APRIL NR. 2 | 2016
THEMEN
VITAKO INTERN
SCHWERPUNKT: E-RECHNUNG
LIEBE LESER INNEN UND LESER ,
wir haben uns unter Vitako-Mitgliedern umgehört, wie es um den
Stand der Dinge bei der elektronischen Rechnung bestellt ist. Nachdem im März 2014 eine entsprechende EU-Richtlinie verabschiedet
worden ist, bleibt für die nationale Umsetzung des digitalen Großvorhabens Zeit bis spätestens November 2018. Dann soll der gesamte
Zyklus eine Rechnungsverlaufs elektronisch abgebildet werden. Das
klingt noch zeitlich weit entfernt, doch laufen die Vorbereitungen in vielen
Häusern bereits auf Hochtouren. Und mancherorts sind elektronische
Rechnungssysteme bereits im Einsatz.
Neuigkeiten aus der Branche: Der Einsatz von Smartphones bei
der Ahndung von Ordnungswidrigkeiten setzt sich immer mehr durch.
GovConnect hat eine funktionable Smartphone-Lösung entwickelt, die
nahtlos in Fachverfahren integriert ist. Auch das Anwohnerparken ist
inzwischen digital beziehungsweise die Beantragung eines Parkausweises. ekom21 hat eine Lösung entwickelt, deren Workflow komplett
elektronisch, von der Beantragung bis zum Bezahlvorgang, gestaltet
ist. Selbst Parkvignetten werde nicht mehr verschickt, sondern zu Hause ausgedruckt.
Beglückwünschen möchten wir an dieser Stelle regio iT, deren exzellentes Haus-magazin login // einen Preis für die beste interne Publikation gewonnen hat. Weiter so!
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Wir wünschen eine interessante Lektüre,
Ihr Vitako-Team
Europäische Norm und nationale Umsetzung
IM GESPR ÄCH
Dirk Musfeldt, HannIT
FACHARBEITSGRUPPEN
Moderne Bürowelten
NEUPOSITIONIERUNG
FAG Standardisierung
GESCHÄFTSSTELLE
Zukunftskongress Migration &
Integration
CEBIT 2016
Dabeisein lohnt sich
AUS DER BR ANCHE
Smartphone als
Verkehrsaufsicht
BERICHT AUS DER EU
Ideenwettbewerb Migration
Bundes-Arbeitsgemeinschaft der
Kommunalen IT-Dienstleister e.V.
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SCHWERPUNKT: E-RECHNUNG
Norm und Umsetzung
Wie die KoSIT mit der europäische E-Rechnungs-Norm umgeht
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Mit dem Schwerpunkt E-Rechnung möchte Vitako ein Thema aufgreifen, mit dem viele öffentliche Stellen und ihre
IT-Dienstleister gegenwärtig befasst sind. Das Europäische Parlament hat am 11. März 2014 die Richtlinie über die
elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossen. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber und
Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Anschließend wird eine neue europäische
Norm für die elektronische Rechnungsstellung in Europa eingeführt: 36 Monate nach Inkrafttreten der Richtlinie soll
ein semantisches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung vorliegen, das die verschiedenen nationalen
Standards in Einklang bringt. Nach weiteren 18 Monaten wird die Umsetzung zwingend vorgeschrieben.Wir haben in
den Vitako-Häusern nach dem Stand der Vorbereitungen umgehört. Zunächst jedoch ein thematischer Überblick von
Anna Dopatka und Jörg Hoffmann von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Die Europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) verpflichtet
alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren,
elektronische Rechnungen, die der durch die Richtlinie vorgegebenen Norm entsprechen, annehmen und verarbeiten zu
können. Die Richtlinie definiert eine elektronische Rechnung
als strukturierten Datensatz: Die elektronische Rechnung ist
eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gefordert
ist die Umsetzung der Verpflichtung
bis voraussichtlich November 2018
auf Bundesebene und bis November 2019 auf länder- und kommunaler Ebene („subzentrale öffentliche
Auftraggeber“) .
Die Richtlinie legt einen Normungsauftrag für E-Rechnungen
fest, den die Europäische Kommission an das Europäische Komitee für Normung (CEN) erteilt
hat. Der Umfang der Europäischen
Norm, die durch das CEN und seine Mitgliedsländer entwickelt wird,
umfasst ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell für die
Kernelemente einer E-Rechnung
sowie eine Liste von zulässigen
Syntaxen.
Kernelemente einer elektronischen Rechnung sind die wesentlichen Informationsbestandteile, die in einer elektronischen
Rechnung enthalten sind und die für die grenzübergreifende
Interoperabilität unerlässlich sind. Ein semantisches Datenmodell beinhaltet strukturierte und logisch verknüpfte Begriffe
der Kernelemente und deren Bedeutungen. Das semantische
Datenmodell muss dann gemäß der Richtlinie 2014/55/EU in
einer der bis zu fünf zulässigen Syntaxen abgebildet werden.
Öffentliche Auftraggeber müssen in der Lage sein, das Datenmodell in allen zulässigen Syntaxen entgegennehmen und
verarbeiten zu können.
Um die Darstellung der Norm in den verschiedenen Syntaxen einheitlich auszugestalten, wird eine technische Spezifikation mit Syntaxmappings ebenfalls durch das CEN im
Normungsprozess erarbeitet. Die Spezifikation bildet das se-
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mantische Datenmodell auf die zulässigen Syntaxen ab. Darüber hinaus sollen Empfehlungen erarbeitet werden, wie einerseits elektronische Rechnungen unter Berücksichtigung der
Authentizität des Ursprungs und der Integrität des Inhalts interoperabel übertragen werden können. Und andererseits wie mit
branchen- beziehungsweise länderspezifischen Erweiterungen
umgegangen werden soll. Das Europäische Normungsverfahren wird durch deutsche Vertreter begleitet.
NATIONALE UMSETZUNG FÜR DEUTSCHLAND
Neben den beschriebenen verpflichtenden Elementen der Norm selber
(das semantische Datenmodell sowie die zulässigen Syntaxen) gibt
die weitere organisatorische, rechtliche und technische Ausgestaltung
des Empfangs und der Verarbeitung
elektronischer Rechnungen den Mitgliedsländern Freiheitsgrade bei der
Gestaltung, solange die verpflichtenden Elemente der Richtlinie eingehalten werden.
Öffentliche Auftraggeber in
Deutschland werden durch die
Richtlinie nicht daran gehindert,
zum Beispiel weitere Vorgaben für
die Entgegennahme und Verarbeitung von E-Rechnungen gemeinsam zu entwickeln und umzusetzen.
Dieses Ziel verfolgt das Steuerungsprojekt E-Rechnung des
IT-Planungsrates.
Das Steuerungsprojekt läuft seit Anfang 2016 unter der
Federführung des Bundesministeriums des Innern und der
bei der Senatorin für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen
angesiedelten Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Im Rahmen dieses gemeinsamen Steuerungsprojekts werden
sowohl die rechtliche und organisatorische Ausgestaltung der
elektronischen Rechnung in Deutschland sowie die nationale
Umsetzung der Norm durch Schaffung des Standards XRechnung samt der technischen Ausgestaltung in Abstimmung mit
Bund und Ländern erarbeitet.
XRechnung bildet dabei eine eindeutige Version der Europäischen Norm für nationale öffentliche Auftraggeber ab („National Usage Guideline“). Mit XRechnung soll also kein neuer,
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SCHWERPUNKT: E-RECHNUNG
losgelöster Standard geschaffen werden, sondern Eindeutigkeit
hinsichtlich der Europäischen Vorgaben hergestellt und der
verbindliche Kern (die Europäische Norm) um weitere, für die
Verwaltung relevante Regelungen ergänzt werden. Dies sind
nicht in erster Linie zusätzliche Informationsbestandteile (also
Erweiterungen im Sinne der Richtlinie), sondern ergänzende
Vorgaben zum Beispiel zur Sicherstellung der Integrität von
Rechnungsdokumenten.
Durch dieses gemeinsame Vorgehen können die von der EU-Kommission eröffneten Freiheitsgrade in
abgestimmter Form unter Beachtung
der Interessenlage der öffentlichen
Verwaltung bundesweit für öffentliche
Auftraggeber einheitlich festgelegt
werden. Hierbei wird die Expertise
aus Bund, Ländern und Kommunen
genutzt. Die im Steuerungsprojekt
entwickelten Vorgaben und Lösungen
werden zudem insbesondere in dem
Erprobungsraum Nordwest des Nationalen IT-Gipfels getestet, sodass mit
Abschluss des Steuerungsprojektes
eine erprobte technische Spezifikation vom IT-Planungsrat als nationale
Norm beschlossen werden kann.
STANDARDISIERUNG DER VERGABE
Zusätzlich werden Handlungsempfehlungen zur organisatorischen Umsetzung bei öffentlichen Auftraggebern sowie ein
nachhaltiges Betriebskonzept zum
Standard XRechnung entwickelt. So
werden die Kompetenzen des IT-Planungsrates, gemäß § 1 Absatz 1 Nr.
