Ermittlung der Q-KPIs PPM

Ermittlung der Q-KPIs 1 „PPM-Beanstandungsquote“ und
„Anzahl Reklamationen“ für Produktionsmaterial
Identification of the Q-KPIs1 „PPM complaint rate“ and
“Number of complaints“ for production materials
Gültig ab:
01.01.2016
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2016-01-01
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Information für die Lieferanten der Firma ZF Friedrichshafen AG
Sehr geehrte Damen und Herren,
um ihre Anlieferqualität von Produktionsmaterial (inkl. Aftermarket) besser bewerten zu können, hat ZF zusätzlich
zur „PPM-Beanstandungsquote“ die Qualitätsleistungskennzahl (Quality Key Performance Indicator, Q-KPI)
„Anzahl Reklamationen“ eingeführt.
Auf den folgenden Seiten dieses Dokuments finden Sie die genauen Definitionen und Zählweisen der beiden
Kennzahlen. Weitere Fragen dazu adressieren Sie bitte an Ihre Ansprechpartner in Einkauf und Qualität.
Hinweis:
Für eine noch ausbalanciertere Bewertung Ihrer Qualitätsleistung, wird in Zukunft die Q-KPI
„Lieferantenbezogene Fehlerkosten“ zum Einsatz kommen. Nachdem die neue Kennzahl zur Anwendung bereit
steht, wird dieses Dokument mit den entsprechenden, ergänzenden Informationen aktualisiert.
Information for Suppliers of ZF Friedrichshafen AG
Dear Madam/Sir,
In order to better assess your supply quality of production materials (incl. aftermarket), ZF has introduced, in
addition to the "PPM complaint rate", a new Q-KPI (Quality Key Performance Indicator): The "Number of
Complaints".
On the following pages of this document, you will find the exact definitions and counting methods of both of the
key figures. If you have any further questions concerning this, please get in touch with your contacts in the
Purchasing and Quality departments.
Note:
For an even more balanced assessment of your quality performance, the "Supplier Nonconformity Costs" Q-KPI
will be used in the future. After the new key indicator has been made available, this document will be updated
with the corresponding supplementary information.
Mit freundlichen Grüßen/Kind regards
Thomas Hamann
Detlef Döpfner
Leiter Qualitätsmanagement Kunde / Lieferant
Manager Quality Management Customer / Supplier
Leiter Lieferantenentwicklung Qualität & Technologie ZF Konzern
Senior Manager Supplier Development Quality & Technology ZF Group
1
Q-KPI: Qualitätsleistungskennzahl / Quality Key Performance Indicator
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Ermittlung der Q-KPIs 1 „PPM-Beanstandungsquote“ und
„Anzahl Reklamationen“ für Produktionsmaterial
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“Number of complaints“ for production materials
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Inhaltsverzeichnis / Contents
1.
Gültigkeit .............................................. 3
1.
Scope ....................................................3
2.
2.1
PPM-Beanstandungsquote ................... 4
Berechnungsformel ............................... 4
2.
2.1
PPM complaint rate ...............................4
Calculation formula ................................4
2.2
Begriffsdefinition PPM ........................... 4
2.2
Definition of the term PPM .....................4
2.3
Gelieferte Einheiten ............................... 4
2.3
Supplied units ........................................4
2.4
Bewertete, fehlerhafte Einheiten ............ 4
2.4
Evaluated, defective units .......................4
2.5
Physikalische Basiseinheit ...................... 5
2.5
Physical base unit...................................5
3.
Störfallbezogene Q-KPI: Anzahl
Reklamationen ...................................... 6
Definition Anzahl Reklamationen............ 6
3.
Incident-specific Q-KPI: Number of
complaints.............................................6
Definition of number of complaints .........6
3.1
Auslöser / Gründe für eine
lieferantenbezogene Reklamation .......... 6
3.2
Triggers / reasons for a supplier-specific
complaint ...............................................6
3.2
Erlaubte Bündelungen ........................... 7
3.3
Allowed bundlings .................................7
3.1
3.1
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Ermittlung der Q-KPIs 1 „PPM-Beanstandungsquote“ und
„Anzahl Reklamationen“ für Produktionsmaterial
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“Number of complaints“ for production materials
1.
Gültigkeit
1.
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01.01.2016
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Scope
Die PPM-Beanstandungsquote wird ermittelt
bei fehlerhaften Lieferumfängen von
Produktionsmaterial wie z.B. Stahl,
Aluminium, Kunststoffe, Öle, Normteile,
Zeichnungsteile, E-Bauteile (inkl. Software)
etc. und, wenn materialbezogen,
Dienstleistungen (z.B. externer
Waschvorgang).
The PPM complaint rate is identified for
faulty scopes of supply for production
materials e.g. of steel, aluminum, plastics,
oils, standard parts, items documented by a
technical drawing, electronic components
(including software), etc. and, if materialspecific, services (for example external
washing process).
Berücksichtigt werden:
Considered are:

