Checkliste - VoIP Telefonanlage

Checkliste - neue Telefonanlage
Alle Fragen zu den 6 wichtigsten Punkten die Sie den Verkäufen fragen sollten!
Im Zuge der ISDN-Abschaltung durch die Deutsche Telekom ist das Thema zukunftsweisende Telefonie bei
vielen TK-Verantwortlichen derzeit sehr aktuell. Sie stellen sich zu recht die Fragen, was tun, wenn es bald
kein ISDN mehr gibt? Welche Lösungen sind heute ausgereift? Was ist mit Voice-over-IP? Wie steht bei
Internettelefonie mit der Sprachqualität? Mit welchen Investitionen sollte ich rechnen und welche Vorteile
ergeben sich daraus?
Diese Checkliste soll allen Verantwortlichen helfen, sich im Jungel dieser Fragen zu recht zu finden und den
neuen Anbietern auch die richtigen Fragen stellen zu können. Die Checkliste ist gegliedert nach den
wesentlichen Einfußbereich der Telekommunikation und gibt dann konkrete Fragen als Hilfestellung.
Beispiel: Versuchen Sie doch mal mit Blick auf Ihre jetzige Telefonanlage, die Checkliste durchzuarbeiten.
Anschließend nehmen Sie dann ein Angebot eines Anbieters von Telefonanlagen.
1) Leistungsmerkmale
Die technischen Möglichkeiten bei modernen Telefonanlagen unterscheiden sich teilweise deutlich von
denen der alten ISDN-Technologie. Da die Auswahl der Telefonlage eine Entscheidung für die Zukunft ist,
sollten auch Leistungsmerkmale enthalten sein, die vielleicht heute noch keine Rolle spielen, von denen
aber nicht ausgeschlossen werden kann, dass diese in ein paar Monaten/Jahren für das Unternehmen
relevant werden.
Hier eine Auswahl typischer moderne Leistungsmerkmale, die heutige Telefonanlage unterstützen sollten:
Ist die Verwaltung mehrerer Standorte mit einer Telefonanlage möglich?
Gibt es eine einfache, leicht zu bedienende Web-Konfigurationsoberfläche?
Gibt es einen kostenlosen Anrufbeantworter für jede Nebenstelle mit E-Mailversand?
Gibt es eine Faxintegration durch Fax-to-Email und Email-to-Fax?
Ist der Anschluss von normalen Faxgeräten möglich?
Wird Videotelefonie im grundsätzlich unterstützt?
Wird HD-Audio und HD-Video unterstützt?
Gibt es eine Benachrichtigung bei verpassten Anrufen pro Telefon?
Verfügt die Telefonanlage über Zeitschaltungen, die über Tag/Nacht Modus hinausgehen?
Werden die Besetztlampenfelder (BLF Lämpchen auf dem Telefon) unterstützt?
Gibt es ein zentrales Telefonbuch für die Anlage und ein Telefonbuch je Nebenstelle?
Hat die Anlage Schnittstellen für CTI-Nutzung und TAPI Anwendungen (mehrplatzfähig)?
Bietet die Telefonanlage Auswertungsmöglichkeiten der Verbindungsdaten?
Bietet die Telefonanlage die Funktion sich von außen einwählen zu können (Call-Throuh)
Gibt es für Telefonkonferenzserver einen separaten Konferenzserver?
Können Handy's und Smartphones direkt in die Telefonanlage eingebunden werden?
Gibt es die Möglichkeit individuelle Ansagen und Wartemusik zu einzuspielen?
Gibt es Möglichkeiten zur Kopplung mit CRM-Lösungen?
Bietet der Anbieter alle Funktionen, die Sie brauchen?
JA
NEIN






































2) Sicherheit & Schutzmaßnahmen
Aktuelle Telefonanlage werden alle mit dem Internet verbunden, um zum Beispiel Zugriffe für
Heimarbeitsplätze und Einbindung von Apps zu realisieren. Umso wichtiger die die Fragen nach
Schutzmaßnahmen und Verantwortlichkeiten. In Zeiten in den immer mehr Konzerne Nutzungsdaten
sammeln und auswerten, ist die Frage nach Möglichkeiten um das Unternehmen vor Schaden zu bewahren
und die Privatsphäre zu schützen gerade heute sehr relevant.
Gibt es technische Schutzmechanismen bei Einbruchsversuchen aus dem Internet?
Wird die Telefonanlage 24x7 gegen Einbruchsversuche überwacht?
Gibt es einen Kostenschutz gegen hohe Telefonrechnungen bei einem Einbruch?
Gibt es Schutzmaßnahmen gegen Missbrauch von teuren Rufnummern (0900, Ausland, u.a.)?
Gibt es eine Erkennung von ungewöhnlichem Telefonverhalten an einem Tag?
Gelten für die Telefonanlage Deutsche Sicherheitsstandards?
Gelten Deutsche Datenschutzbestimmungen für den Anbieter/Hersteller?
Ist davon auszugehen, dass sich der Anbieter den Deutschen Standards verpflichtet fühlt?
Ist eine Verschlüsselung von Audiodaten (Gesprächen) möglich?
Ist eine Verschlüsselung der Signalisierung (wer spricht mit wem) möglich?
Gibt es die Möglichkeit bestimmte Anrufziele zu sperren?
Stehen die Systeme in Deutschland? (Datenschutzbestimmungen, Rechtsgebiet)
Hat das Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten (steht i.d.R: auf der Webseite)?
JA
NEIN


