1 IT-Staatsvertrag die Zusammenarbeit von Bund und Ländern in Fragen
der Informationstechnik zu koordinieren und gemäß § 1 Absatz 1 Nr.
2 IT-Staatsvertrag fachunabhängige
und fachübergreifende IT-Interoperabilitäts- und IT-Sicherheitsstandards
beschließen zu können, hier genutzt,
um die Umsetzung der Richtlinie – das
Annehmen und Verarbeiten elektronischer Rechnungen – durch deutsche
öffentliche Auftraggeber fristgerecht
sicherstellen und die elektronische
Rechnung in der Verwaltung etablieren zu können.
Gleichzeitig werden gemeinsame Grundlagen für medienbruchfreie Prozesse der Rechnungsbearbeitung in der Verwaltung geschaffen, Nachhaltigkeit durch einen gemeinsamen
Betrieb des Standards gesichert und angrenzende Bereiche
verknüpft. Denn die Rechnung wird stets als Bestandteil des
öffentlichen Vergabeprozesses verstanden. Insofern muss
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ein deutscher E-Rechnungs-Standard für öffentliche Auftraggeber in direktem Zusammenhang mit dem vom IT-Planungsrat bereits beschlossenen Standard XVergabe sowie weiteren Standards der öffentlichen Verwaltung wie zum Beispiel
XFinanz umgesetzt werden.
Durch die Zusammenarbeit von öffentlichen Auftraggebern
im Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates sollen einheitliche,
hersteller- und produktneutrale Vorgaben entwickelt werden,
die die Europäische Norm umsetzen
und die Anbieter entsprechender Lösungen integrieren können. Die im
Steuerungsprojekt entwickelten Ergebnisse sind für alle öffentlichen
Auftraggeber zu verwenden. Der zu
schaffende nationale Standard wird
als offener Standard frei und unentgeltlich nutzbar und vollständig dokumentiert sein.
REGELUNGSLÜCKEN FÜLLEN
Eine wirtschaftliche und fristgerechte
Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU
für öffentliche Auftraggeber zu ermöglichen, ist somit ebenso das Ziel des
Steuerungsprojektes E-Rechnung wie
einen verlässlichen Standard der Verwaltung zu schaffen, der
die Regelungslücken der Europäischen Norm auf nationaler
Ebene ausfüllt und den Verfahrenshersteller implementieren
können. Auftragnehmer werden trotz heterogener IT-Systeme
zur elektronischen Rechnungsstellung und -bearbeitung auf
der Basis eines einheitlichen Standards der Verwaltung Leistungen in
Rechnung stellen können. So werden
durch Medienbrüche induzierte Mehraufwände verhindert und der papierlose Weg attraktiver.
Dies führt wiederum zu einer wirtschaftlichen Umsetzung bei öffentlichen Auftraggebern, denn auch für sie
ist die Umsetzung der Richtlinie nur
wirtschaftlich, je mehr Auftragnehmer
elektronische Rechnungen im strukturierten Format stellen. Insbesondere bei diesem Aspekt setzt auch
die Zusammenarbeit mit dem Forum
elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) an. Das dort entwickelte ZUGFeRD-Format soll – genauso
wie eventuelle weitere branchenspezifische Guidelines und
die Spezifikation der Verwaltung – konform zur EN16931 und
somit untereinander kompatibel sein.
AUTOREN: ANNA DOPATKA, DR. JÖRG HOFMANN, KOSIT
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SCHWERPUNKT: E-RECHNUNG
Warten auf den einen Standard?
AKDB setzt bei der E-Rechnung vorerst auf ZUGFeRD
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Die EU-Richtlinie 2014/55/EU von 2014 verpflichtete
öffentliche Auftraggeber dazu, elektronische Rechnungen anzunehmen, die auf Grundlage einer europaweiten
Ausschreibung zustande gekommen waren. Mit dieser EURichtlinie stellte der Normgeber klar, dass es sich bei einer
elektronischen Rechnung nicht um eine reine Bilddatei
handeln könne. Erklärtes Ziel der Reformbestrebungen
war es, den gesamten Zyklus eines Rechnungslaufes elektronisch abzubilden. Dies ist nur in Form eines elektronischen Rechnungsdatensatzes möglich.
Die elektronische Rechnung ist immer im Gesamtzusammenhang des E-Business zu sehen, also eingebettet in die Auftragsvergabe bis letztendlich Zahlung in der Buchhaltung.
Hierbei sind einerseits ein E-Rechnungsstandard in Verbindung mit elektronischen Vergabeverfahren und andererseits elektronische
Rechnungs- und Buchhaltungsworkflows inklusive elektronischen Signaturverfahren von entscheidender
Bedeutung.
Mit der Klärung der Frage, wie
eine elektronische Rechnung im Detail aussehen soll, wurde das CEN,
das Comité Européen de Normalisation, in Brüssel beauftragt. Deutsches
Mitglied in diesem Gremium ist das
DIN, das Deutsches Institut für Normung e. V., das im Rahmen der Mitarbeit am europäischen Standard eine
deutsche Norm für die elektronische
Rechnung entwickelt. Auch die Koordinierungsstelle für IT-Standards betont den Zusammenhang
zwischen Vergabe, Rechnung und Zahlung und berücksichtigt bei der Definition eines Standards XRechnung bereits
vorhandene Standards wie XVergabe, XFinanz sowie ZUGFeRD, dem in Deutschland schon weit verbreiteten Standard
für E-Rechnungen.
KONSEQUENZEN FÜR SOFTWAREHERSTELLER
Was heißt das für Softwarehersteller in Deutschland? Sollte
man auf den Standard XRechnung warten? Auf die Stellungnahmen von DIN und CEN? Oder gleich mit ZUGFeRD starten?
Und was heißt eigentlich ZUGFeRD genau? Dieser Standard
– Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland – beschreibt die Kernelemente
einer elektronischen Rechnung, die in einen Workflow übernommen und, ergänzt um Stammdaten, im Finanzverfahren
verarbeitet werden können. Damit beschäftigt sich unter anderen das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD),
das in einem Positionspapier folgendermaßen argumentiert:
„Mit ZUGFeRD steht der deutschen Verwaltung und Wirtschaft
ein elektronisches Rechnungsformat zur Verfügung, das maximale Investitionssicherheit gewährleistet. ZUGFeRD liefert die
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Grundvoraussetzung dafür, dass sich insbesondere die Öffentliche Verwaltung heute schon auf die mit der EU-Verordnung
einhergehende Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsbearbeitung einstellen und die Umsetzung der Verfahren aktiv vorantreiben kann. Je früher und umfänglicher dies erfolgt,
desto ertragreicher sind die Effekte hinsichtlich Verwaltungseffizienz und bürokratischer Entlastung.“
VORREITER BEI ZUGFERD
Durch die Mitarbeit von FeRD-Vertretern in europäischen Gremien ist sichergestellt, dass die ZUGFeRD-Syntax auf die Liste
des CEN sowie der PDF/A3-Standard in die „Technischen
Empfehlungen für den Datentransport“ aufgenommen werden
sollen. Damit ist garantiert, dass Kommunen nicht auf einen
lahmenden Gaul, sondern vielmehr auf ein “flinkes ZUGFeRD“
setzen, wenn sie sich für diesen innovativen deutschen Standard entscheiden. Die AKDB, die schon seit einiger
Zeit mit einer Lösung zur vollständigen elektronischen Verarbeitung von
Rechnungen aufwartet, liegt mit ihrer
Entscheidung, ZUGFeRD-Rechnungen zu verarbeiten, also voll im Trend.
Im Herbst 2015 sahen Vertreter bayerischer Kommunen bei einem Besuch
der KOMMUNALE in Nürnberg bereits einen Prototypen des elektronischen Rechnungsworkflows, der auch
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format
verarbeiten kann.
ZUGFeRD bestimmt die Gestaltung der europäischen Norm für die
elektronische Rechnung mit und berücksichtigt auch über Europa hinausgehende Standards. XRechnung baut auf den
Kernkomponenten der europäischen Standards auf. Für die
Entwickler der AKDB bestand kein Zweifel daran, dass eine
Lösung auf Grundlage des Standards des Forum elektronische
Rechnung Deutschland praktikabel und sinnvoll ist.
Die Entscheidung, sich frühzeitig mit den Fragen zu beschäftigen, die sich aus den neuen Standardisierungsbemühungen auf dem Gebiet der elektronischen Rechnung ergeben, ist also alles andere als voreilig. Vielmehr können sich
Kommunen in Bayern darauf verlassen, dass rechtzeitig eine
EU-Richtlinien konforme Lösung zur Verfügung steht, die für
das gesamte Spektrum eingehender Rechnungen verfügbar
sein wird – nicht nur für Rechnungen aus oberschwelligen
Vergabeverfahren.
Parallel zur Arbeit am Thema der elektronischen Eingangsrechnungen werden bereits Überlegungen zur elektronischen
Rechnungsschreibung aus den Bescheide produzierenden
finanzwirksamen Verfahren der AKDB – also OK.FIS und Finanzwesen zentral Dialog – angestellt.