externe Kaufteile und
materialbezogene Dienstleistungen

external purchased parts and
material-specific services

Bauteile und Komponenten der
Auswärtsbearbeitung

parts and components subject to
external processing
Ermittlung:
Identification
Für die Ermittlung der Qualitätskennzahl
müssen alle Beanstandungen, ab und
inklusive der Erstmusterlieferung im Sinne
der QR83, berücksichtigt werden.
For the identification of the quality key
figure all notices of defects must be
considered, from and inclusive of initial
sample delivery in accordance with QR83.
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2.
PPM-Beanstandungsquote
2.1
𝑃𝑃𝑀 =
Berechnungsformel
𝑏𝑒𝑤𝑒𝑟𝑡𝑒𝑡𝑒,000000000
𝑓𝑒ℎ𝑙𝑒𝑟ℎ𝑎𝑓𝑡𝑒 𝐸𝑖𝑛ℎ𝑒𝑖𝑡𝑒𝑛∗
𝑔𝑒𝑙𝑖𝑒𝑓𝑒𝑟𝑡𝑒 𝐸𝑖𝑛ℎ𝑒𝑖𝑡𝑒𝑛∗
∙ 1.000.000
* aus dem Betrachtungszeitraum
2.2
Begriffsdefinition PPM
PPM steht für „Parts Per Million“ und gibt
das Verhältnis von bewerteten, fehlerhaften
Einheiten zu den gelieferten Einheiten an.
2.3
Gelieferte Einheiten
Anzahl der im Betrachtungszeitraum
gelieferten Einheiten (Liefermenge).
2.4
Bewertete, fehlerhafte
Einheiten
Bewertete, fehlerhafte Einheiten sind z. B.
Bauteile / Komponenten, die von der
Spezifikation (Lastenheft, Zeichnung,
Vorschriften usw.) abweichen, eine
Abweichung in der Begleitdokumentation
(z. B. Erstmusterprüfbericht, Werksprüfzeugnis usw.) oder in der Einhaltung der
Verpackungsvorgabe aufweisen.
Die Beurteilung, inwieweit Abweichungen
PPM-relevant sind, und deren Bewertung
erfolgen nach den in der Anlage 1
beschriebenen Kriterien.
2.
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PPM complaint rate
2.1 Calculation formula
𝑃𝑃𝑀 =
𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑡𝑒𝑑,000
𝑑𝑒𝑓𝑒𝑐𝑡𝑖𝑣𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑡𝑠∗
𝑠𝑢𝑝𝑝𝑙𝑖𝑒𝑑 𝑢𝑛𝑖𝑡𝑠 ∗
∙ 1,000,000
* from the reporting period
2.2 Definition of the term PPM
PPM stands for "Parts Per Million" and
represents the ratio of evaluated, defective
units to the units supplied.
2.3 Supplied units
Number of units supplied during the
reporting period (delivery quantity).
2.4 Evaluated, defective units
Evaluated, defective units are, for example,
parts / components that deviate from the
specification (requirement specification,
drawing, instructions, etc.), have a deviation
in the accompanying documentation (for
example Initial Sample Inspection Report,
material test certificate, etc.) or in compliance with the packaging specifications.
The evaluation of the extent to which the
deviations are relevant to PPMs and their
valuation is undertaken in accordance with
the criteria described in Annex 1.
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2.5
Physikalische Basiseinheit
Bei den bewerteten fehlerhaften Einheiten
ist die physikalische Größe anzuwenden, in
der das Material bestellt wird, zum Beispiel:
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2.5 Physical base unit
For the evaluated defective units, the
physical quantity in which the material is
ordered is to be used, for example:

