企画提案依頼書

防災情報システム構築委託企画提案依頼書
大和市長
大木
哲
防災情報システム構築委託に係る企画提案依頼について
１．業務概要
本市が運用する「防災情報システム」として、クラウド上で市職員や防災関係者から、被害状
況や活動状況などの災害時に必要とされる情報を一元的に管理する環境を構築する。
２．参加資格
（１）契約締結日までに、
「かながわ電子入札共同システム」の大和市の資格者名簿に委託業種「情
報処理業務委託」の「システム開発（システム・プログラム開発、メンテナンス）」かつ「シ
ステム運用保守」の登録がされていること。
（２）官公庁・地方自治体等の団体において、防災に関する情報システムを構築した実績があること。
（３）後述「４．説明会」に出席をすること。
３．提案条件
（１）別紙の「基本仕様書」及び「機能確認票」の内容を満たすこと。
（２）本市に提案するシステムが別添の「提案書作成要領」に基づいた提案をすること。
（３）防災情報システムの構築費用が 4,968 千円（税込）以内であること。なお、左記費用を超え
た場合は、本企画に参加できないので注意すること。
（４）防災情報システムの運用費用として、構築初年度の６か月間の運用費用の総額を 624 千円（税
込）以内とすること。構築翌年度以降、１年間の運用費用の総額を 1,102 千円（税抜）以内
とすること。なお、左記費用を超えた場合は、本企画に参加できないので注意すること。
ただし、次年度以降の本市の都合による運用の変更等に伴う費用増額は含まないものとする。
４．説明会
（１）日時：平成２８年４月２２日（金）
１０時００分～１１時００分
（２）場所：大和市役所第１分庁舎第５会議室
http://www2.wagamachi-guide.com/yamato/map/map.asp?dtp=1&mps=5000&
mtp=1&msz=0&mtl=1%2C42%2C43%2C44%2C45%2C46%2C47%2C48&fid=
2%2D1
※次に掲げる書類を大和市ホームページよりダウンロードして、お持ちください。
①防災情報システム構築委託
企画提案依頼書
②防災情報システム構築委託
基本仕様書
1
③防災情報システム構築委託
機能確認票
④防災情報システム構築委託
プレゼンテーション要領
⑤防災情報システム構築委託
デモンストレーション要領
⑥防災情報システム構築委託
企画提案参加表明書
⑦防災情報システム構築委託
企画提案参加事業者概要票
⑧防災情報システム構築委託
ライフサイクルコスト見積書
※説明会終了後から提案参加表明までの連絡先（電話番号及び電子メールアドレス）及び説
明会参加者の名刺を提出してください。各社２名まで参加可能ですが、会場のスペースの
都合上、当日に参加人数を制限させていただく場合があります。
※説明会の開始時刻を過ぎると参加をすることはできません。ただし、公共交通機関のダイ
ヤの乱れにより、参加が遅れた場合は、遅延が提案者の瑕疵に因るものではなく、且つ公
共交通機関が発行する遅延証明書が添付された場合にのみ参加することを認めます。
５．仕様書に対する問い合わせ
（１）問い合わせの期限
平成２８年４月２８日（木）１７時まで
※期限を過ぎた問い合わせは受け付けません。
（２）問い合わせ方法
問合せフォーム
https://secure.okweb3.jp/yamato/EokpControl?&event=DE0001&cid=10577
を利用して問合せしてください。
※件名欄は、「防災情報システム構築委託に係る企画提案について」としてください。
※氏名欄は会社名及び担当者名を入力してください。（例：大和株式会社
大和太郎）
※各事業者より受けた問い合わせ及びその回答については、後日、提案参加希望者全てに提
示します。
※本市からの最終回答日を５月６日（金）としますが、質問数等によって回答回数が複数回
になる場合や、最終回答日が多少前後する場合があります。
６．提案参加表明及び提案書の受付について
（１）提案参加希望者は、
「基本仕様書」等に基づき、貴社が考えうる最適な方策を検討いただき、以
下の書類を提出してください。
①企画提案参加表明書
・規定の様式に記載し、代表者印を押印してください。
②企画提案参加事業者概要票
・規定の様式に記載してください。
③デモンストレーション用説明資料
・書式は任意としますが、用紙は A４両面印刷とし、ページ数は、表紙・目次・機能確認
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票を除いて、３０ページ以内としてください。
・
「デモンストレーション要領」を参照し、デモンストレーションの手順に沿って内容（シ
