Schlanke Abläufe im Office: Lean durch 5S? Oder wie kann man das Potenzial heben? Autor Dr. Thomas Klevers Schon in früheren Artikeln habe ich das Thema Lean Office aufgegriffen. Wenn ich das nun erneut mache, dann aus dem Wissen heraus, dass im Office noch erhebliche Potenziale schlummern. durch digitale Dokumente ersetzt, kann man eine erhebliche Verbesserung bzgl. Aufwand und Zeiten erreichen. Das ist dann "Smart Lean": die Unterstützung von Prozessoptimierungen durch moderne IT-Technik. Dazu zunächst die Frage: Was ist "Office"? Nach meinem Verständnis zählen dazu alle Bereiche eines Unternehmens, in denen kein Material bewegt und verarbeitet wird – wenn man von Papier absieht. Natürlich sind diese Bereiche auch an der Wertschöpfung eines Unternehmens beteiligt, weshalb ich die Aufteilung in "Lean Production" und "Lean Office" auch für fragwürdig halte. (Besser wäre vielleicht der Begriff "Lean Value Adding".) Dazu gehört der Vertrieb genauso wie die Konstruktion, die Disposition, das Supply Chain Management – aber auch Personal, Legal und Marketing. Und mehr… Immer noch werden bei vielen Unternehmen Aufträge ausgedruckt und manuell weiterverarbeitet. Fertigungsaufträge werden in der AV manuell mit Zusatzinformationen versehen und dann als Papierstapel weitergegeben. Excel-Listen dienen, in ausgedruckter Form, als Zusatzinfos. Im Lager werden Entnahmescheine gedruckt und dienen als Arbeitsgrundlage. Ist das noch zeitgemäß? Ich meine: "nein". Wir fliegen papierlos mit Boarding Pass auf dem iPhone durch die Welt, fahren Bahn mit dem via DB-App gebuchten online-Ticket, bestellen bei amazon ohne ein Stück Papier – und im Office haben wir immer noch die "gute alte Papierzeit". Auch im Office gilt die Lean-Maxime: Verschwendung vermeiden! Effizienz steigern, Flexibilität erhöhen, Durchlauf- und Bearbeitungszeit senken sind auch im Office stets aktuelle Ziele. Aber wie erreichen? Mit 5S im Sinne penibel aufgeräumter Schreibtische? Mit einem KVPProgramm, bei denen die Mitarbeitenden ihre Büros optimieren- und nur die? Lean Office braucht meines Erachtens weitergehende Ansätze. Eine mit 5S aufgeräumte Arbeitsumgebung hilft sicherlich dabei, strukturierter zu arbeiten, weil man weniger suchen muss. Das Büro sollte kein unaufgeräumtes Wohnzimmer sein, aber das Aufräumen alleine ist noch nicht der Durchbruch. 5S im Office bedeutet zum Beispiel, dass Aktenstrukturen standardisiert sind, Ordnerbenennungen einheitlich und Unterlagen, welche auch immer, in standardisierter und nachvollziehbarer Form abgelegt werden. Prozesse müssen strukturiert sein – wir nennen das Prozess-5S! Wenn man jetzt noch die Papier-Unterlagen Abläufe im Office schlank zu gestalten und Verschwendung zu reduzieren ist keine "maleben-nebenher-Aufgabe" für vielbeschäftigte Führungskräfte. Sie muss gut vorbereitet und geplant werden. "Prozess-5S" ist ein erster Schritt (nach dem Aufräumen!): Prozesse müssen erfasst (z.B. mit Makigami), optimiert und neu ausgerichtet werden. Meine Erfahrung dabei ist, dass die Mitarbeitenden im Office schnell "Feuer und Flamme" sind, wenn sie merken, dass dadurch lästige Tätigkeiten wegfallen – wer sucht schon gerne? Auch im Office funktioniert PDCA und KVP – allerdings in angepasster Form. Die Erfolge bei unseren Arbeiten sind bemerkenswert – und nachhaltig! Wichtig ist die Unterstützung der optimierten Prozesse mit geeigneten Tools. Die gibt es nicht zum Null-Tarif, aber die Investitionen rechnen sich schnell. Gerne diskutieren meine Kollegen und ich mit Ihnen intensiver über das Thema - sprechen Sie uns an! _________________________________________________________________ GEPRO mbH – Schloss-Rahe-Str. 15 – 52072 Aachen – T +49 241 9367-2900 [email protected] – www.gepro.com