Stück (ST)

Piece (PC)

Kilogramm (kg)

Kilogram (kg)

Meter (m)

Meter (m)

Liter (l)

Liter (l)

Volumen (cm³)

Volume (cm³)

usw.

etc.
Berücksichtigt wird die Summe aller
physikalischen Größen (Einheiten), es erfolgt
keine getrennte Berechnung nach
physikalischer Größe (Einheit).
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The total of all physical quantities (units) is
taken into account; there is no separate
calculation according to physical quantity
(unit).
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3.
Störfallbezogene Q-KPI: Anzahl
Reklamationen
3.1
Definition Anzahl
Reklamationen
3.
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Incident-specific Q-KPI:
Number of complaints
3.1 Definition of number of
complaints
Lieferantenbezogene Reklamationen sind
Störungen aufgrund von fehlerhaften Teilen
(Abweichungen von den ZF-Spezifikationen)
der Lieferanten, welche an den Lieferanten
schriftlich kommuniziert werden.
Supplier-specific complaints are
disturbances due to defective parts from the
suppliers (deviations from the ZF
specifications) which are communicated to
the supplier in writing.
Eine lieferantenbezogene Reklamation
bezieht sich auf:
A supplier-specific complaint refers to:

eine Materialnummer

a material number

einen Lieferanten sowie

a supplier and

ein Reklamationsdatum (Datum der
schriftlichen Mitteilung an den
Lieferanten)

a complaint date (date of the written
notification to the supplier)
Reklamationen können z.B. über
Qualitätsmeldungen, Prüfberichte, etc. in
den IT Systemen erfasst und verwaltet
werden.
3.1
Auslöser / Gründe für eine
lieferantenbezogene
Reklamation
Bauteile / Komponenten die von einer
vereinbarten Spezifikation (Lastenheft,
Zeichnung, Vorschriften usw.) abweichen,
eine Abweichung in der
Begleitdokumentation (z.B. Erstmusterprüfbericht, Werkstoffzeugnis usw.) oder in
der Einhaltung der Verpackungsvorgabe
aufweisen.
Complaints can, for example be recorded
and administered via quality notifications,
inspection reports, etc. in the IT systems.
3.2 Triggers / reasons for a supplierspecific complaint
Parts / components that deviate from an
agreed specification (requirement
specification, drawing, instructions, etc.),
show a deviation in the accompanying
documentation (for example, Initial Sample
Inspection Report, material certificate, etc.)
or a deviation in compliance with the
packaging specification.
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3.2
Erlaubte Bündelungen
Bündelungen mehrerer Störungen (z.B. QMeldungen, Prüfberichte,…) zu einer
lieferantenbezogenen Reklamation sind
erlaubt und können innerhalb eines
Entdeckungsortschlüssels, wenn zeitlich
sinnvoll, Divisions- / Geschäftsfeld- /
standortspezifisch durchgeführt werden (z.B.
gleicher Lieferant, gleiches Fehlerbild,
gleiche Materialnummer):

Bündelung interner Störungen

Bündelung von Null-kmReklamationen

Bündelung von Feldreklamationen
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3.3 Allowed bundlings
If expedient in terms of time the bundling of
several disturbances (for example Quality
Notifications, inspection reports,...) into one
supplier-related complaint is allowed and
can be carried out using a discovery location
key specific to divisions/ Business Units /
locations (for example same supplier, same
error pattern, same material number):

