E-Mail für Lehrende und Mitarbeiter/innen

Einrichten von Outlook
Gruppenpostfach einrichten
Nachdem die Weiterleitung im AWM eingetragen ist, können Sie in Outlook Ihr Exchange Konto einrichten. Gehen
Sie hierzu einfach in Outlook oben links auf den Reiter
Datei (1) > Informationen (2) > Konto hinzufügen (3).
Mit der Einrichtung eines Gruppenpostfachs ist es möglich, einen gemeinsamen Kalender sowie gemeinsame
Kontakte zu verwalten. Gehen Sie in Outlook oben links
auf den Reiter Datei (1) > Kontoeinstellungen (4), Kontoeinstellungen... (5).
Im Reiter „E-Mail“ auf „Ändern“ klicken. Im sich öffnenden Fenster unten rechts auf „Weitere Einstellungen“.
Ein weiteres Fenster öffnet sich. Hier auf den Reiter
„Erweitert“, auf den Knopf „Hinzufügen“ klicken und im
erscheinenden Dialogfeld „HsKA“ eingeben. Alle offenen
Fenster mit Bestätigung durch „OK“ drücken schließen.
Automatische Antwortnachricht
Um eine automatische Antwortnachricht in Outlook
einzurichten gehen Sie auf den Reiter Datei (1) > Informationen (2) > Automatische Antworten (6).
Danach geben Sie Ihren Namen, Ihre Mailadresse und Ihr
Passwort 2x ein:
Im erscheinenden Fenster „Automatische Antworten
senden“ markieren und gegebenenfalls den Zeitraum,
in dem die automatische Antwortmail versendet werden
soll, definieren. Im Textfeld darunter den Inhalt der Benachrichtigung eingeben.
Diese Funktion kann auch über die Outlook Web App
(OWA) eingerichtet werden. Über die URL
Jetzt sollte Ihr Exchange-Konto automatisch gefunden
und eingerichtet werden.
-4-
webmail.hs-karlsruhe.de/ecp
und die folgende Anmeldemaske (Eingabe von IZ-Benutzername und IZ-Passwort) kommt man in den Einstellungsbereich von OWA. Hier finden Sie auf der rechten
Seite den Eintrag „Personen informieren, das Sie im
Urlaub sind“. Bei der Anwahl öffnet sich ein fast identisches Konfigurationsfenster wie in Outlook.
-5-
IZ2015028
E-Mail in der
Hochschule
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Montag - Freita
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08h bis 14
Zeit)
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10h bis 13h (V
OG, Raum 133
Gebäude LI, 1.
1) 925-2305
Telefon: (072
01
(0721) 925-23
Fax:
he.de
sk@hs-karlsru
de
lp
he
zi
l:
E-Mai
/iz
s-karlsruhe.de
Web:www.h
02/2015
Wie lautet meine Hochschul E-Mailadresse?
Weitergehende E-Mail-Einstellungen
Exchange in der Hochschule
Ihre Hochschul (HsKA) E-Mailadresse ermittelt sich aus
Ihrem IZ-Benutzernamen wie folgt:
In dem bekannten Webformular unter der Adresse
http://www.hs-karlsruhe.de/iz/mail
kann statt der Angabe einer E-Mail-Adresse
[email protected]
auch eine Kombination von mehreren Empfängeradressen zur parallelen Zustellung hinterlegt werden, beispielsweise mittels
[email protected], [email protected]
oder
[email protected], [email protected], mami1011
Derzeit können Beschäftigte der HsKA auf Antrag über
ihre IT-Administratoren statt POP3 ein Microsoft Exchange E-Mailkonto nutzen. (In naher Zukunft wird dies
auch für Studierende möglich sein.)
An gleicher Stelle können Sie sich Abwesenheitsantworten mittels der Webformularpunkte
• Autom. Antwortmailoff/on
• Autom. Antwortmail nur intern
off/on
• Betreff der autom. Antwortmail
<Antworttitel>
• Text der autom. Antwortmail <Antworttext>
• autom. Antwortmail erneut senden nach 4w
einstellen und parametrisieren.
Exchange E-Mailkonto einrichten
Beispiel: Mitarbeiter Micky Maus
HsKA E-Mailadresse: [email protected]
HsKA E-Mailalias:
[email protected]
Diese Informationen stehen in Ihrem persönlichen IZSicherheitsumschlag.
