Aktenzeichen:
Fachbereich:
Handlungsanweisung 03/2006
OrgZ.:
Gültigkeit:
II-5020 / II-5001
Grundsatzangelegenheiten
Leistung
X 20
Ab: 20.03.2013
Sachstand:
17.08.2015
Anlage, Aufbau und Führung von Leistungsakten; Regelungen
zu Aufbewahrungsfristen im Rechtskreis SGB II
Inhaltsverzeichnis
1. Allgemeines
2. Papierakte
2.1 Anlage der Papierakte
2.1.1 Aktenträger
2.1.2 Beschriftung der Akte / Aktenzeichen
2.1.3 Dokumentation (Ablage) in der Papierakte
2.1.4 Regelmäßig aufzunehmende Unterlagen
2.1.5 Im Einzelfall aufzunehmende Unterlagen
2.2 Heftung in der Papierakte
2.3 Führung / Verwaltung von Papierakten
2.3.1 Kennzeichnung von Papierakten
2.3.2 Verfahren bei Akteneinsicht und –auskunft
2.3.3 Aktenversand
2.3.4 Aktenabgabe
2.3.5 Verlust von Papierakten, Ersatzakten
2.4. Archivierung von Akten
2.5 Vernichtung von Akten
2.5.1 Allgemeine Aufbewahrungsfristen
2.5.2 Verlängerung der Aufbewahrungsfristen
2.5.2.1 Rücknahmen nach § 45 SGB X
2.5.2.2 Erbenhaftung nach § 35 SGB II
2.5.2.3 laufende Einziehungsverfahren
2.5.3 Weitere Gründe für eine Verlängerung der
Aufbewahrungsfrist
2.6 Teilvernichtung
2.7 Archivierung im Staatsarchiv
2.8 Weitere Fallgestaltungen
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3. Elektronische Akte
3.1 Anlage elektronische Akte
3.2 Aktenzeichen
3.3 Dokumentation im Dialogverfahren
4. Schlussbestimmungen
Anlagen
Anlage 1: schriftliche Dokumentation A2LL/ALLEGRO/VerBIS/Papierakte
Anlage 2: Übersicht aufzunehmender Unterlagen
-
Erst- und Weiterbewilligungsanträge
-
Entscheidungen und Bestandsarbeiten
Handlungsanweisung
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1. Allgemeines
Die Akte (Papierakte und elektronische Akte - zur elektronischen Akte
gehören sowohl die in A2LL/ALLEGRO als auch die in VerBIS
gespeicherten Daten -) ist eine wichtige Grundlage zur Bearbeitung der
Sache und für die Entscheidungen der Sachbearbeitung.
Akte als Grundlage
der Entscheidung
Sie
dient
zudem
der
Fallbeurteilung,
Überprüfung
oder
Entscheidungsfindung für alle internen Stellen, wie z.B. der Rechtsstelle
von Jobcenter team.arbeit.hamburg sowie den Prüfungsinstanzen
(zentrale Vorprüfstelle oder Bundes-/Landesrechnungshof etc.).
Darüber hinaus dienen die Akten im Rahmen der gerichtlichen
Überprüfungen von getroffenen Entscheidungen als Beweismittel. Die
Akten dokumentieren die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von
Sozialdaten. Sie dienen damit zugleich der internen und externen
Datenschutzkontrolle.
Akten als
Beweismittel
Das Anlegen und Führen einer Akte muss daher mit größter Sorgfalt
und Genauigkeit erfolgen. Die Akte ist nicht nur eine Sammlung der für
die Leistungsgewährung erforderlichen Daten und Fakten über die
persönliche und soziale Situation der Kundinnen und Kunden, sondern
eine umfassende und lückenlose, den Zeitraum der Leistungsgewährung
im logischen Ablauf begleitende, Dokumentation aller Ereignisse und
Maßnahmen.
Akte als Medium
der Dokumentation
Damit die Akte übersichtlich ist, wird nachstehend geregelt, welche
Daten und Dokumente zu speichern und welche in der Papierakte
abzulegen sind. Eine vollständige Dokumentation des Falles sowie eine
nachvollziehbare Darstellung des Sachverhalts sind für fehlerfreies
effizientes Arbeiten unerlässlich.
2. Papierakte
2.1 Anlage der Papierakte
Für die SGB II-Leistungsgewährung ist stets eine Papierakte anzulegen.
Immer Papierakte
Vermittlungsrelevante aktuelle
Papierakte genommen.
Vermittlungsrelevante
Unterlagen
Unterlagen
werden
ebenfalls
zur
Eine gesonderte Vermittlungsakte wird nicht geführt.
2.1.1 Aktenträger
Die Akte ist auf den Namen des Antragstellers/der Antragstellerin
anzulegen. Der Antragsteller/die Antragstellerin ist der Vertreter/die
Vertreterin der Bedarfsgemeinschaft, also deren Vorstand und damit
zweckmäßigerweise der Aktenträger/die Aktenträgerin.
Aktenträger
Bei mehreren erwerbsfähigen Personen in der Bedarfsgemeinschaft wird
der Antragsteller/die Antragstellerin und damit der Aktenträger/die
Aktenträgerin durch die Kunden/Kundinnen bestimmt.
2.1.2 Beschriftung der Akte / Aktenzeichen
Die Akte ist mit 1. Nachnamen, 2. Vornamen und 3. Geburtsdatum zu
beschriften.
Zusätzlich wird das Aktenzeichen aus der BG-Nummer gebildet, die
automatisch durch das Dialogverfahren A2LL/ALLEGRO hergestellt wird
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Aktenbeschriftung
und ebenfalls auf die Papierakte zu übernehmen ist.
Die Beschriftung der Akte kann sowohl mittels der bestehenden BKVorlage (0-28 Aktenaufkleber) oder eines schwarzen Permanentmarkers
an den vorgesehenen Stellen vorgenommen werden.
Es bietet sich an, auf dem Aktendeckel in die dafür vorgesehenen Felder
sämtliche Mitglieder der BG mit Name und Kundennummer (Kd-Nr.)
einzutragen. Die Eintragungen sollten bei Veränderungen (Auszug,
Zuzug etc.) entsprechend aktualisiert werden.
Bei folgenden Veränderungen ist ggf. der Aktenträger/die Aktenträgerin
zu wechseln (keine abschließende Aufzählung):
Wechsel des
Aktenträgers
getrennt lebend
Scheidung
Beendigung einer eheähnlichen Gemeinschaft
Beendigung einer Lebenspartnerschaft
Bildung einer der vorstehenden Partnerschaftsbeziehungen
Ausscheiden des Aktenträgers/der Aktenträgerin aus dem SGB
II-Leistungsbezug wegen Leistungsausschluss oder Tod
2.1.3 Ablage in der Papierakte
Für die Aufnahme von Unterlagen, Dokumenten und Nachweisen gilt
der Grundsatz der Erforderlichkeit. Zur Papierakte sollen nur solche
Unterlagen genommen werden, deren Aufbewahrung zwingend
erforderlich ist und die eine Verständlichkeit/Lesbarkeit der
Leistungsakte auch ohne A2LL/ALLEGRO ermöglichen. Unter Umständen
ist lediglich eine Dokumentation darüber, dass die Unterlagen
vorgelegen haben und geprüft worden sind, ausreichend/zulässig. Ggf.
ist auch eine Dokumentation in VerBIS bzw. A2LL/ALLEGRO
ausreichend oder zusätzlich erforderlich. Siehe hierzu Anlage 1.
Nur erforderliche
Unterlagen
Erforderlich ist die Aufnahme von Unterlagen, wenn ohne diese die
Leistungserbringung nicht oder nicht sachgerecht erfolgen kann.
Zu den Unterlagen gehören auch Office-Dokumente sowie E-Mails, die
aus
datenschutzrechtlichen
Gründen
nicht
automatisiert
gespeichert werden dürfen, soweit sie den Bestimmungen des
§ 76 SGB X unterliegen. Hierunter fallen insbesondere
medizinische
und
gesundheitliche
Daten
der
Leistungsempfänger/-innen,
aus sonstigen rechtlichen Gründen als Nachweis weiterhin in
Papierform vorliegen müssen, u.a. im Zusammenhang mit
Rechtsmittelverfahren,
z.B.
