Textverarbeitung Word 9.3Formatvorlagen Formatvorlagen bestimmen das Aussehen von Textelementen eines Dokuments, wie z. B. Überschriften, Beschriftungen und Textkörper. Sie werden verwendet, um Absätzen, einzelnen oder mehreren Wörtern oder ganzen Absätzen, in einem einzigen Schritt (mit einem einzigen Befehl) eine Vielzahl von Schrift- und/oder Absatzformaten zuzuweisen. Mit Formatvorlagen erleichtern Sie sich das Formatieren/Gestalten eines langen Dokumentes gewaltig und sparen damit viel Zeit. EINFACH LUXURIÖS Mit Formatvorlagen können Sie in einem Schritt alle mit derselben Formatvorlage formatierten Texte durch Ändern der Formatvorlage anpassen. Beispiel: Alle Titel Ihrer mehrseitigen Arbeit sind in Cambria 18 Punkt linksbündig und fett formatiert. Später möchten Sie diese Titel zentriert in Calibri 20 Punkt formatieren. Ändern Sie lediglich die Attribute der zugewiesenen Formatvorlage und sämtliche Hauptüberschriften werden automatisch angepasst – ohne mühsames, seitenlanges Formatieren von Hand. ... und Inhaltsverzeichnisse macht Word dann fast gratis. 9.3.1Formatvorlagen-Typen Formatvorlagentyp «Zeichen» mit Schriftart, -grösse und -auszeichnung Sie kann einzelnen Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen zugewiesen werden, aber auch ganzen Wörtern, Textteilen oder Absätzen. Formatvorlagentyp «Absatz» mit Absatzausrichtung, Einzügen, Abständen, Sprache, Aufzählung etc. Er wird immer mindestens einem Absatz zugewiesen. Formatvorlagentyp «Verknüpft (Absatz und Zeichen)» mit allen Möglichkeiten für Schrift- und Absatzformate. Es ist der häufigste Formatvorlagentyp, weil er abhängig vom ausgewählten (markierten) Element als Schrift- oder Absatzformat verwendet wird (z. B. Fliesstext: Calibri 9.5 pt, Zeilenabstand mehrfach 1.15, Absatzabstand vor 6 pt / nach 2 pt, Blocksatz, Sprache Deutsch/Schweiz). Formatvorlagentyp «Tabelle» mit Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten für Tabellen. Sie kennen ihn bereits: Viele Tabellenformatvorlagen stehen auf dem Register TABELLENTOOLS/Entwurf bereits zur Verfügung. Selbstverständlich können Sie auch eigene Tabellenformatvorlagen definieren. Formatvorlagentyp «Liste» mit Aufzählungszeichen, Nummerierungen, Ebenen. Es gibt die üblichen Listenformatvorlagen bereits im Register START/Absatz: Befehl Liste mit mehreren Ebenen. Sie können für spezielle Dokumente eigene Aufzählungs-/Nummerierungsebenen definieren. Das ist aber gar nicht so einfach und erfordert viel Konzentration. 162 Textverarbeitung Word 9.3.2 Formatvorlagen zuweisen, anpassen, definieren Die Formatvorlagen finden Sie auf dem Register START/Formatvorlagen. Zeichen, Textteilen oder Absätzen eine Formatvorlage zuweisen ASchnellformatvorlage: Mit einem Mausklick auf die gewünschte Schnellformatvorlage wird sie dem markierten Bereich im Dokument zugewiesen. Sobald Sie mit der Maus über die Schnellformatvorlagen gleiten, sehen Sie eine Live-Vorschau der Formatvorlage, wie sie im Text aussehen würde. BBildlaufpfeil: Mit dem Bildlaufpfeil klappen Sie sämtliche, in diesem Dokument gegenwärtig verfügbaren Schnellformatvorlagen auf. CGruppenpfeil / D Aufgabenbereich: Über den Gruppenpfeil wird der Aufgabenbereich für die Formatvorlagen geöffnet. Ein Mausklick auf den Namen der Formatvorlage genügt und der markierte Bereich erhält die gewünschte Formatierung. EBeschreibung der Formatvorlage: Indem Sie im Aufgabenfenster mit der Maus langsam einen Formatvorlagen-Namen überfahren, erhalten Sie eine Beschreibung der Formatierungen. STANDARD FORMATVORLAGE Ändern Sie an der Standardschriftart nur das Allernötigste. Viele Formatvorlagen basieren auf dieser Standard-Formatvorlage: Dazu gehört die Schriftart, -grösse (Grundschriftart Ihres Dokuments) oder Sprache. Weisen Sie keine Absatzformate zu, Sie ersparen sich damit viele Ärger, da viele Formatvorlagen auf diesen Standard zugreifen! 