AUTOR: THOMAS NORDGERLING, AKDB
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SCHWERPUNKT: E-RECHNUNG
Erfahrung und Expertise
Umsetzung der E-Rechnung im krz
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Das kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/
Lippe (krz) kann seit mittlerweile sechs Jahren auf Erfahrungen mit dem Einsatz der E-Rechnung zurückblicken.
Aus dem Verbandsgebiet des krz war die Stadt Herford die
erste Kommune, für die der ostwestfälische Serviceprovider Leistungen rund um die Verarbeitung von Rechnungen
im elektronischen Format anbietet.
So startete man bereits im Jahr 2010 zusammen mit dem
Sparkassenrechnungsservice. Als Austauschformat fungierte
das Format OpenTrans 2.1. Die Übertragung der ersten elektronischen Rechnungen wurde per Download vom Sparkassenportal geregelt. Zu dieser Zeit war die Anzahl der Rechnungen, die über diesen Weg versendet wurden, jedoch noch
verhältnismäßig gering.
EINHEITLICHES AUSTAUSCHFORMAT
Als spezialisierter E-Rechnungsdienstleister ist seit dem Jahr
2013 das Softwareunternehmen Crossinx GmbH mit Sitz in
Frankfurt für die Verbandsmitglieder tätig. Das Crossinx-Leistungspaket beinhaltet sämtliche Services, die zur Anbindung
kleiner, regionaler Lieferanten und größerer, überregionaler
Kreditoren erforderlich sind. Durch die Zusammenarbeit von
Crossinx und dem ostwestfälischen IT-Dienstleister profitieren
die Kommunen einerseits von einer einheitlichen, produktiven
Lösung mit einem gemeinsamen Datenformat und Austauschweg. Die Effizienz der Rechnungsprozesse wird durch die ERechnung noch einmal deutlich gesteigert. Der Rechnungsversand geschieht verschlüsselt per E-Mail über die virtuelle
Poststelle der Kommune.
Neben der Stadt Herford hat die Gemeinde Kirchlengern
aus dem Kreis Herford das Thema E-Rechnung schon früh als
Chance zur Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse erkannt und freut sich über die stetig steigenden Eingangszahlen
von Rechnungen im elektronischen Format. Für beide Verwaltungen zusammen lag im vergangenen Jahr der Anteil der auf
elektronischem Weg eingegangenen Lieferantenrechnungen
bereits bei mehr als 16 Prozent des Rechnungsaufkommens
(mit steigender Tendenz) und damit über dem bundesweiten
Durchschnitt von circa 10 Prozent.
KOSTEN- UND ZEITERSPARNIS
Für die Kommunen zahlt sich der elektronische Versand sofort aus:
►► Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Finanzbuchhaltungen werden von Scan- und Validierungsaufgaben
unmittelbar entlastet
►► Die Kosten für Scanvorgänge werden reduziert
►► Die Prozesse von der Rechnungsstellung beim Lieferanten bis zur Bezahlung in der Kommune werden deutlich
beschleunigt
►► Übertragungsfehler von Rechnungsdateninformationen
werden durch die medienbruchfreie Verarbeitung eliminiert
INTERN Nr. 2 | 2016
Egal welches Format die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung für die Übermittlung ihrer Rechnungen nutzen, die Crossinx GmbH sorgt für die richtige Datenaufbereitung und Konvertierung in das ZUGFeRD-Format. Zusätzlich zur Umwandlung
finden Prüfungen statt, die Rechnungen abweisen, wenn bestimmte Informationen fehlen (zum Beispiel die UmsatzsteuerID-Nummer). Einfache PDF-Rechnungen von Kleinstlieferanten werden in Kirchlengern über die Collector-Funktion durch
die Firma Crossinx mit den Rechnungsmetadaten angereichert.
Diese können dann – wie jede andere E-Rechnung auch –
vollautomatisch und medienbruchfrei über den vom krz Lemgo
geschaffenen Genehmigungsworkflow bis hin zur Buchung im
Finanzwesen abgewickelt werden.
EINHEITLICHES „ZUGFERD“-FORMAT
Der stetig größer werdende Bekanntheitsgrad der E-Rechnung ist nicht zuletzt Verdienst der erfolgreichen Arbeit des
Forums für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die
auf internationalen und europäischen Standards basierende
Formatbeschreibung „ZUGFeRD“ wurde vom krz von Anbeginn unterstützt. Der Lemgoer IT-Dienstleister ist das erste
in der ZUGFeRD-Unterstützerliste eingetragene kommunale
Rechenzentrum.
Für elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist
die Einfachheit des Formates entscheidend:
►► Es bietet ein „menschen“-lesbares, archivierungsfähiges
PDF-A als Trägerdatei
►► Darin ist ein „maschinen“-lesbares xml-Dokument eingebettet, das strukturierte Daten der Rechnung enthält und
auf einem semantischen Datenmodell basiert
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SCHWERPUNKT: E-RECHNUNG
►► Anmeldung an einem externen Portal (beispielsweise
das Portal der Firma Crossinx GmbH), an dem bereits
mehrere Lieferanten angeschlossen sind oder über ein
Roamingabkommen zu anderen Portalen erreicht werden können
►► Zwischenschaltung eines externen Dienstleisters, der
einfache PDF-Rechnungen im Auftrag der Kommune in
ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen umwandelt (hier:
Firma Crossinx GmbH)
►► Direkte Ansprache, ob zukünftig E-Rechnungen im
ZUGFeRD-Format geschickt werden können
►► Das Datenmodell ist in drei Detaillierungsstufen verfügbar (Basic, Comfort und Extended)
►► Es ist keine Konvertierung in ein In-House-Format mehr
erforderlich
Für das krz als Dienstleister und damit für die Anwenderkommunen hat es große Vorteile, auf die umfangreichen Beschreibungen des „ZUGFeRD“-Modells zurückzugreifen. Es müssen
keine aufwendigen Konvertierungen eingesetzt werden, die
Daten können gegen ein Schema geprüft und die darauffolgenden Prozesse vollautomatisch initiiert werden.
EINSATZMÖGLICHKEITEN
Mit der Umsetzung seiner E-Rechnungs-Strategie sind das krz
und seine Mitglieder Vorreiter. Bei den Herstellern der im krz
im Einsatz befindlichen Softwareprodukte wird versucht, das
Thema E-Rechnung zu platzieren und entsprechend umzusetzen. Oft liegen die Prioritäten bei den Softwareherstellern
jedoch anderswo. Sogar die großen Konzerne wie Telekommunikationsanbieter oder Energieversorger haben ihre eigenen
Vorstellungen bei der Umstellung auf das Thema E-Rechnung,
sodass gerade in diesen Bereichen die Einsparpotenziale weiter schlummern.
Mit gutem Beispiel geht die Bundesdruckerei voran. Sie hat
angekündigt, den Rechnungsversand auf E-Rechnung bis zum
Ende des Jahres 2016 umzustellen. Dieses ist ein positives
Signal für alle Verbandsmitglieder des krz, die bereits heute
den krz-eigenen Genehmigungsworkflow nutzen.
Momentan liegt es noch bei den Kommunen selbst, die
Rechnungssteller zu motivieren, auf den Versand von ERechnungen im ZUGFeRD-Format umzustellen. Herford und
Kirchlengern haben unterschiedliche Maßnahmen ergriffen, um
von möglichst vielen Lieferanten elektronische Rechnungen zu
bekommen. Hier noch einmal die Maßnahmen im Überblick:
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Die Gemeinde Kirchlengern hat hierbei bereits positive Erfahrungen mit der Zwischenschaltung von Crossinx gesammelt. Rechnungen von diversen Kleinstlieferanten werden
über diesen Weg zur Freude der Buchhaltung vollautomatisch
angenommen. Grundsätzlich ist eine schnellere Marktdurchdringung des ZUGFeRD-Formates oder eines gleichwertigen
einheitlichen Standards wünschenswert.
Als Ausgabeformat sollte daher von allen Softwareanbietern mindestens ein E-Rechnungsformat als kostenloses Addon angeboten werden, damit die zunehmende Digitalisierung
der Prozesse in den öffentlichen Einrichtungen schneller voranschreiten kann. Denn nicht zuletzt kann damit ein effektiver
Beitrag zur Konsolidierung der Haushalte geleistet werden.
Letztlich profitieren alle Bürger und Unternehmen von geringeren Prozesskosten in der öffentlichen Verwaltung.
PERSPEKTIVE: VORTEILE IN DER BESCHAFFUNG
Für die Einbettung in den Gesamtprozess der Beschaffung ist
die Akzeptanz der E-Rechnung Grundvoraussetzung, um den
vorgelagerten Prozess zu optimieren. Der Beschaffungsprozess setzt sich unter Umständen sogar aus zwei Prozessen,
Vergabe und Bestellung, zusammen, die wiederum aufeinander abzustimmen sind. Sobald auch hier möglichst einheitliche
Austauschformate definiert sind und in der E-Rechnung auf die
Bestellung referenziert wird, können weitere Optimierungspotenziale und Überwachungsmechanismen bei der Haushaltsausführung bis hin zur Dunkelbuchung implementiert werden.