Eingliederungsvereinbarung,
Vermittlungsvorschlag,
Einladungsschreiben,
Leistungsbescheide,
Aufhebungsund
Erstattungsbescheide,
Änderungsbescheide,
generell als Beweismittel oder zu Prüfungszwecken unverzichtbar
sind für Ämter, Gerichte und andere Institutionen ("Berechtigte
Dritte"), die keinen Zugriff auf die Fachverfahren haben. Ggf. ist
hier die Papierakte mit einem Ausdruck elektronisch
gespeicherter Daten zu vervollständigen.
Nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit ist nicht jeweils schematisch
eine Kopie des gesamten Dokumentes anzufertigen. Vielmehr ist genau
zu prüfen, ob und warum eine Unterlage für die Akte benötigt wird. Es
sind nur die Teile der Unterlage zu kopieren, die für die
leistungsrechtliche Entscheidung maßgebend sind.
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Nicht alles
fotokopieren
Bei Besonderheiten des Einzelfalles sollen weitere Unterlagen kopiert
und zur Akte genommen werden, z.B. bei vermuteten Betrugsabsichten
oder Differenzen und Widersprüchlichkeiten bei den vorgelegten
Unterlagen.
Größtmögliche
Transparenz
(auch
für
Vertretungskräfte
und
Revisionsinstanzen) kann nur durch entscheidungsbegründende
Vermerke in der Papierakte erreicht werden. Diese sind daher in jedem
Fall zu fertigen und in der Akte abzuheften. Hierbei ist mit
entsprechenden Vorlagen (Druckvorlage 0-22 in BK-Text oder
A2LL/ALLEGRO) und Verfügungen zu arbeiten. Selbstklebende
Notizzettel ersetzen nicht den Aktenvermerk.
Aktenvermerke
Aus Gründen einer schlanken Leistungsakte und des Umweltschutzes
sollten Ausdrucke– soweit möglich – beidseitig gefertigt werden.
Beidseitige
Ausdrucke
Schriftstücke werden chronologisch in Buchform abgeheftet, dabei
sollten Heftklammern aus den Unterlagen entfernt werden.
Chronologisch
heften
Antragsannehmende Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen schreiben in grün, um
die
vorgenommenen
Anmerkungen,
insbesondere
auf
Leistungsanträgen, gegenüber den Eintragungen des Kunden/der
Kundin kenntlich zu machen. Nachträgliche Änderungen sind zudem mit
Datum,
Handzeichen
und
Namensstempel
der
Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen zu versehen.
Schriftfarbe
Antragsannehmer/
namentliche
Kennzeichnung
Die einzelnen Blätter der Papierakte sind – gesondert für jede Heftung fortlaufend zu paginieren.
In der ersten Heftung sind Forderungen und ggf. die dazugehörigen
Unterlagen (z.B. Darlehensunterlagen) jeweils getrennt auf einem
Heftstreifen abzulegen und fortlaufend zu paginieren. Die Unterlagen
verbleiben in der Reihenfolge der Paginierung auf dem Heftstreifen in
der ersten Heftung und werden in den Folgeband der Akte
übernommen, soweit die Forderung noch offen ist. Die Forderung
verbleibt auch nach Abschluss in der ersten Heftung.
In der zweiten Heftung sind analog die Unterlagen zu Unterhalt, OWI
und die vermittlungsrelevanten Unterlagen jeweils getrennt in einem
Heftstreifen abzulegen und zu paginieren.
Paginierung
Bei Anlegen eines Folgebandes ist die Nummerierung nahtlos
fortzuführen. Ein neuer Band sollte immer mit einem Antrag (WBA)
beginnen.
Anlegen von
Folgebänden
Wenn es für die Lesbarkeit der Akte erforderlich erscheint, ist der
aktuelle Teil der 3. Heftung (siehe Pkt. 2.2) bei Anlegen eines
Folgebandes in den neuen Band zu übernehmen.
Die auf gesonderten Heftstreifen abgelegten Unterlagen über offene
Darlehen und sonstige offene Forderungen (siehe Pkt. 2.2) sind in
jedem Fall in den Folgeband zu übernehmen.
Die Forderungsübersicht der 1. Heftung (siehe Pkt. 2.2) ist ebenfalls in
den Folgeband zu übernehmen oder ggf. neu zu erstellen.
2.1.4 Regelmäßig aufzunehmende Unterlagen
Die nachstehenden Unterlagen sind ausnahmslos zur Papierakte zu
nehmen (keine abschließende Aufzählung):
Erst- und Folgeanträge ALG II
in einem verschlossenen Umschlag (mit Verschlusstreifen):
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Ausnahmslos
aufzunehmen
Ärztliche Bescheinigungen / Gesundheitsdaten – Diese
Unterlagen sind als medizinische Unterlagen zu kennzeichnen,
der Umschlag darf von keinem Mitarbeiter/keiner Mitarbeiterin
des Jobcenters geöffnet werden.
Vollmachten, Einverständniserklärungen
Erklärungen
zu
leistungsrelevanten
Sachverhalten
(z.B.
Erklärung über Mittellosigkeit, eheähnliche Gemeinschaft,
rechtliche und tatsächliche Verhältnisse)
Abtretungsverträge, Darlehensunterlagen,
Rückforderungsbescheide
Lohnabrechnungen/Einkommensbescheinigungen
(keine Kontoauszüge, vgl. Pkt. 2.1.5)
Unterlagen über vorrangige Ansprüche
Teile von Mietverträgen, soweit sie notwendige Informationen
für die Leistungsgewährung enthalten, Mietänderungsschreiben,
Abrechnungen für Heizungs-, Betriebs- und Wasserkosten,
Bestätigungen über Mietvorauszahlungen, Vertragsauflagen und
–einschränkungen – siehe hierzu Anlage 2
Nachweise zur Person bei Veränderungen des Personenstandes
(z.B. bei Aufnahme Neugeborener in der BG die Geburtsurkunde,
die Heiratsurkunde, nicht das Scheidungsurteil; mögliche
Ausnahmen siehe Anlage 2., Aufenthaltstitel)
Bei
einmaligen
Leistungen
sind
die
antragsund
zahlungsbegründenden Unterlagen aufzunehmen.
Widerspruchsvorgänge
(diese
werden
Bestandteil
der
Leistungsakte,
Prozessakten
werden
als
Beiakte
der
Leistungsakte geführt)
Daten, die von JC t.a.h. an Dritte übermittelt werden, sind
IMMER aktenkundig zu machen. Zu jeder - auch zur (fern-)
mündlichen - Datenübermittlung ist ein Aktenvermerk in der
Leistungsakte zu fertigen. Aus diesem müssen sich insbesondere
der Empfänger und der genaue Umfang der übermittelten Daten
entnehmen lassen.
Vermerk über
Datenübermittlung
an Dritte
2.1.5 Im Einzelfall aufzunehmende Unterlagen
Andere Unterlagen sollen nur
aufgenommen werden, soweit
Erkenntnisse ergeben.
im Ausnahmefall in die Akte
sich hieraus leistungsrelevante
Im Einzelfall
aufzunehmen
Dies ist dann der Fall, wenn die Berechnungsgrundlagen für mögliche
Leistungsansprüche eines Kunden/einer Kundin nicht schlüssig sind, so
dass Klärungsbedarf besteht.
Dieser Klärungsbedarf liegt z.B. vor, wenn Zweifel an der Richtigkeit der
Angaben in den Anlagen „EKS“ und „abschließende Angaben zum EKS“
bestehen. In diesen Fällen dürfen die den Zweifel begründenden
Unterlagen zur Akte genommen werden (Stichwort: BWA). Ein weiteres
Beispiel
ist
der
Fall,
wenn
der
Leistungssachbearbeiter/die
Leistungssachbearbeiterin einen Gesamtüberblick über die (quasi-)
gewerblichen
Aktivitäten
(Stichwort:
E-Bay-Verkäufer)
eines
Kunden/einer Kundin erhalten muss, um zu beurteilen, wann die Grenze
zum gewerblichen Handeln überschritten ist.
