PROXESS Desktop Die PROXESS Desktop-Module umfassen neben drei PROXESS Client-Varianten viele Möglichkeiten zur individuellen Archivierung und Recherche von Dokumenten durch den Anwender in seinem persönlichen Arbeitsumfeld. PROXESS Standard Client Der PROXESS Standard Client ist ein umfangreicher PROXESS Client auf Windowsbasis mit allen Funktionen zur Archivierung, Recherche, Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten. Archivierte Dokumente können gedruckt werden, als E-Mail versendet, oder per Ad-hoc-Workflow intern weitergeleitet werden. Ebenso ist eine Twain-Scanfunktion für Einzelund Stapelscannen integriert. Für zentrale Erfassungsstationen bietet Akzentum den PROXESS Scan Link an. PROXESS Recherche Client Nicht alle Mitarbeiter benötigen in der Regel die volle Funktionspalette zur Anlage und Bearbeitung von Dokumenten. Viele Mitarbeiter nutzen das Archiv als reine Informationsplattform. Hier stellt der PROXESS Recherche Client eine preisgünstige Alternative auf Basis des PROXESS Standard Clients mit eingeschränkter Funktionspalette für den reinen Recherchezugriff auf die Dokumente dar. Darüber hinaus bietet Akzentum einen browserbasierten PROXESS Client an. PROXESS Scribe PROXESS Scribe ist ein moderner Web-Client mit umfangreichen Such- und Bearbeitungsfunktionen bei gewohnter Sicherheit. Zu den Suchmöglichkeiten zählen die Schnellsuche à la Google, eine geführte Pfadsuche und die Möglichkeit über Filter zu suchen. PROXESS Office Link In Microsoft Word oder Microsoft Excel erstellte Dateien können direkt aus der jeweiligen Anwendung heraus indexiert und in PROXESS archiviert werden. Dabei können unterschiedliche Archive angesprochen werden. Ein integrierter „Archivbutton“ ruft die Indexierungsmaske auf. Bei der Vergabe der Schlagworte werden Sie vom PROXESS Index Miner unterstützt, der Ihnen die passenden Schlagworte bereits vorschlägt. . Flexibilität durch drei Clientvarianten . Einfache Ablage durch Indexierungshilfen . Schnelle Archivierung von Dateien im Windows Explorer . Schnelles „Markieren und Suchen“ . Direktes Archivieren aus Word und Excel . Archivierung von E-Mails aus MS Outlook . Vorgangsbezogene Bildarchivierung . Gleichzeitig Drucken und Archivieren (PDF) PROXESS Explorer Link Mit dem PROXESS Explorer Link können über das Kontextmenü des Windows Explorers bestehende Dateien direkt archiviert werden. Zur Unterstützung der Indexierung kann der PROXESS Explorer Link ebenfalls mit dem PROXESS Index Miner kombiniert werden. PROXESS Outlook Link Mit dem PROXESS Outlook Link können E-Mails anwendergesteuert archiviert werden. Einzelne oder beliebig viele E-Mails werden ausgewählt und in einem einzigen Arbeitsschritt mit den zugehörigen Dateianhängen in PROXESS abgelegt. Der Anwender entscheidet dabei eigenständig, ob die Indexierung automatisch oder interaktiv erfolgt. Auch hier ist wieder eine Kombination mit dem PROXESS Index Miner möglich. Der E-Mail-Text und textfähige Dateianhänge stehen für die schnelle Volltextsuche aus PROXESS zur Verfügung. Je nach Anwendungsfall können die E-Mails in einem allgemein zugänglichen Archiv oder in einem eigens für den Anwender eingerichteten Archiv ablegt werden. Werden eigene E-Mails versendet, können diese per Knopfdruck gleichzeitig archiviert werden. Über den PROXESS Outlook Link hinaus bietet Akzentum eine Lösung zur serverbasierten E-MailArchivierung