Die Herausforderung im öffentlichen Dienst wird sein, entsprechende Softwarelösungen zu finden oder bereitzustellen,
die diese Prozesse und besonders die Anwender bei der täglichen Arbeit unterstützen.
Die Kunden des Kommunalen Rechenzentrums MindenRavensberg / Lippe (krz) können sich sicher sein, dass die
Lemgoer Experten für sie auf der Höhe der Zeit bleiben und
ihnen die bestmöglichen Services bei der Bewältigung der
zukünftigen Änderungen im Vergabe- und Bestellprozess zur
Verfügung stellen, denn: Die E-Rechnung kann das krz bereits!
AUTOR: MANUEL DEHNE, KRZ
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SCHWERPUNKT: E-RECHNUNG
Modern aufgestellt
KIVBF sieht Effizienzgewinne durch automatisierte Rechnungsverarbeitung
›
Ausgehend von den Effizienzgewinnen einer vollständigen Digitalisierung des Beschaffungsprozesses müssen die Erstellung, der Versand und die
Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen für jede
modern aufgestellte öffentliche Verwaltung auch ohne die
EU-Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlamentes
ein erklärtes unternehmerisches Ziel sein.
Spätestens November 2018 wird das Ziel zu
einer verpflichtenden Vorgabe, denn bis dahin haben die EU-Mitgliedsstaaten Rechtsvorschriften zu erlassen und umzusetzen,
die den Empfang und die Verarbeitung von
elektronischen Rechnungen durch öffentliche
Auftraggeber sicherstellen.
Dabei ist derzeit vor allem die Frage
nach dem geeigneten „Wie“ noch unbeantwortet, denn trotz der 2014 getroffenen Verständigung der Vertreter von Wirtschaft und
öffentlicher Hand auf das PDF/A-3-basierte
Datenformat ZUGFeRD, gibt es de facto bislang noch keine Einigung über einen einheitlichen Standard, der die Entwicklung einer universellen Lösung für die reibungslose Übergabe und Weiterverarbeitung
ermöglicht.
Aktuell arbeitet der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) im Bereich der
Eingangsrechnungen an einer SAP-integrierten Lösung für
Verwaltungen in Baden-Württemberg, die auf den speziellen
Anforderungen des in der kommunalen Finanzwirtschaft eingesetzten Kommunalmasters „Kommunale Doppik“ aufsetzt.
Eine besondere Herausforderung stellt in diesem Umfeld
noch die Abbildung der notwendigen Prozessschritte zur Einhaltung der relevanten Compliance-Vorgaben dar. Der derzeitige Planungshorizont der KIVBF sieht eine Pilotphase bis
Spätsommer 2016 vor, um die notwendigen Anpassungen für
den Kommunalmaster zu entwickeln.
Für den gewerblichen Bereich befindet sich die Lösung für den SAP-integrierten Rechnungseingangsworkflow
bereits seit Anfang Januar 2016 bei den
Reha-Zentren Baden-Württemberg im
Produktivbetrieb.
Dort werden – neben den eingehenden Papierrechnungen – auch bereits
elektronische Rechnungen verarbeitet,
die über zentrale E-Mail-Postfächer eingehen. Die eingehenden E-Mails werden
zunächst archiviert. Im nächsten Schritt
werden die als PDF-Dateianhang der
E-Mail angefügten Rechnungen automatisiert extrahiert und in die Beleglesung übergeben. Anschließend kann die Prüfung und Zeichnung über den elektronischen Workflow innerhalb des SAP-Systems gemäß den
definierten Prozessregeln vorgenommen werden.
AUTOR: STEFAN ROTTER, KIVBF
Suche nach formatneutraler Lösung
Dataport steckt mitten in der Umstellung auf elektronische Rechnung
Welche Formen von E-Rechnung sind im Dataport-Umfeld
bereits im Einsatz?
Dataport selbst sowie die Freie und Hansestadt Hamburg verfügen über einen elektronischen Workflow zur Prüfung von
Eingangsrechnungen. Sämtliche in Papierform erhaltenen
Rechnungen werden eingescannt, dem elektronischen PrüfWorkflow zugeführt und elektronisch archiviert. Hamburg bekommt einen Teil der Rechnungen nicht in Papierform, sondern
elektronisch per Mail geschickt. Meistens handelt es sich um
PDF-Rechnungen, aber auch ZUGFeRD-Rechnungen werden empfangen.
Welche Projekte im Bereich E-Rechnung laufen derzeit?
Dataport wird in der ersten Jahreshälfte ebenfalls den Empfang von PDF- und ZUGFeRD-Rechnungen realisieren, für
die zweite Jahreshälfte ist der Versand von ZUGFeRD-Rech-
INTERN Nr. 2 | 2016
nungen geplant.
Des Weiteren befindet sich ein zentraler elektronischer
Rechnungseingang für Dataport und seine Träger in der Konzeption. Der zentrale elektronische Rechnungseingang soll
neben der E-Mail weitere Eingangskanäle öffnen (unter anderem Webservice und Erfassungsportal) und wird Rechnungen
in unterschiedlichen Formaten akzeptieren.
Die Freie Hansestadt Bremen wird dieses Jahr unter Verwendung des zentralen elektronischen Rechnungseingangs
eine elektronische Rechnungsbearbeitung einführen.
Wie betrachten wir die Frage der verschiedenen technischen Standards?
ZUGFeRD ist aufgrund seiner Verbreitung in Deutschland attraktiv. Planungen und Konzeptionen konzentrieren sich zusätzlich
auf den Austausch von Rechnungen in rein strukturierten Forma-
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SCHWERPUNKT: E-RECHNUNG
ten entsprechend
der EU-Richtlinie
2014/55/EU und
auf das Format
XRechnung. Dataport sucht nach
einer Lösung, die
formatneutral ist,
um den Anforderungen der EU zu
genügen.
Für Dataport
sind weniger die
Aspekte des Formats oder der
Technik entscheidend, vielmehr sind prozessuale Fragen der
Schwerpunkt. Es muss also ein Workflow geschaffen werden,
der Eingangsrechnungen in jeder Form annimmt und in den
Workflow der Behörde einspeist. Das Thema Format ist an
dieser Stelle nur ein Modul.
Wie wird die E-Rechnung im Rahmen des gesamten digitalen Beschaffungsprozesses gesehen?
Dataport und seine Trägerländer sehen Rechnungsempfang
und -verarbeitung als Bausteine der Purchase-to-Pay-Prozesskette. Ist eine unternehmens- beziehungsweise landesweite
elektronische Beschaffungslösung im Einsatz (Dataport, FHH),
sind Einsparungen gegenüber dem Papierprozess größer und
die Einführung von Empfang und Verarbeitung elektronischer
Rechnungen besonders attraktiv.
Darüber hinaus engagiert sich Dataport in einer Fokusgruppe des IT-Gipfels und in einem Expertengremium des
Steuerungsprojektes E-Rechnung des IT-Planungsrates für
das Thema E-Rechnung.
AUTOR: HEIKO SCHARFFENBERG, DATAPORT
E-RechnungsGipfel 2016
E-Rechnung in der
Verwaltungspraxis
›
›
Kongress: Megatrend Digitalisierung und die E-Rechnung
Der Verband elektronische Rechnung (VeR) und
das Bundesministerium des Innern (BMI) veranstalten am 10. und 11. Mai 2016 in Wiesbaden einen
Fachkongress, auf dem der Entwurf des deutschen ERechnungsgesetzes vorgestellt werden soll.
Der Bedarf an einem regelmäßigen Wissens- und Erfahrungsaustausch rund um die E-Rechnung ist groß. Dies
zeigte der Erfolg des E-Rechungs-Gipfel 2015. Auch in
diesem Jahr findet wieder auf Schloss Biebrich ein Fachkongress statt. Besonderes Gewicht hat dabei die Vernetzung von Wirtschaft und Verwaltung.
Die Veranstaltung betrachtet die E-Rechnung als
Treiber für Unternehmensprozesse, bietet einen aktuellen Marktüberblick und benennt Erfolgsfaktoren für die
Einführung der E-Rechnung. Das BMI wird am ersten Tag
den deutschen Gesetzentwurf zur E-Rechnung präsentieren. Unter dem Stichwort ‚Megatrend Digitalisierung‘ werden die tiefgreifenden Änderungen für Geschäftsprozesse
und Gesellschaft thematisiert.
Am zweiten Tag stehen die Umsetzungsmaßnahmen
für Bund, Länder und Kommunen auf der Agenda, und
die europäischen Vorgaben und Harmonisierungsbemühungen werden skizziert. Unter dem Titel „Supply Chain
Financing“ werden neue Möglichkeiten für kleine und mittlere Unternehmen aufgezeigt. Eine Fachausstellung rundet
das umfängliche Programmangebot ab.
Link: www.e-rechnungsgipfel.de
INTERN Nr. 2 | 2016
Fachtagung: Vorbereitung durch
IT-fähige Arbeitsabläufe
Die Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e.V. veranstaltet am 18. und 19. Mai 2016
in Berlin eine Fachveranstaltung mit Workshops zum
EInsatz der E-Rechnung in der Verwaltungspraxis. Veranstaltungsort ist der Deutsche Landkreistag.