Insbesondere Kontoauszüge dürfen nur im Ausnahmefall zur Akte
genommen werden (z.B. wenn regelmäßige Bareinzahlungen durch
Dritte erfolgen). Grundsätzlich sind diese lediglich vorzulegen. Der
Kunde/die Kundin muss zudem immer zeitgleich mit der
Aufforderung zur Vorlage der Kontoauszüge darauf hingewiesen
werden,
dass
auf
der
Ausgabenseite
Empfänger
und
Verwendungszwecke, die besondere Arten personenbezogener
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Kontoauszüge
Daten im Sinne des § 67 Abs. 12 SGB X enthalten, geschwärzt
werden dürfen (siehe Anlage 2).
Hinweis: Der Schwerbehindertenausweis/der Feststellungsbescheid
darf nicht zur Akte genommen werden! Die Gültigkeitsdauer, der GdB
und ggf. die Merkzeichen sind in der Akte zu vermerken.
SchwerbehindertenAusweis
Die Anlagen der Hinweise der Bundesagentur für Arbeit zum
Aufbau und Führen einer Leistungsakte im Rechtskreis SGB II
(siehe Anlage 2) bieten einen detaillierten Überblick darüber,
welche Unterlagen zur Akte genommen werden sollten,
grundsätzlich nicht zur Akte zu nehmen sind (insbesondere aus
datenschutzrechtlichen Gründen) bzw.
wann ein Vermerk darüber, dass die Unterlagen vorgelegen
haben, ausreichend ist.
Die Dokumentation darüber, dass die Unterlagen vorgelegen
haben, ist in der folgenden Liste vorzunehmen. Die Nutzung ist
verbindlich.
Übersicht
aufzunehmender
Unterlagen
NEU:
Checkliste zur
Vorlage
leistungsrelevanter
Unterlagen
141016_Checkliste
leistungsrelevante Unterlagen.docx
Die Liste steht Ihnen in den BK-Text-Vorlagen > lokale Vorlagen
> team.arbeit.hamburg > Leistung zur Verfügung.
Die Liste ist vollständig ausgefüllt (mit Datum und Handzeichen)
zur Akte (Unterlagen zum Neuantrag- 3. Heftung) zu nehmen.
Sonderfall: Selbständige Leistungsberechtigte
Unterlagen zur Berechnung der Höhe des Leistungsbezuges
selbständiger Leistungsberechtigter, wie z.B. Rechnungen, sind nach
abschließender Entscheidung und Ablauf der Rechtsmittelfrist zu
entnehmen und an den Leistungsberechtigten zurückzugeben. Über den
Verbleib ist ein Vermerk zu fertigen. Der vollständig ausgefüllte und
unterschriebene Vordruck EKS verbleibt in der Akte.
Summen- und Saldenliste / BWA: Die Ablage einer Kopie ist
grundsätzlich nicht zulässig (analog zu Kontoauszügen). Die Summenund Saldenliste braucht nicht vorgelegt zu werden, soweit diese für die
Einkommensermittlung nicht relevant ist.
2.2 Heftung in der Papierakte
1. Heftung:
1. Übersichtsbogen/Forderungsübersicht
verbindlich):
(Die
Nutzung
ist
Forderungsübersicht
.docx
2. Unterlagen über Forderungen einschließlich der dazugehörigen
Bescheide und erforderlichen Berechnungen (Abschluss der
Aufrechnung oder Beendigungsmitteilung der Kasse).
3. Darlehensunterlagen einschließlich Abtretungserklärungen und
-vertrag, Bescheid, Sollstellung und ggf. Tilgungsnachweise.
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1. Heftung –
Übersichtsbögen/
Forderungen/
Darlehen
2. Heftung:
Aus Gründen des Datenschutzes sind folgende Unterlagen zu separieren
und mittels getrennter Heftstreifen abzuheften:
1. in einem verschlossenen Umschlag (mit Verschlusstreifen):
Gesundheitsrelevante Unterlagen (Atteste, Ärztliche und
Psychologische
Gutachten,
Bescheide
von
anderen
Sozialversicherungsträgern
soweit
Stellungnahmen
zur
Gesundheit enthalten sind, Betreuungsbeschlüsse etc.). In der
Regel
sind
diese
Unterlagen
bei
Akteneinsicht
und
vorübergehender Aktenweitergabe herauszunehmen und in der
Retent-Tasche zu verwahren.
2. Heftung –
besondere
Unterlagen auf
einzelnen
Heftstreifen
2. Unterhaltsrechtliche Unterlagen – Achtung: Bei Gerichtsurteilen
und –beschlüssen darf nur der Tenor abgelegt werden! Sobald
eine gesonderte Unterhaltsakte durch das Unterhaltsteam
angelegt wird, sind die Unterlagen zur Unterhaltsakte zu geben.
3. Teilvorgänge der OWiG-Sachbearbeitung, insbesondere aus dem
Strafverfahren.
Dokumente
des
Amtsgerichtes,
der
Staatsanwaltschaft oder des Hauptzollamtes über den Ausgang
eines Strafverfahrens (z.B. Urteile, Strafbefehle) sind in der
Rechtsstelle, Team X173, Ordnungswidrigkeiten, gesondert
aufzubewahren (FH der BA zu § 63 SGB II). Sonstige Unterlagen
werden vom Team X X173 in einem Schnellhefter in der 2.
Aktenheftung abgelegt. Nach einem Freispruch der/des
Leistungsberechtigten werden die Unterlagen wieder aus der
Akte entfernt. Gleiches gilt nach einem rechtskräftigen Urteil –
danach darf nur noch der Tenor aufbewahrt werden.
4. Vermittlungsrelevante
Unterlagen
(datenschutzrechtliche
Einwilligungserklärung,
Nachweise
über
Bewerbungen,
Durchschriften, Bildungsgutscheine, EGV etc.).
3. Heftung:
Chronologisch nach Eingangsdatum alle leistungsrelevanten Unterlagen
(einschließlich Erst- und Weiterbewilligungsanträge)
Tasche im vorderen Aktendeckel:
Der vordere Aktendeckel bleibt leer.
Tasche im hinteren Aktendeckel:
Der hintere Aktendeckel bleibt leer. Ggf. können hier vorübergehend
unbearbeitete Vorgänge verwahrt werden.
2.3 Führung / Verwaltung von Papierakten
Die Akten werden alphabetisch und nach den Geburtsdaten geordnet.
Der Verbleib einer Akte ist auf der Entnahmetafel und/oder RetentTasche zu vermerken.
Der Schutz der Sozialdaten gem. § 35 SGB I und §§ 67 - 78 SGB X ist
zu beachten.
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3. Heftung – alle
leistungsrelevanten
Unterlagen
2.3.1 Kennzeichnung von Papierakten
Getrennte Akten von Eheleuten oder Eltern und ihren minderjährigen
unverheirateten Kindern sind mit gegenseitigen Hinweisen auf den
hinteren inneren Aktendeckeln zu versehen.
Gegenseitige
Hinweise bei
Verwandtschaft
oder Haushaltsgemeinschaft
Leben
mehrere
Aktenträger/Aktenträgerinnen
in
einer
Haushaltsgemeinschaft,
sind
diese
Akten
ebenfalls
mit
korrespondierenden Hinweisen auf den hinteren inneren Aktendeckeln
zu versehen.
Folgende Sachverhalte sind auf dem vorderen Aktendeckel (außen) mit
einem roten Buchstaben zu kennzeichnen:
D
F
E
offenes Darlehen
sonstige offene Forderungen
Erbenhaftung
Darüber hinaus können weitere Hinweise auf dem Aktendeckel
angebracht werden (z.B. Hinweis auf bestehende Unterhaltsakten,
Kennzeichnung der Einleitung eines Bußgeldverfahrens mit Hinweisen
auf die Seitenzahl, Pfändungsschutzkonten, laufende Tilgung,
Aufstocker).
