Leitfaden für den Einsatz von Helferinnen und Helfern

Abteilung Services
ETH Zürich
Marianne Lehmann & Erika Palmer
HG D 67
Rämistrasse 101
8092 Zürich
Telefon +41 44 632 11 11
[email protected]
www.ethz.ch/helfer
Leitfaden für den Einsatz von Helferinnen und
Helfern an Veranstaltungen
1. Dienstleistungen für Veranstaltungen, Kongresse und Ausstellungen
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Die Rekrutierung und Einsatzplanung erfolgt über die Abteilung Services
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Für jeden Einsatz erstellen wir einen Einsatzplan und setzen geeignete Helferinnen und Helfer ein, die
den Jobanforderungen entsprechen.
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Bei Ausfall eines Helfenden wegen Krankheit oder Unfall ist der die Abteilung Services bemüht, einen
geeigneten Ersatz zu bieten.
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Persönliche Helferdaten im Einsatzplan sind vertraulich zu behandeln. Diese dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden und sind ausschliesslich für den entsprechenden Anlass zu verwenden.
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Der Kontakt zu den Helferinnen und Helfern erfolgt im Vorfeld ausschliesslich über die
Abteilung Services.
Tipp: Je nach Aufgabenbereich und Anzahl Helfenden ist es empfehlenswert, zusätzliche Helferinnen und
Helfer im «Pikettdienst» (auf Abruf) einzuplanen.
2. Briefing
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Es ist wichtig, dass die Helferinnen und Helfer vor dem Einsatz gut gebrieft werden. Das kann vorab in
schriftlicher Form oder direkt vor dem Anlass stattfinden. Auch vorgängige Begehungen des Veranstaltungsortes sind wertvoll.
Tipp: Bei einem Grossanlass oder einer komplexen Veranstaltung empfehlen wir, vor dem ersten Einsatz eine
separate Schulung durchzuführen.
3. Löhne und Entschädigungen
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Die Abrechnung erfolgt über die Abteilung Services
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Die Helferinnen und Helfer werden für einen Mindesteinsatz von drei Stunden bezahlt, auch wenn der
effektive Einsatz kürzer ausfallen sollte. Generell gilt, dass die Verrechnung nach effektivem Einsatz und
Anzahl Helfenden erfolgt. Sollte sich jedoch die tatsächliche Einsatzdauer um mehr als eine Stunde
verkürzen, wird die geplante Einsatzdauer minus eine Stunde verrechnet. Wir bitten um Verständnis, dass
Leitfaden für den Einsatz von Helferinnen und
Helfern an Veranstaltungen
die Einsatzzeiten durch den Veranstalter/Auftraggeber nach Möglichkeit nicht kurzfristig und beliebig
verlängert oder reduziert werden können. Falls dies aus organisatorischen Gründen jedoch unumgänglich
ist, müssen die Helferinnen und Helfer so früh als möglich über die Änderungen informiert werden.
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Grundsätzlich werden keine Essensspesen oder Mahlzeiten vergütet. Die Helferinnen und Helfer erscheinen
verpflegt zum Einsatz und sind für Pausen- und Mittagsverpflegungen selbst zuständig. Jedoch werden
bei Grossanlässen jeweils Verpflegungsbons vom Stab Veranstaltungen zur Verfügung gestellt.
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Pikett wird mit einer Pauschalen abgegolten, sofern die Helfenden nicht zum Einsatz gekommen sind. Im
Falle eines Einsatzes, erfolgt die Entlöhnung nach effektivem Aufwand.
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Findet vor dem Anlass eine separate Schulung statt, wird diese extra entschädigt.
Tipp: Frische Früchte, Gipfeli und Mineralwasser werden von den Helferinnen und Helfern sehr geschätzt.
4. Pausen
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Einsätze von mindestens acht Stunden enthalten eine bezahlte 30-minütige Pause.
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Weitere Pausen sind nur auf Entscheid/mit Einwilligung des Kunden erlaubt. Diese müssen jedoch nicht
vergütet werden.
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Es sollte darauf geachtet werden, dass Positionen jederzeit besetzt sind.
Tipp: Die Pausen sollen dafür genutzt werden, um sich an der frischen Luft zu bewegen.
5. Outfit
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Der Kunde kann bei der Planung angeben, welches Outfit gewünscht wird: Casual oder Business.
Tipp: Eine höhere Sichtbarkeit der Helferinnen und Helfer erzielt man mit einem auffälligen Outfit, zum
Beispiel einem bedruckten Shirt oder einer farbigen Mütze. Bedenken Sie bitte einen Kleiderwechsel für die
Helferinnen und Helfer bei mehrtägigen Veranstaltungen.
6. Veranstaltung
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Verspätungen: Bei Verspätungen müssen sich die Helferinnen und Helfer umgehend beim Kunden per
Mobile melden und dann individuell gebrieft werden.
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Verhalten: Sollten sich Einzelne unpassend oder unfreundlich verhalten, dürfen sie zurecht- oder sogar
vom Platz gewiesen werden. Die Art der Ermahnung obliegt dem Kunden, das Veranstaltungsteam muss
darüber informiert werden.
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Einsatzverlängerung: Falls der Einsatz länger als geplant dauern sollte, kann der Kunde direkt vor Ort
nachfragen, wer länger bleiben kann und diejenige/denjenigen bei Einwilligung weiter einsetzen.
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Essen/Trinken: Grundsätzlich dürfen die Helferinnen und Helfer nicht vom Apéro oder Buffett essen. Erlaubt
es aber der Kunde, sollten folgende Regeln eingehalten werden: die Gäste haben immer Vorrang,
beim Essen müssen Outfit und Badges abgelegt werden, sie dürfen sich nicht bei den Gästen am Stehtisch
aufhalten, sondern diskret am Rande, eventuell sogar in einem separaten Raum.
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Mobile: Es wird erwartet, dass die Helferinnen und Helfer ihr persönliches mobiles Telefon während
des Einsatzes bei sich tragen, um bei Notfällen erreichbar zu sein. Je nach Einsatzort muss es auf lautlos
eingestellt sein. Private Telefongespräche sind auf die Pausen zu verlegen.
Leitfaden für den Einsatz von Helferinnen und
Helfern an Veranstaltungen
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Medien: Die Helferinnen und Helfer sind nicht befugt, den Medienschaffenden (zum Beispiel Journalisten)
gegenüber Äusserungen zu machen oder Interviews zu geben. Diese Aufgabe wird vom Kunden
oder den Medienverantwortlichen der ETH Zürich übernommen.
Tipp: Ein Namensschild wirkt persönlich und auf einem Badge mit Neckband können wichtige
Informationen notiert werden.
7. Abrechnung
● Die Abteilung Services erstellt für jeden Einsatz einen Stundenrapport. Dieser wird dem Kunden zusammen
mit dem Einsatzplan per E-Mail zugestellt. Der Kunde ist verantwortlich, dass alle Helferinnen und Helfer den
Stundenrapport vor Ort erhalten.
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Der ausgefüllte und von den Helferinnen und Helfern sowie vom Kunden visierte Stundenrapport muss nach
dem Einsatz umgehend der Abteilung Services zur Abrechnung gesendet werden.
Tipp: Um Zeit zu sparen, kann der Stundenrapport per Scan an die Abteilung Services übermittelt werden.
Verwenden Sie in diesem Fall bitte folgende E-Mail Adresse: [email protected]
8. Feedback
● Die Abteilung Services ist dankbar, wenn Sie nach der Veranstaltung ein Feedback zu den Helferinnen und
Helfern in schriftlicher Form abgeben.

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