3) Kosten und und Investitionsschutz
Es gibt Telefonanlage die haben sehr viele Funktionen, aber lohnt sich diese Investition von heute wirklich
für die Zukunft? Hier ein Überblick an Fragen, um herauszufinden mit welchen Kosten Sie am Anfang und in
den nächsten Jahren rechnen müssen.
Kann die Telefonanlage beliebig erweitert werden? (Oder gibt es technische Grenzen)
Sind ausreichend Sprachkanäle und der VoIP-Trunk inklusive? (oder nur mit Zusatzkosten)
Gibt es die Telefone / Endgeräte zu moderaten Preisen zu kaufen?
Welche Kosten entstehen pro Jahr „unterm Strich“? (versteckte Zusatzkosten, z.B. Wartung)
Können auch einzelne Nebenstellen hinzu gebucht werden? (oder nur Blöcke/ Module)
Können weitere Funktionen sofort und einfach hinzu gebucht werden?
Ist eine Abrechnung nach Kostenstellen möglich?
Sind verschiedene Zahlungsmöglichkeiten möglich?
Können verschiedene Rechnungskreise / Rechnungen erstellt werden?
Bekommen Sie eine gültige USt-abzugsfähige Rechnung (ggf. mit digitaler Signatur)?
Können die Telefone zusammen mit der Telefonanlage gemietet werden?
Gibt es offene Schnittstellen für Faxversand, SMS oder andere Dienste?
JA
NEIN
























4) Telefone und Endgeräte
Welche Telefone und Endgeräte können Sie an die Telefonanlage anschließen? Sind Sie hier an den
Hersteller gebunden? Wie viel Freiheit haben Sie bei der Wahl Ihrer Endgeräte?
Können Sie das Telefon frei auswählen? (Oder sind sie an einen Hersteller gebunden)
Können Sie auch Videotelefone und HD-Videokonferenztelefonie verwenden?
Können Türsprechstellen mit der Telefonanlage verbunden werden? (z.B. per SIP)
Werden verschiedene Telefonhersteller unterstützt?
Können die alten Faxgeräte weiterhin mit der Telefonanlage betrieben werden?
JA
NEIN










5) Rufnummern
Die Rufnummern sind essentiell für die Verwendung der Telefonanlage. Früher war die Telefonanlage ein
Teil und die Bereitstellung des Anschlusses mit Rufnummer ein anderer. Heute gibt es Anbieter, die alle aus
einer Hand anbieten und damit eine bessere Integration von Rufneunummern in die Telefonanlage
ermöglichen.
Können Sie Ihre bisherigen Rufnummern mitnehmen?
Können beliebig viele Rufnummern und Rufnummernblöcke aufgeschaltet werden?
Sind die ortsgebundenen Notrufnummern (110/112) erreichbar?
Können Rufnummern aus mehreren Standorten eingebunden werden?
Gibt es pro Standort eine eigene Notrufadresse (für 110,112)?
Können auch Rufnummern aus dem Ausland direkt aufgeschaltet werden?
Geht auch ein Rufnummernmitnahme bei vorhandenen ausländischen Rufnummern?
Können Sie Ihre bisherigen Ortsnetz Rufnummern mitnehmen?
Bekommen Sie (schnell) neue Rufnummern aus ganz Deutschland geschaltet?
JA
NEIN


















5) Individuelle Anpassung & Service
Neben Technik und Fakten ist auch die Frage nach Menschen die Sie unterstützen ein wichtiger Punkt für die
Auswahl der Telefonanlage. Was nützt die beste Technik, wenn Sie nicht wissen wie Sie diese optimal für
sich einsetzen können. Das gilt von der Erstberatung bis zu Fragen von TK-Profis. Bekommen Sie genau die
fachliche Unterstützung, die Sie benötigen? Hier ein paar Fragen, die Ihnen helfen dies im Vorfeld zu klären:
Gibt es einen Einrichtungspakete für die Erstinbetriebnahme?
Können Sie alternativ die Telefonanlage auch selbst einrichten?
Werden die Telefone automatisch konfiguriert? (Oder ist die manuelle Handarbeit)
Können Sie selbst Konfigurationsänderungen durchführen?
Können individuelle Anpassungen /Entwicklungen in die Telefonanlage eingebaut werden?
Gibt es einen Support den Die Fragen können, wenn Sie mal Hilfe brauchen?
Gibt es eine sofortige Online-Freischaltung?
Gibt es im Vorfeld die Möglichkeit einer qualifizierten Beratung?
Haben Sie persönliche Ansprechpartner?
JA
NEIN


















Die 4 wichtigsten Tipps für das Gespräch mit dem Verkäufer:
1. Verlassen Sie sich nicht auf die Aussagen der Vertriebsmitarbeiter. Fragen Sie nach einer
Teststellung und probieren Sie das Handling live aus.
2. Testen Sie die Gesprächsqualität bei der Teststellung
3. Wie schnell sind die Verbindungsaufbauzeiten, wenn Sie eine Rufnummer wählen?
4. Handelt es sich um eine echte redundante Cloud-Telefonanlage, oder wird eine normale
Telefonanlage, die nun einfach nur aus einem Rechenzentrum angesprochen wird? - Fragen Sie den
Anbieter nach den unterschieden. Bekommen Sie kompetente Antworten?
Ein letzter Hinweis am Schluss:
Nutzen Sie diese Fragen und stellen Sie diese, wenn Sie sich für eine neue Telefonanlage interessieren. Es
geht nicht nur um Technik, sondern um die strategische Ausrichtung Ihrer Telekommunikation und damit um
die Möglichkeiten für zukunftsweisende Kommunikationsprozesse mit Ihren Kunden.

Download Report