Empfehlungen zur Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen an der

Empfehlungen zur Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen an
der Universität Oldenburg
Inhalt
1. Vorbemerkung
2. Ziele des Einarbeitungsprozesses
3. Phasen der Einarbeitung
3.1. Vor dem ersten Arbeitstag
3.2. Der erste Arbeitstag
3.3. Einarbeitungs-/Probezeit
4. Checklisten
1. Vorbemerkung
Die Art und Weise, wie sich die Universität nach außen präsentiert, wie sie sich als
„Arbeitgeberin“ BewerberInnen gegenüber darstellt und wie neue MitarbeiterInnen mit
ihrem neuen Arbeitsplatz vertraut gemacht werden, ist oft prägend für die künftige innere
Einstellung zum neuen Arbeitsplatz, für die Art und Weise der Aufgabenerfüllung und für
das Verhältnis zu Vorgesetzten und KollegInnen.
Viele Punkte, die zu einer systematischen Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen gehören,
wiederholen sich in der Praxis häufig und sind daher bekannt. Allerdings gehen die
Anforderungen an eine systematische Einarbeitung im Tagesgeschäft oft unter und
werden daher nur intuitiv oder unvollständig berücksichtigt.
Die systematische Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen ist als Führungsaufgabe zu
verstehen, so dass den Vorgesetzen in diesem Prozess eine Schlüsselrolle zukommt.
Praktische Unterstützung in dieser Phase können Vorgesetze durch erfahrene
KollegInnen erhalten, die die Rolle einer/einesAnsprechpartnerIn/StartbegleiterIn in der
Einarbeitungszeit übernehmen. Die Aufgabe der StartbegleiterInnen ist in erster Linie, die
neuen MitarbeiterInnen an die Kultur der Universität Oldenburg und des Arbeitsbereichs
heranzuführen und die Einbeziehung in bestehende Arbeitsbeziehungen und
Vernetzungen zu fördern.
2. Ziele des Einarbeitungsprozesses
Das wichtigste Ziel des Einarbeitungsprozesses ist die Entwicklung leistungsfähiger,
engagierter, motivierter und sich mit der Universität Oldenburg identifizierender
MitarbeiterInnen. Eine systematische Einarbeitung soll:
die Integration in den Arbeitsplatz fördern
zum Abbau von Unsicherheiten beitragen
die Arbeitszufriedenheit erhalten und erhöhen
frühzeitige Fluktuation oder „innere Kündigung“ vermeiden
Fehlzeiten verringern
die Leistungsbereitschaft und –fähigkeit erhöhen.
3. Phasen der Einarbeitung
Die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen beginnt mit dem Auswahlverfahren und endet
mit einem Feedbackgespräch (spätestens vor Ablauf der Probezeit). Neben der
Gestaltung eines angenehmen ersten Tages ist eine kontinuierliche Unterstützung
während der gesamten Einarbeitungsphase wichtig. Der/die Vorgesetzte und ev. der/die
StartbegleiterIn spielen hier eine zentrale Rolle.
3.1. Vor dem ersten Tag
Nach der schriftlichen Stellenzusage soll der/die neue MitarbeiterIn ein Schreiben
erhalten, dass alle wichtigen Informationen über
die genauen Arbeitszeiten
die Gebäudeadresse/Raumnummer
bei wem er/sie sich melden soll
welche Unterlagen/Angaben noch vor Arbeitsantritt benötigt werden
enthalten sind.
Der/die Vorgesetze informiert alle MitarbeiterInnen über die Einstellung und den
Arbeitsbeginn der neuen KollegIn, bestimmt unter Umständen eine StartbegleiterIn und
veranlasst Maßnahmen zur Einrichtung des künftigen Arbeitsplatzes.
(Link Checkliste – Vor dem ersten Arbeitstag)
3.2. Der erste Arbeitstag
Im Mittelpunkt des ersten Arbeitstages steht das Kennenlernen der unmittelbaren
ArbeitskollegInnen (ev. der StartbegleiterIn), des Arbeitsumfeldes sowie die Gewinnung
eines erster Eindrucks über das zukünftige Arbeitsgebiet.
Wichtig ist, die neuen MitarbeiterInnen nicht mit einer Fülle von Informationen zu
überschütten, sondern die Informationen entsprechend zu dosieren.
Hilfreich ist darüber hinaus, dem/der neuen MitarbeiterIn bereits eine (einfache) Tätigkeit
zu übertragen, die am gleichen Tag erledigt werden kann.
(Link Checkliste – Der erste Arbeitstag)
3.3. Einarbeitungs-/Probezeit
In den ersten Monaten wird der/die neue KollegIn schrittweise und systematisch an das
neue Arbeitsgebiet heran geführt. Dazu gehört sowohl die Einführung in die inhaltlichen
Aufgaben, als auch die Einweisung in Abläufe der Abteilung, der Verwaltung und der
Universität insgesamt.
Sowohl Über- als auch Unterforderung sind motivationshemmende und belastende
Erfahrungen, die möglichst vermieden werden sollten. Hilfreich ist hier ein individuell
erstellter Einarbeitungsplan, der die Aufgaben der ersten Zeit vorstrukturiert.
