PRAXIS Elektronische Akten Effektive Verwaltungsarbeit mit der elektronischen Akte Der Bayerische Landtag in München Der Bayerische Landtag steigt auf elektronische Akten um. Durch die Einführung der eAkte sollen die Bearbeitungsprozesse deutlich papierreduzierter ablaufen und insgesamt beschleunigt werden. Materna hat das Parlament bei der Konzeption und Einführung unterstützt sowie das passende Produkt auf SharePoint-Basis geliefert. Der Bayerische Landtag ist das Parlament des Freistaates Bayern. Zentrale Aufgaben des Landtags sind die Regierungsbildung, die Gesetzgebung und die Kontrolle der Staatsregierung. Damit die 180 Abgeordneten ihre Aufgaben erfüllen können, erhalten sie Unterstützung vom Landtagsamt. 200 Mitarbeiter liefern dem Parlament IT-gestützte Dienstleistungen. 2013 wurde im Landtagsamt ein Projekt zur Einführung elektronischer Akten gestartet, um behördenintern effizienter arbeiten zu können. In einer ersten Pilotphase führte die Behörde in den vergangenen Monaten das eAkte-Basispaket von Materna in der Registratur und in einem Teil der Zentralabteilung ein. „Unser Ziel war, auf einen Nachweis aller Dokumente, die in der Akte enthalten sind, elektronisch zugreifen zu können, um unsere papierlastigen Bearbeitungsprozesse zu minimieren“, berichtet Wolfgang Kühnert. Er ist Leiter des IT-Referats im Landtagsamt und verantwortlich für die Einführung der eAkte. „Langfristig wollen wir die Papierakte so weit ablösen, dass sie nur noch in Ausnahmefällen angelegt wird.“ Paradigmenwechsel Geht über die zentrale Stelle in der Registratur ein Dokument ein, muss es zur vollständigen Bearbeitung an verschiedene Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auch Anfragen, die den Bayerischen Landtag per E-Mail erreichen, sollen künftig elektronisch bearbeitet und beantwortet werden können. Ursprünglich wurden eingehende E-Mail-Eingänge registriert, 02/2015 18 MATERNA MONITOR ausgedruckt und an den jeweiligen Sachbearbeiter durch die Hauspost zugestellt. Mit der Lösung zur elektronischen Aktenführung können diese Prozesse nun in digitaler Form medienbruchfrei und schneller abgewickelt werden. Statt auf den Papierlauf zu warten, informiert das System die Mitarbeiter automatisch über neue Eingänge, sodass sie direkt aus der E-Mail heraus auf die im System hinterlegten Dokumente zugreifen können. Mitarbeiter der verschiedenen Ebenen können alle Dokumente und zugehörige Daten aus ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche elektronisch einsehen, bearbeiten, strukturiert ablegen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen. Damit ist ein für die Behörde entscheidender Schritt erreicht: Mitarbeiter können zentral eingehende Dokumente nun wesentlich schneller bearbeiten. Um Medienbrüche zu vermeiden, sollen in einer weiteren Ausbaustufe über das eAkteSystem auch einfache Workflows, zum Beispiel Prozesse zur Kenntnisnahme, abgebildet werden. In der Pilotgruppe erreichte die elektronische Akte schnell eine hohe Akzeptanz. „Nach nur drei Tagen waren die Kollegen in der Registratur bereits überzeugt, dass sie bestens unterstützt werden“, resümiert Kühnert. Digitale Transformation zur eAkte Auch bisher verfügte die Behörde bereits über eine elektronische Registratur, die eingehende Dokumente verschlagwortete. In einer Datenbank konnten die Mitarbeiter der Registratur nachsehen, in welchem Regal die gewünschte Akte zu finden ist. Die Dokumente selbst gab es jedoch nur in Papier-Form. Dieses Verfahren war schon einige Jahre alt und technisch überholt. Zudem hatte Kühnert mit seinem Team bereits in anderen Abteilungen SharePoint-Technologien mit integrierter