グループウェアシステム構築委託 企画提案依頼書 大和市長 大木 哲 グループウェアシステム構築に係る企画提案依頼について １．業務概要 本業務委託では、本市が保有する会議室等の施設の予約管理及び職員のスケジュール管理、庁 内の各種帳票や手続き等の情報を集約するポータルサイト、Ｗｅｂメール等の業務を効率化する ための機能を有するシステムを構築するとともに、そのほか、関連する機器等の調達及び保守等 に関する業務を委託する。 なお、構築にあたっては、費用及び運用の合理化を図るとともに、操作性に優れた使いやすい システムを構築することを目的とする。 ２．参加資格 （１）契約（「1０．契約の締結等」の「（４）契約の期間」 ）までに、 「かながわ電子入札共同システ ム」の大和市の資格者名簿に委託業種「情報処理業務委託」の「システム開発（システム・ プログラム開発、メンテナンス）」の登録がされていること。 （２）官公庁・地方自治体において、グループウェアシステムを構築した実績があること。 （３）後述「４．説明会」に出席すること。 ３．提案システム条件 （１）別添「基本仕様書」及び「機能確認票」の内容を満たすこと。 （２）本市に提案するシステムが別添「提案書作成要領」に基づいた提案になっていること。 （３）グループウェアシステムの構築費用（システムの構築に必要な物品・作業費等を全て含む。 ただし、（４）の運用費は含まない。）が４３，７４０千円（税込）以内で実施できること。 なお、左記費用を超えた場合は、本企画に参加できないので注意すること。 （４）グループウェアの運用費用として、構築年度の運用費用（10 月∼3 月）を１，５７８千円（税 込）以内として、構築翌年度以降５年間の運用費用の総額を１５，７７４千円（税込）以内 とすること。なお、左記費用を超えた場合は、本企画に参加できないので注意すること。 ※構築翌年度以降の運用にあたっても、 「基本仕様書 ９．保守要件」で示す保守要件を満た すこと。 （ただし、 （５）の問い合せ対応（ヘルプデスク業務）は除く。 ） ※提出するライフサイクルコスト見積書については、税率８％で記載すること。 ４．説明会の開催 （１）日時：平成２８年５月９日（月） （２）場所：【大和市役所 第１分庁舎３階 １３時３０分∼１４時３０分 第４会議室（大和市深見西８−６−１２） 】 1 http://www2.wagamachi-guide.com/yamato/map/map.asp?dtp=1&mps=5000& mtp=1&msz=0&mtl=1%2C42%2C43%2C44%2C45%2C46%2C47%2C48&fid= 2%2D1 ※下記の様式を大和市ホームページよりダウンロードして、お持ちください。 ①グループウェアシステム構築委託 企画提案依頼書 ②グループウェアシステム構築委託 基本仕様書 ③グループウェアシステム構築委託 機能確認票 ④グループウェアシステム構築委託 提案書作成要領 ⑤グループウェアシステム構築委託 デモンストレーション要領 ⑥グループウェアシステム構築委託 企画提案参加表明書 ⑦グループウェアシステム構築委託 企画提案参加事業者概要票 ⑧グループウェアシステム構築委託 ライフサイクルコスト見積書 ※説明会終了後から提案参加表明までの連絡先（電話番号及び電子メールアドレス）及び説明 会参加者の名刺を提出してください。各社２名まで参加可能ですが、会場のスペースの都合 上、当日に参加人数を制限させていただく場合があります。 ※説明会の開始時刻を過ぎると参加をすることはできません。ただし、公共交通機関のダイヤ の乱れにより、参加が遅れた場合は、遅延が提案者の瑕疵に因るものではなく、かつ公共交 通機関が発行する遅延証明書が添付された場合にのみ参加することを認めます。 ５．仕様書に対する問い合わせ （１）問い合わせの期限 平成２８年５月１３日（金） １７時必着 ＊期限を過ぎた問い合わせは受け付けません。 （２）問い合わせ方法 問合せフォーム https://secure.okweb3.jp/yamato/EokpControl?&event=DE0001&cid=10576 を利用して問合せしてください。 ※件名欄は、「グループウェアシステム構築委託に係る企画提案について」としてください。 ※氏名欄は会社名及び担当者名を入力してください。（例：大和株式会社 大和太郎） ※各事業者より受けた問い合わせ及びその回答については、後日、提案参加希望者全てに提 示します。 ※本市からの最終回答日を５月１８日（水）としますが、質問数等によって回答回数が複数 回になる場合や、最終回答日が多少前後する場合があります。 ６．提案参加表明及び提案書の受付について （１）提案参加希望者は、 「基本仕様書」等に基づき、貴社が考えうる最適な方策をご検討いただき、 以下の書類を提出してください。 ①企画提案参加表明書 2 ・規定の様式に記載し、代表者印を押印してください。 ②企画提案参加事業者概要票 ・規定の様式に記載してください。 ③デモンストレーション用説明資料 ・書式は任意としますが、用紙は A４両面印刷とし、ページ数は、表紙・目次・下記機能確 認票を除いて、５０ページ以内としてください。 ・ 「デモンストレーション要領」を参照し、デモンストレーションの手順に沿って内容（シス テム画面等）を記載してください。制限時間内に全ての項目のデモンストレーションが終 了できるよう説明資料を作成してください。 ④機能確認票 ・規定の様式に記載し、デモンストレーション用説明資料の最後に綴じこんでください。 （デ モンストレーション用説明資料のページ数にはカウントしません。） ・機能確認票の作成にあたっては、規定の書式に記載している各種機能について「実現可能」 か「予定額内では実現不可」を選択してください。必須機能に「予定額内では実現不可」 が記載されている場合は、参加できませんのでご注意ください。 ⑤プレゼンテーション用提案書 ・書式は任意としますが、用紙は A４両面印刷とし、ページ数は、表紙・目次・下記ライフ サイクルコスト見積書を除いて４０ページ以内としてください。 ・ 「提案書作成要領」を参照し、規定している全ての項目を項目立てして作成してください。 ⑥ライフサイクルコスト見積書 ・規定の様式に記載し、プレゼンテーション用提案書の最後に綴じ込んでください（プレゼ ンテーション用提案書のページ数にはカウントしません） 。 ・提案システムのライフサイクル期間（構築期間：平成２８年７月（予定）∼９月、運用期 間：平成２８年１０月∼平成３４年３月）に係る費用を記載してください。 ・「３．提案条件（３）、（４）」に記載されているそれぞれの金額を超えた場合は、参加でき ませんので、ご注意ください。 （２）提出部数 ①企画提案参加表明書及び企画提案参加事業者概要票 ・１部 ②デモンストレーション用説明資料、機能確認票、プレゼンテーション用提案書、ライフサイ クルコスト見積書 ・デモンストレーション用説明資料と機能確認票、プレゼンテーション用提案書とライフサ イクルコスト見積書に区分し、それぞれ簡易製本した上で、以下の種類に分け、必要部数 を提出してください。 ・正本（要押印） １部 ・副本（押印のないもの） １０部 ・資料を格納した電子媒体（CD または DVD） １部 ※電子媒体は、１つの電子媒体に格納して提出してください。 3 ※機能確認票及びライフサイクルコスト見積書の電子ファイルは、本市が提示したファイ ル形式を変更せずに提出してください。 （３）書類の提出期限・方法及び場所 期間：前述「４．説明会」終了後から平成２８年５月２０日（金）１７時まで ※ただし、土日を除く 9 時から１７時まで 方法：直接窓口へ持参、もしくは郵送・宅配（問合せフォーム及び電子メールでの資料提出 は不可） 場所：大和市役所本庁舎３階 政策部情報政策課情報政策担当 担当者：清家、井元 http://www2.wagamachi-guide.com/yamato/map/map.asp?dtp=1&mps=5 000&mtp=1&msz=0&mtl=1%2C42%2C43%2C44%2C45%2C46%2C47 %2C48&mpx=139.457986313871&mpy=35.4875038904617&gprj=2 郵送先：〒242-8601 大和市下鶴間１−１−１ 大和市政策部情報政策課情報政策担当 宛 ※上記提出期間に、必要書類を提出しない者、及び「２．参加資格」を満たしていないと認 められた者の提案書は受け付けません。 ※直接窓口へ持参する場合、公共交通機関のダイヤの乱れにより、提出期間を過ぎたものは、 遅延が提案者の瑕疵に因るものではなく、かつ公共交通機関が発行する遅延証明書が添付 された場合にのみ受け付けます。 ※郵便・宅配で必要書類を提出する場合には、事前に電話でその旨を連絡してください。 ※郵送・宅配による受付を選択した場合、郵送・宅配を行う事業者の都合により、提出期間 を過ぎたものは受け付けません。 ※提出資料に虚偽の記載をした場合は、失格とします。 ※提出資料は返却いたしません。また、提出した資料の差替え及び再提出は認めません。 ※企画提案参加資格を確認した後、参加資格を満たさなくなった場合には、提案書は無効と なります。 ※デモンストレーション及びプレゼンテーションを行う提案者は、４社までとします。 ※４社を超えた場合は、提出された「機能確認票」及び「ライフサイクルコスト見積書」に よって審査し、４社に絞ります。 ※書類の審査結果については、各社にご連絡いたします。 （４）提案書に対する質問事項 提案書等の内容について、大和市より問い合わせを行う場合があります。問い合わせを受け た場合には、速やかに回答を願います。 ７．提案者のデモンストレーション及びプレゼンテーション （１）日時 ①デモンストレーション：平成２８年６月１日（水） ②プレゼンテーション ：平成２８年６月２日（木） （２）場所 4 ①デモンストレーション：大和市役所 第１分庁舎第３会議室 ②プレゼンテーション 第１分庁舎第４会議室 ：大和市役所 http://www2.wagamachi-guide.com/yamato/map/map.asp?dtp=1&mps=5000& mtp=1&msz=0&mtl=1%2C42%2C43%2C44%2C45%2C46%2C47%2C48&fid= 2%2D1 ※車でお越しになる際は、大和市役所本庁舎に車を駐車していただき、徒歩で当該施設まで お越しください。 （３）時間 ①デモンストレーション：説明７０分、質疑応答１０分、準備・片づけ各５分の計９０分程度 を予定 ②プレゼンテーション ：説明５０分、質疑応答１０分、準備・片づけ各５分の計７０分程度 を予定 ※詳細な日時や実施場所は、企画提案参加事業者決定後、各社に別途連絡（５月２５日(水) 頃を予定）します。 ※デモンストレーション及びプレゼンテーションには、本事業決定後の総括責任者（または プロジェクト管理責任者）、実務窓口担当者、及び実務担当者が出席してください。 ※デモンストレーションは、本事業決定後の実務担当者による説明を原則とします。 ※デモンストレーションは、提案システムと同一もしくは同等の製品を使用し、提案の機能 を十分に確認できるようにしてください。 ※プレゼンテーションは、本事業決定後の総括責任者（またはプロジェクト管理責任者）に よる説明を原則とします。 ※プロジェクター、スクリーン（１００インチ） 、電源タップについては本市で準備いたしま す。 ８．最優秀提案者の評価 （１）評価体制 評価にあたっては、本市職員で構成される「評価委員会」を設置します。 （２）評価方法 「デモンストレーションによる操作面」、「機能確認票による機能面」、「プレゼンテーション による提案面」 「ライフサイクルコスト見積書による価格面」から評価を行い、最優秀提案者 及び次点提案者を決定します。 なお、評価結果は、評価後速やかに企画提案者に通知いたします。 （３）契約に向けて 契約に際しては、最優秀提案者と個別の協議を開始し、その上で契約手続きを行うこととし ます。 ただし、提案内容が契約に反映されない場合、また個別の協議において同意を得られなかっ た場合には、次点提案者と個別の協議を開始します。 5 ９．スケジュール 説明会 平成２８年５月９日(月)１３時３０分から１４時３０分まで 質問期限 平成２８年５月１３日(金)１７時まで 質問への最終回答日 平成２８年５月１８日(水)※１ 参加表明及び提案書等の提出 前述「４．説明会」終了後から平成２８年５月２０日(金)１７時まで 書類審査結果、デモンストレーション、プレゼンテーション日程通知 平成２８年５月２５日(水)頃※２ デモンストレーション 平成２８年６月１日(水) プレゼンテーション 平成２８年６月２日(木)※２ 最終審査決定通知 平成２８年 6 月９日(木)※２ ※１：質問数等によって回答回数が複数回になる場合や回答日が多少前後することがあります。 ※２：参加表明数によって予定が変更になる可能性があります。 10．契約の締結等 （１）仕様 提案書等に記載され、選定で評価した項目については、原則として契約時の仕様に反映しま す。 ただし、本業務の目的達成のため、必要な範囲において、個別の協議により契約締結段階で 項目の追加・変更及び削除を行うことがあります。 したがって、最優秀提案者の決定をもって、提案書等に記載された全内容を承認するもので はありません。 （２）システム機能の再確認 評価結果に基づき、最優秀提案者は、全てのシステム機能と業務の流れの再確認を行い、大 和市情報政策課の承認を得ることとします。 このとき、提案書等に虚偽の記載が判明した場合、または要件を満たしていないことが判明 した場合には、契約の締結は行わず、次点提案者と機能の再確認を行うこととします。 （３）契約の締結協議 仕様の再確認後、契約の締結に向けた個別協議を行います。 契約金額は原則として、最優秀提案者が提出した見積書に記載された額を超えないこととし ます。ただし、仕様確定にあたって、本市都合により提案書等に記載された項目の追加・削 除があった場合には、この限りではありません。 なお、協議において同意を得られなかった場合には、次点提案者と個別の協議を開始します。 （４）契約の期間 平成２８年７月中旬（予定）∼平成２９年３月３１日 ※平成 2８年 10 月 1 日から運用を開始します。 11．その他 6 （１）問い合わせ等で使用する連絡先は下記のとおりです。 電話番号 ：０４６−２６０−５３６３ 問合せフォーム： https://secure.okweb3.jp/yamato/EokpControl?&event=DE0001&cid=10576 担当者 ：情報政策課情報政策担当 清家、井元 ※件名欄は、「グループウェアシステム構築委託に係る企画提案について」としてください。 ※氏名欄は会社名及び担当者名を入力してください。（例：大和株式会社 大和太郎） （２）注意事項 ※提案に関する経費は、すべて提案者の負担とします。 ※提案書等に記載された内容は、受託後に追加費用を伴わず実施する意思があるものとみな します。 ※本事業に関する資料を、本事業提案以外の目的で使用すること、及び第三者への開示・漏 洩することを禁止します。 以上 7
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