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Abegglen: Zombies gestoppt. Ressourcen
zielführend alloziert. Strategische Ziele
erreicht. Ankommen!
Haben Sie Angst vor Zombies? Hoffentlich! Denn ZombieInitiativen binden unnötig Ressourcen und verhindern,
dass diese anderswo mit grösserem Nutzen eingesetzt
werden. Dabei wäre die Bekämpfung relativ einfach. Es
braucht in erster Linie Transparenz, den Mut 'Stopp' zu
sagen – und vielleicht etwas Champagner.
Wo Zombies herrschen …
Als Zombies werden allgemein von den Toten auferstandene und zum Leben erweckte
Wesen bezeichnet. Solche 'Untote' finden
sich im Alltag viele. Von einzelnen Produkten
über Teams bis hin zu ganzen Unternehmen
gibt es Dinge, die mit grossem Ressourceneinsatz (und vielfach hohen Subventionen)
künstlich am Leben erhalten werden. In Bezug auf strategische Initiativen verstehen wir
darunter Ideen und Projekte in einem Unternehmen, die über längere Zeit Ressourcen
beanspruchen ohne Aussicht auf Erfolg. Sie
werden aufrechterhalten, weil sie schon immer da waren, weil sich einzelne Personen
mit vollem Engagement dafür einsetzen oder
einfach weil noch gar niemand verstanden
hat, dass es eigentlich Zombie-Projekte sind.
Unsere Erfahrung bei Abegglen zeigt, dass es
in Unternehmen häufig nicht an Projekten
und Ideen mangelt. Bei einer entsprechenden Auslegeordnung stossen wir oft auf eine
lange Liste an (möglichen) Initiativen, an denen – oft seit Jahren – mit mehr oder weniger grossem Einsatz gearbeitet wird. Gleichzeitig befähigen wir viele unserer Kunden, innovative Ideen überall im Unternehmen entstehen zu lassen. Davon haben wir an verschiedener Stelle berichtet, zum Beispiel in
Zusammenhang mit der Adobe Kickbox.
Diese eröffnet neue Innovationspotenziale,
die mit herkömmlichen Ansätzen nicht ausgeschöpft werden.
… braucht es eine wirksame Bekämpfung
Damit dieser Prozess nicht uferlos wird und
am Schluss überall im Unternehmen ZombieInitiativen vorhanden sind, müssen Ideen
und Projekte auch abgebrochen werden. Es
braucht periodisch eine Überprüfung und
Bereinigung des Initiativen-Portfolios.
Wir bei Abegglen unterstützen unsere Kunden gezielt in diesem Prozess mit unserem
Initiativen-Portfolio Management. In einem
pragmatischen Prozess bespricht das Führungsteam periodisch die einzelnen Initiativen sowie das Initiativen-Portfolio als Gesamtheit aller strategischen Initiativen. Um
in Bezug auf die Initiativen die richtigen
Schlüsse zu ziehen und Zombie-Initiativen
rechtzeitig zu identifizieren resp. zu unterbinden, befähigen wir unsere Kunden zur
Einhaltung der folgenden Grundsätze
1. Initiativen eng takten und rasch entwickeln: Gerade neue Ideen sind bei ihrer
Entwicklung und Umsetzung mit grossen
Unsicherheiten behaftet. Sie beruhen immer auf gewissen Annahmen, z.B. in Bezug auf Kundenbedürfnisse, Entwicklungszeit, Ertragsstruktur und ähnliches
mehr. Solche Annahmen sollen strukturiert und der Grad an Unsicherheit pro
Annahme bewertet werden. Auf dieser
Basis können die einzelnen Annahmen
früh und in kleinen Schritten getestet
werden mit dem Ziel, rasch zusätzliche Erkenntnisse für die Initiative zu gewinnen
(siehe auch unsere Methodik 'GRIND')
2. Checkpoints zu Initiativen festlegen: In
einem zielführenden Vorgehen werden
zu diesen Annahmen zu Projektbeginn sogenannte 'Checkpoints' definiert. Ein
Checkpoint ist ein Meilenstein in einer
Initiative, mit dessen Erreichen eine oder
mehrere Annahmen geprüft sein sollen.
