Legen Sie das hier bloß nicht zu den Akten!

Legen Sie das hier bloß
nicht zu den Akten!
Ihnen entgehen sonst die vielen
Vorteile von Dokumenten-Management
für den Möbelhandel.
Macht Dokumenten-Management
ein Unternehmen erfolgreicher?
Oh ja!
Man muss es nur wollen.
PROXESS steht für Dokumenten-Management mit hoher Branchenkompetenz. Hier
die Vorteile der elektronischen
Archivierung für den Möbelhandel im
Überblick:
Effektivere Auftragsbearbeitung
Dokumenten-Management ist heute ein
beachtlicher Produktivitätsfaktor. Das Prinzip
der elektronischen Archivierung muss dabei
niemand mehr erklären. Viele Untersuchungen
und der über viele Jahre bewährte Einsatz in
der Praxis bestätigen, welches enorme Potential an Optimierung und Wirtschaftlichkeit in
diesem Verfahren steckt.
Nutzen Sie die Vorteile des Dokumenten-Managements für Ihr Unternehmen mit PROXESS.
Einer durchdachten Lösung für alle Abteilungen
im Möbelhandel – von der Auftrags- und Reklamationsbearbeitung, über Einkauf und Verkauf
bis hin zu Finanzbuchhaltung und Verwaltung:
Schnellere Auftragsbearbeitung
Höhere Kundenzufriedenheit
Mit PROXESS werden konventionelle und digitale Informationen übersichtlich zusammengeführt. In allen Abteilungen des Unternehmens ist man per Mausklick sofort auskunfts-,
entscheidungs- und handlungsfähig. Das sorgt
für eine schnellere Auftragsbearbeitung und
optimale Informationstransparenz an allen
Standorten.
Entlastung von Standardaufgaben
Besserer Kundenservice
Weniger Fehler beim Erfassen von Dokumenten
Bei Kundenanfragen oder Reklamationen sind
alle Informationen und Belege zum Vorgang
mit PROXESS sofort auf dem Bildschirm. Nun
können sie genau besprochen, mit einer E-Mail
weitergeleitet oder ausgedruckt und per Post
gesendet werden. Das beeindruckt – vor allem
den Kunden.
Höhere Informationstransparenz
standortübergreifend
Schnellere Reklamationsabwicklung
Besserer Kundenservice
Motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Wegfall von Papierbergen
Erheblich weniger Ablagekosten
Keine Neben- und Abteilungsarchive
Gesetzeskonforme Archivierung nach GDPdU
Weniger Standardaufgaben,
weniger Fehler
Mit der Belegerkennung von PROXESS entfällt
die manuelle Erfassung und Bearbeitung von
Eingangsrechnungen. Das verringert die Fehlerquote beim Erfassen der Daten und motiviert
Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Weniger Papier, weniger Kosten
Mit der automatischen Übergabe der beachtlichen Dokumentenflut an PROXESS und durch
das schnelle Stapelscannen werden die Kosten
für die Ablage erheblich reduziert. Neben- und
Abteilungsarchive mit Unmengen an Kopien
werden überflüssig.
Gesetzeskonforme Archivierung
Mit der Archivierung von Dokumenten und
Belegen in PROXESS erfüllen Sie die gesetzlichen Auflagen nach GDPdU. Eine darüber
hinausgehende zusätzliche Aufbewahrung der
Papierbelege oder digitalen Dokumente ist
nicht notwendig.
PROXESS. Das Dokumenten-Management-System für den Möbelhandel.
Optimal integriert ...
Entscheidend für den wirtschaftlichen
Einsatz einer elektronischen Archivierung
ist das Zusammenspiel von ERP-System und
Dokumenten-Management-System.
PROXESS ist das führende DokumentenManagement-System für den Möbelhandel
und ist bereits in folgende ERP-Branchenlösungen integriert:
MHS und ECORO von SHD
MOEVE ERP von Ametras Itec
COGITO Retail von Cogito Retail
MÖBUX und WINMAX von
Clasen Datensysteme
MÖBELPILOT von bewidata
MÖBELSOFT von GUH Warenwirtschaft
... vom Kaufvertrag bis zur
Rechnungsstellung
Der Kunde kauft
Der Mitarbeiter erstellt einen Kundenauftrag
im ERP-System, druckt diesen aus und lässt den
Kunden unterschreiben. Mit PROXESS wird der
Kundenauftrag mit den zugehörigen Dokumenten, wie z. B. Aufbauplänen gescannt, im
elektronischen Archiv gespeichert und ist somit
rechtskonform nach GDPdU archiviert.
