Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format

Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format
Austausch elektronischer Rechnungen –
Rahmenbedingungen, Nutzen und Lösungen.
Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (kurz: FeRD) ist
ein Zusammenschluss aus nationalen Verbänden, Ministerien und
Unternehmen.
FeRD hat das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum
elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt.
Das Ziel von ZUGFeRD ist der schnelle, komfortable und elektronische Austausch von Rechnungen
zwischen Unternehmen bzw. zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung.
Die Vereinfachung geschäftlicher Prozesse in der öffentlichen Verwaltung sind Ziele, die sich die
Bundesregierung mit Einführung des Gesetzes zu E-Government gesetzt hat.
Ein konsequenter und notwendiger Schritt stellt dabei das Steuervereinfachungsgesetzt dar:
Seit 2011 ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt.
Die öffentliche Verwaltung ist ab dem 27. November 2018 sogar dazu verpflichtet, Rechnungen
vollständig digital bearbeiten zu können. So wurde es in der europaweit einheitlichen
Richtlinie 2014/55/EU für alle Mitgliedstaaten festgelegt.
Bereits seit vielen Jahren gibt es Lösungen für den elektronischen Rechnungs- und Datenaustausch zwischen
Firmen, z.B. EDI (electronic data interchange) die eine
hohe Funktionalität aufweisen und sich in der Praxis
bewährt haben. Die Lösungen der Vergangenheit haben
jedoch den Nachteil, dass es keinen wirklich allumfassenden Standard gibt und sie sehr aufwändig implementiert werden müssen. Die Folge ist, dass sie ausschließlich
in der Industrie benutzt werden, die ein großes Volumen
an Lieferungen und Bestellungen zu verarbeiten hat. Für
den Mittelstand oder die öffentliche Verwaltung verbieten
sich solche Lösungen aufgrund der Komplexität und der
Kosten.
Mit ZUGFeRD wurde jedoch nun ein umfassender Standard geschaffen, der sich sehr pragmatisch in die Arbeitsabläufe der Rechnungsbearbeitung integrieren lässt:
ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich analog jeder
anderen Rechnung verarbeiten, indem sie ausgedruckt und in papiergestützte Bearbeitung eingespeist
werden. Dies ist natürlich keine ganz „saubere“
Handhabung von elektronischen Rechnungen, stellt
jedoch heute die gängige Praxis bei digitalen Rechnungen dar, wenn z.B. kein elektronischer Rechnungsworkflow vorhanden ist.
ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich digital als
reines Bild der Rechnung verarbeiten, so, als wäre
eine Papierrechnung gescannt worden. Dies ist
ebenfalls keine optimale Handhabung, ermöglicht
jedoch die durchgehend digitale Bearbeitung ohne
Medienbrüche.
ZUGFeRD-Rechnungen können über die ZUGFeRDLösungen der ekom21 arbeitsentlastend, schnell und
transparent bearbeitet werden und spielen damit die
Effizienzvorteile des Standards komplett aus.
Das ZUGFeRD-Konzept hat in den letzten Monaten eine
beispiellose Resonanz erfahren und wird mittlerweile
von vielen Anbietern von Finanzbuchhaltungssystemen,
Fakturierungsprogrammen, Warenwirtschaftslösungen,
Workflow- und DMS-Lösungen unterstützt. Es ist sicher,
dass sich ZUGFeRD als neuer, praxisgerechter Standard
sehr rasch verbreitet, bzw. hat er es bereits getan.
Wie sieht die Umsetzung von ZUGFeRD
aus organisatorischer Sicht aus?
ZUGFeRD ist eine digitale Rechnung, die typisch als
E-Mail versendet wird. Hierfür wird eine E-Mail-Adresse
eingerichtet (z.B. [email protected]) an
die alle E-Mail-Rechnungen der Lieferanten gesendet
werden.
Eine Software prüft laufend, ob Rechnungen im definierten Postfach eingegangen sind. Ist eine neue Rechnung eingegangen, wird sie automatisch aus diesem
Postfach abgeholt und ein Rechnungsworkflow in rw21
damit gestartet.
Was ist ZUGFeRD aus technischer Sicht?
Jede ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF-Datei.
Diese ist ganz normal lesbar und druckbar.
Die PDF-Datei (genauer: PDF/A-3) enthält zusätzlichen
und für den Benutzer nicht sichtbaren XML-Code mit
allen Kopf- und Positionsdaten der Rechnung.
Das XML dient dazu, die Rechnungsdaten anderer
Programme direkt verarbeiten zu können. Die Daten
sind im Format UNCEFACT vorhanden und damit international kompatibel.
Was bringt ZUGFeRD für meine
Arbeitsabläufe?
Für die komplette Verwaltung, insbesondere für Benutzer
von rw21, bringt ZUGFeRD eine enorme Arbeitsersparnis. Die komplette Datenerfassung der Rechnungsdaten (Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum,
Einzel- und Gesamtpreise usw.) fällt weg. Durch die
automatische Übernahme der Rechnungsdaten sind
manuelle Erfassungsfehler ausgeschlossen und eine
Prüfung der Rechnungserfassung kann entfallen.