Dokumentenablage eingeführt. Der nächste logische Schritt bestand darin, auch die Registratur auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Die SharePoint-Lösung wurde bereits als elektronisches Aktensystem genutzt und war speziell an die Anwendungsbedürfnisse der Mitarbeiter angepasst. Das System enthielt eine ganze Reihe von Workflows, die speziell auf den parlamentarischen Prozess der Petitionsverwaltung angepasst waren. Übergabe der Daten und Dokumente reibungslos funktioniert, ist eine Archiv-Schnittstelle von essenzieller Bedeutung. Weitere interessante Aspekte sind für den IT-Leiter Erweiterungen der eAkte-Funktionalitäten um Module für die strukturierte Vorgangsbearbeitung. Behördenmitarbeiter können interaktiv aus Microsoft Office heraus Umlaufmappen für die gemeinsame Bearbeitung erstellen. Durch die Verwendung von Vorlagen und einen automatisierten Prozessablauf werden die Arbeitsabläufe Heike Abels noch weiter vereinfacht und beschleunigt. Vorausschauende Planung Das Landtagsamt stand damit vor der schwierigen Herausforderung, seine IT-Infrastruktur auf die geplante Funktionsausweitung vorzubereiten. Die Behörde verfügt über ein Testsystem und ein Produktivsystem, das aus einem DatenbankServer und aus einem SharePoint-Server besteht. Im Vorfeld der Projektplanung zur Einführung der eAkte migrierte sie auf das Betriebssystem Windows 7 und aktualisierte die OfficeProdukte auf die Version 2010. „Bei der Projektplanung haben wir uns neben technischen Aspekten an erster Stelle mit der entscheidenden Frage befasst, wie wir uns organisatorisch aufstellen und die eAkte nutz bringend für uns einsetzen können“, sagt Kühnert. „Uns war es wichtig, das Verfahren pilothaft einzuführen, um Erfahrungen damit zu sammeln.“ Unter technischen Gesichtspunkten war die Anforderung, dass das eAkte-System eng mit der Microsoft Office-Landschaft in Verbindung steht. „Wir haben ein möglichst intuitiv zu bedienendes Tool für unsere Kollegen gesucht“, erzählt der ITLeiter. „Das eAkte-Basispaket konnte mit der hohen OfficeIntegration und der professionellen Produktpflege punkten. Zudem brauchten wir einen Partner, der flexibel auf unsere Anforderungen reagiert und die Lösung aus der Sicht des Anwenders entwickelt. Das haben wir bei Materna gefunden.“ Weitere Schritte Nach Abschluss der Pilotphase plant Wolfgang Kühnert, die elektronische Akte nach und nach in allen Bereichen der Zentralabteilung und in allen Fachbereichen einzuführen. Bis zum Ende des Jahres soll das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein. In der künftigen IT-Planung bildet die Anbindung des eAkteSystems an eine Archivierungslösung einen besonderen Schwerpunkt. Der Bayerische Landtag verwaltet sein Archiv selbst und gibt seine Unterlagen nicht an das Hauptstaatsarchiv ab. Um die Langzeitarchivierung effizient und sicher zu gestalten, gehen die Überlegungen dahin, als Mandant an eine bereits bestehende Archivlösung anzudocken. Damit die Wolfgang Kühnert Leiter des IT-Referats, Landtagsamt Bayern „Das eAkte-Basispaket konnte mit der hohen OfficeIntegration und der professionellen Produktpflege punkten.“ Vorteile der e-Akte-Lösung von Materna •Flexible und anwenderfreundliche eAkte-Lösung •Intuitives Bedienen durch medienbruchfreies Arbeiten aus der gewohnten Office-Umgebung •Skalierbare Lösung je nach Anforderung •„Out of the box”-Basisfunktionen von Microsoft SharePoint® 2010 und 2013 •Geringe Aufwendungen für das Customizing der Basisanwendung •Zukunftssicher durch Verwendung von Standardtechnologien •Weitere Lösungen wie Vorgangsbearbeitungssysteme oder Archivsysteme anbindbar MATERNA MONITOR 19 02/2015