163 Textverarbeitung Word 173 Formatvorlagen zuweisen und anpassen Die folgende Übung geht über die nächsten zwei Seiten. Dazwischen sind immer wieder Erklärungen, sodass Sie am Ende der Übung einen wesentlichen Teil über Formatvorlagen kennen gelernt haben. Öffnen Sie die Word-Datei Texte. Weisen Sie den farbigen Textstellen zu: rot/'Überschrift 1', blau/'Überschrift 2', grün/'Überschrift 3' Formatvorlagen anpassen/ändern – Text mit einer Formatvorlage, die Sie anpassen wollen, markieren – nach den eigenen Vorstellungen formatieren (Schrift, Absatz), bis Sie zufrieden sind (gefällt Ihnen, passt) – im Aufgabenbereich «Formatvorlagen» über die Option «xyz» aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen» («xyz» steht für den Formatvorlagennamen) Passen Sie die Formatvorlagen 'Überschrift 1 – 3' an. Die Anpassungen gelten «Nur in diesem Dokument». – 'Überschrift 1': Comic Sans MS, 20 pt, fett, schwarz (oder automatisch), Abstand vor: 0 pt/nach: 0 pt – 'Überschrift 2': Comic Sans MS, 16 pt, fett, schwarz (oder automatisch), Abstand vor: 18 pt/nach 0 pt – 'Überschrift 3': Comic Sans MS, 12 pt, fett, schwarz (oder automatisch), Abstand vor: 12 pt/nach 6 pt Vergessen Sie nicht, die Formatvorlagen zu aktualisieren (z. B. «Überschrift 1 aktualiseren, um der Auswahl zu entsprechen») und speichern Sie zwischendurch nach. Neue Formatvorlage definieren – Ganz unten im Aufgabenbereich «Formatvorlagen» finden Sie 3 Befehlssymbole. – Nach einem Mausklick auf den linken Befehl Neue Formatvorlage wird das Dialogfenster «Neue Formatvorlage erstellen» angezeigt. Name und Typ der Formatvorlage auf welcher Formatvorlage die neue Vorlage basiert alle gängigen Schrift- und Absatzformatierungen Beschreibung der Formatierungen Verhalten von Word steuern weitere Formatierungen, die nicht aufgelistet sind 164 Textverarbeitung Word Definieren Sie drei neue Formatvorlagen: a) 'Beschreibung': Formatvorlagentyp «Absatz», basierend auf «Standard», folgender Absatz «Standard», mit den Formatierungen: Calibri 10 pt, schwarz (automatisch), Zeilenabstand: Mehrfach, 1.15 und einem Abstand nach: 6 pt b) 'Zusammenfassung': Formatvorlagentyp «Absatz», basierend auf «Beschreibung», folgender Absatz «Standard», mit den Formatierungen: automatisches Aufzählungszeichen (Ihre Wahl), Abstand nach: 2 pt, Einzug links: 0 cm, Sondereinzug: hängend, um 0.8 cm c) 'Kurztitel fett': Formatvorlagentyp «Verknüpft (Absatz und Zeichen) , evtl. «Zeichen», basierend auf «Zusammenfassung», folgender Absatz «Standard», mit den Formatierungen: fett (sonst keine Änderungen) Weisen Sie den beschreibenden Texten nach den Titeln die Formatvorlage 'Beschreibung' zu. Die Kurztitel mit den Stichworten (Ziel, Sprache, Form) erhalten die Formatvorlage 'Zusammenfassung'. Nur den Kurztiteln (inkl. Doppelpunkt) weisen Sie die Formatvorlage 'Kurztitel fett' zu. Tipp: Das geht schneller über den Befehl Ersetzen: Suchen Sie nacheinander nach den Kurztiteln und ersetzen Sie sie durch denselben Kurztitel mit der Formatvorlage 