Merkzettel Formatierungen mit Word

Schreibberatung Sprachwissenschaft
Recherche- und Schreibseminar für
Linguistinnen und Linguisten
Formatierung von wissenschaftlichen Arbeiten
Für Word 2011 für Mac, sehr ähnlich für Word 2010 für Windows
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Dokumentweite Einstellungen
Um dokumentweite Einstellungen zu ändern, sollte nicht "alles markieren" benutzt werden,
sondern die Einstellungen für „Standard“ geändert werden:
• Format → Formatvorlagen → Standard → Ändern
• Alternativ: Im Reiter „Start“ bei den Formatvorlagen mit der rechten Maustaste auf
„Standard“ klicken und dann „Ändern“ wählen.
Dort dann eine geeignete Schriftart, Zeilenabstand, Bündigkeit, etc. auswählen
• z.B. für eine Seminararbeit: Times New Roman, 12pt, Block, 1,5facher Zeilenabstand,
Absatzkontrolle
So können dann diese Einstellungen immer in der Kopfzeile durch Klicken auf "Standard"
ausgewählt werden:
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Überschriften
Damit ein Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt werden kann, müssen die Überschriften
einen speziellen „Tag“ zugewiesen bekommen. Dies kann auch im Reiter „Start“ bei den
Formatvorlagen ausgewählt werden:
Überschriftenformat ändern
Auch das Format für die Überschriften kann dann wie die dokumentweiten Einstellungen
geändert werden:
• Format → Formatvorlagen (→ Liste „Alle Formatvorlagen“) → Überschrift 1 /
Überschrift 2 / Überschrift 3 → Ändern → Wählen Sie eine geeignete Schriftart,
Schriftgröße, Zeilenabstand, F/K/U, etc. aus.
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• Überschrift 1: alle Überschriften der ersten Dokumentenebene
Überschrift 2: alle Überschriften der zweiten Dokumentenebene
usw.
Beispiel:
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Überschrift erster Ebene
1.1 Überschrift zweiter Ebene
1.1.1 Überschrift dritter Ebene
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Gliederung der Überschriften
Nachdem alle Überschriften markiert sind, können sie automatisch durchnummeriert werden:
• Format → Nummerierung und Aufzählungszeichen → Reiter: Gliederung →
Auswählen :
1. Überschrift 1…………..
1.1. Überschrift 2…………
1.1.1. Überschrift 3……….
• Alternativ: im Reiter „Start“ beim „Absatz“ „Liste mit mehreren Ebenen“ auswählen,
dann wie oben den Stil „1 Überschrift“ usw. auswählen
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Automatische Seitenanzahl
Eine Haus- oder BA-Arbeit muss auf jeden Fall Seitenzahlen haben, damit das
Inhaltsverzeichnis Sinn macht. So werden automatische Seitenzahlen eingefügt:
• Einfügen → Seitenzahlen → Position auswählen (z.B.: Seitenende(Fußzeile)) →
Ausrichtung auswählen (z.B.: Rechts)
• Alternativ: im Reiter „Dokumentelemente“ → „Seite Nr.“
• Damit das Inhaltsverzeichnis nicht mitgezählt wird und somit der Textteil bei „1“
anfängt:
→ kein Häkchen bei: Seitenzahl auf erster Seite.
→ Format… → Beginnen bei: 0
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Automatisches Inhaltsverzeichnis
Ein automatisches Inhaltsverzeichnis wird an die Stelle eingefügt, an der der Kursor steht:
• Einfügen → Index und Verzeichnisse → Inhaltsverzeichnis → OK
• Alternativ: im Reiter „Dokumentelemente“ → „Inhaltsverzeichnis einfügen“
Falls sich die Seitenzahlen ändern oder neue Überschriften hinzugefügt wurden, kann das
Inhaltsverzeichnis folgendermaßen geändert werden:
• Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis → Felder aktualisieren → Gesamtverzeichnis
aktualisieren
• Alternativ: im Reiter „Dokumentelemente“ beim „Inhaltsverzeichnis“ auf
klicken
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Manueller Seitenwechsel für besseres Layout
Damit der Seitenwechsel bestehen bleibt, auch wenn davor neuer Inhalt eingefügt wird, nicht
„enter, enter, enter ….“ drücken, sondern:
• Einfügen → Umbruch → Seitenumbruch
• Alternativ: im Reiter „Dokumentelemente“ → „Umbruch“ → „Seite“
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Abschnittswechsel - Abgrenzung Inhaltsverzeichnis und Titel vom
Fließtext
Titelblatt und Inhaltsverzeichnis werden bei der Zuweisung der Seitenzahlen nicht mitgezählt,
bzw. wenn erwünscht gesondert gezählt. Damit das Titelblatt nicht mit Seite 1 beginnt,
können Abschnittswechsel eingefügt werden.
• Einfügen à Umbruch àAbschnittswechsel (nächste Seite)
• Alternative: im Reiter „Dokumentelemente“ à „Umbruch“ à „Abschnittsumbrüche
nächste Seite“
Eventuell muss nach dem Einfügen der Abschnittswechsel das Format der Seitenzahlen
angepasst werden (siehe Punkt 4) oder die Verknüpfung der Fußzeile des Abschnitts des
Textes mit der vorherigen gelöst werden, siehe dazu:
https://www.websplash-online.de/blog/word-seitenzahlen-ab-bestimmter-seite-x-beginnendmit-der-zahl-y/
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Einzug bei mehrzeiligen Zitaten
Längere Zitate sollen in einem Block vom Fließtext abgesetzt werden. Der Block sollte etwas
eingerückt sein und einen einfachen Zeilenabstand haben. Es kann auch eine etwas kleinere
Schrift verwendet werden. Dies kann so vorgenommen werden:
Textabschnitt (Zitat) markieren → Rechtsklick → Absatz → Einzug links = 1 cm → Einzug
rechts = 1 cm → Zeilenabstand = einfach
Außerdem:
• Schriftgröße auf 11pt
• Vor und hinter dem mehrzeiligen Zitat einen Absatz (= ¶)
Natürlich kann auch für Zitate eine eigene Formatvorlage erstellt werden (siehe Punkt 1), der
dann alle Formatierungen zusammenfasst.
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Kopf- und Fußzeile
In der Kopfzeile kann man den Titel der Arbeit, die Kapitelüberschriften oder auch den
Autorennamen angeben. Dies kann so eingegeben werden:
• Ansicht → Kopf- und Fußzeile → in Kopfzeile: Titel der Arbeit eingeben
• Sollen die Kapitelüberschriften in die Kopfzeile, muss für jedes Kapitel ein neuer
Abschnitt definiert werden (siehe Punkt 7), für den dann die Kopfzeile von der
vorherigen gelöst wird. Für die Seitenzahlen dann bei „Format“ „Fortsetzen vom
vorigen Abschnitt“ auswählen.
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