Kennzeichnung bei
Darlehen,
Forderungen,
Erbenhaftung
Kennzeichnung bei
Unterhalt, Bußgeld,
P-Konto
2.3.2 Verfahren bei Akteneinsicht und –auskunft
Den Beteiligten des Verwaltungsverfahrens steht ein Recht auf Einsicht
in die das Verfahren betreffenden Akten gemäß § 25 SGB X zu, wenn
deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen
Interessen
erforderlich
ist.
Bis
zum
Abschluss
des
Verwaltungsverfahrens gilt dies nicht für Entwürfe zu Entscheidungen
sowie für die Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung.
Möglichkeit der
Einsichtnahme
Außerhalb eines Verwaltungsverfahrens besteht ein Auskunftsrecht
des/der Betroffenen (§ 83 SGB X). Dies ist immer der Fall, wenn die
Informationen selbst den Bezug zu einer bestimmten natürlichen Person
erkennen lassen.
Allerdings ist die Erteilung der Auskunft an einen Vertreter/eine
Vertreterin oder einen Bevollmächtigten/eine Bevollmächtigte zulässig.
Soweit im Anwendungsbereich des Sozialgesetzbuches die Akten
Angaben über gesundheitliche Verhältnisse des/der Beteiligten
enthalten, ergeben sich für die Wahrnehmung des Akteneinsichtsrechts
Besonderheiten aus § 25 Abs. 2 SGB X (Vermittlung des Akteninhaltes
durch
einen
Arzt/eine
Ärztin).
Einschränkungen
des
Akteneinsichtsrechts
der
Beteiligten
können
sich
aus
Geheimhaltungsinteressen weiterer Beteiligter oder Dritter ergeben (§
25 Abs. 3 SGB X).
Im Geltungsbereich des Sozialgesetzbuches umfasst das Recht auf
Akteneinsicht außerdem das Recht, sich Auszüge, Abschriften oder
Ablichtungen aus den Akten durch die Dienststelle fertigen zu lassen (§
25 Abs. 4 SGB X).
Dieses Begehren muss konkret formuliert sein (genaue blattweise
Bezeichnung). Es reicht nicht, dass Kopien der gesamten Akte oder
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Entscheidung über
Akteneinsicht durch
„aller relevanten Vorgänge“ verlangt werden. Über ein Verlangen auf
Akteneinsicht entscheidet die Teamleitung.
Teamleitung
Dritte, die keine Verfahrensbeteiligten sind, dürfen Akten grundsätzlich
nicht einsehen. Ausnahmen sind nur im Rahmen von gerichtlichen
Verfahren und bei Forschungsvorhaben gem. § 75 SGB X mit
Genehmigung der Träger von Jobcenter team.arbeit.hamburg bzw. der
Geschäftsführung zulässig.
Keine Einsicht für
Dritte ohne
Beteiligung
Vor der Gewährung der Akteneinsicht im Anwendungsbereich des
Sozialgesetzbuches ist der OWiG-Teilvorgang zu entnehmen. Die
Akteneinsicht im OWiG-Verfahren findet in der Rechtsstelle (X173)
statt. Akteneinsicht im Rahmen eines Strafverfahrens findet
ausschließlich nach Entscheidung der Staatsanwaltschaft statt.
OWiG-Verfahren
Strafverfahren
In allen anderen Fällen erfolgt die Akteneinsicht bei der aktenführenden
Behörde in der Dienststelle, in der sich die Akte zum Zeitpunkt des
Ersuchens befindet. Ein Mitarbeiter sollte bei der Sichtung anwesend
sein. Über die Akteneinsicht ist ein Vermerk zu fertigen.
2.3.3 Aktenversand
Akten werden im Regelfall nicht übersandt. Ausnahmen kann die
Behörde gestatten (25 Abs. 4 SGB X). Wird die Akte ausnahmsweise
übersandt, geschieht das unentgeltlich und gegen ein mit Datum und
Unterschrift versehenes Empfangsbekenntnis (§ 5 Abs. 2 VwZG). Vor
Übersendung
ist
zu
vermerken,
welche
Aktenbestandteile
herausgegeben werden, so dass die Vollständigkeit bei Rücksendung
geprüft werden kann.
§ 25 Abs. 4 SGB X gilt nicht im Widerspruchsverfahren, siehe § 84a
SGG. Im Widerspruchsverfahren kann daher die Akte grundsätzlich an
auswärtige Bevollmächtigte übersandt werden, wenn keine besonderen
Gründe entgegenstehen.
Beim Aktenversand sind die nach § 76 SGB X besonders zu
schützenden Unterlagen der 2. Heftung sowie solche Unterlagen, die
gem. § 35 SGB I zur Erfüllung der Aufgaben der um Amtshilfe
ersuchenden Stelle nicht erforderlich sind, vorher der Akte zu
entnehmen und als Retent bis zur Rücksendung der Akte zu verwahren.
Bei Aktenanforderungen durch
vollständig zu übersenden.
die
Prüfinstanzen
sind
die
Zu schützende
Unterlagen aus 2.
Heftung vor
Versendung
entnehmen
Akten
Akten bzw. Vorgänge aus Akten sind aus datenschutzrechtlichen
Gründen für den Versand so zu verpacken, dass eine Einsichtnahme
nicht möglich ist. Die verschlossene Versandform gilt auch für den
Versand über den behördeninternen Postversand.
Verschlossene
Versandform
Der Verbleib einer Akte ist auf der Entnahmetafel und/oder RetentTasche zu vermerken. Falls ein Anforderungsschreiben nicht vorliegt,
sind
der
Aktenempfänger/die
Aktenempfängerin
sowie
der
Übersendungsgrund deutlich zu vermerken.
Abgabevermerk
Handlungsanweisung
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2.3.4 Aktenabgabe
Bei einem Standortwechsel (auch bei Abgabe einer Akte wg.
Zusammenführung von zwei Bedarfsgemeinschaften!), ist in der
elektronischen Akte ein Abgabevermerk (formlos) über relevante Daten
zu hinterlegen und als Ausdruck zur Papierakte zu nehmen.
Die Papierakten sind vollständig, also mit allen Bänden, abzugeben.
Die Bearbeitung aller Vorgänge bei Zuständigkeitswechsel innerhalb von
Hamburg
ist
in
der
Arbeitsanleitung
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Zuständigkeit/Ordnungsgemäße Fallabgabe - geregelt.
2.3.5 Verlust von Papierakten - Aktensuchlauf
Papierakten, die unter Ausschöpfung aller Suchmöglichkeiten nicht
innerhalb von 2 Monaten in der Dienststelle aufgefunden werden,
meldet die aktenführende Stelle unter Angabe aller relevanten Daten
der Zentrale von Jobcenter team.arbeit.hamburg, Grundsatzangelegenheiten Leistung.
Die Meldung enthält neben der Angabe des Standortes,
Organisationszeichen, die BG-Nummer, Namen, Vornamen
Geburtsdatum.
das
und
Die Zentrale von JC t.a.h führt zum 15. eines jeden Monats den sog.
Aktensuchlauf durch und veröffentlicht eine Liste mit vermissten Akten,
die an alle Dienststellen gesendet wird. Alle Dienststellen sind
verpflichtet, unverzüglich nach den vermissten Akten zu suchen, ggf.
das Wiederauffinden mitzuteilen und die Akte dem zuständigen
Standort zuzusenden.
Bis zum Wiederauffinden der Akte, legt die aktenführende Dienststelle
eine Ersatzakte an, die entsprechend zu kennzeichnen ist. In der
Ersatzakte sind die Unterlagen gemäß Ziffer 2.2 aufzunehmen.
Anlage Ersatzakte
2.4 Archivierung von Akten
In allen Fällen, die nach Einstellung / Beendigung archiviert
werden sollen, ist künftig die folgende Archivierungsverfügung
(ersetzt die alte zdA-Vfg.) auszufüllen und als erstes Blatt in die
erste Heftung der Akte aufzunehmen.
Archivierungs-Vfg.
