46 VERLAGSVERÖFFENTLICHUNG Zukunft im Kopf. Alles im Griff: 7 goldene Regeln für Ihre Tagesplanung Die Hirnforschung sagt, dass Menschen nicht multitaskingfähig sind – und wenn der schnelle Wechsel zwischen Aufgaben oft zu funktionieren scheint, gilt das nur für Routineaufgaben. Bei anspruchsvollen Aufgaben führt das zu Qualitätsverlusten und einer sehr ineffizienten Nutzung der Zeit. Zielführender ist es, der täglichen Aufgabenfülle planvoll zu begegnen. Achten Sie bei Ihrer Tagesplanung dann noch auf diese 7 Regeln, behalten Sie Ihre Aufgaben im Griff: Von der Qualifizierung einzelner Mitarbeiter bis zur strategischen Unterstützung der Personalund Organisationsentwicklung – alles für Ihre Zukunft: Offenes Programm e-Learning Unternehmenslösungen Consulting www.haufe-akademie.de 1. Nähen Sie Ihre Terminplanung nicht „auf Kante“! Murphys Gesetz für das Zeitmanagement sagt, das alles länger dauert als man es plant. Dem kann man durch freie Zeiten nach Terminen oder längeren Aufgaben begegnen. 2. Planen Sie flexibel! Ist der Tag komplett terminiert, wird jede neue Aufgabe zur Unterbrechung. Planen Sie Pufferzeiten ein – die längste am Nachmittag, damit Sie Terminanfragen hierhin „umleiten“ können. 3. Nehmen Sie sich Zeit für E-Mails und Telefonate! E-Mail-Bearbeitung braucht Zeit. Wenn diese im Terminkalender nicht berücksichtigt wird, kann der Tag nicht funktionieren. 4. Machen Sie aus wichtigen Aufgaben Termine mit sich selbst! Termine werden meist eingehalten. Deshalb: Übertragen Sie Aufgaben in den Kalender und behandeln Sie sie genauso wie Termine mit anderen Personen. 5. Gestalten Sie den Tag wie ein Intervalltraining Ihr Gehirn kann sich 60 – 90 Minuten am Stück auf eine Sache konzentrieren. Planen Sie regelmäßig Pausen – anschließend sind Sie umso fitter für die nächste Herausforderung. 6. „Eat the frog!“! Erledigen Sie Unangenehmes möglichst sofort. Je länger man wartet, umso unangenehmer erscheinen solche Aufgaben. Also Augen zu, runter damit und für den Rest des Tages das gute Gefühl genießen. 7. Abends planen – dann „echte Freizeit“! Wenn wir unerledigte Dinge mit uns herumtragen, dann melden sich diese immer wieder. Schreiben Sie Ihre offenen Punkte vor Arbeitsschluss auf – und Ihr Gehirn gibt Ruhe. Und Sie haben den Kopf frei und die Gedanken da, wo sie hingehören: Bei den Menschen und Dingen, die Ihnen nach Ihrem Feierabend wichtig sind. Heinz Schulz-Wimmer Experte für Arbeitstechniken und Selbstmanagement, Trainer der Haufe Akademie www.haufe-akademie.de/8579 Lörracher Straße 9, 79115 Freiburg Tel.: 0761 898-4422 [email protected] www.haufe-akademie.de
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