38 INPUT MANAGEMENT Damit Ihre Rechnung aufgeht ... ... unter diesem Motto veranstaltete das DoQ gemeinsam mit den unabhängigen Beratern Rainer Kappus und Claus Wagner in Frankfurt ein Invoice-Seminar. Über 30 Teilnehmer kamen ins Haus der Verlagsgruppe Handelsblatt. Viel Resonanz – für so ein trockenes Thema! Mal ehrlich, wer beschäftigt sich schon gerne freiwillig mit Rechnungen? Auf jeden Fall die Vertriebsleiter für Rechnungserfassungssoftware, die dementsprechend zahlreich kamen. Und was ist mit den Buchhaltern, mit den Leitern Finanzwesen, mit den Leitern Controlling? Für sie hat das Thema leider einen faden Beigeschmack. IT-Projekte sind bei Mitarbeitern nicht gerade populär. Da nagt die Angst vor Arbeitslosigkeit. Wer verlässt schon gerne freiwillig die Bühne? Und wenn nicht gleich die Arbeitslosigkeit droht, dann doch zumindest eine Umstellung. Müssen lieb- Trotzdem: Der Fortschritt ist nicht aufzuhalten und auch der ein oder andere Buchhalter steht vor der Frage, wie er die Arbeit in seiner Abteilung reduzieren kann. Ganz zu schweigen davon, dass das eigene System immer wieder zu überprüfen ist. Genügt es überhaupt noch den aktuellen Standards? In solchen Fällen ist das Interesse an einer objektiven, herstellerunabhängigen Darstellung groß. Die Herausforderung besteht aber nicht nur darin, das geeignete System zu finden, sondern auch außen. Sammelrechnungen, Umbuchungen, Teillieferungen, Vorabrechnungen usw.. Das Ganze auf Butterbrotpapier oder gar auf Kartons. Schließlich sind in Zeiten des Digitaldrucks der Kreativitäten kaum noch Grenzen gesetzt. Und dann die inneren Qualitäten einer Rechnung: Normalerweise sind Rechnungen dynamisch, d. h. man kann sie zumindest in Blöcke wie Kopfzeile, Referenz und Fußzeile teilen. Doch dazwischen kann viel stehen. Rechnungen mit mehr als zwei Seiten sind nicht mehr selten. „Auch für Nicht-Experten interessant, man kann ohne Technologiefachmann zu sein, einiges mitnehmen.” Evelyn Breitmar, VDI GmbH gewonnene Gewohnheiten aufgegeben werden? An welchen Privilegien wird gerüttelt? Wer wird überhaupt der neue Chef im Ring? Und dann die ganze Technik. Es gibt keine perfekte Maschine! Man muss damit umgehen lernen. Aber Homo Sapiens akzeptiert Technik nur bis zu einem gewissen Grad. Also lieber erst mal auf stur stellen. Ein überzeugtes „das brauchen wir nicht“ ist erst einmal angebracht. 04/04 an das Thema richtig heranzugehen. Was bedeutet die Einführung einer Rechnungserfassungslösung für das Unternehmen? Was ist dafür erforderlich? Beleggut ist nicht Beleggut Zunächst müssen die Rechnungen genau unter Lupe genommen werden. Schließlich ist Beleggut nicht gleich Beleggut. Noch kommen die Belege von Damit nicht genug. Welche Arbeitsschritte gab es bisher? Gibt es bereits eine Struktur oder ist alles implizites Wissen, verankert in den Köpfen der Mitarbeiter? Wer kann dieses Wissen explizit machen? Ins Blickfeld rückt der gesamte Prozess, also das Erfassen, das Lesen, die Validierung und schließlich die Prüfung der Rechnungen. Welcher der Schritte lässt sich problemlos automatisieren? Und wer kontrolliert letzt- INPUT MANAGEMENT 39 Lesen Sie, wie man Rechnungen mit Leben füllt! Von Elisabeth Grenzebach Wenn Hersteller mit Anwendern und Beratern diskutieren, werden Visionen wahr: V.l. Oswald Freisberg, Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH, Rainer Kappus, DMS-Consulting, Claus Wagner, Interim2000, Elisabeth Grenzebach und Dietmar Franz, Deutsche Post AG. endlich den Prozess? Nach wie vor der Mensch? Oder SAP? Nicht zu vergessen die rechtlichen Aspekte. So viel ist klar: Elektronische Rechnungen sind inzwischen vom Gesetzgeber anerkannt. Nach der EU-Richtlinie ist nur eine formlose Zustimmung des Empfängers notwendig. Das Rad nicht neu erfinden Auf dem Seminar wurde eins ganz deutlich: Es geht nicht um die Technologie sondern um die Lösung. Eine Plug-and-Play-Mentalität kann man getrost in der Schublade lassen. Auch wenn die Softwareanbieter nicht Müde werden, die Einsparpotentiale einer automatischen Rechnungsbearbeitung zu preisen, das Thema hat seine Tücken! Aber es ist kein Hype. Das Rad muss nicht neu erfunden werden. Warum nicht von den Erfahrungen anderer profitieren? Auf dem Invoice Seminar gab hat sich der Markt konsolidiert. Für Dietrich Franz von der Post AG ist das Projektteam das A und O. Sein Tipp: Scheuen Sie sich nicht, das Team neu zu besetzen, wenn sich der eine oder ande- „Sehr gut abgestimmt in der Thematik!” Gottfried Seifriedsberger, Merck KGaA es dazu reichlich Gelegenheit. Adolf Hoffmann, Geschäftsführer von der REWE-Touristik stimmt die Teilnehmer zuversichtlich. Vor drei Jahren musste er noch lange nach einer Lösung mit Freiform-Erkennung suchen. Heute können das schon viele Anbieter. Auch hier re als faules Ei entpuppt! Ganz anders die Lösung bei der Audi AG, die Reinhard Lorenz vorstellte. Hier setzt man nun vollkommen auf elektronische Rechnungen. Wie er die Lieferanten davon überzeugte? Die Teilnehmer wissen es inzwischen ... 04/04