Bundling of internal disturbances

Bundling of zero km complaints

Bundling of field complaints
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Anlage 1: PPM-Entscheidungsmatrix
Beanstandung
…von ZF festgestellt
Teile /
Einheiten, die
von der
Spezifikation
abweichen.
Falschlieferung
ZFVerpackungsvorschrift nicht
eingehalten
Mangelhafter
Anlieferungszustand
(Beschädigte
Verpackung /
Lademittel)
3)
Beispiel
Maßnahme
PPM
relevant
Zählweise
- Maßabweichung
- Werkstofffehler
- Sauberkeit
- Oberfläche
- Teile ohne
Kennzeichnung
- (…)
Sortieren /
Ausschuss /
Nacharbeit (ob bei
ZF, Lieferant oder
externem
Dienstleister)
JA
100% der Bezugsmenge. Nach
Ergebnisvorlage des Sortierens ist eine
Korrektur auf die tatsächliche
fehlerhafte Menge (Ausschuss /
Nacharbeit) im IT-System zwingend
erforderlich.
BAW durch ZF
gestellt (8D
angefordert)
JA
100 % der auf dem BAW aufgeführten
Einheiten. Falls nicht 100 % der
Einheiten von dem BAW betroffen
sind, ist eine statistische /
bauteilspezifische Ermittlung der
PPM-relevanten Menge zulässig.
Konsignationslagerbestand
standortspezifisch
Falschlieferung ohne
Störung in Fertigung /
Produktion / Montage inkl.
Prüfstand. Teile /
Einheiten entsprechen
nicht der Bestellung
Ersatzlieferung
wird so geliefert,
dass es für ZF
keine
Produktionsstörung
verursacht
JA
Fehlerhafte Menge "1"
Falschlieferung mit
Störung in Fertigung /
Produktion / Montage inkl.
Prüfstand. Teile /
Einheiten entsprechen
nicht der Bestellung
Rücklieferung
JA
100 % der Bezugsmenge. Nach
Ergebnisvorlage Sortieren ist eine
Korrektur auf die tatsächliche
fehlerhafte Menge im IT-System
zwingend erforderlich.
Mischlieferung
Rücklieferung /
Sortieren
JA
100 % der Bezugsmenge. Nach
Ergebnisvorlage Sortieren ist eine
Korrektur auf die tatsächliche
fehlerhafte Menge im IT-System
zwingend erforderlich.
- Lademittel falsch bzw.
nicht gekennzeichnet
(Behälter / Verpackungseinheit)
- Behälteranzahl in einer
Verpackungseinheit falsch
- Art der Verpackung
falsch (inkl. nicht
genehmigter Verpackungsmaterialien)
Rücklieferung /
Sortieren /
Nachbessern
JA
Fehlerhafte Menge "1"
Spediteur durch
Auftraggeber beauftragt
Rücklieferung /
Sortieren /
Nachbessern
NEIN
Spediteur durch
Auftragnehmer beauftragt
Rücklieferung /
Sortieren /
Nachbessern
JA
Fehlerhafte Menge "1"
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Vom Lieferanten angezeigt (Lieferantenselbstanzeige)
Von ZF festgestellt…
Transportschaden
(Beschädigte
Bauteile)
Qualitätsrelevante
Dokumente
nicht gemäß
Anforderung
Teile /
Einheiten, die
von der
Spezifikation
abweichen
oder
nicht mit
freigegebenen
Prozess
gefertigt
wurden
Logistische
Reklamationen
3)
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/
Spediteur durch
Auftraggeber beauftragt
Rücklieferung /
Sortieren /
Nachbessern
NEIN
Spediteur durch
Auftragnehmer beauftragt
Rücklieferung /
Sortieren /
Nachbessern
JA
Anzahl der beschädigten Teile
Geforderte Dokumente z.B.
Erstmusterdokumentation,
Werksprüfzeugnisse,
Messberichte, usw. sind:
- fehlend
- unvollständig
- mangelhaft
Fehlende /
korrigierte
Dokumentation bei
Lieferant anfordern
JA
Fehlerhafte Menge "1"
Dokumentenversion- /
Indexangaben nicht
korrekt
Nachfordern bei
Lieferant
JA
Fehlerhafte Menge "1"
Bauteile sind noch beim
Lieferanten oder im
Transit
BAW durch
Lieferant gestellt
und akzeptiert (8D
mitgeliefert) oder
bei Nichtakzeptanz:
Sperrvermerk im
Wareneingang /
Rückweisung
NEIN
Bauteile sind bei ZF und
verursachen keine Störung
in Fertigung / Produktion /
Montage
BAW durch
Lieferant gestellt
und akzeptiert (8D
mitgeliefert) oder
bei Nichtakzeptanz
erfolgt
Rücklieferung
NEIN
Bauteile sind bei ZF und
verursachen eine Störung
in Fertigung / Produktion /
Montage
BAW durch
Lieferant gestellt
und akzeptiert (8D
mitgeliefert) oder
bei Nichtakzeptanz
erfolgt
Rücklieferung
JA
Termin- und
Mengenabweichung:
- Unter- / Überlieferung
- zu spät / zu früh geliefert
Wird durch die
logistischen
Bereiche festgelegt
und verfolgt
NEIN
Fehlerhafte Menge "1"
Reklamierte Teile aus dem Feld werden nur ppm-relevant berücksichtigt bei Betrachtungszeitraum Lieferung < 2 Jahre.
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Annex 1: PPM Decision Matrix
Notice of defect
…established by ZF
Parts / units
that deviate
from the
specification.
