15 Jahren Arbeitswelten für dialogstarke, personalintensive Service-Unternehmen, die Mitarbeiter-Gesundheit erhalten, Team-Motivation generations-übergreifend fördern und prozessorientiert Wirtschaftlichkeit bei Bau und Betrieb garantieren. Dabei verbindet das Team seine Erfahrungen aus dem Kundenmanagement mit anspruchsvoller Innenarchitektur und begleitet seine Kunden von der Immobilienentscheidung über zukunftsweisende Raumkonzepte und (Aus-)Bau bis zum Akzeptanzmarketing zu Beginn der Nutzung. Working environments for dialogue-strong teams: appreciative, economically, visionary – HCD combines many years of experience in customer dialogue with sophisticated interior architecture, plans and implements the holistic interplay of light, air & space – beginning by the real estate decision on the planning and implementation of trendsetting room concepts. 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Editor and responsible for content GORDELIK GmbH, Grüner Wald 5, D-21614 Buxtehude, Telefon/Telephone +49 4161 72217-0, Fax +49 4161 72217-20, [email protected], www.gordelik.de Design www.artprolog.de Koordination Coordination www.ann-christin-zilling.com Erscheinungsweise Frequency of publication halbjährlich/bi-annual Bilder Pictures © Daniela Ponath - www.daniela-ponath.de, © Fotolia.com
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