EinE EntschEidung für diE Zukunft

Eine Entscheidung
für die Zukunft
Der Asset-Manager Commerz Real wechselt auf eine auf
Gewerbeimmobilien ausgerichtete SAP-Plattform –
und hat dafür mit Boreales den richtigen Partner
D
ie Immobilienwirtschaft
ist im Wandel: Die Haltedauer von Immobilien verkürzt sich, das
Volumen der Transaktionen steigt. Ist
das Unternehmen auch international
aufgestellt, kommen weitere Anforderungen hinzu – an die Mitarbeiter,
aber auch an die IT-Systeme, denn
die Ansprüche an die Dokumentation,
die Bilanzierung und das Reporting
haben sich verändert. Für das
Team des IT-Beratungsunternehmens Boreales eine bekannte, aber
auch herausfordernde Aufgabe – vor
allem, wenn der Zeitrahmen so eng
gesteckt und das Immobiliengeschäft
des Auftraggebers so vielfältig ist wie
bei der Commerz Real.
Das auf Sachwertinvestments spezialisierte Tochterunternehmen der
Commerzbank hatte Boreales Anfang
2012 damit betraut, das bestehende SAP Modul RE Classic durch
Migration auf das auf Gewerbeobjekte ausgerichtete Modul SAP RE-FX
abzulösen. Der Grund dafür: Das für
die Wohnungswirtschaft konzipierte Vorgängermodell war nur eingeschränkt hilfreich für die Arbeit im Asset Management und verbunden mit
nicht unerheblichem CustomizingAufwand. Doch ein Softwarewechsel
ist aufwendig: Zunächst müssen Ziele definiert werden, die Kosten müssen genau festgelegt sein, Ressourcen werden durch die Umsetzung
gebunden und bei der Umstellung auf
das neue System müssen alle auftretenden Hürden genommen werden.
Dass die Commerz Real sich dennoch für einen Wechsel entschieden
hat, hatte gleich mehrere Gründe.
Der Zeitplan
war sehr eng
gesteckt. Beim
Produktivstart
war der Kunde
dabei. Es gab
keine Verzögerungen, alle haben
an einem Strang
gezogen.“
Kathrin Kruse,
Projektleiterin Boreales
„Die Marktanforderungen
haben sich geändert“
Das größte Problem: Das immobilienwirtschaftliche Modul erfüllte
nicht mehr die umfangreichen Ansprüche der Commerz Real. „Die
Marktanforderungen haben sich
geändert: Statt einfacher Standardmietverträge gibt es heute individuelle, komplexe Mietverhältnisse.
Diesen Anforderungen wird die
wohnungswirtschaftlich
geprägte
Anwendung SAP RE Classic nicht
mehr gerecht“, sagt Andreas Hanl,
Leiter IT und Services der Commerz
Real. „So musste zum Beispiel bisher
das Management von komplexen
Kündigungs- und Verlängerungsregeln außerhalb des bestehenden
Systems durchgeführt werden.“ Dass
die Datenaufbereitung nicht innerhalb der SAP-Anwendung möglich
war, behinderte die Arbeitsabläufe
immer wieder. „Die Verwalter konnten nicht auf das Reporting zugreifen. Dies mussten unsere Kollegen
individuell zur Verfügung stellen“,
sagt Hanl – ein zusätzlicher Arbeitsaufwand, der auch noch fehleranfällig sein kann.
Frankfurt oder Fukuoka?
Darüber hinaus ist das Geschäft der
Commerz Real höchst komplex: Die
verwalteten Immobilien sind sehr
unterschiedlich, das Unternehmen
arbeitet global: Ob Frankfurt oder
Fukuoka in Japan – das Hantieren mit diversen Währungen und
unterschiedlichen Länderspezifika
gehört zum Alltag der Commerz Real.
„Das Fondsgeschäft der Commerz
Real läuft kontinuierlich weiter – auch
während der Datenmigrations- und
Go-Live-Phase. Wir sprechen hier
von laufender Vermietung sowie
von Zu- und Verkäufen im Immobilienbereich, das Management ist
permanent auf zuverlässige Daten
angewiesen. Das ist eine große Herausforderung für die Umstellung“,
sagt Kathrin Kruse, die für das Projekt bei Boreales verantwortlich war.
Um nicht beim Go-Live von Fehlern
überrascht zu werden, arbeitete das
Boreales-Team über Monate an einer Parallelstruktur, die dann nach
und nach das alte System ablösen
© HOCHTIEF Projektentwicklung GmbH
Aus dem Portfolio
der Commerz Real
Hotel de Rome Berlin. Faszinierende
Mischung aus Alt und Neu (o. l.).
Neue Direktion Köln. Tradition trifft
auf Moderne (o. r.).