Beispiel: Student Micky Maus
HsKA E-Mailadresse:
[email protected]
Diese Informationen stehen in der student. Selbstverwaltung (ssv) im Dokument „initiale IZ-Zugangsdaten“.
Wie kann ich meine E-Mails lesen?
Mit einem POP3-fähigen E-Mailprogramm. Auf den PoolPCs sind diese für Sie schon vorkonfiguriert. Sie finden
Outlook und Thunderbird unter Start > Alle Programme >
Internet > ...
Für die Einrichtung auf einem privaten Endgerät bitte
folgende E-Mail-Grundkonfiguration verwenden:
E-Mail-Grundkonfiguration
Aus dem Hochschulnetz sind folgende Zugriffe möglich:
Mailserver-ProtokollPOP3
• Posteingangsserver:pop.hs-karlsruhe.de
Zugriff:
TCP / Port 995 (TLS) oder
TCP / Port 110 (POP3/STLS)
• Benutzername:
<achtstelliger IZ-Accountname>
z.B. mami1029)
• Abrufintervall:
max. 10 Abfragen in 10 min.
• Postausgangsserver: smtp.hs-karlsruhe.de
Zugriff:
TCP / Port 25 (SMTP/STARTTLS)
Aus dem Internet (ohne VPN) steht nur der eMail-Abruf
zur Verfügung. SMTP via VPN, bzw. mit Authentifizierung.
(Absenderdomain „@hs-karlsruhe.de“!)
E-Mail-Konten verwalten
Im Advanced Web Management (AWM) unter der Adresse
http://www.hs-karlsruhe.de/iz/mail finden Sie Einstellungen zur Weiterleitung, automatischen Antwortnachrichten und Spam-Filterung. Melden Sie sich mit Ihrem
IZ-Benutzername und IZ-Passwort an.
-1-
Zur Unterdrückung von SPAM stehen Ihnen frei wählbare
Blacklists zur Verfügung.
Spam-Filterung
Sie können Ihre eingehenden E-Mails von einer Barracuda Anti-Spam-Box (ASS) auf Spam, Malware und Viren
überprüfen lassen.
Dafür müssen Sie im AWM eine Weiterleitung an die ASSBox einrichten
Wenn Sie in dem bekannten Webformular unter der Adresse http://www.hs-karlsruhe.de/iz/mail
eine Weiterleitung an
<iz-username>@iz-ass-its.hs-karlsruhe.de
(z.B. [email protected])
eintragen, werden Ihre E-Mails über die Barracuda AntiSpam-Box in Ihr Postfach zugestellt.
Besonderheiten:
• Eine Weiterleitung an eine externe E-Mailadresse
(z.B. [email protected]) ist dann nicht mehr
möglich.
• im AWM-Feld „Meine Blacklist“ hinterlegte eigene
SPAM-Regeln werden vor der Weiterleitung durch
laufen.
-2-
Als E-Mail Client für Exchange E-Mailkonten in der HsKA
steht nur Microsoft Outlook zur Verfügung.
Der Zugriff auf ein Exchange E-Mailkonto kann aber über
einen beliebigen Webbrowser erfolgen. Ein Kalender mit
Kontakt-, Termin- und Aufgabenverwaltung ist integriert.
Sobald Ihr Postfach auf dem Exchange Server angelegt
ist, werden alle E-Mails von Hochschulangehörigen
mit Exchange-Postfach direkt in Ihr Exchange-Postfach
zugestellt.
Alle anderen E-Mails werden weiterhin in Ihr POP3-Postfach zugestellt.
Um alle Nachrichten in Ihrem Exchange-Postfach zu
erhalten müssen Sie im AWM (http://www.hs-karlsruhe.
de/iz/mail) wahlweise folgende Weiterleitung einrichten:
a. ohne SPAM-Prüfung:
<iz-username>@smtp2.hs-karlsruhe.de
b.
mit SPAM-Prüfung
<iz-username>@iz-ass-smtp2.hs-karlsruhe.de
Ihr Exchange- E-Mailkonto bietet neben dem Clientkonto
auch die Möglichkeit mit einem beliebigen Webbrowser
über die Outlook Web App (OWA) unter der Adresse
webmail.hs-karlsruhe.de
auf Ihr E-Mailkonto zuzugreifen.
Melden Sie sich mit Ihren IZ-Zugangsdaten an.
Der Zugang über webmail.hs-karlsruhe.de ist sowohl von
intern als auch von extern (ohne VPN) möglich.
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