'Kurztitel fett'. Die Formatvorlagen finden Sie über die Schaltfläche «Format» unten links im ErsetzenFenster. Die Formatvorlage 'Zusammenfassung' müssen Sie noch anpassen, die Abstände vom Aufzählungszeichen zum Text sind zu gross. Wählen Sie einen hängenden Einzug von 0.6 cm (aktualisieren!). Aktivieren Sie die Silbentrennung (gilt für das gesamte Dokument). In die Kopfzeile schreiben Sie den Text «Textsorten» zentriert, Calibri 8 pt, mit einer Rahmenlinie darunter. In die Fusszeile fügen Sie zentriert die Seitenzahlen (Feld) ein, in Comic Sans MS, 12 pt, fett. Speichern Sie Ihr fertig formatiertes Dokument nach. FORMATVORLAGENKATALOG Welche Formatvorlagen im Formatvorlagen-Katalog angezeigt werden sollen, bestimmen Sie. Nicht benötigte Format vorlagen entfernen Sie aus dem Katalog (rechter Mausklick auf Formatvorlagennamen, Kontext menü), resp. zusätzliche (selber definierte) Formatvorlagen fügen Sie nach Bedarf hinzu. 165 Textverarbeitung Word 9.3.3 Clever: Formatvorlagensatz – Designs Nebst Formatvorlagen für Schrift-, Absatz und Tabellenformate stellt Office sogenannte Designs oder Dokumentformatierungen zur Verfügung. Innerhalb eines Designs stehen einige Variationen von FormatvorlagensätzeN zur Auswahl. Standardmässig ist einem leeren Dokument, basierend auf der Vorlage «Normal.dotx», bereits ein Design zugewiesen: «Office». Mit dieser Design-Vorlage haben Sie also alle nötigen Werkzeuge, um ein Dokument schnell und einfach «in Form» zu bringen (z. B. die Standard-Formatvorlagen Überschrift 1,2 etc.). Im Register ENTWURF/Dokumentformatierung finden Sie eine Design-Auswahl mit bereits vorgefertigten Formatvorlagensätzen, die Sie nur noch dem Dokument (mit Standard-Formatvorlagen) zuweisen können. Wahl des Designs Wahl des Formatvorlagensatzes Schrift-/ Farbvariationen innerhalb des Designs Designfarben und Schriften auswählen Beispiel A ausgewählt ist das Design – wie könnte es anders sein – «Himmlisch». Das muss ja gut kommen! B passende Formatvorlagensätze (Variationen) zum gewählten Design, erkennbar am Titel «Integriert». In diesem Beispiel wurde der Formatvorlagensatz «zentriert» ausgewählt («Dieses Dokument»). Ein (Dokument)-Design besteht aus: – 2 Schriften für Textkörper/Fliesstext und Überschriften mit passenden Farben – einer Farbpalette, ähnlich wie in den Mastervorlagen von PowerPoint – Effekten wie z. B. Linienarten, Füllfarben, Schatten etc. und Formen Erst wenn Sie auf das Register START wechseln, sehen Sie in der Befehlsgruppe Formatvorlagen, dass sich die Formatvorlagen an das neue Design angepasst haben. 166 Textverarbeitung Word Sollten Ihnen die vielen Designs und Formatvorlagensätze nicht genügen, können Sie selber Schriften, Farben, Formenstil etc. definieren. Dazu stehen Ihnen die abgebildeten Befehle auf dem Register ENTWURF zur Verfügung. Sie werden in diesem Lehrmittel nicht näher erklärt. 174 Formatvorlage: In Designs schwelgen Öffnen Sie die Word-Datei Bäume. Weisen Sie zuerst den roten Texten die Formatvorlage 'Überschrift 1' und den blauen Texten die Formatvorlage 'Überschrift 2' zu. Nun können Sie unterschiedliche Designs sowie Formatvorlagensätze ausprobieren. Beobachten Sie, wie sich Ihr Dokument auf einen Schlag verändert. Ändern Sie das Farbkonzept über den Befehl Farben. 