Die anschließende automatische Ablage der digitalen
Rechnung in der dms21-E-Akte erspart die komplette
Papierablage und -verwaltung.
ZUGFeRD erspart also sowohl die manuelle Rechnungserfassung als auch die anschliessende manuelle Ablage!
Welche ZUGFeRD-Lösungen gibt es
generell?
Für Rechnungsversender, bzw. Versender von Bescheiden
gibt es die Lösung ERP-2-ZUGFeRD.
Darüber hinaus bieten verschiedene Dienstleister
die Entgegennahme von digitalen Rechnungen, die
Umwandlung in das ZUGFeRD-Format und die Versendung an den Rechnungsempfänger an.
Rechnungsversender die per ZUGFeRD Rechnungen
versenden, sparen Porto, die aufwändige manuelle Postverarbeitung und bieten ihren Kunden einen komfortablen und modernen Service.
Rechnungsempfänger profitieren hauptsächlich von
ZUGFeRD, indem Zusatzprogramme die erhaltenen
Rechnungen automatisch der weiteren Bearbeitung im
Rechnungsworkflow oder der Buchung in der Finanzbuchhaltung zuführen.
Auch für dieses Aufgabengebiet haben Dienstleister
Angebote, die Rechnungen elektronisch empfangen,
diese in das ZUGFeRD-Format wandeln und sie anschließend an den Rechnungsempfänger weiterleiten.
Elektronische Rechnung
im ZUGFeRD-Format
Die ZUGFeRD-Lösungen der ekom21
Die ekom21, als zukunftsweisender kommunaler Dienstleister,
bietet alle erforderlichen Software-Bausteine für die Arbeit mit
ZUGFeRD an. Sie können sofort von der optimierten einfacheren
Arbeitsweise mit ZUGFeRD profitieren:
Rechnungsworkflow mit rw21 und
ZUGFeRD
Der bewährte Rechnungsworkflow rw21 wurde um die
ZUGFeRD-Verarbeitung ergänzt.
Rechnungen, die per E-Mail in der Verwaltung eingehen,
werden automatisch aus dem Rechnungspostfach (z.B.
[email protected]) der Kommune oder des
Landkreises abgeholt. Jede E-Mail mit einer Rechnung
startet einen Rechnungsworkflow in rw21. Bei ZUGFeRDRechnungen entfällt die komplette Datenerfassung der
Rechnungsdaten – Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Einzel- und Gesamtpreise usw. müssen
nicht mehr manuell erfasst werden, sondern sind sofort
beim Start des Workflows (fehlerfrei!) vorhanden.
Vom Eingang der Rechnung per E-Mail über die Anordnung bis zur Buchung und späteren Ablage in der E-Akte
(elektronische Akte) bleibt der komplette Vorgang digital,
flexibel und schnell.
ZUGFeRD-Rechnungen empfangen
und im Workflowsystem weiterverarbeiten
ERP-2-ZUGFeRD – Rechnungen
(Bescheide) automatisch als ZUGFeRDRechnungen versenden
Wenn Sie Ihre Kunden bereits heute in die Zukunft
mitnehmen möchten und damit beweisen, dass Sie als
moderne Verwaltung Ihren (Firmen-)Kunden Vorteile
verschaffen, dokumentieren Sie dies durch Bescheide,
die Sie als ZUGFeRD-Rechnungen versenden.
ZUGFeRD Rechnungen (i.e. Bescheide) sind typischerweise nur für Firmen interessant. Welcher Bürger
arbeitet schon mit einem Finanzbuchhaltungsprogramm? Dementsprechend bieten sich Bescheide im
Bereich Grundbesitzabgabe oder Gewerbesteuer für die
ZUGFeRD Übermittlung an.
ekom21 liefert Rechnungen im ZUGFeRD
Format
Damit die Kommunen und Landkreise in Hessen bereits
frühzeitig von ZUGFeRD profitieren können, versendet
die ekom21 ihre Rechnungen zukünftig elektronisch per
E-Mail als ZUGFeRD-Rechnungen.
Kunden der ekom21 die „rw21“ einsetzen profitieren
damit sofort durch sichere und schnellere Verarbeitung
des neuen Standards.
ERP-2-ZUGFeRD wandelt Ihre Bescheide in das
ZUGFeRD Format um und versendet diese Rechnungen
automatisch an die definierte E-Mail-Adresse des
Empfängers.
ekom21 versendet Rechnungen im ZUGFeRD-Format
ZUGFeRD-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Sven Herbert
Kunden- und Produktmanagement
eGovernment und
Dokumentenmanagement
ekom21 – KGRZ Hessen
Carlo-Mierendorff-Straße 11
35398 Gießen
06151.704 - 1271
06151.704 - 2030
[email protected]
Thomas Ellenberger
Kunden- und Produktmanagement
Finanz- und Rechnungswesen
Produktmanagement
und Fachunterstützung
0561.204 - 1302
0561.204 - 2010
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ekom21 – KGRZ Hessen
Knorrstraße 30
34134 Kassel
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Geschäftsstelle Darmstadt
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Telefax: 0561.204-2010
Stand: Mai 2015
KGRZ
HESSEN
Körperschaft des öffentlichen Rechts

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