Pro Checkpoint werden die Kosten für das
Erreichen desselben geschätzt. Beispiele
solcher Checkpoints sind
‒ Mit dem Checkpoint 'Marktstudie' zu
CHF 3'000 werden Annahmen zu
Marktgrösse in einer bestimmen Region oder Kundensegmente überprüft
‒ Mit dem Checkpoint 'Prototyp' zu CHF
10'000 werden Annahmen zu Nutzungsverhalten und Bedürfnissen der
Zielgruppe überprüft
Solche Checkpoints erlauben es, transparent den Fortschritt zu überprüfen. Sie
dienen damit als relevante Kennzahl zur
Entwicklung einer Initiative. Während
etablierte Initiativen zum Beispiel nach
Gewinn, Kosten oder Produktivität beurteilt werden können, sind solche Kennzahlen für neue, unsichere Initiativen oft
wenig aussagekräftig. Viel bedeutsamer
sind hier beispielsweise die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs, die Entwicklung des
Marktanteils oder eben das Erreichen
ganz spezifischer Checkpoints
3. Checkpoints periodisch besprechen: In
einem regelmässigen gemeinsamen Erfahrungsaustausch werden die Checkpoints systematisch evaluiert. Der angestrebte Zielzustand beim Checkpoint wird
dem tatsächlichen gegenübergestellt. Es
wird erörtert, was das tatsächlich erreichte Ergebnis bedeutet, wie es zustande kam und was daraus gelernt werden kann (u.a. in Bezug auf die zugrundeliegenden Annahmen). Auf dieser Basis
wird entschieden, ob die Initiative auf
Kurs ist und weiterverfolgt werden soll,
ob Anpassungen vonnöten sind oder ob
die Initiative abgebrochen werden muss,
weil das Erreichen des nächsten Checkpoints zu den ursprünglich geschätzten
Kosten unrealistisch erscheint
4. Entrapment verhindern: In diesen Diskussionen muss dem sogenannten Entrapment ausreichend Beachtung geschenkt
werden. Darunter wird die Tendenz verstanden, sich früher getroffenen Entscheidungen verpflichtet zu fühlen und
daher weitere Ressourcen einsetzen zu
wollen. Solches Entrapment lässt sich anhand klar formulierter Checklisten feststellen und muss wo vorhanden in aller
Offenheit im Projektteam angesprochen
und diskutiert werden
5. Rückzugsplan formulieren: Das Abbrechen einer Initiative gilt es genau wie deren ursprüngliches Aufsetzen zu planen.
Es ist wichtig, dass Initiativen nicht einfach rasch und heimlich unter den Tisch
gekehrt werden. In diesem Rückzugsplan
soll festgehalten werden, wer bis wann
welche Schritte unternimmt bis zum Abschluss der Initiative. Dazu gehört zum
Beispiel die adressatengerechte Information relevanter Stakeholder, der Abbau
von Projektinfrastruktur oder die Protokollierung der Ergebnisse
6. Lehren ziehen: Besondere Bedeutung im
Zusammenhang mit dem Abbruch einer
Initiative kommt dem Erkenntnisgewinn
zu. Gemeinsam im Projektteam sollen
Lehren für weitere Initiativen gezogen
und festgehalten werden. Diese werden
idealerweise mit anderen Projektteams
geteilt. Nicht selten ist es zudem so, dass
gewisse Teil-Aspekte oder Grundlagen einer Idee durchaus erfolgsversprechend
sind. Auch solche gilt es zu identifizieren
und ggf. zu nutzen
7. Rückzug feiern: Schliesslich gilt es sicherzustellen, dass der Rückzug resp. der Abbruch einer Initiative nicht als Scheitern
betrachtet wird. Solange die Kosten des
Abbruchs einer Initiative tief sind (und
das sind sie in der Regel, wenn rechtzeitig
abgebrochen wird), spricht nichts dagegen, es immer und immer wieder zu versuchen. Es soll Unternehmen geben, die
den Erfolg einer Initiative mit Bier feiern
– und den Abbruch einer Initiative mit
Champagner begehen.
Vielleicht ist Champagner ja in der Tat eine
wirkungsvolle Waffe zur Bekämpfung von
Zombies. Der erste Schritt ist auf alle Fälle
der Mut zu Transparenz und zum 'Stopp' sagen. Mit einem systematischen InitiativenPortfolio Management wird sichergestellt,
dass Zombies frühzeitig identifiziert und abgebrochen werden sowie die Allokation von
Ressourcen zeitnah adjustiert wird. Gerne
stellen wir Ihnen unseren Ansatz anhand
konkreter Beispiele in einem persönlichen
Gespräch näher vor. Wir freuen uns auf Ihre
Kontaktaufnahme!
Autor
Thomas Obrecht, Projektleiter bei Abegglen
Management Consultants AG, Zürich
[email protected]

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