2258 A - Abgeordnetenhaus von Berlin

2258 A
Senatsverwaltung für Wirtschaft,
Technologie und Forschung
- I A 11 -
Berlin,
29. Oktober 2015
Fernruf: 9013 (913) 8458
An den
Vorsitzenden des Hauptausschusses
über den
Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin
über Senatskanzlei - G Sen Einführung und Betrieb e-Akte
Rote Nummern: 2258 und 1900 AF, lfd. Nr. 6
Vorgang:
87. Sitzung des Hauptausschusses am 9. Oktober 2015
Ansätze:
Kapitel 1300 - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
- Politisch-Administrativer Bereich und Service MG 32
Titel 51168 - Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände für die
verfahrensabhängige IuK-Technik (Erl.-Nr. 2)
Titel 54085 - Dienstleistungen für die verfahrensabhängige IuK-Technik
(Erl.-Nr. 3)
Titel 51168 (Erl.-Nr. 2 – Geräte für die Einführung der elektronischen
Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung (e-Akte):
Teilansatz Entwurf Haushaltsplan 2017:
100.000 € (gesperrt)
Teilansatz Entwurf Haushaltsplan 2016:
0€
Teilansatz Haushaltsplan 2015:
0€
Teil-Ist 2014:
0€
Teil-Ist 2015 (Stand: 10/2015):
0€
Titel 54085 (Erl.-Nr. 3 – Einführung und Betrieb e-Akte):
Teilansatz Entwurf Haushaltsplan 2017:
380.000 € (gesperrt)
Teilansatz Entwurf Haushaltsplan 2016:
22.000 € (gesperrt)
Teilansatz Haushaltsplan 2015:
0€
Teil-Ist 2014:
0€
Teil-Ist 2015 (Stand: 10/2015):
0€
1
Der Hauptausschuss hat in seiner oben bezeichneten Sitzung Folgendes beschlossen:
„SenWiTechForsch wird gebeten, dem Hauptausschuss zur 2. Lesung des Einzelplans 13 am 20.11.2015 den Berichtsauftrag lfd. Nr. 6 (rote Nummer 1900 AF) zu beantworten:
„Es wird darum gebeten, die in der roten Nummer 2258 als vorliegend benannte Aufwands- und Kostenschätzung vorzulegen.““
Es wird gebeten, den Beschluss mit dem nachstehenden Bericht als erledigt anzusehen.
Hierzu wird berichtet:
I. Haushaltplanung 2016/2017
Die Anfang 2015 vorgenommene Aufwands- und Kostenschätzung, welche die Basis für die
Haushaltsanmeldungen 2016/2017 bildete, setzt sich aus folgenden Aspekten zusammen:
•
•
•
•
Umsetzungskonzept zur landesweiten Einführung der e-Akte (inkl. Implementierungsfahrplan) von 2012/2013.
Machbarkeitsstudie „Alternative e-Akte-Lösung“ erarbeitet innerhalb des hausinternen
Projektes in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) Ende
2014.
Marktanalyse zu Document Management System (DMS)/ Visual Basic Script (VBS)
Software erarbeitet in Zusammenarbeit mit einer externen Projektbegleitung Ende
2014.
Bei Geräten und Ausstattung wurden die aktuellen Preise des ITDZ als Grundlage verwendet.
Die Haushaltsanmeldungen basieren grundsätzlich auf der Annahme einer flächendeckenden
Ausstattung mit einer e-Akte-Software in der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und
Forschung, wobei die Planungen davon ausgehen, erst in den Haushaltsjahren 2018 ff. alle
rund 400 Arbeitsplätze mit einer e-Akte-Software ausstatten zu können. Für das Haushaltsjahr
2017 gehen die Planungen davon aus, dass ca. 100 – 150 Arbeitsplätze ausgestattet werden
können und somit eine stufenweise Einführung erfolgt.
Bis zum Dezember 2015 soll die Strategie zur Begleitung des landesweiten Vorhabens (ohne
Erstanwenderstatus) mit der Senatsverwaltung für Inneres und Sport und die konkrete Projektplanung für die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung mit dem ITDZ
abgestimmt werden.
Haushaltsjahr 2016 (Kosten für Projektarbeit)
Im Haushaltsjahr 2016 ist geplant, die konzeptionellen, organisatorischen Vorbereitungen für
die Nutzung der e-Akte-Software des ITDZ (Visual Instruction Set - VIS) abzuschließen. Sobald dies der Fall ist und die Anzahl der zur Verfügung stehenden VIS-Arbeitsplätze festgelegt
ist, sollen die Implementierung und der Testbetrieb des Systems in der Senatsverwaltung für
Wirtschaft, Technologie und Forschung beginnen. Das bedeutet im Detail:
Titel 54085 – Dienstleistungen für die verfahrensabhängige IuK-Technik
Geschätzte Dienstleistungen für die Projektumsetzung und Beratung in Höhe von
22.000 € (20 Projekttage je 8 Arbeitsstunden) u. a. für die Unterstützung bei der Definition von Anforderungen an das e-Akte-System, Umsetzungsplanungen, Erarbeitung
2
bzw. Anpassung von Fachkonzepten (Schulungskonzept, digitaler Posteingang) und
die Bereitstellung des Testsystems.
Titel 51168 – Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände für die verfahrensabhängige IuK-Technik
Bei Geräten und Ausstattung wurde für das Haushaltsjahr 2016 noch kein Bedarf innerhalb des Projektes abgeschätzt.
