Email-Import - Quadriga Informatik

Quadriga-IT
Option "Email-Import"
Aus Emails HelpDesk-Vorfälle erzeugen
Manueller Email-Import
Durch diese Radioknöpfe legen Sie fest, wie die Email zugeordnet wird.
Um gezielt eine Email aus Outlook nach
Quadriga-IT zu übernehmen, klicken
Sie in der Symbolleiste von Outlook auf
das Symbol "Import der Email in Quadriga-IT".
Einen Standardvorfall als Basis
für den neuen Vorfall wählen.
In Quadriga-IT öffnet sich damit das
Fenster "Email übernehmen", das Sie
auf der linken Seite sehen.
Hier entscheiden Sie, was mit
den Email-Anhängen passieren
soll. Sind sie auch zu importieren?
Email-Import zur Unterstützung des HelpDesk
Meldet ein PC-Anwender einen Stör- oder Problemfall per Email, lässt sich diese
Email manuell mit 2 Mausklicks oder automatisch in einen Quadriga-IT-Vorfall
überführen. Das erspart dem HelpDesk viel Erfassungsarbeit.
Speichern von Email-Anhängen als Dateien
Email-Anhänge werden auf Wunsch als Dateien gespeichert und einem Vorfall
zugeordnet. Beim manuellen Import können Sie diese Dateien auch anderen
Datensätzen wie Komponenten, Verträgen oder Lieferanten zuordnen.
Standardvorfälle als Basis nutzen
Beim Anlegen eines Vorfalls aufgrund einer Email können Sie auf die Standardvorfälle zurückgreifen. Der neue Vorfall kann dann Maßnahme-Vorschläge und
sonstige Angaben enthalten, die bei der Bearbeitung des Vorfalls helfen.
Emails vorhandenen Vorfällen zuordnen
Emails können wahlweise einen neuen Vorfall erzeugen, wenn es um eine neue
Angelegenheit geht. Alternativ dazu können sie einem vorhandenen Vorfall
zugeordnet werden, wenn ein sachlicher Zusammenhang vorliegt.
Email-Import zur Netzwerk-Überwachung nutzen
Viele Tools zur Netzwerk-Überwachung können bei kritischen Situationen Emails
erzeugen. Quadriga-IT wiederum kann anhand dieser Emails Vorfälle mit Handlungsanweisungen erzeugen, die zur jeweiligen Situation passen.
Sonstige Email-Funktionen
Die Option „Email-Import“ ergänzt eine Vielzahl von Funktionen zum Email-Versand, die in der Version BASIS von Quadriga-IT enthalten sind.
Technische Voraussetzungen
Während der manuelle Email-Import Microsoft Outlook ab Version 2003
voraussetzt, läuft der automatische Email-Import mit jedem MAPI-fähigen EmailSystem. Unterstützte Protokolle: POP3 und IMAP.
Wozu Email-Import?
Heutzutage spielt sich ein großer, wenn
nicht der überwiegende Teil firmen- und
verwaltungs-interner Kommunikation
über Emails ab. Dementsprechend sind
viele Informationen auf dem hauseigenen Email-Server gespeichert oder passieren diesen zumindest.
Eine so ergiebige Quelle an Informationen sollte ein Informations-System wie
Quadriga-IT möglichst direkt nutzen.
Es ist nicht sachgerecht, wenn man erst
Suchvorgänge in den Email-Postfächern durchführen muss, um einen umfassenden Überblick zu einem Thema
zu gewinnen. Stattdessen sollten die nötigen Informationen durch vorherigen
Email-Import in Quadriga-IT direkt zur
Verfügung stehen oder sich von dort aus
aufrufen lassen.
Gerade im HelpDesk müssen sämtliche
Informationen z.B. zu einem Vorfall
enthalten sein, inklusive des Email-Verkehrs. Die Option "Email-Import" ermöglicht das. Sie sorgt dafür, dass die
Informationen am Ende dort unmittelbar zur Verfügung stehen, wo man sie
benötigt.