Nach der Eingabe der Auftragsdaten werden
diese mit dem Kundenauftrag über einen Barcode verknüpft. Der archivierte Kundenauftrag
mit Unterschrift kann nun per Mausklick aus
dem ERP-System angezeigt werden.
Bestellung beim Lieferanten
Das ERP-System generiert die zugehörige Lieferantenbestellung, die an den Hersteller übermittelt wird. PROXESS übernimmt den Bestellbeleg
automatisch als PDF-Datei in das Archiv.
Kauf
Bestellung
Beide Belege – Kundenauftrag und Lieferantenbestellung – können nun über die Kundenauftragsakte aus dem ERP-System und über den
PROXESS-Client angezeigt werden.
Eingang von Ware und Rechnung
Die Lieferantenauftragsbestätigung und der
Wareneingangsbeleg werden geprüft und erfasst.
Mit PROXESS werden diese Belege direkt nach
dem Posteingang und noch vor der Bearbeitung
mit einem Barcode eingescannt. Durch Eingabe
der Barcodenummer werden die Belege dem
Vorgang zugeordnet und sind im Archiv sofort
abrufbar.
Die folgende Eingangsrechnung des Lieferanten
wird entweder gescannt oder wird – wenn
bereits als solches vorhanden – als elektronisches
Dokument (z.B. per EDI-Schnittstelle) an das
Archiv übergeben. Auch hier werden die
Papierrechnungen über die Barcodenummer mit
dem Vorgang verknüpft. Optional können mit der
Belegerkennung in PROXESS die Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen, geprüft und an
Wareneingang
Langfristige Archivierung aller Dokumente nach GDPdU
Integration aller Dokumentenarten wie Papier, E-Mail, Digitalfotos, Office- sowie ERP-Dokumente und PDF
DMS-Funktionen wie Bearbeiten, Drucken, Weiterleiten, E-Mail-Versand, Versionsverwaltung, u.v.m.
Sofortige Anzeige der Dokumente aus dem ERP-System und aus PROXESS
Serverbasierte Archivierung von E-Mails
Automatische Belegerkennung und Belegverarbeitung für Eingangsrechnungen
Digitaler Workflow zur Freigabe
Information, Lieferung und
Rechnung an den Kunden
Mit PROXESS wird die Benachrichtigung an den
Kunden zur Lieferung seiner bestellten Ware
im Rahmen des Druckvorgangs als PDF-Datei
automatisch mit dem Vorgang archiviert.
Lieferschein und Kundenrechnung werden
erstellt und ausgedruckt. Mit PROXESS werden
beide Belege automatisch als PDF-Datei im
Archiv abgelegt. Als Service für die Auslieferung
können archivierte Zusatzinformationen wie
Stellpläne oder Anfahrtsbeschreibungen ausgedruckt werden.
Der vom Kunden unterschriebene Lieferschein
wird mit den Zahlungsanmerkungen zentral
gescannt und über einen Barcode der Kundenauftragsakte zugeordnet. Wird der Barcode
bereits auf dem Lieferschein aufgebracht,
erfolgt die Zuordnung automatisch.
Lieferung
PROXESS. Leistungsstark in Funktion und Ausstattung:
Ausgereifte ERP-Integration – vom Auftrag bis zur Rechnung
das ERP-System übergeben werden. Das optimiert die Bearbeitung von Eingangsrechnungen
enorm, bis hin zur automatischen Kontierung.
Service
Reklamationsbearbeitung
leicht gemacht
Die Reklamationsbearbeitung und der
Kundendienst profitieren besonders von der
lückenlosen Dokumentation des Auftrags.
Digitale Bilder, Reklamationsschreiben oder
E-Mails können einfach und bequem zum
vorhanden Auftrag hinzugefügt werden.
Die Empfehlung unserer Kunden ...
... erfolgreich in Ihrer Branche zuhause.