Haushaltsjahr 2017 (Kosten für Projektarbeit, Betrieb und Anpassungen)
Im Haushaltsjahr 2017 ist geplant, das e-Akte-System in noch auszuwählenden Bereichen der
Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung (ca. 100 – 150 Arbeitsplätze)
einzuführen und zu nutzen. Somit sind die kostenintensiven Dienstleistungen und Investitionen
für Geräte und Ausstattung erst für das Haushaltsjahr 2017 eingeplant. Dies bedeutet im Detail:
-
Titel 54085 - Dienstleistungen
Geschätzte Dienstleistungen für die Projektumsetzung und Beratung in Höhe von
380.000 €. Dabei entfallen nach den damaligen Planungen:
o
150.000 € (ca. 136 Projekttage je 8 Arbeitsstunden) u. a. für Schulungen von
100 – 150 Nutzerinnen und Nutzern, Bereitstellung des Testsystems, Projektunterstützung, Anpassung und Aktualisierung der Fachkonzepte und die Durchführung begleitender Workshops bzw. Veranstaltungen
o
30.000 € (ca. 100 Arbeitsplätze je 300 € pro Arbeitsplatz) für Dienstleistungen, geschätzter Grundpreis für Betrieb und Nutzung des e-Akte-Systems
o
200.000 € für Dienstleistungen bzw. weitere Betriebskosten u. a. für sogenannte Add Ons (zusätzliche Services für die e-Akte-Software), zur technischen Anbindung des e-Akte-Systems an Novell GroupWise und Novell Vibe, Integration
des Fachverfahrens E-Recruiting (Rexx Systems ER 7), Bereitstellung eines
Schulungssystems und zusätzliche Betriebskosten für über die eingeplanten
100 Arbeitsplätze hinausgehenden Lizenzen / Arbeitsplätze (ca. weitere 50 Arbeitsplätze je 300 €)
Titel 51168 – Geräte und Ausstattung
Bei Geräten und Ausstattung wird für das Haushaltsjahr 2017 ein Betrag von 100.000
€ abgeschätzt. Diese Kosten entstehen bspw. durch die Ausstattung der Poststelle mit
entsprechender Scantechnik, Arbeitsplatzscanner (ca. 15 Stück), Monitore (150 Stück
je 24 Zoll) und mobile Geräte (ca. 15 Stück).
3
Folgende Tabelle zeigt die Kosten- und Aufwandsschätzungen im Überblick:
2016
2017
Haushaltsansatz
Kap. 1300, Titel 540 85
22.000 €
380.000 €
Projektumsetzung,
Beratung
Kosten von ca. 1.100 Euro (brutto) pro Projekttag (8 Std) für Erarbeitung Fachkonzepte,
Schulungen, Tests, Projektbegleitung
22.000 €
150.000 €
Anpassung und
Systemeinführung
Add Ons, technische Anbindung an Novell,
Integration E-Recruiting, Test- und Schulungssystem, weitere Betriebskosten bei nutzbaren
Lizenzen
0€
200.000 €
Betriebskosten
Infrastruktur, Wartung und Pflege - ca. 300
Euro pro Arbeitsplatz
0€
30.000 €
Haushaltsansatz
Kap. 1300, Titel 511 68
0€
100.000 €
Ausstattung Poststelle / dezentrales
Scannen
Hochleistungsscanner (1 Stück inkl. PCArbeitsplatz, Scansoftware) und Multifunktionsgeräte inkl. Scansoftware
0€
35.000 €
Ausstattung Arbeitsplätze
z. B. Monitore, zusätzliche Scanner, mobile
Endgeräte
0€
65.000 €
22.000 €
480.000 €
Gesamtkosten
II. Aktuelle Entwicklung
Aufgrund einer Abstimmungsrunde mit der Senatsverwaltung für Inneres und Sport am
24.09.2015 ist eine enge Kooperation bei der Einführung der e-Akte vereinbart worden. In der
Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung wurden dazu bereits erhebliche
Vorarbeiten erbracht.
Parallel fanden erste Gespräche mit dem ITDZ Berlin statt, um eine Mindestanzahl an auszustattenden Arbeitsplätzen mit dem e-Akte-System (VIS) verbindlich festzulegen und eine konkrete Projektplanung zu erstellen.
Die Anzahl der zur Verfügung stehenden e-Akte-Arbeitsplätze ist derzeit auf 4.300 im gesamten Land Berlin begrenzt. Das ITDZ hat der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und
Forschung 50 Arbeitsplätze / Nutzungslizenzen verbindlich zugesagt. Weitere Nutzungslizenzen sind denkbar und in Abstimmung mit dem landesweiten Vorhaben bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport zu besprechen. Angestrebt werden 100 – 150 Lizenzen bzw. Arbeitsplätze. Eine flächendeckende Einführung in der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung ist grundsätzlich realisierbar, hängt allerdings von der Auslastung der zur
Verfügung stehenden Nutzungslizenzen im landesweiten Vorhaben durch die Pilotverwaltungen ab.
Erste Projektplanungen in Zusammenarbeit mit dem ITDZ sehen einen zügigen Projektverlauf
vor.
In Vertretung
Henner B u n d e
……………………………………..
Senatsverwaltung für Wirtschaft,
Technologie und Forschung
4

Download Report