Wrong delivery
General ZF
packaging
regulations
were not
complied with
Defective
delivery condition (damaged
packaging /
transport
containers)
Example
3)
Action
PPM
relevant
Counting method
- Dimensional deviation
- Material defect
- Cleanliness
- Surface
- Parts without
marking/identification
- (...)
Sorting / scrap /
rework / (whether
at ZF, at the
supplier or with an
external service
provider)
YES
100% of the reference quantity. After
submission of the results of the
sorting, a correction to the actual
faulty quantity (scrap / rework) is
required without fail in the IT system.
Deviation request
provided by ZF (8D
requested)
YES
100% of the units listed in the
deviation request.
If not 100% of the units are affected
by the deviation request, a statistical /
component-specific identification of
the quantity relevant to PPM is
permitted.
Consignment stock
inventory
location-specific
Wrong delivery without
malfunction in
manufacturing /production
/ assembly including test
bench. Parts / units do not
correspond to the order
Compensation
delivery is to be
delivered such that
it does not cause
any production
disruption to ZF
YES
Defective quantity "1"
Wrong delivery with
malfunction in
manufacturing /production
/ assembly including test
bench. Parts / units do not
correspond to the order
Return delivery
YES
100% of the reference quantity. After
submission of the results of the
sorting, a correction to the actual
faulty quantity (scrap / rework) is
mandatory in the IT system.
Mixed delivery
Return delivery /
sorting
YES
100% of the reference quantity. After
submission of the results of the
sorting, a correction to the actual
faulty quantity (scrap / rework) is
required without fail in the IT system.
- Transport containers
marked incorrectly or not
at all (container / packageing unit)
- Number of containers in
a packaging unit incorrect
- Incorrect type of packageing (including non-approved packaging materials)
Return delivery /
sorting / rework
YES
Defective quantity "1"
Forwarding agent
commissioned by the
initiator
Return delivery /
sorting / rework
NO
Forwarding agent
commissioned by the
contractor
Return delivery /
sorting / rework
YES
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Defective quantity "1"
Gültig ab:
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Notified by supplier (voluntary disclosure of the supplier)
Established by ZF…
Transport
damage
(damaged
components)
Quality-related
documents are
not compliant
with
requirements
Parts / units
that deviate
from the
specification
or
were not
manufactured
using an
approved
process
Logistical complaints
3)
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Valid from:
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11
Forwarding agent
commissioned by the
initiator
Return delivery /
sorting / rework
NO
Forwarding agent
commissioned by the
contractor
Return delivery /
sorting / rework
YES
Number of damaged parts
The required documents,
for example initial sample
documents, specific test
certificates, test reports,
etc., are:
- missing
- incomplete
- faulty
Request missing /
corrected
documentation
from supplier
YES
Defective quantity "1"
Document version / index
information is incorrect
Request again from
supplier
YES
Defective quantity "1"
Components are still at the
supplier or in transit
Deviation request
provided by the
supplier and
accepted (8D
supplied) or nonacceptance:
restriction notice in
the incoming goods
department /
rejection
NO
Components are at ZF
premises and cause no
disruption in
manufacturing /
production / assembly
Deviation request
provided by the
supplier and
accepted (8D
supplied) or
NO
/
11
return delivery in
the case of nonacceptance
Components are at ZF
premises and cause a
malfunction in
manufacturing /
production / assembly
Deviation notice
provided by the
supplier and
accepted (8D
supplied) or return
delivery in the case
of non-acceptance
YES
Date and quantity
deviation:
- Under- / excess delivery
- Delivered too late / too
early
Is determined and
followed up by the
Logistics sectors
NO
Defective quantity "1"
Parts from the field that have been complained about are only considered as ppm-relevant for the supply reporting period of < 2 years.
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