ステム画面等）を記載してください。制限時間内に全ての項目のデモンストレーション
が終了できるよう説明資料を作成してください。
④機能確認票
・規定の様式に記載し、プレゼンテーション用説明資料の最後に綴じこんでください。な
お、プレゼンテーション用説明資料のページ数にはカウントしません。
・確認票作成にあたっては、規定の書式に記載している各種機能について「実現可能」か
「予定額内では実現不可」を選択してください。必須機能に「予定額内では実現不可」
が記載されている場合は、参加できませんのでご注意ください。
⑤プレゼンテーション用提案書
・書式は任意としますが、用紙は A４両面印刷とし、ページ数は、表紙・目次を除いて
２０ページ以内としてください。
・
「提案書作成要領」を参照し、規定している全ての項目を項目立てして作成してください。
⑥ライフサイクルコスト見積書
・規定の様式に記載し、プレゼンテーション用提案書の最後に綴じ込んでください（プレ
ゼンテーション用提案書のページ数にはカウントしません）。
・提案システムのライフサイクル期間（調整期間：契約締結日～平成 29 年３月、運用期
間：平成２９年４月～平成３４年３月）に係る費用を記載してください。
・登録者数は、ユーザー登録数を３００として見込むこと。
・「３．提案条件（３）、（４）」に記載されているそれぞれの金額を超えた場合は、参加で
きませんので、ご注意ください。
（２）提出部数
①企画提案参加表明書及び企画提案参加事業者概要票
・１部
②プレゼンテーション用提案書、機能確認票、ライフサイクルコスト見積書
・デモンストレーション用説明資料と機能確認票、プレゼンテーション用提案書とライフ
サイクルコスト見積書に区分し、それぞれ簡易製本した上で、以下の種類に分け、必要
部数を提出してください。
・正本（要押印）
１部
・副本（押印のないもの）
１２部
・資料を格納した電子媒体（CD または DVD）
１部
※電子媒体は、１つの電子媒体に格納して提出してください。
※機能確認票及びライフサイクルコスト見積書の電子ファイルは、本市が提示したファ
イル形式を変更せずに提出してください。
（３）書類の提出期限・方法及び場所
期間：前述「４．説明会」終了後から平成２８年５月１７日（火）１７時まで
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※ただし、土日祝日を除く 9 時から１７時まで
方法：直接窓口へ持参、もしくは郵送・宅配（必着）
※問合せフォーム及び電子メールでの資料提出は不可
場所：大和市役所本庁舎３階
市長室危機管理課危機対策担当
担当者：山口
http://www2.wagamachi-guide.com/yamato/map/map.asp?dtp=1&mps=50
00&mtp=1&msz=0&mtl=1%2C42%2C43%2C44%2C45%2C46%2C47%2
C48&mpx=139.457986313871&mpy=35.4875038904617&gprj=2
※上記提出期間に、必要書類を提出しない者、及び「２．参加資格」を満たしていないと認
められた者の提案書は受け付けません。
※直接窓口へ持参する場合、公共交通機関のダイヤの乱れにより、提出期間を過ぎたものは、
遅延が提案者の瑕疵に因るものではなく、且つ公共交通機関が発行する遅延証明書が添付
された場合にのみ受け付けます。
※郵送・宅配による受付を選択した場合、郵送・宅配を行う事業者の都合により、提出期間
を過ぎたものは受け付けません。
※提出資料に虚偽の記載をした場合は、失格とします。
※提出資料は返却いたしません。また、提出した資料の差替え及び再提出は認めません。
※企画提案参加資格を確認した後、参加資格を満たさなくなった場合には、提案書は無効と
なります。
※郵便・宅配で必要書類を提出する場合には、事前に電話でその旨を連絡してください。
※プレゼンテーションを行う提案者は、５社までとします。
※５社を超えた場合は、提出された「機能確認票」及び「ライフサイクルコスト見積書」に
よって審査し、5 社に絞ります。
※書類の審査結果については、各社にご連絡いたします。
（４）提案書に対する質問事項
提案書等の内容について、大和市より問い合わせを行う場合があります。問い合わせを受け
た場合には、速やかに回答を願います。
７．提案者のプレゼンテーション
（１）日時
プレゼンテーション
：平成２８年５月２５日（水）又は２６日（木）
（２）場所
大和市役所
第１分庁舎第４会議室
（３）時間
①プレゼンテーション（システムデモンストレーションを含む）