Alle öffentlichen Auftraggeber müssen bis zum Jahr 2018
E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Durch
die Übermittlung strukturierter elektronischer Daten soll
die Rechnungsbearbeitung schneller, sicherer und wirtschaftlicher erfolgen. Hierfür sind einige Vorbereitungen
bei den Arbeitsabläufen nötig. Dies bezieht sich auf rechtliche Rahmenbedingungen, Geschäftsordnungen, Prozesse oder Zuständigkeiten. Es hat sich gezeigt, dass in
den verschiedenen Verwaltungen sehr unterschiedliche
Vorgehensweisen bestehen. Deshalb ist es notwendig,
Probleme zu benennen, Erfahrungen auszutauschen und
mögliche Lösungen darzustellen.
Ziel der Veranstaltung am 18. Mai 2016 und der beiden parallel stattfindenden Workshops am 19. Mai 2016
ist es, nach Möglichkeit wenige wirkungsvolle Verfahren
und Vorgehensweisen herauszuarbeiten, die als Basis für
den Einsatz der E-Rechnung verwendet werden können.
Fachveranstaltung und Workshops richten sich an Verwaltungspraktiker aus Bund, Ländern und dem kommunalen
Bereich. Die Veranstaltung wird vom Bundeswirtschaftsministerium unterstützt.
Link: www.awv-net.de
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INTERVIEW
Konsolidierung und Kooperation
Im Gespräch: Dirk Musfeldt, neuer Vorstand bei HannIT
Herr Musfeldt, Sie sind seit 1. März 2016 neuer Vorstand
der HannIT in Hannover. Worin bestehen für Sie die Herausforderungen am neuen Arbeitsplatz?
Wie bei jedem Wechsel gehört es zu meinen ersten Aufgaben,
das Unternehmen, die Beschäftigten, Träger, Kunden und Geschäftspartner kennenzulernen. Die Kolleginnen und Kollegen
machen mir das zum Glück durch eine offene und freundliche
Aufnahme sehr leicht. Den Perspektivwechsel vom größten
Kunden und Anstaltsträger zum Dienstleister muss ich natürlich auch einüben.
Wie ist die kommunale IT in Hannover aufgestellt?
Im Jahr 2011 aus einem Eigenbetrieb der Region Hannover
entstanden, hat HannIT derzeit 28 Trägerinnen und Träger.
Neben allen regionsangehörigen Städten und Gemeinden gehören dazu auch weitere niedersächsische Landkreise und
Städte. Die Dienstleistungstiefe ist dabei sehr unterschiedlich,
tendenziell nehmen die Kooperationen mit den Trägern zu.
Daneben kooperieren wir insbesondere im Bereich E-Government mit der GovConnect, in der die vier niedersächsischen
kommunalen Datenzentralen als Gesellschafter vertreten sind.
Können Sie schon Ihre Pläne für die nächste Zeit verraten?
Welche Themen stehen bei Ihnen auf der Agenda?
Als wichtige Aufgabe hat mir der Verwaltungsrat aufgegeben,
die Unternehmensstrategie zu überprüfen und weiterzuentwickeln. Wir wollen die sich verändernde IT-Landschaft aufgreifen und unsere Arbeit neu mit den Zielen der Träger abgleichen. Ein Bestandteil wird dabei sicher die Betonung der
interkommunalen Zusammenarbeit über die reine IT-Dienstleistung hinaus sein. Schon heute führen wir gemeinschaftliche Projekte mit den Trägerinnen und Trägern durch, die wir
künftig ausbauen wollen.
Das Thema IT-Sicherheit spielt auch bei uns eine zunehmende Rolle. Wir werden überprüfen müssen, ob wir die in
diesem Bereich eingesetzten Ressourcen weiter verstärken.
Und schließlich sind wir schon seit längerer Zeit gemeinsam
mit unseren Partnern in Diskussionen über die Errichtung eines gemeinsamen Rechenzentrums auf Landesebene. Es
wäre schön, wenn wir hier bald zu belastbaren Ergebnissen
kommen könnten.
Bei welchen Themen ist für Sie die Zusammenarbeit der
kommunalen IT-Dienstleister und die Kooperation mit dem
Land besonders wichtig?
Angesichts des beständigen Konsolidierungsdrucks im öffentlichen Sektor sind zunehmende Kooperationen unverzichtbare Bausteine unserer strategischen Aufstellung. Bei manchen
Themen übersteigen die Komplexität und der damit verbundene Ressourcenbedarf auch schlichtweg die Möglichkeiten
einer einzelnen Datenzentrale.
Gleichzeitig legt das Land verständlicherweise gerade
bei einer Ebenen übergreifenden technischen Zusammenar-
INTERN Nr. 2 | 2016
beit Wert auf einen einheitlichen Ansprechpartner. Prominente
Beispiele sind i-KFZ und der landesweite Melderegisterdatenspiegel MiN.
Werden Sie sich innerhalb von Vitako engagieren und
beispielsweise in einer Facharbeitsgruppe mitarbeiten?
Zunächst stehen natürlich meine Aufgaben im eigenen Haus
im Vordergrund. Die Zusammenarbeit mit anderen IT-Dienstleistern hat für mich strategische Bedeutung, daher werde ich
mich nach Möglichkeit bei Vitako engagieren.
Wie beurteilen Sie die Arbeit von Vitako?
Vitako ist eine kompetente und unverzichtbare Interessenvertretung für die kommunalen IT-Dienstleister, die sich in den letzten zehn Jahren insbesondere auf Bundesebene Präsenz und
Gehör in einer Weise verschafft hat, die nur in dieser starken
Gemeinschaft denkbar ist. Die Verknüpfung zu ProVitako ist
ein weiteres wichtiges Element, mit dem wir unsere Beschaffungsprozesse vereinfachen und in einer starken Genossenschaft attraktive Ergebnisse erzielen.
Was sind Ihrer Meinung nach die gegenwärtig drängendsten Themen für die kommunale IT?
Die Bedrohungen für die IT-Sicherheit nehmen an Bedeutung
noch weiter zu, werden aber in der kommunalen Landschaft
vielfach noch nicht umfassend bearbeitet und zu selten in ihrer
strategischen Bedeutung gesehen. Ein wichtiger Baustein für
E-Government ist die datenschutzgerechte Überwindung der
Informationssilos hin zu einer ganzheitlichen und prozessorientierten Organisation von Daten innerhalb der Verwaltung.
Dabei haben wir noch einen weiten Weg vor uns.
FRAGEN: HELMUT MERSCHMANN, VITAKO
9
BERICHT DER GESCHÄFTSSTELLE
Unordnung überwinden
Berliner Kongress wirft optimistischen Blick auf die Flüchtlingssituation
›
Vielerorts haben sich in der gegenwärtigen Flüchtlingssituation
weder Politik noch Verwaltung genügend bewährt. Dass inzwischen viele
Versäumnisse erkannt und notwendige Schritte eingeleitet worden sind,
um aus der herrschenden Desorganisation in ein Stadium der Regelhaftigkeit zu gelangen, darüber wurde
am 16. März 2016 auf dem ZukunftsSonderkongress in Berlin ein positives Bild entworfen. Bloß die IT kam
nicht gut davon.
Die guten Nachrichten vorweg: „Wir
schaffen das“ und „Es soll am Geld nicht
scheitern“. So lautete der Tenor auf dem
1. Zukunftskongress Migration & Integration (und lässt sich mit Zitaten von
Kanzleramtschef Peter Altmaier und Finanzstaatssekretär Werner Gatzer belegen). Zwar erscheint auch aus der
Steuerungsperspektive die gegenwärtige Flüchtlingssituation als handfeste
Krise. Inzwischen sollen aber Registrierung, Verteilung, Unterbringung und das
anlaufende Asylverfahren einigermaßen
funktionieren, auch wenn sich ein enormer Rückstau von 400.000 Asylanträgen
gebildet hat und die Bearbeitungszeiten
noch viel zu lange dauern.
Einige Zahlen mehr: In Deutschland
sind bislang circa 1,2 Millionen Flüchtlinge angekommen. Das Bundesamt für
Migration und Flüchtlinge (BAMF) geht
davon aus, dass 660.000 Personen bleibeberechtigt sind und in den Asylstatus
gelangen. 540.000 Menschen müssen
„zurückgeführt“ werden. Darüber hinaus
gibt es womöglich 300.000 bis 400.000
Personen, die sich unregistriert im Land
aufhalten.
Von den Bleibeberechtigten sind
70 Prozent erwerbsfähig und stehen
dem Arbeitsmarkt prinzipiell zur Verfügung. Etwa zehn bis 15 Prozent davon verfügen über eine akademische
Ausbildung, weitere zehn Prozent haben einen Berufsabschluss. Fast achtzig Prozent sind wenig qualifiziert, aber
zu einem Drittel sehr jung und damit gut
geeignet für die hiesigen Bildungs- und
Ausbildungssysteme.
