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Unbezahlter Urlaub – Britta Schwalm, Dipl.-Finw. (FH) Holm Geiermann, Christoph Fleige – TK Lexikon Steuern – 5. Oktober 2015
Unbezahlter Urlaub
Zusammenfassung
HI630754
LI1930073
Begriff
Unbezahlter Urlaub ist eine vom Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber vereinbarte Freistellung von der Arbeit, jedoch ohne
Fortzahlung der Bezüge. Eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt gilt arbeitsrechtlich als fortbestehend, solange das
Beschäftigungsverhältnis ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt fortdauert. Sozialversicherungsrechtlich besteht das
Arbeitsverhältnis bei unbezahltem Urlaub längstens für einen Monat weiter.
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung
Arbeitsrecht: Der unbezahlte Urlaub ist gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt, wohl aber bestimmte Arten von
Freistellungen, etwa bei Elternzeit oder der Pflege naher Angehöriger.
Lohnsteuer: Unbezahlter Urlaub hat gem. R 39b.5 Abs. 2 Satz 3 LStR grundsätzlich keinen Einfluss auf den
Lohnzahlungszeitraum.
Sozialversicherung: Der Fortbestand eines Versicherungsverhältnisses bei Fortbestehen der Beschäftigung ohne
Entgeltzahlung ist in § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV geregelt. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben zu
dieser Thematik am 28.10.2004 eine gemeinsame Verlautbarung veröffentlicht.
Praxis-Beispiele
Arbeitsunfähigkeit
Beschäftigungsunterbrechung
Ausschluss von Doppelansprüchen
Feiertagsvergütung
Urlaubsanspruch während Auszeit
Arbeitsrecht
HI6770613
Während des unbezahlten Urlaubs ruhen die Hauptleistungspflichten auf beiden Seiten. Das heißt der Arbeitgeber braucht kein
Entgelt zu zahlen, der Arbeitnehmer ist nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet. Nebenabreden des Arbeitsvertrages wie ein
Wettbewerbsverbot und Treue- und Fürsorgepflichten behalten aber ihre Gültigkeit. Auch ein evtl. bestehender
Kündigungsschutz bleibt erhalten.
Die Freistellung bei unbezahltem Urlaub muss immer im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber geschehen. Arbeitnehmer haben
grundsätzlich keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Ausnahmen bestehen in den folgenden Fällen:
1. Der Arbeitgeber muss in einigen Fällen aufgrund seiner Fürsorgepflicht unbezahlten Urlaub gewähren. Das ist immer
dann der Fall, wenn der Mitarbeiter in eine Notsituation gerät, z. B. wenn ein Familienmitglied plötzlich erkrankt.
2. Ein Tarifvertrag, Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen können Ansprüche auf unbezahlten Urlaub vorsehen.
Die Vereinbarungen regeln dann auch Fragen wie Voraussetzungen, maximale Dauer etc. Auch in diesen Fällen
benötigt der Arbeitnehmer die Zustimmung des Arbeitgebers.
3. Gesetzliche Ansprüche bestehen beispielsweise bei der Pflege naher Angehöriger oder Kinder (§ 45 SGB V und §§ 2,
3 PflegeZG) und bei Elternzeit (§ 15 BEEG).
4. Ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub kann sich schließlich auch aus einer betrieblichen Übung [ 1 ] ergeben. Unter
betrieblicher Übung versteht man die regelmäßige Wiederholung eines bestimmten Arbeitgeberverhaltens mit der Folge,
dass bei den Arbeitnehmern der Eindruck einer Gesetzmäßigkeit bzw. eines Brauchs entsteht. [ 2 ] Hat ein Arbeitgeber
also in vergleichbaren Fällen dreimal hintereinander unbezahlten Urlaub gewährt, besteht für die Belegschaft ein
Anspruch darauf.
