ツール・ド・キタヒロ運営委託仕様書

ツール・ド・キタヒロ運営委託仕様書
1. 業務名
ツール・ド・キタヒロ運営委託
2. 契約期間
契約締結日（平成 28 年 5 月下旬予定）から平成 28 年 11 月 30 日（水）まで
3. 運営の趣旨・目的
交流人口の拡大に向けてエルフィンロードや商業施設、農産物等の地域資源を活用し、
北広島市を楽しめる観光振興の一つとして、サイクリングを核とした地域の魅力発信と
観光振興を目的とする。この事業を行うことにより、北広島市でのサイクリングによる
魅力の PR を進めるとともに、誘客の促進を図る。なお、本事業は順位やタイムを競う
レースではなく、自転車に乗りながら観光を楽しむイベントであるため、サイクリング
愛好家だけではなく、初心者にとっても参加しやすいものとする。
4. 実施概要
(1)
イベント名
ツール・ド・キタヒロ
(2)
開催日
1 回目平成 28 年 7 月 17 日（日）（予定）
2 回目平成 28 年 8 月 21 日（日）（予定）
3 回目平成 28 年 9 月 11 日（日）
（予定）
4 回目平成 28 年 10 月 10 日（月・祝）（予定）
(3)
開催場所
発着点場所は、北広島市内の施設を設定すること。
(4)
コース内容
約 50km 程度のコースを設定。自転車による観光を楽しむことが目的であり、
順位やタイムを競うレースではない。またエイドステーションは 3 か所設ける
こと。
(5)
参加者資格
健康な男女で、コースを完走できる体力と走力を有している方。
（別に定める規
則等を遵守できる方）
(6)
参加費
1 人 4,000 円を予定し、収入の全てを委託料とは別にエイドステーションでの提
供品購入費用等の経費にすべて充てるものとする。
参加費は、保険料・エイドステーションの飲食物など参加者に還元される実費
相当分として徴収する。
1
(7)
参加人数
各回人数 40 名合計 160 名
(8)
協賛企業・団体
参加者のサービス向上や事業内容充実の目的であれば、協賛企業・団体から協
賛品を得てエイドステーションの飲食物に充当することを可とする。ただし、
協賛企業・団体の業種や協賛品内容については、委託者と事前に協議すること。
5. 委託内容
委託業務は下記に掲げるイベントの企画・運営、広報、誘客促進に関する必要な一切の
業務とし、下記業務に係る経費は、委託費用にすべて含むものとする。
(1)
実施計画書等必要書類の作成及び提出
1. イベント開催についての募集要項、参加規則等の作成
2. 実施計画書（事業内容、全体スケジュール等）
3. 運営マニュアル（雨天時、荒天時の対応含む）、安全管理マニュアル、コー
ス誘導計画、会場設営図、進行台本等、業務運営に必要な書類
4. 事業実施報告書
(2)
イベント実施運営体制
イベント運営に支障がないようにサポートライダーを確保し、イベント実施日
までに運営に必要なレクチャーを講じること。
1. サポートライダー人件費各回 5 名
(3)
コース案の設計、調整及び下見
1. コース設計 4 回
2. コース下見・検証 4 回
・
各回、コースごとにあらかじめ委託者が指定する見所、旧跡、観光施設
などをエイドステーションとしたオリジナルコースを設計すること。
・
発着地点の設定や各エイドステーションの設営、誘導スタッフの配置等
はコースの安全性などを考慮して、実際に走行したうえで適宜見直すこ
と。
・
コースの設定にあたって法規制等で関係機関との調整は、委託者と協議、
確認を得たうえで受託者において実施すること。
(4)
広報業務
ポスター・チラシについては委託者と協議の上、デザインの一切を制作し、以
下の基準によりチラシ、ポスターを制作すること。
1. チラシ A4 版（両面 4C×1C） 10,000 部
2
2. ポスター B2 版（片面 4C） 100 部
3. 委託者が行う広報活動に必要な添付資料等（開催概要、コース図、会場図
等）を作成すること。
4. イベント実施状況の写真について、記録及び事後広報の素材（紙及びデー
タ）として撮影し、納品すること。
(5)
参加者関連グッズ
1. ゼッケン A5(耐水紙、安全ピン止め付き)作成各回 40 枚計 160 枚
2. 参加記念品(株式会社見方のきたひろ畑のプディングを記念品とする)各回
40 個計 160 個
3. 完走証の作成、配布
(6)
運営関連の備品
運営に必要な設備、機材、備品等については、特に協議の上決定する場合を除
きすべて受託者が用意することとし、当該設備等調達すること。
1. エントリーシステムなどを利用するなど、事前に委託者に提案し、確認を
得たうえで実施すること。
2. サポートカー、メカニックスタッフ各回 1 名
3. コース上に設置する誘導用コーン及びコーンケース（任意事項とする）
(7)
前日準備作業と当日会場運営
1. 前日試走
・
開催前日あるいは開催当日早朝に、コースの安全確認のため下見を実施
すること。道路状況等により支障が生じる場合はコースの一部変更を検
討すること。
2. スタート・ゴール会場設営、撤去等
・
スタート・ゴール会場設営、本部対応、受付対応、進行、会場整理、撤
去等に係る一切について、責任者の立場で運営すること。
3. 出発式
・
スタート時に出発式を行い、あいさつや参加者への諸注意などを行うこ
と。
4. その他
・
アンケート作成及び実施、集計、分析を 4 回とも行い、実績報告として
行うこと。
6. 業務実施の条件
(1)
速やかな対応が可能な現場体制の確保
本業務において実施するイベントに関しては、受託者が運営責任を負うことか
3
ら、受託者おいて万全の現場体制を確保すること。
(2)
関係先との連絡調整、官公庁等への許可申請書類の作成・提出
本業務の関係者・機関（道路管理者、交通管理者、消防、実施施設等）と常に
良好な関係を保ち、調整を要する事項についてはあらかじめ密接な調整を行い、
本業務を安全かつ円滑に実施できるようにすること。また、業務履行に関して
は関係法令を遵守し、履行に当たって許認可等の処分を必要とする業務をあら
かじめ把握の上、必要に応じた申請書類（開催要項、コース図等）の作成、提
出を行う。
(3)
近隣環境への配慮
近隣住民等の生活や周辺交通の妨げにならないように十分配慮して、運営を行
うこと。
7. 留意事項
受託者は、業務履行に当たり、契約書に定めるもののほか、次に掲げる事項を遵守する
ものとする。
(1)
基本事項
・
業務の遂行に関しては、関係法令を遵守すること。
・
委託者と十分な連携をとって事業を実施すること。
・
事故等の緊急時の連絡体制と、現場の初動体制を明確にし、委託者への
連絡体制を整備すること。
・
業務遂行に当たり知り得た個人情報は、個人情報保護法・北広島市個人
情報保護条例に則り適切に管理すること。
(2)
著作権等に関わるもの
本事業に当たり作成したコンテンツ、広報デザイン等の成果品はすべて委託者
に帰属することとする。第三者の著作物を使用する場合、委託者が成果品をい
かに使用しても、第三者から権利の主張がない状態で納品すること。
(3)
その他
・
イベントを通じてサイクリングによる魅力の発信をするとともに、地元
の機運醸成が図られるように工夫すること。
・
上記に定める事項のほか、業務遂行上必要と認める事項が発生した場合
は、協議の上、業務内容を変更することができる。
・
その他定めのない事項については、必要に応じ委託者と協議のうえ処理
するものとする。
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