Um Aussonderungs- bzw. Archivierungsaktionen künftig zu erleichtern,
sind
in
die
Akten,
die
ab
in
Kraft
treten
dieser
Handlungsanweisung geschlossen werden, farbige Terminstreifen
einzuhängen.
Kennzeichnung der
Akte bei
Archivierung
Es empfiehlt sich zudem, in den entsprechenden Jahreszahlfeldern das
jeweilige Jahr des letzten Zahltages (mindestens an einem Tag
Leistungen bezogen) oder des letzten Vorganges (leistungsrelevante
Bearbeitung) anzukreuzen. Alternativ kann ggf. das Datum der
Vernichtung auf dem Aktendeckel notiert werden.
Handlungsanweisung
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Farbe
Vernichtung
Orange
2018
Rot
2019
Gelb
2020
Dunkelgrün
2021
Dunkelblau
2022
Braun
2023
Hellblau
2024
Hellgrün
2025
Weiß
2026
Grau
2027
Schwarz
30 Jahre
Farbübersicht
2.5 Vernichtung von Akten
JC t.a.h. hat nach Abschluss eines Haushaltsjahres zu veranlassen, dass
die
Unterlagen,
deren
Aufbewahrungszeiten
abgelaufen
sind,
ausgesondert
werden,
wenn
nicht
andere
Rechtsoder
Verfahrensvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen (siehe
hierzu 2.5.2). Wurde eine Akte identifiziert, die gemäß den
nachstehenden Fristen vernichtet werden kann, ist die gesamte Akte
(Inhalt und Aktendeckel nebst Aufhängung) in den Reißwolf zu geben.
Um festzustellen, ob eine Akte in den Reißwolf gegeben werden kann,
soll die folgende Vernichtungsverfügung ausgefüllt werden. Die
Verfügungen sind zu sammeln und fünf Jahre aufzubewahren.
Regelung zur
Abgabe an das
Hamburgische
Staatsarchiv
beachten (s.u. 2.7)
Vernichtungs-Vfg.
Die Vernichtung der in den Leistungsakten zusammengeführten
Unterlagen muss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen genügen.
Es ist ein Vermerk über die Vernichtung der Akte zu hinterlegen:
- in A2LL > Fallhistorie > BWZ-Kennzeichen: sonstiger Grund >
Kennzeichnungsgrund: LA vernichtet am TT.MM.JJJJ zu
hinterlegen.
- in ALLEGRO > Bearbeitungssystem > Bedarfsgemeinschaft >
Organisatorisches > Bemerkung: LA vernichtet am TT.MM.JJJJ
Vernichtungsvermerk in
A2LL/ALLEGRO
2.5.1 Allgemeine Aufbewahrungsfristen
Die in der Leistungsakte zusammengeführten Unterlagen unterliegen
den in den „Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes“ (ABestB –
HKR) niedergelegten Regelungen.
Danach gilt, dass die in einer Leistungsakte zusammengeführten
Unterlagen nach Abschluss des Leistungsfalls fünf Jahre lang zu
archivieren sind.
Die Frist beginnt immer nach dem Ablauf des
Haushaltsjahres, in dem der Leistungsfall abgeschlossen worden ist.
(Dies gilt auch für alle nachfolgenden Fristen, s.u.)
Handlungsanweisung
03/2006
Beginn der
allgemeinen
Aufbewahrungsfrist (fünf Jahre)
Seite - 12 -
Die Regelung der ABestB – HKR für Kassenanordnungen und zugehörige
zahlungsbegründende Unterlagen gelten auch für Vorgänge, in denen
es aufgrund einer ablehnenden Entscheidung nicht zu einer Zahlung
gekommen ist.
Zahlungsbegründende Unterlagen sind alle Schriftstücke, die eine
Kassenanordnung
oder
die
Buchung
aufgrund
allgemeiner
Kassenanordnungen begründen. Sie müssen Zweck und Anlass der
Zahlung, Umbuchung oder Buchung so deutlich erkennen lassen, dass
die zugrunde liegende Entscheidung zweifelsfrei ersichtlich und
nachvollziehbar ist. Außerdem müssen sie die Bestimmung von
Rechtsgrund
und
Gegenstand
der
Zahlung
ermöglichen.
Zahlungsbegründende Unterlagen können auch elektronisch erzeugte
Dateien oder Datensätze sein. Unterlagen sind auch dann
zahlungsbegründend, wenn sie erkennen lassen, weshalb eine Zahlung
nicht erfolgt ist.
Zahlungsbegründende
Unterlagen
2.5.2 Verlängerung der Aufbewahrungsfristen
Die Notwendigkeit zur Verlängerung der Archivierungsfrist besteht im
Rechtskreis SGB II im Wesentlichen im Rahmen von folgenden
Fallgestaltungen:
Ausnahmen von
der allgemeinen
Aufbewahrungsfrist
Rücknahme nach § 45 SGB X
Erbenhaftung nach § 35 SGB II
noch nicht abgeschlossene Einziehungsverfahren
2.5.2.1 Rücknahmen nach § 45 SGB X
Die Leistungsakte ist zehn Jahre aufzubewahren, wenn das spätere
Entstehen von Rücknahmen der Bewilligungsentscheidungen nach § 45
SGB X wahrscheinlich erscheint.
Rücknahmen nach §
45 SGB X
(10 Jahre)
Kriterien, die dafür sprechen, dass später ein Sachverhalt bekannt
werden könnte, der eine Rücknahme nach § 45 SGB X rechtfertigt, sind
z. B.:
wenn der Kunde falsche oder unvollständige Angaben gemacht
hat, erst recht, wenn diese zu Strafverfahren oder Verfahren
nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten geführt haben oder
wenn andere konkrete Anhaltspunkte dafür sprechen, dass in
Zukunft solche Sachverhalte bekannt werden könnten.
2.5.2.2 Erbenhaftung nach § 35 SGB II
Leistungsakten sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren, bevor
eine Vernichtung in Betracht kommt, wenn das Entstehen eines
Anspruchs aus Erbenhaftung möglich erscheint.
Bevor die Akte vernichtet wird muss geprüft werden, ob die
leistungsberechtigte Person noch lebt. Ist dies der Fall, kann ein
Ersatzanspruch wegen Erbenhaftung nicht mehr entstehen, weil
innerhalb der letzten zehn Jahre vor einem später eintretenden Erbfall
keine Leistungen nach dem SGB II bezogen wurden. Sollte die
leistungsberechtigte
Person
bereits
verstorben
sein,
ist
die
Geltendmachung eines Ersatzanspruchs nach § 35 SGB II zu prüfen.
Kann die Feststellung, ob der/die Leistungsberechtige noch lebt, nicht
getroffen werden, ergibt sich aufgrund der dreijährigen Ausschlussfrist
zur Geltendmachung eines Anspruchs eine Gesamtaufbewahrungsfrist
Handlungsanweisung
03/2006
Erbenhaftung
(13 Jahre)
Seite - 13 -
von maximal 13 Jahren.
Das Entstehen eines Anspruchs aus Erbenhaftung erscheint möglich,
wenn:
zum Ende des Leistungsbezuges nennenswertes Vermögen
vorgelegen hat und
die in den letzten zehn Jahren vor dem Todesfall erbrachten
Leistungen (inklusive der Sozialversicherungsbeiträge) den
Betrag von 1.700 EUR überstiegen haben.
Von nennenswerten Vermögenswerten kann ausgegangen werden bei:
Eigentum an selbst genutzten Immobilien unabhängig von der
Belastung mit Grundpfandrechten,
Vermögensgegenständen, die in der Summe ihrer Werte zum
Zeitpunkt des Endes des Leistungsbezuges einen Wert von
insgesamt 5.000 EUR hatten, insbesondere in Form von
Lebensversicherungen, soweit im Versicherungsvertrag keine
Bezugsberechtigte/kein Bezugsberechtigter benannt wurde und
die Ansprüche aus der Versicherung vererbbar sind (wenn eine
Bezugsberechtigte/ein Bezugsberechtigter benannt ist, fällt die
Lebensversicherung nicht in den Nachlass) oder
deren Verwertung während des Leistungsbezuges eine
besondere Härte bedeutet hätte (z. B. besondere Familien- und
Erbstücke, Ersparnisse für die Altersvorsorge, die trotz
lückenhafter Rentenversicherung – z. B. wegen früherer
Selbständigkeit – kurz vor dem Rentenalter hätten eingesetzt
werden müssen, landwirtschaftliche Nutzflächen, die der
Alterssicherung dienten, wenn diese nicht anderweitig gesichert
war).