Hat ein Beschäftigter über mehrere Monate unbezahlten Sonderurlaub, ändert dies nichts am Entstehen des gesetzlichen
Urlaubsanspruchs. Der Arbeitgeber darf den Erholungsurlaub in solchen Fällen nicht kürzen, so das Bundesarbeitsgericht
(BAG): Bei längerem unbezahltem Sonderurlaub ruhen zwar die Hauptleistungspflichten, der gesetzliche Urlaubsanspruch des
Mitarbeiters besteht aber in voller Höhe. [ 3 ]
Der gesetzliche Urlaubsanspruch aus § 1 BUrlG setzt nur den rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses und die einmalige
Erfüllung der Wartezeit (6 Monate) voraus. Er besteht daher auch im ruhenden Arbeitsverhältnis. Soweit es keine gesetzlichen
Sonderregelungen gibt, wie z. B. bei der Elternzeit und der Pflegezeit, darf er auch nicht gekürzt werden. Für den über den
gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehenden Urlaubsanspruch können tarif- oder einzelvertraglich Kürzungsregelungen
vereinbart werden.
Die Frage, ob bei unbezahlten Freistellungen Urlaub entsteht und besteht, ist häufig auch tarifvertraglich festgelegt.
Lohnsteuer
1 Lohnsteuerberechnung
HI632653
HI7220154
Bei unbezahltem Urlaub eines Arbeitnehmers ergeben sich lohnsteuerlich keine Besonderheiten.
Wichtig ist, dass aufgrund des unbezahlten Urlaubs kein Teillohnzahlungszeitraum [ 4 ] entsteht. Solange das Dienstverhältnis
fortbesteht, sind auch solche in den Lohnzahlungszeitraum fallende Arbeitstage mitzuzählen, für die der Arbeitnehmer keinen
steuerpflichtigen Arbeitslohn bezogen hat. [ 5 ]
Ein Teillohnzahlungszeitraum entsteht bei einem monatlich entlohnten Arbeitnehmer immer nur dann, wenn der Anspruch auf
Arbeitslohn nicht für einen vollen Monat besteht, also wenn das Beschäftigungsverhältnis während eines Monats beginnt oder
endet.
Lohnzahlungszeitraum ist der Zeitraum, für den jeweils der laufende Arbeitslohn gezahlt wird, z. B. Monat, Woche oder Tag. [ 6 ]
Erhält der Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub, ist der für die verbleibenden Arbeitstage eines monatlichen
Lohnzahlungszeitraums gezahlte (geringere) Arbeitslohn nach der Monats-Lohnsteuertabelle zu besteuern. [ 7 ]
Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber
Im Übrigen kommt unbezahlter Urlaub, auf das Jahr gesehen, einem schwankenden Arbeitslohn gleich und führt deshalb i. d. R.
im Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber zu einer Lohnsteuererstattung. [ 8 ]
2 Aufzeichnungspflicht Großbuchstabe U
HI7220155
Unbezahlter Urlaub von mindestens 5 zusammenhängend verlaufenden Arbeitstagen im Kalenderjahr muss auf der
elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und im Lohnkonto durch Eintragung des Großbuchstabens U (= Unterbrechung)
vermerkt werden. [ 9 ] Ebenso muss die Anzahl der Unterbrechungen auf der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen werden, z.
B. bei 2 Unterbrechungen die Zahl "2". Der Zeitraum der Unterbrechung ist nicht einzutragen. [ 10 ]
Sozialversicherung
1 Gültigkeit für alle Zweige der Sozialversicherung
HI632654
HI2067728
Die Regelung des Fortbestehens des Beschäftigungsverhältnisses für längstens einen Monat ist einheitlich für alle Zweige der
Sozialversicherung anzuwenden. Die Versicherungspflicht besteht für die Dauer der Arbeitsunterbrechung ohne Anspruch auf
Arbeitsentgelt in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung fort. Dabei wird nicht vorausgesetzt, dass die
Dauer der Arbeitsunterbrechung von vornherein befristet ist. Die Versicherungspflicht bleibt daher auch für einen Monat
erhalten, wenn
die Dauer der Arbeitsunterbrechung nicht absehbar oder
die Unterbrechung von vornherein auf einen Zeitraum von mehr als einem Monat befristet ist.