Nach der Hälfte der Probezeit sollte ein Feedbackgespräch geführt werden, in dem die
bisherigen Arbeitsergebnisse und die Zusammenarbeit bewertet werden, so dass vor
Ablauf der Probezeit eine endgültige Beurteilung durchgeführt werden kann.
(Link Checkliste – Einarbeitungs-/Probezeit)
Mit diesen Hinweisen und den beigefügten Checklisten möchte PE/OE den Vorgesetzen
und Führungskräften eine praxisnahe Anregung für eine möglichst effektive Gestaltung
der ersten Wochen und Monate am neuen Arbeitsplatz geben. Je nach den Bedingungen
in den einzelnen Organisationseinheiten können die Checklisten den Bedürfnissen
entsprechend verändert bzw. erweitert werden.
Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen, dann wenden Sie sich bitte
an Heidemarie Mahlmann, Tel. 798-2942, [email protected]
Einführung neuer MitarbeiterInnen
Checkliste 1 – Vor dem ersten Arbeitstag
Aufgabe
Informationsschreiben (Arbeitsbeginn etc.) an
neue MitarbeiterIn zum Dienstbeginn
Dienstantrittstermin vormerken, terminlich
freihalten
Arbeitsplatz überprüfen:
- ist die Möblierung ausreichend?
- Telefon (-anschluß) vorhanden?
- PC (-anschluß) vorhanden?
- Namensschild an der Tür?
- Grundausstattung an Arbeitsmitteln
vorhanden?
- Zugangsberechtigung zum
Gebäude/Schlüssel
Arbeitsunterlagen bereit stellen
AnsprechpartnerIn/StartbegleiterIn bestimmen
und informieren
KollegInnen und Vorgesetze über den Eintritt
informieren (Eintrittsdatum, Person, Funktion,
Aufgabe)
Ist eine persönliche Übergabe durch
StellenvorgängerIn möglich/vorgesehen?
Formulare für Telefoncode, E-mail Zugang etc.
vorbereiten
Einarbeitungsplan erstellen
Sonstiges:
AnsprechpartnerIn/
Bemerkungen
Erledigt
am
Einführung neuer MitarbeiterInnen
Checkliste 2 – Der erste Arbeitstag
Aufgabe
Empfang durch den/die Vorgesetze
Vorstellung der
AnsprechpartnerIn/StartbegleiterIn
Ev. Übergabe durch StellenvorgängerIn
Arbeitsplatz zeigen
Erste Informationen über Infrastruktur (WC,
Küche, Mensa, Parkmöglichkeiten, etc)
Telefon, Fax, Kopierer erklären
Vorbereitete Formulare für Telefon, E-mail,
Schreibberechtigung etc. ausfüllen
Büroschlüssel übergeben
Gebäuderundgang, Vorstellung der zentralen
Stellen
Postfach
Sammelbehälter für Wertstoffsammlung zeigen
Erläuterung der Arbeitszeit und Pausenregelung
Hinweis auf Einführungsveranstaltung für neue
MitarbeiterInnen.
Infos unter www.uni-oldenburg.de/pe-oe/
Ggf. Einweisung in Sicherheitsvorschriften
Besprechung des Einarbeitungsprogramms
Termine für Feedback-Gespräche festlegen. Ein
erstes Gespräch sollte spätestens nach der
Hälfte der Probezeit stattfinden.
Sonstiges:
AnsprechpartnerIn/
Bermerkungen
Erledigt
am
Einführung neuer MitarbeiterInnen
Checkliste 3 – Einarbeitungsphase/Probezeit
Aufgabe
Arbeitsabläufe, Kompetenzen, Verantwortung
erläutern
Verwaltungstechnische Verfahrensabläufe
(Unterschriftenregelung, Beschreibung der
Dienstwege, Formularnutzung,
Materialbeschaffung, Dienstreisen, Verhalten im
Krankheitsfall)
Hinweis auf Informationsquellen (Virtuelle
Begrüßungsmappe unter www.unioldenburg.de/dezernat1/13049.html, Uni-Info,
KIM - virtuelles Informations- und
Kommunikationsnetzwerk für MitarbeiterInnen
etc.)
Informationen über universitäre Anlaufstellen
(Personalrat, Frauengleichstellungsstelle,
Betriebliche Sozial- und Suchtberatung etc.)
Informationen zum internen
Weiterbildungsprogramm unter www.unioldenburg.de/pe-oe/13123.html
Feedback-Gespräche führen (Erfüllung der
gegenseitigen Erwartungen, Stärken und
Schwächen, Einleben in die neue Umgebung,
Ziele, Fördermaßnahmen, etc.)
Folgende Abstände für die Führung von
Feedback-Gesprächen sind vorteilhaft:
nach 1 Monat
nach der Hälfte der Probezeit
kurz vor Ablauf der Probezeit
Ein Feedback-Gespräch nach der Hälfte der
Probezeit sollte auf jeden Fall geführt
werden.
Vorstellung bzw. Nennung wichtiger
Kontaktpersonen
Erläuterung zur Handhabe von Geburtstagen,
Betriebsausflug, Weihnachstsfeier u.ä.
Informationen zu Veranstaltungen der Universität
(Uni-Ball, Neujahrsempfang, internationales
Sommerfest etc.)
Sonstiges:
AnsprechpartnerIn/
Bermerkungen
Erledigt
am

Download Report