2.5.2.3 Laufende Einziehungsverfahren
Leistungsakten, die noch nicht abgeschlossene Einziehungsverfahren
beinhalten, sind von einer Vernichtung auszunehmen, auch wenn die
Leistungszahlung bereits abgeschlossen wurde. Ein Einziehungsverfahren ist nicht abgeschlossen, wenn die Forderung noch offen ist.
Die Beitreibung der Forderung wird durch den Inkasso-Service
vorgenommen. Ist die Forderung vollständig getilgt, und das
Einziehungsverfahren abgeschlossen, beginnt die fünfjährige
Aufbewahrungsfrist am 01.01. des auf die vollständige Beendigung des
Einziehungsverfahrens folgenden Kalenderjahres. Über die Beendigung
des Einziehungsverfahrens wird eine Beendigungsmitteilung durch ERP
erzeugt.
Noch nicht
abgeschlossene
Einziehungsverfahren
Sonderfall: Niedergeschlagene Forderungen
Eine Forderung ist auch dann noch offen, wenn sie lediglich befristet
oder unbefristet durch den Inkasso-Service niedergeschlagen wurde.
Bei einer Niederschlagung (Ausbuchung der Forderung aus dem aktiven
Bestand) handelt es sich lediglich um eine verwaltungsinterne
Maßnahme, die dem Einzahlungspflichtigen nicht bekannt gegeben wird.
Sie dient dazu, unwirtschaftliche Vollstreckungsversuche zu vermeiden.
Die Forderung kann jederzeit wieder eröffnet werden, wenn z.B. Erben
bekannt werden oder sich Einziehungsmöglichkeiten, wie z.B. die
Aufrechnung mit laufenden Leistungen, ergeben. Akten, die niedergeschlagene Forderungen enthalten, dürfen daher nicht
vernichtet werden. Eine Prüfung der Einkommens- oder Vermögensverhältnisse durch die Sachbearbeiterin/den Sachbearbeiter ist jedoch
nicht erforderlich. Die Zuständigkeit für die Bewirtschaftung dieser
Forderungen liegt seit dem 13.04.2015 an den Inkasso-Standorten
Handlungsanweisung
03/2006
Niedergeschlagene
Forderungen
Seite - 14 -
Fulda und Schwäbisch-Gmünd. Soweit jedoch z.B. bei einer erneuten
Antragstellung Vermögen oder Einkommen bekannt werden, wäre der
Bereich Inkasso zu verständigen, damit das Einziehungsverfahren
wieder aufgenommen werden kann. Die Aufbewahrungszeit endet,
wenn der gesamte Forderungsbetrag zurückgezahlt wurde oder der
Inkasso-Service die Forderung erlässt (sehr selten). Wiederum beginnt
dann die fünfjährige Aufbewahrungsfrist am 01.01. des auf die
vollständige
Beendigung
des
Einziehungsverfahrens
folgenden
Kalenderjahres. Über die Beendigung des Einziehungsverfahrens wird
eine Beendigungsmitteilung durch ERP erzeugt.
2.5.3
Weitere
Archivierungsfrist
Gründe
für
eine
Verlängerung
der
Aus
anderen
Bestimmungen
können
sich
noch
zusätzliche
Anforderungen an die Aufbewahrung der in den Leistungsakten
zusammengeführten Unterlagen ergeben. Dies können landesrechtliche
Vorschriften sein oder z. B. der Verzicht auf die Einrede der Verjährung
von Beitragsansprüchen der Sozialversicherungsträger, soweit deren
Fälligkeit vor dem 01.10.2008 liegt (s. Intranet der BA Geldleistungen >
SGB II > Sozialversicherung > Allgemeine Hinweise zu Prüfungen der
Krankenund
Rentenversicherung)
oder
noch
anhängige
Klageverfahren (keine abschließende Aufzählung).
Um
sicherzugehen,
dass
keine
der
Vernichtung
entgegenstehenden Regelungen übersehen werden, wurden die
oben
genannten
Verfügungen
(Archivierungsund
Vernichtungsverfügung) zur verbindlichen Nutzung eingeführt.
Teilvernichtung von
Vorbänden /
Dokumentation
2.6 Teilvernichtung
Werden die zur Entscheidung über die Leistungsgewährung
erforderlichen Daten durch Ausgabe eines neuen Hauptantrages
inklusive ggf. erforderlicher Nachweise komplett neu erhoben, können
die Teilakten, die sich auf Zeiträume vor diesem Bewilligungsabschnitt
beziehen (vorangegangener Hauptantrag einschließlich folgender
Weiterbewilligungsanträge) und die dazugehörigen Zahlungsnachweise
vernichtet werden. Die oben dargestellten Voraussetzungen müssen
jedoch auch hier vorliegen. Die Vernichtung von Teilakten ist auf der
Rückseite der Leistungsakte in den vorgesehenen Feldern zu
dokumentieren. Zudem ist ein Aktenvermerk in A2LL/ALLEGRO zu
hinterlegen. Es ist sicherzustellen, dass Dokumente, die bestehende
Einziehungsverfahren
betreffen,
von
einer
Teilvernichtung
ausgenommen werden.
2.7 Archivierung im Staatsarchiv
Dem Hamburgischen Staatsarchiv sind auf Anforderung Leistungsakten,
die zur Vernichtung anstehen, bereitzustellen. Die Zuleitung i.S.d. § 3
HmbArchG an das Archiv erfolgt über die Zentrale von JC t.a.h.
Nach aktuell gültiger Vereinbarung sind pro Standort 10 Leistungsakten
pro Jahr von der Vernichtung auszunehmen und an das Staatsarchiv zur
dauerhaften Archivierung abzugeben. Die Zentrale wird die
Standorte hierzu jährlich gesondert auffordern. Die abzugebenden
zehn Akten sollen sich aus sechs einfachen Fällen und vier
umfangreichen Fällen zusammensetzen. Die Auswahl trifft der Standort.
Die Abgabe der ausgewählten Leistungsakten / Bände an die Zentrale
erfolgt zwingend mit ausgefülltem Abgabedeckblatt. Auf der
Vernichtungsverfügung (siehe oben) ist zu vermerken, dass diese Akte
an das Staatsarchiv gegeben wurde.
Handlungsanweisung
03/2006
Auswahl der Akten,
die von der
Vernichtung
auszunehmen und
dem Staatsarchiv
zuzuleiten sind.
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In der Zentrale werden die Akten ggf. nach den gültigen
datenschutzrechtlichen Vorgaben (§ 67b I SGB X i.V. m. dem § 67c I
SGB X.) bereinigt und unter Beachtung des erforderlichen
Berichtswesens (Ablieferungsliste) an die Beständeverwaltung des
Hamburgischen Staatsarchivs binnen Frist abgeliefert. Nähere Hinweise
zum Ablieferungsverfahren finden sich auf der Homepage des
Staatsarchivs Hamburg > Service für die Verwaltung > Anbietung und
Ablieferung von Registraturgut an das Staatsarchiv Hamburg.
141010_Fristentabell
e.xlsx
Nähere
Informationen:
Hamburgisches
Archivgesetz
(HmbArchG) vom
21. Januar 1991
141016_Deckblatt_A
ktenabgabe _Staatsarchiv.docx
2.8 Weitere Fallgestaltungen
Originaltitel sind darauf zu prüfen, ob aus ihnen noch Ansprüche
herzuleiten sind. Soweit die Originaltitel nicht dem JC t.a.h. oder dessen
Trägern zustehen, sind sie an den Titelinhaber zurückzugeben (z. B.
Unterhaltstitel an Unterhaltsgläubiger).
Bei Fehlbeträgen beginnt die Frist nach Abschluss der Bearbeitung.