9.3.4 Für Profis: Absatzkontrolle Trotz sorgfältiger Formatierung und Zuweisung von Formatvorlagen lassen sich folgende störende Mängel nicht vermeiden: – Schusterjunge: Titel (Überschrift) wird am Seitenende angezeigt, während der dazugehörende Text erst auf der folgenden Seite beginnt. – Hurenkind: Ebenso störend ist eine einzige Zeile eines Textes am Seitenende, wenn der restliche Text erst auf der folgenden Seite zu lesen ist. Auf dem Register START/Absatz im Dialogfenster Absatz können Sie dagegen vorgehen. Auf der zweiten Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch befinden sich hilfreiche Einstellungen dazu. – Absatzkontrolle: Verhindert, dass sich einzelne Zeilen eines Absatzes oben bzw. unten auf der Seite befinden. – Nicht vom nächsten Absatz trennen: Cursor muss im Absatz nach der Überschrift stehen. – Diesen Absatz zusammenhalten: Markierte Absätze stehen auf derselben Seite. – Seitenumbruch oberhalb: Der markierte Text kommt auf eine neue Seite (Tastenkombination: Ctrl + Return). Interessant: Diese Option können Sie einer Kapitelüberschrift mit der Formatvorlage 'Überschrift 1' zuweisen, dann beginnt jedes Kapitel auf einer neuen Seite. – keine Silbentrennung: Markierte Absätze werden bei automatischer Silbentrennung nicht getrennt (z. B. für Titel, die nicht getrennt werden sollen). 167 Textverarbeitung Word 9.3.5 Automatisch nummerierte/gegliederte Titel Word kann Überschriften (mit zugewiesenen Formatvorlagen) automatisch mit einer Nummerierung oder Gliederung ausstatten (lassen). Dazu benötigen Sie im Register START/Absatz den Befehl Gliederung. Stellen Sie den Cursor dazu auf die erste Überschrift, dann geht alles andere wie von selbst: Für eine Standard-Gliederung genügt ein Klick auf den Befehl Liste mit mehreren Ebenen auf dem Register START/ Absatz. Wählen Sie dort eine der Listenbibliotheken mit Überschriften aus und Word nummeriert die Überschriften (Formatvorlagen!) mit dieser Gliederung selbständig durch. EIGENE LISTEN Anspruchsvoll und nur für Dokumentvorlagen eignen sich die beiden Optionen «neue Listentypen» oder «Listen mit mehreren Ebenen definieren». 175 Überschriften mehrstufig nummerieren lassen Öffnen Sie die Word-Datei Sonne. Weisen Sie den roten Titeln die 'Überschrift 1', den blauen Titeln die 'Überschrift 2' und den grünen Titeln die 'Überschrift 3' zu. Passen Sie die Formatvorlagen 'Überschriften 1 – 3' nach Ihren Wünschen an (Schriftart, -grösse, Absatzabstände) oder bestimmen Sie ein Design mit einem passenden Formatvorlagensatz. Achten Sie besonders darauf, dass die Titel keine Zeilenumbrüche haben (nicht auf 2 Zeilen zu stehen kommen). Die Titel mit den Formatvorlagen 'Überschrift 1' sollen jeweils auf einer neuen Seite beginnen (Seitenumbruch oberhalb). Weisen Sie den Texten, falls Sie kein Design verwendet haben, die neue Formatvorlage 'Fliesstext' mit folgenden Formatierungen zu: Schriftart und -grösse nach Wunsch, Absatzabstand nach: 8 – 12 pt. Fügen Sie den Text der ersten Seite in ein Deckblatt ein (EINFÜGEN/Seiten: Deckblatt) und passen Sie die Schriften an, so dass sie Ihnen gefallen. Entfernen Sie unnötige Leerzeilen und aktivieren Sie die automatische Silbentrennung. Wählen Sie für die Überschriften die Gliederung: 1./1.1/1.1.1. Passen Sie die Abstände (hängende Einzüge) zwischen Nummerierung und Überschriften-Text an: Der hängende Einzug beträgt bei allen Überschriften 1.5 cm (das machen Sie nicht einzeln von Hand, oder?). Sieht doch schon recht professionell aus! Eigentlich fehlt nur noch das Inhaltsverzeichnis. 168
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