INTERN Nr. 2 | 2016
Wenn FrankJürgen
Weise,
BAMF-Leiter und
Vorstandsvorsitzender der Bundesagentur für Arbeit, erklärt, dass
Deutschlands demografische Probleme damit nicht
gelöst seien, stellt
er nur zum Teil
auf den Fachkräftemangel ab. Er
will auch die Zah- Verbreiten Optimismus (v. links): Johannes Ludewig, Vorsitzender des
len relativieren, Nationalen Normenkontrollrats, Hans-Goerg Engelke, Staatssekretär im
mit denen Poli- BMI, Frank-Jürgen Weise, Vorstandsvorsitzender Bundesagentur für Arbeit und Leiter BAMF (Foto: Simone M. Neumann)
tik und Stimmung
gemacht
wird.
660.000 Menschen seien keine „Über- und einer zentralen Nummer auch ein
flutung“, stellt Weise klar, „wir brau- Foto und Fingerabdrücke, Herkunftschen sogar noch zusätzliche Zuwan- land, Kontaktdaten, Gesundheitsinforderung“. Die Unternehmensberatung mationen wie Impfungen sowie Angaben
McKinsey geht davon aus, dass inklusive über Ausbildung und Qualifikationen. In
Neuankömmlingen und Familiennachzug 24 Ankunftszentren soll das System bald
bis 2018 möglicherweise eine weitere zur Verfügung stehen. Registrierung und
Million Menschen in Deutschland leben sogar die Asylentscheidung sollen – in
werden. Peter Altmaier bezeichnete es einfachen Fällen, und das sind etwa die
als historischen Irrtum, einen grenzenlo- Hälfte aller Anträge – binnen 48 Stunsen Warenverkehr zu organisieren, aber den erfolgen.
Menschen den Ortswechsel nicht zuzuWas danach kommt, bleibt die
gestehen. Er forderte, das europäische eigentliche Herausforderung: die InteAsylsystem Dublin III zu reformieren.
gration der „Bleibeberechtigten“. Man
geht von 100.000 neuen Schulplätzen,
AUFGABE: INTEGRATION
6.000 Lehrkräften, vielen Tausend KiBis dahin sind handfeste und auch haus- ta-Plätzen, Erziehern, Juristen, Ärzten
gemachte Probleme beim Flüchtlings- und vor allem Heerscharen von Sprachmanagement zu lösen, vor allem bei lehrern aus, die relativ kurzfristig benöErfassung und Registrierung. McKinsey- tigt werden. Ob sich dann die IT – etwa
Partnerin Solveigh Hieronimus erklärte beim Video-Dolmetschen, beim Profiling
auf dem Kongress, dass die Fehlerquellen und der Feststellung von Kompetenzen,
im Identifizierungs- und Registrierungs- beim digitalen Sprachtraining – besser
prozess vor allem durch Medienbrüche bewährt, bleibt abzuwarten. Genügend
zustande gekommen seien, beispiels- Ideen gibt es jedenfalls. Im Einsatz sind
weise bei Mehrfachregistrierungen. Mit bereits verschiedene Softwaresysteme
dem zentralen Kerndatensystem und für die Koordination der zivilgesellschaftdem neuen Ankunftsnachweis soll nun lichen Flüchtlingshilfe oder für das Bealles geordneter verlaufen. Die Bundes- legungsmanagement. Und kommunale
druckerei stellte das Dokument, das ähn- Plattformen wie die „bringt-zusammen.
lich aufgebaut ist wie ein Aufenthaltstitel, de“-Familie oder die Organisation von
auf dem Zukunftskongress am eigenen Aktionstagen via Planetvalue-App haben
Stand vor. Es enthält neben Namen, Ge- sich ebenfalls bewährt.
burtsdatum, Geburtsort, StaatsangehöAUTOR: HELMUT MERSCHMANN,
rigkeit, Geschlecht, Größe, Augenfarbe
VITAKO
10
NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN
GaaS, eIDAS, IOT
Neue Kürzel beschäftigen Facharbeitsgruppe E-Government
›
Themen wie Government as a Service (GaaS), Auswirkungen der
eIDAS-Verordnung, Bedeutung von
Internet of Things (IOT) für die öffentliche Verwaltung sowie elektronisches
Bezahlen standen auf der Agenda der
Facharbeitsgruppe E-Government, die
sich Anfang März in den Räumen des
ITDZ Berlin getroffen hatte.
Wolfgang Fey von Dataport berichtete
zum Auftakt der Sitzung über die Bedeutung ganzheitlicher IT-Services und
Prozesse und über das Konzept Government as a Service (GaaS). Ausgangspunkt von GaaS ist, dass die öffentliche
Verwaltung nur dann leistungsfähige Angebote für ihre Bürger und Unternehmen
anbieten kann, wenn sie ihre IT aus einem standardisierten Baukasten bezieht.
Software und Dienste können dabei über
das Internet aus einer Verwaltungscloud
öffentlicher IT-Dienstleister abgerufen
werden.
Durch Prozessoptimierungen können Effizienzgewinne für die Verwaltung
erzielt werden, zudem sind standardisierte und automatisierte Prozesse auch auf
andere übertragbar und damit von vielen
nutzbar. Government as a Service bedeutet auch die Schaffung von digitalen
Zugängen für Bürger und Unternehmen
zur Verwaltung in Form von Servicekonten. Die Einrichtung von Basisdiensten
wie Authentifizierung, elektronischen Akten oder E-Payment, kann auf bestehenden Komponenten aufbauen. Solche Basisdienste haben außerdem den Vorteil,
dass sich die Fachverfahren dort „andocken“ können, sodass diese verschlankt
auf ihre Fachlogiken begrenzt werden.
EU-VERORDNUNG
Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union ist bisher nur in Fachkreisen
bekannt, obwohl ihre zentralen Regelungen in Deutschland am 1. Juli 2016 in
Kraft treten und erhebliche Auswirkungen
auf unsere bisherigen Authentifizierungsinfrastrukturen haben werden. Verordnungen gelten bekanntlich direkt – anders als Richtlinien, die erst in nationales Recht umgesetzt werden müssen.
INTERN Nr. 2 | 2016
Christian Drews von Governikus berichtete über die Neuerungen, die eIDAS für
deutsche Verwaltungen bringen wird.
Die eIDAS-Verordnung enthält Regelungen, wonach die eIDs anderer
Staaten demnächst anerkannt werden
müssen und dass Authentifizierungen
zum Beispiel auch über Serverzertifikate möglich sein werden. Sie enthält auch
Regelungen über sogenannte Vertrauensdienste, wovon bei uns die elektronischen Signaturen und Zeitstempel am
bekanntesten sein dürften. Das deutsche Signaturrecht wird durch eIDAS
abgelöst, wobei noch ein Vertrauensdienste-Gesetz zu erarbeiten ist, denn
die Verordnung regelt nicht alles, was
im deutschen Signaturrecht geregelt ist.
Im Moment wird in Fachkreisen darüber
diskutiert, ob es eine Konkurrenz zwischen bestehenden deutschen Regelungen und der Verordnung gibt und wie
man bestehende Widersprüche aufheben kann.
INTERNET OF THINGS
Matthias Flügge leitet bei Fraunhofer Fokus den Geschäftsbereich Digital Public
Services, der die Kompetenzen in den
Bereichen E-Government und Öffentliche IT bündelt. Er führte die Teilnehmer
der Facharbeitsgruppe in die Welt des
Internet of Things (IOT) mit der Bemerkung ein, dass im Jahr 2014 erstmals
mehr vernetzte Geräte als Menschen auf
der Welt waren. Die unglaubliche Zahl an
Geräten und Daten sind eine echte Herausforderung, denn es bedarf leistungsfähiger Netzinfrastrukturen und eine Vernetzung der unterschiedlichen Quellen,
um die Daten auch nutzbar zu machen.
Am Beispiel der Temperaturmessung
verdeutlichte Flügge das Datenvolumen
sowie die Tatsache, dass viele erhobene Daten gar nicht ausgewertet werden.
In vielen Umgebungen werden Temperaturen von Sensoren gemessen, eine
Reaktion auf die Messung selbst erfolgt
aber erst zu einem definierten Zeitpunkt
– nämlich dann, wenn eine festgelegte Temperatur unter- oder überschritten
wird. Linked Data sei daher ein wichtiges Thema.
Abgerundet wurde diese Einführung
in das Internet of Things durch Anwendungsszenarien aus dem öffentlichen
Sektor, zum Beispiel Überwachung von
Brückenschäden durch Sensoren, Winterdiensteinsätze durch Auswertung aktueller Wetterdaten, digitale Baumkataster oder die Besteuerung tatsächlicher
Schadstoffemissionen.
MOBILES BEZAHLEN
Der letzte externe Vortrag widmete sich
dem Thema Mobile Payment. Boris Wolter von Paypal stellte verschiedene Praxisbeispiele vor. Er warb dafür, dass die
Bezahlmöglichkeit kommunaler Dienstleistungen direkt in die entsprechenden
kommunalen Plattformen integriert werden, um Medienbrüche zu vermeiden.