Bei Eintragung einer Sicherungshypothek beginnt die Frist nach
Löschung dieser oder nach Fortfall der Voraussetzungen für die
Unverzinslichkeit und Unkündbarkeit einer Grundschuld.
Unabhängig von der Aufbewahrungsfrist abgeschlossener Akten beträgt
die Aufbewahrungsfrist für medizinische Unterlagen analog § 304 Abs. 1
Satz 1 i.V.m. § 292 SGB V längstens zehn Jahre.
Sonstige Vorgänge ohne Leistungsgewährung und ohne BescheidErteilung sind nach einem Jahr zu vernichten.
3. Elektronische Akte
3.1 Anlage elektronische Akte
Zur Berechnung, Zahlbarmachung von Leistungen und BescheidErteilung wird in jedem Leistungsfall eine elektronische Akte angelegt.
Elektronische Akte
Durch Plausibilitätsprüfungen ist sichergestellt, dass alle hinterlegten
und zur Berechnung relevanten Daten vollständig gespeichert sind.
3.2 Aktenzeichen
Das Aktenzeichen der elektronischen Akte (BG-Nummer)
automatisch durch das Dialogverfahren A2LL/ALLEGRO gebildet.
wird
Aktenzeichen
3.3 Dokumentation im Dialogverfahren
Die elektronische Akte ist stets aktuell zu halten (A2LL, ALLEGRO, zPDV
und VerBIS). Auch hier ist mit größter Sorgfalt und Genauigkeit
vorzugehen. Für eine zielgerichtete Leistungsgewährung ist es
unerlässlich, z.B. Änderungen der Personendaten unverzüglich zu
erfassen.
Größtmögliche Transparenz für Vertretungskräfte und Revisionsinstanzen kann nur durch das Anlegen von entscheidungsbegründenden
Vermerken erreicht werden.
Dokumentation
Hierzu ist die in der Anlage 1 beigefügte Übersicht zu beachten.
Handlungsanweisung
03/2006
Seite - 16 -
Die jeweiligen VerBIS-Arbeitshilfen zum Datenschutz
Berechtigungskonzept sind ebenfalls zu beachten.
und
das
4. Schlussbestimmungen
Diese Handlungsanweisung tritt mit Wirkung vom 19.12.2013 in Kraft.
Andere Sortierungen in Akten müssen nicht nachträglich geändert
werden.
Die Handlungsanweisung ist Bestandteil der Grundqualifizierung von
neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Leistungsbereich.
In Kraft treten
Sie ist jährlich in Dienstbesprechungen der Leistungsteams in den
Standorten zu thematisieren.
Regelmäßige
Thematisierung
Handlungsanweisung
03/2006
Seite - 17 -
Anlage 1 – schriftliche Dokumentation in A2LL, ALLEGRO, VerBIS und Papierakte
Aufnahmevermerk
in A2LL
Druckausgabe
Aktenvermerk
in ALLEGRO
Extras
Schriftstücke
Aktenvermerk
in der Akte
Ablage in Papierform
nur dann, wenn
datenschutzrechtlich
unbedenklich (s. Anlage 2)
in VerBIS
X
X
X Hinweis auf ALG
II – Antragstellung
und Bezug
Gesundheitszustand
Au – Atteste
Unterhalt
Anspruch, Übergang
usw.
X
X
X
Sonst. vorrangige
Ansprüche
Einkommen
X
X
X
Arbeitsaufnahme
X
Vermögen
X
X
Mehrbedarfe
X
X
Darlehen
X
X Kennz. auf dem
Aktendeckel
Wohnung Umzug
X
X
X
X
Abrechnung BK
HK
Wasser
X
X
Einmalige Leistung
X
X
Mietänderung
X
X
X Adressänderung
in zPDV
Vermittlung
vermittlungsrelev.
Tatbestände
Datenübermittlung an
Dritte
Handlungsanweisung
X
X
X
03/2006
Seite 18
Anlage 2 - Übersicht aufzunehmender Unterlagen
Vorbemerkung: Die in der Tabelle getroffenen Aussagen orientieren sich am Regelfall. Im Einzelfall kann unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zur ordnungsgemäßen Sachbearbeitung
davon abgewichen werden. Die angegeben Dokumente orientieren sich an in den Leistungsakten angetroffenen Beispielen aus der Praxis. Daher werden auch Dokumente, deren Vorlage bzw. Kopie aus
datenschutzrechtlichen Gründen nicht zulässig ist, hier zur Rechtsklarheit aufgeführt. Werden Originale zunächst für die Entscheidung über einen Antrag einbehalten, sind diese nach der Bewilligung bzw.
Ablehnung zurückzusenden. Prinzipiell sind Daten von nichtleistungsberechtigten Dritten in den jeweiligen Unterlagen - soweit diese zur Leistungsakte zu nehmen sind - zu schwärzen.
Erst- und Weiterbewilligungsantrag
Kopie zur
Akte nehmen
Dokument
Persönliche Daten
Personalausweis
Pass bei Ausländern
Aufenthaltstitel im Pass/
Gesonderte Aufenthaltstitel/
Daueraufenthaltskarte
Freizügigkeitsbescheinigung
(Altfälle)
Visa-Einträge
Kopie nicht
zulässig/nicht
erforderlich*
Bemerkung
X
X
X
Prüfung des Leistungsanspruchs (Leistungsausschluss § 7 Abs. 1 Satz 2 SGB II)
X
Prüfung des Leistungsanspruchs (Leistungsausschluss § 7 Abs. 1 Satz 2 SGB II)
X
Nur im begründeten Ausnahmefall:
• Zur Prüfung des Leistungsausschlusstatbestandes bei ungenehmigter Ortsabwesenheit oder
• bei dreimonatigem Leistungsausschluss bei Ersteinreise von Ausländern.
Nur zur Ermittlung der aktuellen Wohnadresse soweit sie nicht aus dem Ausweisdokument hervorgeht; in begründeten
Ausnahmefällen zum Beleg eines Straftatbestandes (z. B. eines Verstoßes gegen das Meldegesetz - der Lebensmittelpunkt
ist nicht im gemeldeten Ort).
Meldebescheinigung des
Einwohnermeldeamtes
X
Sozialversicherungsausweis
EC-Karte/Bank-Karte
Scheidungsurteil
Persönliche Angaben
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
(AUB)**
Geburtsbescheinigung
Schulbescheinigung
X
X
X
Ausnahme: Titel bei übergegangenen Unterhaltsansprüchen
Ausnahme: Bei einem Verfahren nach § 56 SGB II (Einschaltung des MDK bei Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit) ist die AUB
in einem verschlossenen Umschlag zur Akte zu nehmen.
X
Aufnahme Neugeborener in die Bedarfsgemeinschaft
X
Ausnahme: Bei Kindern unter 7 Jahren zur Feststellung des Anspruchs auf Schulbedarf, da kein VerBIS-Datensatz
vorhanden ist (nur bei Zuständigkeit Jobcenter).
Ärztliche Gutachten
X
ÄG, PG oder Atteste (auch ohne Diagnose) dürfen nur in einem verschlossenen Umschlag (mit Verschluss-streifen)
(ÄG)/Psychologische Gutachten
aufbewahrt werden. Mehrere Dokumente zum gleichen Sachverhalt können gemeinsam verschlossen werden. Ein
(PG)/Atteste (z.B. vom Hausarzt)**
Vermerk (ohne Diagnose) über das Ergebnis eines ÄG oder PG ist zulässig, wenn es leistungsrelevant ist (z. B. mehr als 6
Monate nicht erwerbsfähig, Mehrbedarf Ernährung).
*) nur im Antrag in Grün abhaken und in Checkliste vermerken **) Original oder Kopie
Handlungsanweisung
X
03/2006
Seite 19
Erst- und Weiterbewilligungsantrag
Kopie zur
Akte nehmen
Dokument
Haushaltsbescheinigungen des
Einwohnermeldeamtes
Bescheide zu vorrangigen
Leistungen
Mutterpass
Schwerbehindertenausweis
Einkommensverhältnisse
Arbeitsvertrag
Kopie nicht
zulässig/nicht
erforderlich*
Bemerkung
X
X
X
Feststellung von vorrangigen Leistungen und evtl. Erstattungsansprüchen.