Das sagen zufriedene Anwender über die Vorteile von PROXESS im Kundenservice,
bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, beim Dokumenten-Workflow und
zur idealen Integration in ERP-Systeme:
Unsere Kunden – hier eine Auswahl – sprechen für sich und für den Einsatz von PROXESS im
Möbelhandel. Detaillierte Anwenderberichte und Informationen zur Integration von ERP-Systemen
halten wir gerne für Sie bereit.
„Gerade im Zusammenspiel mit den Monteuren vor Ort oder bei
Reklamationen und Kundenrückfragen führt die sofortige Auskunftsbereitschaft aller Beteiligten zu einer schnelleren Bearbeitung und
damit natürlich zu einem deutlich besseren Kundenservice.“
Luise Götz, Leiterin EDV und Organisation bei der Möbelhof Parsberg GmbH.
„Der Einsatz von PROXESS als Dokumenten-Management-System
bedeutet sowohl für unsere Kunden als auch für unsere Mitarbeiter einen
Mehrwert. Unsere Kunden profitieren von schneller Auskunft und schnelleren Abläufen. Unsere Mitarbeiter können eine Menge Zeit sparen, die
bisher durch Abheften verschwendet wurde. Sie können sich nun auf ihre
eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren – nämlich für unsere Kunden da
zu sein.“
„Die Verbesserung unseres Kundenservices und die damit verbundene
Nähe zum Kunden war für uns der Grund PROXESS einzuführen.“
Stephan Müller, Geschäftsführer Müllerland GmbH, Görgeshausen
„Mit PROXESS sparen wir viel Zeit und damit auch Geld.“
Mirco Herlth, kaufmännischer Angestellter und EDV-Beauftragter bei
Mambo GK-Möbel-Handels-GmbH in Bonn
„Die meisten unserer VME-Verbandskollegen nutzen bereits PROXESS.
Zudem ist diese DMS-Lösung hervorragend in unser Warenwirtschaftssystem MHS der SHD integriert.“
Jürgen Metlitzky, Möbel Rieger GmbH & Co. KG, Göppingen
„Im Dokumenten-Workflow sehe ich den größten Vorteil von PROXESS.
Ich kann Dokumente digital verschicken, Genehmigungen und Berechtigungen vergeben. Durch den papierlosen Freigabeprozess der Eingangsrechnungen haben wir definitiv mehr Transparenz und Kontrolle über den
Bearbeitungsstatus. Jeder Vorgang wird protokolliert und ist lückenlos
nachvollziehbar.“
Christian Gerigk, Verwaltungsleiter der Zurbrüggen Wohn-Zentrum GmbH, Unna
Suchen Sie einen Partner,
der Ihre Anforderungen als Möbelhändler kennt?
Sie sind soeben fündig geworden!
Mit Akzentum haben Sie einen Partner an der
Seite, der nicht nur die Branche kennt, sondern
die Prozesse des Möbelhandels versteht und
seit vielen Jahren in die Entwicklung seiner
Software für elektronische Archivierung integriert. Damit vereinen sich IT-Know-how und
Branchen-Kompetenz wirkungsvoll im Sinne der
Anwender.
Unsere Kunden setzen dabei auf Sicherheit und
Investitionsschutz: Mit knapp 700 Installationen
in ausgewählten Branchen – davon rund 150
Kundeninstallationen im Möbelhandel – sind
heute fast zwei Milliarden Dokumente europaweit mit PROXESS auf den Servern unserer
Anwender archiviert. Damit halten wir das
gesamte Unternehmenswissen unserer Kunden
in elektronischer Form sicher und gesetzeskonform bereit. Aktuell arbeiten rund 10.000
Menschen täglich mit unseren Lösungen.
Die Akzentum GmbH steht heute für ein Team
von fast dreißig Dokumenten-ManagementSpezialisten. Unsere Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter sind mit ihrem Können, ihrer Begeisterung und jeder Menge Herzblut dabei, wenn
es darum geht PROXESS weiterzuentwickeln,
unsere Anwender zu beraten und zu trainieren
oder die Software vor Ort zu installieren.
Gerne werden wir auch für Sie aktiv.
Akzentum GmbH
Westerwaldstraße 29
56579 Rengsdorf
Fon +49 2634 66 55-300
Fax +49 2634 66 55-398
[email protected]
www.akzentum.de
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