Quadriga Informatik GmbH
Frankfurter Str. 61
D-63067 Offenbach
Tel.: 0(049)69.850030-0, Fax: -99
E-Mail: [email protected]
Internet: www.quadriga.de
Quadriga-IT
Automatischer Email-Import
Zahlreiche Einstellungen für den Email-Import
Emails von Tools zur NetzwerkÜberwachung
Die Option "Email-Import" lässt sich auch
in Verbindung mit anderen Anwendungen,
z.B. Tools zur Netzwerk-Überwachung, einsetzen, die in bestimmten kritischen Situationen den Versand von Emails auslösen.
Solche Emails wiederum können automatisch Vorfälle in Quadriga-IT erzeugen. Bewirken lässt sich dies in 2 Schritten:
? In dem jeweiligen Tool geben Sie diesen
Emails per Voreinstellung einen bestimmten Text im Betreff mit.
? Diesen Text im Betreff legen Sie als Kriterium für den Email-Import in QuadrigaIT fest.
In diesem Fenster informieren Sie sich über den aktuellen Stand des
laufenden Email-Imports. Wie Sie sehen, lassen sich auch vergangene Zeiträume auf Emails durchsuchen, die zu importieren sind.
Bei einem Kriterium für den Email-Import
können Sie vorsehen, dass der neue Vorfall
auf Basis eines Standard-Vorfalls anzulegen
ist. Dies hätte die nützliche Folge, dass der
Einrichten des Email-Imports
Email-Anhänge direkt als
erzeugte Vorfall je nach Standard-Vorfall
gleich Vorschläge für Maßnahmen enthält,
Dateien zuordnen
die bei der entsprechenden Situation erWelche Emails automatisch importiert
werden, legen Sie durch bestimmte Dokumente, Tabellen und sonstige Da- forderlich sind oder bei der Behebung des
Kriterien fest. Als Kriterien kommen in teien gelangen heutzutage sehr oft per Problems helfen.
Frage:
Email zu ihrem Empfänger. Dort werden sie gespeichert und z.B. im Rahmen
? Email-Adressen von Empfängern
von Quadriga-IT eventuell noch einer
Komponente, einem Vorfall oder einem
? Texte im Betreff einer Email
Vertrag zugeordnet.
Quadriga-IT legt für jede eingehende
Email, die auf einer der betreffenden Diesen Arbeitsablauf kürzt die Option
Email-Adressen eingeht oder einen der "Email-Import" erheblich ab, da Sie die
vorgesehenen Texte im Betreff enthält, Email-Anhänge gleich beim Emaileinen neuen Vorfall an.
Empfang der Komponente oder einem
anderen Datensatz zuordnen können.
Enthält der Email-Betreff eine Vorfall- Und zwar auf einfachste Weise. Das
Nummer, legt Quadriga-IT keinen neu- durch Wählen des Pfades mit mehreren
en Vorfall an, sondern ordnet die Email Mausklicks verbundene Speichern und
dem vorhandenen Vorfall mit dieser Zuordnen der Datei entfällt praktisch
Nummer zu.
ganz und wird durch einen knappen
Arbeitsschritt ersetzt.
Beim Einrichten des Email-Imports
sind auch schon Weichenstellungen für Die Option "Email-Import" macht die
die Bearbeitung der neuen Vorfälle wichtige und bisher schon bei den Anmöglich. Zum einen können Sie pro Kri- wendern von Quadriga-IT sehr beliebte
terium, d.h. pro Email-Adresse oder Funktion "Dateizuordnung" in der
Text im Betreff, separat bestimmen, Praxis leichter nutzbar.
welcher Bearbeiter oder welche Bearbeitergruppe den jeweiligen neuen Vor- Da Email-Anhänge sich neben Vorfälfall erledigen soll.
len auch Komponenten, Verträgen, Lieferanten usw. zuordnen lassen, kann die In diesen beiden Fenstern richten Sie den automaEmail-Import ein. Im oberen Fenster geht es um
Zum anderen können Sie den Kriterien Option "Email-Import" für Sie auch tischen
den Email-Server und die Email-Anhänge, im unteren
Standardvorfälle zuordnen, auf deren dann interessant sein, wenn Sie den geben Sie ein, nach welchen Kriterien die Emails für
Basis die neuen Vorfälle entstehen.
HelpDesk von Quadriga-IT nicht nut- den Import auszuwählen sind.
zen.

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