Etwaige Berechnungsbögen sind entbehrlich.
Entbindungstermin vermerken bzw. abhaken
Die Gültigkeitsdauer, der GdB und ggf. die Merkzeichen sind zu vermerken.
X
Nur den leistungsrelevanten Teil und nur bei Arbeitsaufnahme während des Leistungsbezuges (Feststellung der
Einkommensverhältnisse).
Gilt sowohl für Unterhaltstitel als auch für Zahlung. Ausnahme: begründete Zweifelsfälle
Betriebswirtschaftliche
Auswertungen (BWA)
Summensalden-Liste
Versicherungen
Vermögensverhältnisse
Kfz-Schein, Leasingvertrag
X
Ist zur Ermittlung der erforderlichen Daten notwendig (Lohnsteuerklasse, Brutto-/Nettoeinkommen). Der Zufluss kann
über die Vorlage des Kontoauszuges erhoben werden. Eine Kopie ist nicht erforderlich. Auf die zusätzliche Anforderung
der Einkommensbescheinigung sollte dann verzichtet werden, um Daten nicht doppelt zu erheben.
Die erforderlichen Angaben ergeben sich aus der Anlage EKS.
X
X
Braucht nicht vorgelegt zu werden, soweit diese für die Einkommensermittlung nicht relevant ist.
Kfz-Haftpflicht, Riester-Zertifizierung: Vorlage der Abrechnung genügt. Kopie ist nicht erforderlich.
X
Sparbücher
Kontoauszüge
X
X
Im Einzelfall zur Wertermittlung erforderlich
(z. B. bei Oldtimer oder Unstimmigkeiten).
Nur Bestätigung des im Antrag angegebenen Betrags
Kontoauszüge können regelmäßig für einen zurückliegenden Zeitraum von 3 Monaten angefordert werden. (BSG, Urt.v.
19.02.2009, Az. B 4 AS 10/08 R). Schon bei der Aufforderung zur Vorlage muss der Kunde/die Kundin darauf hingewiesen
werden, dass auf der Ausgabenseite Empfänger und Verwendungszwecke geschwärzt werden dürfen, sofern diese
besondere Arten personenbezogener Daten im Sinne des § 67 Abs. 12 SGB X enthalten. Ein Vermerk über die Vorlage
reicht regelmäßig aus. Kopien dürfen nur im Ausnahmefall zur Akte genommen werden. In Betracht kommt eine
Speicherung von Buchungen oder Auszügen z.B., wenn sich aus den Unterlagen ein weiterer Ermittlungsbedarf oder eine
Änderung in der Leistungshöhe ergibt.
Nur den leistungsrelevanten Teil, dies können sein:
• der Kaufpreis und das Kaufdatum für die Wertermittlung,
• die Wohnungs-/ Grundstücksgröße soweit Bedarfe der Unterkunft und Heizung betroffen sind und
• das Wohnrecht ggf. mit Schwärzung.
Kopien nur im Ausnahmefall bei Erforderlichkeit, soweit es sich um mehrere Eigentümer handelt. Schwärzungen sind in
Bezug auf die Angaben zu Dritten erforderlich.
Unterhaltszahlungen als
Absetzungbeträge
Lohnabrechnungen/Einkommensbescheinigungen
Notarielle Verträge
X
X
X
X
Grundbuchauszüge
X
*) nur im Antrag in Grün abhaken und in Checkliste vermerken
Handlungsanweisung
03/2006
Seite 20
Erst- und Weiterbewilligungsantrag
Kopie zur
Akte nehmen
Dokument
Lebensversicherungen
Angaben zur Sozialversicherung
Krankenversicherungskarte
Mitgliedsbescheinigung der
Krankenkasse (KK)
Angaben zur KdU
Mietvertrag
Kopie nicht
zulässig/nicht
erforderlich*
X
X
X
Nur soweit keine gültige KK-Karte vorliegt.
X
Zins- und Tilgungspläne bei
X
Eigenheim
Heizungs- und
X
Betriebskostenabrechnungen bzw.
Bescheide (Jahresabrechnungen)
Heizungs- und
X
Betriebskostenabrechnungen
(Abschläge)
*) nur im Antrag in Grün abhaken und in Checkliste vermerken
Handlungsanweisung
Bemerkung
Ausnahme: Nachweise zum Verwertungsausschluss
03/2006
Grds. nur Bestätigung der in der Anlage KdU angegebenen Beträge. In Ausnahmefällen können ggf. die notwendigen
Seiten zur Akte genommen werden.
Angaben sind für die gewährte Leistungshöhe erforderlich.
Angaben sind für die gewährte Leistungshöhe erforderlich-
Grds. nur Bestätigung der in der Anlage KdU angegebenen Beträge. In Ausnahmefällen können ggf. die notwendigen
Seiten zur Akte genommen werden.
Seite 21
Entscheidungen und Bestandsarbeiten
Kopie zur
Akte nehmen
Dokument
A2LL
Bescheide A2LL/ALLEGRO
Schreiben A2LL/ALLEGRO
Bemerkung
X
X
Horizontalübersicht
BK
Bescheide BK
Schreiben BK
Sanktionsbegründende
Unterlagen
Leistungsrechtliche Dokumente
(z.B. Anhörung,
Sachverhaltsaufklärung, Einladung)
Rechtlich relevante Unterlagen
(z.B. aufgrund von Sanktion)
Sonstige (z.B. Einladung zum
Vermittler, Eingliederungsvereinbarung (EGV)
Sonstiges
Berechnungen außerhalb von
A2LL/ALLEGRO
Eingehende Post
DALG2
Tickets aus dem SC oder der
Eingangszone
Interner Schriftverkehr (z.B.
Außendienstberichte, Vorschläge
SGG)
Anonyme) Anzeigen/Strafanzeigen
X
Drittermittlungen z.B. vom Zoll)
Kassenzettel bei Gutscheinen
Verfahren bei festgestellten
Vermögensschäden
X
Handlungsanweisung
Kopie nicht
zulässig/nicht
erforderlich*
X
X
Nur 1. und ggf. 2. Seite (im Klageverfahren Bescheide falls erforderlich vervollständigen).
Wenn Verfügungen genutzt werden, kann auf den Ausdruck von Schreiben, die in A2LL hinterlegt sind (nicht Bescheide!),
verzichtet werden.
Nur bei zahlungsrelevanten Änderungen
Nach Möglichkeit den Bescheid in A2LL (Freie Textauswahl) kopieren (dann nur 1. und ggf. 2. Seite in die Akte
X
X
X
X
X
X
Ohne Briefumschläge (Ausnahme: Postrückläufe) und Doppelungen!
Nur soweit sich eine Rückforderung ergibt. Hinweis: Kopie auch für Owi-Akte
Nur soweit sich eine Änderung ergibt, ansonsten Dokumentation in VerBIS.
X
X
X
X
03/2006
Der Informant hat Anspruch auf Geheimhaltung seiner personenbezogenen Daten. Die Rechtsprechung lässt diesen Schutz
nur im Falle wissentlich falscher Verdächtigungen entfallen. Daher sollten im Regelfall entsprechende (anonyme) Anzeigen
in einem verschlossenen Umschlag in der Leistungsakte aufbewahrt werden. Bei der Gewährung von Akteneinsicht ist
dieser zuvor herauszunehmen; anders ist der Sachverhalt zu beurteilen, wenn der Betroffene Ansprüche gegen einen
Denunzianten geltend machen will (z. B. Strafantrag wegen übler Nachrede.
Haben in der Regel mit der Leistung zu tun (Leistungsmissbrauch) und müssen in die Akte.
Die im Zusammenhang mit Verfahren bei festgestellten Vermögensschäden anfallenden Unterlagen sind grundsätzlich
nicht zur Leistungsakte zu nehmen, sondern wie Personalvorgänge vertraulich zu behandeln und unter Verschluss zu
halten.
Seite 22
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