an. PROXESS Printer Link PROXESS Ad-hoc Recherche Mit dem PROXESS Printer Link können alle druckfähigen Windows-Dokumente in einem Arbeitsschritt zur PDF-Datei umgewandelt werden und gleichzeitig in PROXESS archiviert werden. Dabei können Hintergrundbilder, wie Firmenformulare automatisch mit einem Text-Dokument verknüpft werden – pro Dokumenttyp und für die erste, die folgenden und die letzte Seite. Bei der Indexierung werden Sie unterstützt. Durch einfaches Markieren des gewünschten Suchbegriffs und einer bestimmten Tastenkombinationen wird die Suche aus nahezu jeder Anwendung in PROXESS ausgelöst. So ist mit der PROXESS Ad-hoc-Recherche aus jeder Anwendung mit Windows-Oberfläche eine einfache und komfortable Volltextsuche in Schlagworten und Dokumentinhalten möglich. Einerseits können feste Vorbelegungen (Konstanten, wie z. B. der Name des Mitarbeiters oder ein aktuelles Tagesdatum definiert werden, zum anderen kann der PROXESS Printer Link mit dem PROXESS Index Miner kombiniert werden. Die gedruckten und archivierten Dokumente werden auch hier in einem allgemein zugänglichen Archiv oder in einem eigenen Archiv abgelegt. PROXESS Management Console Mit der PROXESS Management Console werden die alle PROXESS-Desktop-Module zentral konfiguriert. Dabei kann der Administrator auf die bestehende PROXESS Benutzerverwaltung zurückgreifen und von seinem Arbeitsplatz aus individuelle Einstellungen für Gruppen oder Benutzer vornehmen. PROXESS Image Link Der PROXESS Image Link dient der schnellen und komfortablen Übernahme und Indexierung von digitalen Bilddaten in das PROXESS Archiv. Durch die Eingabe von zusätzlichen Informationen wird in PROXESS eine Vorgangsdokumentation angelegt. Eine Vorschaufunktion unterstützt die Archivierung. Dabei können bestimmte Felder auf Wunsch sinnvoll vorbelegt werden oder zwischen zwei Archivierungsvorgängen beibehalten werden. Die Funktionen im Überblick: • Voll-Client, Recherche-Client und Web-Client • DMS-Funktionen und Scanfunktion inklusive • Volltext- und Schlagwortsuche • Archivierung aus MS Word und MS Excel Der PROXESS Index Miner kann mit allen PROXESS Desktop Modulen kombiniert werden. Er unterstützt den Anwender bei der manuellen Indexierung neuer Dokumente. Der Anwender gibt beispielsweise ein Schlüsselkriterium, wie den Kundennamen oder eine Vorgangsnummer an. Sofort werden inhaltlich verwandte Dokumente im PROXESS Archiv recherchiert und deren Verschlagwortung zur Übernahme für das neue Dokument angeboten. Einfach per Mausklick bestätigen und eine individuelle Belegnummer oder einen individuellen Dokumentnamen eingeben, und schon ist das Dokument vollständig indexiert. Diese Funktion ist für den PROXESS Windows Client, den PROXESS Explorer Link, den PROXESS Printer Link, den PROXESS Outlook Link, den PROXESS Office Link und den PROXESS Image Link verfügbar. Akzentum GmbH • Die Dokumenten-Management-Spezialisten Westerwaldstraße 29 • 56579 Rengsdorf Fon +49 (0) 2634 / 66 55-300 • Fax +49 (0) 2634 / 66 55-398 E-Mail: [email protected] • www.akzentum.de • E-Mail Archivierung aus MS Outlook • Drucken und Archivieren gleichzeitig • Einfache Suche durch Markieren des Suchbegriffs • Automatische Indexierungsvorschläge • Vorgangsbezogene Archivierung von Bilddateien • Zentrale Konfiguration aller Desktop-Module © 10 / 2016 Akzentum GmbH PROXESS Index Miner
© Copyright 2024 ExpyDoc