：準備５分以内、説明７０分以内、質疑応答１０分以内、撤収５分以内の計９０分以内とし
ます。
※詳細な日時や実施場所は、企画提案参加事業者決定後、各社に別途連絡（５月２２日頃を予
定）いたします。
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※プレゼンテーションには、本事業決定後の総括責任者（またはプロジェクト管理責任者）
、実
務窓口担当者、及び実務担当者が出席してください。
※プレゼンテーションは、本事業決定後の実務担当者による説明を原則とします。
※プレゼンテーションは、提案システムと同一もしくは同等の製品を使用し、提案の機能を十
分に確認できるようにしてください。
※プロジェクター、スクリーン、電源タップについては本市で準備いたします。
８．最優秀提案者の評価
（１）評価体制
評価にあたっては、本市職員で構成される「評価委員会」を設置します。
（２）評価方法
「デモンストレーションによる操作面」、「機能確認票による機能面」、「プレゼンテーション
による提案面」、「見積書による価格面」から評価を行い、最優秀提案者及び次点提案者を決
定します。
なお、評価結果は、評価後速やかに企画提案者に通知いたします。通知する内容は、次のと
おりです。
①提案者の順位と総合得点
②選定した候補者の名称と総合得点
（３）契約に向けて
契約に際しては、最優秀提案者と個別の協議を開始し、その上で契約手続きを行うこととし
ます。
ただし、提案内容が契約に反映されない場合、また個別の協議において同意を得られなかっ
た場合には、次点提案者と個別の協議を開始します。
９．スケジュール
説明会
平成２８年４月２２日(金)１０時から１１時
質問期限
平成２８年４月２８日(木)１７時まで
質問への最終回答日
平成２８年５月６日(金)※１
参加表明及び提案書等の提出
前述「４．説明会」終了後から平成２８年５月１７日(火)１７時まで
書類審査結果、プレゼンテーション日程通知
平成２８年５月２０日(金)※２
プレゼンテーション
平成２８年５月２５日(水)及び２６日(木)※２
最終審査決定通知
平成２８年６月３日(金)※２
※１：質問数等によって回答回数が複数回になる場合や回答日が多少前後することがあります。
※２：参加表明数によって予定が変更になる可能性があります。
10．契約の締結等
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（１）仕様
提案書等に記載され、選定で評価した項目については、原則として契約時の仕様に反映させ
ます。
ただし、本業務の目的達成のため、必要な範囲において、個別の協議により契約締結段階に
おいて、項目の追加・変更及び削除を行うことがあります。
したがって、最優秀提案者の決定をもって、提案書等に記載された全内容を承認するもので
はありません。
（２）システム機能の再確認
評価結果に基づき、最優秀提案者は、全てのシステム機能と業務の流れの再確認を行い、大
和市危機管理課の承認を得ることとします。
このとき、提案書等に虚偽の記載が判明した場合、または要件を満たしていないことが判明
した場合には、契約の締結は行わず、次点提案者と機能の再確認を行うこととします。
（３）契約の締結協議
仕様の再確認後、契約の締結に向けた個別協議を行います。
契約金額は原則として、最優秀提案者が提出した見積書に記載された額を超えないこととし
ます。ただし、仕様確定にあたって、本市都合により提案書等に記載された項目の追加・削
除があった場合には、この限りではありません。
なお、協議において同意を得られなかった場合には、次点提案者と個別の協議を開始します。
（４）契約の期間
契約締結日～平成２９年３月３１日
11．その他
（１）問い合わせ等で使用する連絡先は次のとおり。
電話番号
：０４６－２６０－５７２８
問合せフォーム：
https://secure.okweb3.jp/yamato/EokpControl?&event=DE0001&cid=10577
担当者
：危機管理課危機対策担当
山口
※件名欄は、「防災情報システム構築委託に係る企画提案について」としてください。
※氏名欄は会社名及び担当者名を入力してください。（例：大和株式会社
大和太郎）
（２）注意事項
※提案に関する経費は、すべて提案者の負担とします。
※提案書等に記載された内容は、受託後に追加費用を伴わず実施する意思があるものとみな
します。
※本事業に関する資料を、本事業提案以外の目的で使用すること、及び第三者への開示・漏
洩することを禁止します。
以上
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