2258 Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung - I A 11 - Berlin, den 18.September 2015 Fernruf: 9013 (913) 8458 An den Vorsitzenden des Ausschusses für Wirtschaft, Forschung und Technologie über den Vorsitzenden des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen Einführung und Betrieb e-Akte Vorgang: 59. Sitzung des Ausschusses für Wirtschaft, Forschung und Technologie am 7. September 2015 Berichtsnr.: 16, 17, 18, 19, 20 und 21. Ansätze: Kapitel 1300- Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung – Politisch-Administrativer Bereich und Service Titel 51168 - Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände für die verfahrensabhängige IuK-Technik Titel 54085 - Dienstleistungen für die verfahrensabhängige IuK-Technik MG 32 Erl.-Nr. 2 (bei 51168) und Nr. 3 (bei 54085) Titel 51168: Ansatz Entwurf Haushaltsplan 2017: Ansatz Entwurf Haushaltsplan 2016: Ansatz Haushaltsplan 2015: Ist 2014: Ist 2015 (Stand: 2015): 102.000 €, davon 100.000 € gesperrt 7.600 € 2.000 € 926,20 € 0€ Titel 54085: Ansatz Entwurf Haushaltsplan 2017: Ansatz Entwurf Haushaltsplan 2016: Ansatz Haushaltsplan 2015: Ist 2014: Ist 2015 (Stand: 2015): (gesperrt) 380.000 € (gesperrt) 22.000 € 33.000 € 31.573,49 € 0€ Der Ausschuss für Wirtschaft, Forschung und Technologie hat in seiner oben bezeichneten Sitzung Folgendes beschlossen: Die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung wird aufgefordert, dem Ausschuss für Wirtschaft, Forschung und Technologie rechtzeitig zur 2. Lesung des Einzelplans 13 am 5. Oktober 2015 einen Bericht zu folgenden Fragen vorzulegen: ... -2- Nr. 16 und 20 1. „Was ist hier konkret geplant? Mit welcher Zeitplanung wird die e-Akte eingeführt?“ Nr. 17 und 21 „2. Geräte für die Einführung der e-Akte: Bitte um Bericht zum Planungsstand zur Einführung der e-Akte Anm.: 100.000 Euro für 2017 sind gesperrt.“ „3. Einführung und Betrieb e-Akte: Bitte um Bericht mit Berichtsauftrag zu Titel 51168. Anm.: Mittel sind gesperrt.“ Nr. 18 „3. Einführung und Betrieb „e-Akte“: Bitte geringen HH-Ansatz in 2016 erläutern“ Nr. 19 „3. Einführung und Betrieb „e-Akte“:. Welche Vorbereitungen für die e-Akte erfolgen und könnten diese Maßnahmen zur Entbürokratisierung auch parallel zu weiteren Verwaltungen bereits in 2016 stattfinden?“ Ich bitte, den Beschluss mit dem nachstehenden Bericht als erledigt anzusehen. Hierzu wird berichtet: In der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung ist die Einführung einer Software zur elektronischen Aktenhaltung in den kommenden zwei Jahren in geeigneten Modellbereichen geplant. Die Einführung einer e-Akte-Software wird in enger Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Inneres und Sport und dem ITDienstleistungszentrum (ITDZ) stattfinden. Dazu sind folgende Vorbereitungen getroffen worden bzw. werden noch stattfinden: - Eine tragfähige Projektstruktur wurde geschaffen, bei der Führungskräfte, Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter aller Abteilungen sowie die Hausleitung eingebunden sind, - die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Haus wurden in Informationsveranstaltungen, Besprechungen und durch eine Intranetseite über das Projekt informiert, - ein einheitlicher Aktenplan ist derzeit in Erarbeitung, - einzelne Prozess- / Arbeitsabläufe wurden analysiert, - ein Konzept zum Umgang mit Veränderungen bei der Nutzung der e-Akte ist erarbeitet, - eine Aufwands- und Kostenschätzung liegt vor und - Gespräche zur Abstimmung mit dem ITDZ und der Senatsverwaltung für Inneres und Sport finden derzeit statt. -3- -3Die Erstellung und Veröffentlichung eines einheitlichen Aktenplanes ist vorgeschrieben (GGO I und Informationsfreiheitgesetz (IFG)) und somit auch unabhängig von der Einführung einer e-Akte-Software notwendig. Die Analyse von Prozessen bzw. Arbeitsabläufen ist auch außerhalb der Einführung einer e-Akte für die Gestaltung effizienter Arbeitsprozesse äußerst sinnvoll. Die übrigen genannten Vorbereitungsmaßnahmen sind erst bei einer konkreten Entscheidung zur Einführung einer e-Akte-Software in Angriff zu nehmen. Bis Ende dieses Jahres werden die notwendigen Abstimmungen mit der Senatsverwaltung für Inneres und Sport und dem IT-Dienstleistungszentrum vorgenommen. Gemeinsam wird so eine konkrete Projektplanung für die Einführung der elektronischen Aktenführung bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung entwickelt. Diese Planung des hausinternen Projektes wird den Projektgremien zur Abstimmung und Entscheidung vorgelegt. Die bisherigen Projektplanungen sehen im Haushaltsjahr 2016 überwiegend konzeptionelle Arbeiten wie beispielsweise konkrete Schulungskonzepte oder detaillierte Überlegungen zur Digitalisierung der Posteingänge vor. Ende 2016 ist die Implementierung und Testphase der Software geplant. Das ITDZ hat der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung bereits 50 Lizenzen für die Software VIS (Verbands Informations-System) verbindlich zugesagt. In dieser Projektphase sind für Beratungsund Projektmanagementleistungen Mittel in Höhe von 22.000 € in den Haushaltsplan eingestellt (s. Titel 54085, Ziffer 3 bei Kapitel 1300). Im Jahr 2017 wird die elektronische Aktenführung dann in noch auszuwählenden Bereichen der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung genutzt. Somit werden erst im Haushaltsjahr 2017 Betriebs-, Anpassungs- und Lizenzkosten für den Betrieb der Software durch den Dienstleister (ITDZ) entstehen. Diese sind deutlich höher als die Kosten für die konzeptionelle Projektarbeit im vorangegangenen Haushaltsjahr. Eine erste Evaluierung des Einsatzes wird Ende 2017 vorgenommen. Der an den Mitteln angebrachte Sperrvermerk soll sicherstellen, dass die in der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung eingesetzte e-Akte-Software den Standards des Landes Berlin entspricht und kein "Sonderweg" bei der Einführung der e-Akte durch die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung beschritten wird. Dem Hauptausschuss muss vor Nutzung der Mittel eine schriftliche Begründung zur Entsperrung der notwendigen Mittel vorgelegt werden. In Vertretung Henner B u n d e …………………………………….. Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
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