Für die Dauer des unbezahlten Urlaubs besteht mangels Arbeitsentgelt keine Beitragsbemessungsgrundlage. Für die
Berechnung der Beitragsbemessungsgrenzen wird diese Zeit (soweit die Monatsfrist nicht überschritten wird) jedoch
berücksichtigt.
2 Meldungen bei Überschreiten der Monatsfrist
HI2067729
Nimmt ein Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub, endet die entgeltliche Beschäftigung. Da während des unbezahlten Urlaubs in der
Regel kein Arbeitsentgelt gezahlt wird, werden für die Zeit des unbezahlten Urlaubs auch keine Sozialversicherungsbeiträge
aus dem Beschäftigungsverhältnis erhoben. Der Versicherungsschutz bleibt jedoch für längstens einen Monat bestehen. Wird
die Monatsfrist überschritten, ist eine Abmeldung zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung an die
Einzugsstelle zu senden. Die Monatsfrist beginnt mit dem ersten Tag der Arbeitsunterbrechung. Sie endet mit dem Ablauf
desjenigen Tages des nächsten Monats, welcher dem Tag vorhergeht, der durch seine Zahl dem Anfangstag der Frist
entspricht. Fehlt dem nächsten Monat der für den Ablauf der Frist maßgebende Tag, dann endet die Frist mit Ablauf des letzten
Tages dieses Monats.
Praxis-Beispiel
Berechnung der Monatsfrist
Letzter Tag der entgeltlichen Beschäftigung: Montag, 22.9.
Beginn der Monatsfrist: Dienstag, 23.9.
Ende der Monatsfrist: Mittwoch, 22.10.
Nach Ende des unbezahlten Urlaubs ist der Arbeitnehmer neu anzumelden. [ 11 ] Die Anmeldung ist dabei mit der ersten
folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Wiederaufnahme der Beschäftigung, mit
dem Meldegrund "13" (Anmeldung wegen sonstiger Gründe: Anmeldung nach unbezahltem Urlaub) zu erstatten. Darüber
hinaus ist in diesen Fällen eine sogenannte Unterbrechungsmeldung erforderlich, mit der der Einzugsstelle (und damit auch
dem Rentenversicherungsträger) das Ende der Entgeltzahlung gemeldet wird.
Die Meldung über das Ende der Entgeltzahlung muss (statt dem Beginn des unbezahlten Urlaubs) das Ende des Monats
enthalten, in dem der unbezahlte Urlaub beginnt. Die Meldung ist auch erforderlich, wenn der unbezahlte Urlaub noch im
Folgemonat endet, die Monatsfrist jedoch überschritten wird.
Soweit die Monatsfrist nicht überschritten wird, sind keinerlei Meldungen erforderlich.
[ 1 ] Vgl. Gr. 2 Betriebliche Übung.
[ 2 ] BAG, Urteil v. 28.10.1987, 5 AZR 518/ 85.
[ 3 ] BAG, Urteil v. 6.5.2014, 9 AZR 678/12.
[ 4 ] BAG, Urteil v. 6.5.2014, 9 AZR 678/12.
[ 5 ] R 39b.5 Abs. 2 Satz 3 LStR.
[ 6 ] S. Lohnabrechnungszeitraum.
[ 7 ] S. Lohnzahlungs- und Abrechnungszeiträume in der Entgeltabrechnung.
[ 8 ] § 41 Abs. 1 Satz 5 EStG; § 4 Abs. 2 Nr. 2 LStDV.
[ 9 ] § 41 Abs. 1 Satz 5 EStG; § 4 Abs. 2 Nr. 2 LStDV.
[ 10 ] S. Arbeitsunterbrechung.
[ 11 ] S. Meldungen.

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