Westfield London. Einkaufseldorado (u. l.).
sollte. In insgesamt fünf Testmigrationsphasen wurde geprüft, wo noch
Anpassungen notwendig sind. „Ab
der dritten Migration waren alle
Funktionen, wie beispielsweise die
Buchungen oder die Korrespondenz,
implementiert und auch viele KeyUser an Bord“, sagt die Boreales
Projektleiterin. „Das System des technischen Durchstichs und die schrittweise Migration haben sich bewährt“,
sagt auch Hanl.
D
ie vorletzte Migration war
dann die Generalprobe für
den wirklichen Live-Start. „Wir haben Zeiten gestoppt, wie lange
die Komponenten benötigen – wir
haben nichts dem Zufall überlassen“, sagt Kruse. Insgesamt wurden
1.300 fachliche Testfälle durchgespielt und rund 17.000 offene Posten
sowie 1.500 Stammdaten bereinigt
und angepasst.
„Dieses Team kann wirklich
stolz auf sich sein“
Boreales schulte auch die externen
Immobilienverwalter, damit alle mit
dem neuen System arbeiten können.
„Wir hatten in Wiesbaden Menschen
aus ganz Europa am Tisch, um sie für
Boreales hat
während der
gesamten
Projektlaufzeit
als kompetenter
und engagierter
Partner überzeugt.“
Andreas Hanl, Leiter IT
und Services Commerz Real
das neue SAP-Modul fit zu machen“,
sagt Kruse. Die engagierte Zusammenarbeit der Fachabteilungen der
Commerz Real mit Boreales trug
ebenfalls dazu bei, dass der Systemwechsel fehlerfrei über die Bühne ging.
„Der Zeitplan war sehr eng gesteckt.
Beim Produktivstart war der Kunde
dabei. Es gab keine Verzögerungen,
alle haben an einem Strang gezogen“,
so Kruse. „Bei einem solchen Projekt
braucht man einen erfahrenen Partner, auf den man sich verlassen kann.
Denn ab einer gewissen Komplexität
kann man als Unternehmen ein solches Projektvorhaben nicht mehr alleine in angemessener Zeit durchführen“,
sagt Hanl. „Schon kurz nach dem Produktivstart lief das System einwandfrei
und wir konnten direkt die Vorteile nutzen, die das neue SAP Modul bietet.
Boreales hat während der gesamten
Projektlaufzeit als kompetenter und
engagierter Partner überzeugt; dieses
Team kann wirklich stolz auf sich sein“.
Auf einen Blick
Die Commerz Real AG, eine
hundertprozentige Tochtergesellschaft der Commerzbank
AG, steht für mehr als 40 Jahre
Markterfahrung und ein verwaltetes Volumen von rund 32 Milliarden Euro. Das Fondsspektrum umfasst den Offenen
Immobilienfonds hausInvest,
institutionelle Anlageprodukte
sowie unternehmerische Beteiligungen für Immobilien, Flugzeuge, regenerative Energien
und Schiffe.
Commerz Real AG
Zentrale Standorte: Wiesbaden und Düsseldorf
Branche: Finanzdienstleister
Strategie: Integrierter Asset- und Finanzierungsmanager
mit Schwerpunkt auf sachwertorientierten Fondsprodukten. Experte bei Planungs-, Bau- und Finanzierungsleistungen für gewerbliche Immobilien
Verwaltetes Volumen: 32 Mrd. Euro
Mitarbeiter: rund 700
Die Herausforderung:
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Seit 12 Jahren ist die Boreales
GmbH als unabhängiges ITBeratungsunternehmen Partner der Immobilienwirtschaft.
Die auf kundenspezifische Herausforderungen zugeschnittenen SAP-basierten Produkte orientieren sich an den
aktuellen Entwicklungen auf
dem Immobilienmarkt. Rund
40 Mitarbeiter agieren deutschlandweit und vereinen das
fachliche Know-how von ITIngenieuren, Softwareentwicklern, Immobilienfachwirten und
Wirtschaftswissenschaftlern. Boreales ist SAP-Partner mit Hauptsitz in Hamburg.
Migration auf bestehender Systemplattform
Anpassung an Marktanforderungen
eng kalkuliertes Zeitfenster für die Migration
Datenaufbereitung innerhalb der SAP-Anwendung
globales Fondsgeschäft mit komplexen Länderspezifika
Die Lösung:
Systemmigration anhand der spezifischen Kunden vorgabe und -nutzung
• Nutzung erweiterter Systemfunktionalitäten
• Umsetzung innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens
• umfassende Schulung der Mitarbeiter und externen
Dienstleister
• höhere Benutzerfreundlichkeit
• erweiterte Reportingmöglichkeiten
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Das System:
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Migration von SAP RE Classic auf SAP RE-FX
© 2014 BOREALES
GmbH GmbH
© 2014 BOREALES
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