Laut einer Untersuchung der Hochschule
Harz bieten derzeit nur etwas mehr als
20 Prozent elektronische Bezahlmöglichkeiten an, 40 Prozent planen die Einführung von E-Payment.
Ein positives Beispiel ist die Bezahlung von Ordnungswidrigkeiten („Knöllchen“) bei der zentralen Bußgeldstelle
in Hessen. Dort wurde mittlerweile die
Zahlung mittels QR-Code auf dem Bußgeldbescheid umgesetzt. Das ist nicht
nur kundenfreundlich, damit lassen sich
auch auf Seiten der Verwaltung echte
Einsparpotenziale erzielen. Die KostenNutzen-Rechnung der Stadt Nürnberg
weist eine Ersparnis von rund 8,00 Euro
pro Online-Antrag durch E-Payment im
Vergleich zu herkömmlichen Verfahren
aus.
In einem Erfahrungsaustausch wurden innerhalb der Arbeitsgruppe weitere
Themen angesprochen und diskutiert.
Dazu gehörten unter anderem die Auswirkungen von E-Justice auf kommunale Verwaltungen, TR-Resiscan und ersetzendes Scannen sowie die aktuellen
Entwicklungen bei i-KFZ. Die nächste
Sitzung findet am 29. und 30. September
in Berlin statt.
AUTORIN: TINA SIEGFRIED
11
NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN
Neuregelungen und Ausnahmen
Facharbeitsgruppe IT und Recht diskutiert Vergaberechtsreform
›
Die Facharbeitsgruppe IT und
Recht traf sich am 26. Februar
2016 in Hamburg. Eines der wichtigsten Themen war die Modernisierung
des Vergaberechts, das bis April 2016
aufgrund von europäischen Richtlinien in nationales Recht umgesetzt
werden muss.
Die Mitglieder der Facharbeitsgruppe
wurden über die umfangreichen Aktivitäten der Bundes-Arbeitsgemeinschaft
bei der Reform des Gesetzes gegen
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) im
Jahr 2015 informiert. Vitako hatte den
Gesetzgebungsprozess intensiv begleitet, diverse Stellungnahmen erarbeitet,
an der Verbändeanhörung im Bundeswirtschaftsministerium teilgenommen
und die Mitglieder des Bundestags-Ausschusses für Wirtschaft und Energie um
Unterstützung gebeten.
Das Thema rechtssichere InhouseVergabe nach § 108 GWB nahm in
der Februarsitzung breiten Raum ein.
Rechtsanwältin Iris Argyriadou ging in
ihrem Vortrag auf die verschiedenen zulässigen Konstellationen ein und erläuterte die Bedingungen, unter denen vertikale Inhouse-Vergaben sowie inverse
Inhouse-Vergaben möglich sind.
Des Weiteren wurden verschiedene
Konstellationen von Mehrfachbeteiligungen sowie das Thema interkommunale Kooperation diskutiert. Neben den in
Paragraph 108 GWB-E beschriebenen
Ausnahmen vom Vergaberecht kamen
auch die Neuregelungen zur elektronischen Vergabe und zur Beschaffung zur
Sprache.
TERMIN IN BERLIN
Weitere Themen der Sitzung waren die
eIDAS-Verordnung und die europäische
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Um offene Fragen zu klären, die sich aus
der DSGVO für die kommunale Verwaltung und ihre IT-Dienstleister ergeben,
wird am 26. April 2016 in Berlin eine gemeinsame Sitzung der Facharbeitsgrup-
pe IT und Recht sowie der AG Datenschutz stattfinden. Gemeinsam mit dem
zuständigen Referat für Datenschutz
beim Bundesinnenministerium sowie der
Universität Kassel werden wir mögliche
Folgen der DSGVO thematisieren und
aus erster Hand erfahren, wie jene Bereiche geregelt werden können, für die
es noch nationale Regelungen gibt, die
aber von der demnächst geltenden Verordnung nicht abgedeckt werden.
Da Verordnungen zum Stichtag
direkt in den Mitgliedstaaten gelten und
nicht erst in nationales Recht umgesetzt
werden müssen, gibt es hier möglicherweise Regelungslücken. Am Thema
Datenschutz-Grundverordnung interessierte Vitako-Mitglieder können sich in
der Geschäftsstelle an Frau Siegfried
wenden.
AUTORIN: TINA SIEGFRIED, VITAKO
AutiSta 10.5
FAG Personenstandswesen diskutiert Hybridakten
›
Am 10. März 2016 traf sich die Arbeitsgruppe Personenstandswesen zu ihrem jährlichen Austausch
mit dem Verlag für Standesamtswesen über aktuelle Neuerungen
in AutiSta und dem elektronischen
Personenstandsregister.
Konkret wurde über Entwicklungen in
AutiSta 10.5 und ePR-Server 3.4 gesprochen. Ein weiteres Thema war die
Präsentation der elektronischen Sammelakte. Standesämter können nach Paragraph 22 Personenstandsverordnung
(PStVO) solche Sammelakten führen.
Der DV-Verbund Baden-Württemberg
hat hierfür eine entsprechende Lösung
INTERN Nr. 2 | 2016
entwickelt, die in der Sitzung vorgestellt
wurde.
In diesem Zusammenhang entspann
sich eine Diskussion über die Empfehlung zum Führen von Hybridakten. Da
auf der Grundlage von § 435 der Zivilprozessordnung Richter im Streitfall die
Vorlage von Originaldokumenten verlangen können, wird das Original nach dem
Scannen in eine elektronische Akte nicht
vernichtet. Stattdessen sollen Dokumente mit Originalunterschriften parallel als
Papierakte aufbewahrt werden.
Nur dieses garantiere den Standesämtern eine abschließende Sicherheit,
denn rechtlich ist die elektronische Sammelakte für Standesämter keine elektro-
nische Akte im Sinne des E-GovernmentGesetzes. Sie unterliegt daher nicht den
Anforderungen der TR-Resiscan und
muss auch nicht elektronisch signiert
werden.
In der Diskussion um die Führung
von Hybridakten wurde festgehalten,
dass Hinweise oder Vorgaben aus den
Innenministerien der Länder von besonderer Wichtigkeit seien. In BadenWürttemberg wurde eine Vorgabe des
Ministeriums für die Führung von
Hybridakten gegeben, während sich
Rheinland-Pfalz dafür einsetzt, nur die
elektronische Akte zu führen.
AUTORIN: TINA SIEGFRIED, VITAKO
12
NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN
Neuorientierung
FAG Standardisierung will sich mehr strategisch positionieren
›
Am 16. Februar 2016 traf sich die
Facharbeitsgruppe Standardisierung am neuen Standort der Citkomm
in Hemer. Citkomm-Chef Michael Neubauer ist Sprecher der FAG. Als wichtigster Tagesordnungspunkt stand die
Neuorientierung der Facharbeitsgruppe auf der Agenda.
Die Teilnehmer sind sich einig: Standardisierung ist auch zukünftig ein wichtiges
Thema für kommunale IT-Dienstleister.
Allerdings hat sich in den letzten Jahren vieles entwickelt. Viele Standards
sind vorhanden, die Arbeitsweise der
Standardentwicklung wurde professionalisiert. Zudem sind Mitglieder von Vitako in zahlreichen Gremien vertreten.
Daher wird es künftig vor allem darum
gehen, auf neue Entwicklungen und Veränderungen zu reagieren.
Im Klartext heißt das: Sollten Entwicklungen oder Veränderungen im Rah-
men der Standardisierung eintreten, wird
die Facharbeitsgruppe aktiv und im Sinne der Vitako-Mitglieder die Veränderungen mitgestalten. Gelegenheiten für derartige Aktivitäten der Facharbeitsgruppe
Standardisierung können beispielsweise
Aufträge aus dem Vitako-Vorstand oder
Gesetzesinitiativen wie Referenten- und
Normentwürfe sein. Eine Positionierung
und Einflussnahme von Vitako ist national im Rahmen von Verbändeanhörungen möglich, wobei die Facharbeitsgruppe Standardisierung regelmäßig – auch
von anderen Facharbeitsgruppen – einbezogen werden soll.
WICHTIG FÜR ENTSCHEIDUNGEN
Die Standardisierungsexperten konnten einige Beispiele nennen, bei denen
es an einheitlichen Standards in der öffentlichen Verwaltung mangelt und jeder eigene Wege geht. Häufig werden
in einzelnen Verwaltungsbereichen, etwa
beim Thema Flüchtlinge, standardisierungsrelevante Aspekte vernachlässigt
und Entscheidungen in eher fachlichen
Arbeitsgruppen getroffen. Diese fachliche Expertise wurde als wichtig erachtet,
indes erscheint es notwendig, die eher
strategischen Aspekte der Standardisierung mit in die Entwicklung und Entscheidungsfindung einzubeziehen.
Auf dieser eher strategischen Ebene
will sich die Facharbeitsgruppe Standardisierung zukünftig positionieren, fachliche Experten begleitend unterstützen,
aber auch allgemeinere Aspekte der
Standardisierung wie die grundsätzliche
Ausgestaltung einer E-Identität, Organisationsthemen wie Föderale IT-Kooperation (FITKO) und Standardisierungsprojekte bearbeiten.
AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO
Alle sitzen am selben Tisch
AG-InfoSic will Informationssicherheits-Management-System aufbauen
›
Als Interessenvertreter der Kommunalen IT-Dienstleister nimmt
Vitako regelmäßig an den Treffen der
AG Informationssicherheit (AG InfoSic) teil. Die AG InfoSic ist die einzige
ständige Bund-Länder-Arbeitsgruppe
des IT-Planungsrates.
Neben Vertretern der Länder und des
Bundes sitzen hier auch Kommunale Spitzenverbände sowie die BundesArbeitsgemeinschaft der Kommunalen
IT-Dienstleister am Tisch und diskutieren
die Belange der Informationssicherheit
in der deutschen Verwaltungslandschaft
auf allen föderalen Ebenen.
Die mittlerweile 12. Sitzung der AG
InfoSic fand am 17. und 18. Februar
2016 in Hannover statt. Ministerialdirigent Bernd Häusler, Abteilungsleiter im
Niedersächsischen Ministerium für Inneres und Sport, begrüßte die Teilnehmer
INTERN Nr. 2 | 2016
der AG InfoSic und betonte die Wichtigkeit eines hohen und einheitlichen Sicherheitsniveaus in Bund, Ländern und
Kommunen.
Zunächst berichtete die Geschäftsstelle des IT-Planungsrates über die
Schwerpunktthemen sowie weitere zentrale Vorhaben des Vorsitzes im IT-PLR,
den seit dem 1. Januar 2016 wieder der
Bund innehat. Des Weiteren auf der Tagesordnung standen Themen wie Melde- und Informationspflichten, Cyberangriffe, ein einheitliches Einstiegsportal
unter Federführung des IT-Planungsrats,
die Erweiterung des Nationalen Waffenregisters, die weitere Digitalisierung des
Asylverfahrens und die Föderale IT-Kooperation (FITKO).
sondere die Etablierung eines Informationssicherheits-Managementsystems
ist ein zentraler Auftrag der AG InfoSic
und war auch in der letzten Sitzung ein
wichtiges Thema. Darüber hinaus berichteten die Ländervertreter vereinzelt
über Sicherheitsvorfälle in ihren Zuständigkeitsbereichen, wobei Crypto-Trojaner momentan eine große Bedrohung
darstellen.
Die Experten diskutierten auch
Möglichkeiten, die Bedrohungslage einzudämmen und zu verbessern. Geeignete Wege hierzu können zum Beispiel
die Sperrung des Zugriffs auf WebmailDienste, die Blockierung des Downloads
bestimmter Dateitypen, die Sperrung von
Webseiten durch URL-Filter und der Einsatz von Sandbox-Lösungen sein.
SICHERHEIT MANAGEN
Die Umsetzung der Informationssicherheitsleitlinie in Bund und Ländern, insbe-
AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO
13
NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN
Open Space
FAG Qualifizierung und Personalentwicklung inspiziert Bürolandschaften
›
Mit der Umstellung von Zellenbüros auf offene Bürolandschaften ist mehr als ein räumlicher Umzug
oder das Entfernen von Bürotrennwänden verbunden. Der Umgang mit
dieser Büroform und deren Akzeptanz
hat viel mit der Kultur zu tun, die in
einem Unternehmen gelebt wird. Die
Facharbeitsgruppe Qualifizierung und
Personalentwicklung traf sich am 25.
Februar 2016 zu einem Vor-Ort-Termin
in Reutlingen. Anlass für den Besuch
war die Neugestaltung der Räumlichkeiten und Arbeitsplätze bei der KIRU.
Im Rahmen des Themenschwerpunktes
„Arbeitsplätze und Arbeitsumgebungen
in der digitalen Welt“ ist die Gestaltung
von Bürolandschaften ein Teilthema,
dessen sich die FAG annimmt. Reutlingen war bereits der zweite Vor-OrtTermin. Im Jahr 2015 hatte die FAG die
neugestalteten Räume des Amtes für Informationsverarbeitung in Köln in Augenschein genommen.
Erörtert wurden die architektonischen
und räumlichen Gestaltungselemente der
„Open Space“-Büroumgebung. Genauso diskutierten die Teilnehmenden aber
über Fragen der Mitarbeiterbeteiligung,
Open Space mit Rückzugsmöglichketien: die neuen Arbeitsplatze bei der KIRU in Reutlingen.
über Ängste und Akzeptanzschwierigkeiten Einzelner. Deutlich wurde, dass
mit der Umstellung von Zellenbüros auf
offene Bürolandschaften mehr als ein
räumlicher Umzug oder das Entfernen
von Bürotrennwänden verbunden ist.
DIE KULTUR MUSS PASSEN
Zwar
sind
selbstredend
räumliche
Gestaltungselemente von
Bedeutung. Dazu gehören
etwa Teamflächen und Arbeitsbereiche für kooperatives Arbeiten, Einzelarbeitsplätze individuell für
Geschäftsführer, Prüfer,
Personalrat, Familienzimmer, Geschäftsbereichsleiter oder Desk-Sharing.
Auch bleiben Arbeitsflächen für konzentriertes Arbeiten, für Rückzug oder
vertrauliche Gespräche,
Räume für Video- und Telefonkonferenzen, Besprechungsräume, Besprechungszonen notwendig.
Doch in der Diskussion wurde sehr deutlich,
dass der Umgang mit dieser Büroform und deren
INTERN Nr. 2 | 2016
Akzeptanz mit der Kultur zu tun hat, die
in einem Unternehmen gelebt wird. Sie
muss passen, dann können durch Open
Space-Büros Kommunikation, Transparenz und Kreativität gefördert werden.
Die Facharbeitsgruppe wird sich auch
weiter mit diesem Thema befassen. Ziel
ist es, ein Themenpapier zu „digitalen Arbeitsumgebungen“ zu erarbeiten.
Ein weiterer Schwerpunkt der Sitzung war die Diskussion von Arbeitsfeldern, die unter die im Dezember verabschiedeten Schwerpunktthemen von
Vitako eingeordnet werden können. Im
Kontext der „Begleitung des digitalen
Wandels“ ist das bereits oben skizzierte
Thema zu sehen. Des Weiteren sollen
bearbeitet werden:
►► Qualifizierungsnotwendigkeiten
►► Entwicklung von E-GovernmentKompetenzen in der Verwaltung
►► Organisationsentwicklung für
IT-Dienstleister am Markt
Zum Schwerpunkt „Gewährleistungen
von Betriebsstabilität“ will die FAG beitragen, indem sie sich mit Rollenprofilen und Betriebsprozessen befasst. Der
nächste Vor-Ort-Termin ist am 2. Juni
2016 bei der KIVBF in Heilbronn.
AUTORIN: MARIANNE WULFF, VITAKO
14
MELDUNGEN
„Ankommen“
PROSOZ-Fachtagung zur Flüchtlingsaufnahme und den kommunalen
Herausforderungen
›
Die Zahl der Flüchtlinge, die gegenwärtig nach Deutschland
kommen, ist nach wie vor außergewöhnlich hoch. Es sind die Kommunen, die mit den praktischen Fragen
dieser Entwicklung konfrontiert
sind und die Herausforderungen
meistern.
In den Kommunen kommen die Menschen sprichwörtlich an, hier müssen
die Aufgaben von Unterbringung, Versorgung und Integration gelöst werden.
Engagierte Mitarbeiter und Helfer vor
Ort stellen sich den vielfältigen Herausforderungen und Problemen. Vielerorts
stoßen jedoch Ressourcen derzeit an
ihre Grenzen.
Mit der Fachtagung will das Vitako-Mitglied PROSOZ die Auswirkungen
der aktuellen Situation für die Kommunalverwaltung in den Blick nehmen
und Gelegenheit zu einem hilfreichen
und konstruktiven Austausch geben.
Informiert wird über die Hintergründe,
und es werden Ansätze vorgestellt, die
die tagtäglichen Arbeiten der kommunalen Mitarbeiter erleichtern können.
Beispielsweise unterstützen PROSOZFunktionalitäten die Verwaltungsarbeit
vor Ort.
In Plenen und Workshops werden Projekte präsentiert, die Anregungen und Lösungen für die dringlichen
Aufgaben liefern sollen. Ergänzt wird
dies um die aktuellen Entwicklungen
in den Fachverfahren OPEN/PROSOZ,
OPEN/WebFM, PROSOZ 14plus sowie
PROSOZ KRISTALL. Ein „Markt der
Diskussionen“ bietet die Gelegenheit,
diese Themen gezielt mit den anwesenden Referenten, PROSOZ-Mitarbeitern
und anderen Teilnehmern der Veranstaltung zu vertiefen und fachliche Kontakte zu knüpfen.
►► Datum: 28. April 2016, 10:00 Uhr
bis 17:00 Uhr
►► Ort: RuhrCongress Bochum /
Stadionring 20, 44791 Bochum
►► Infos: Link
Major Cities of Europe tagen in Florenz
›
Die Jahreskonferenzen von Major
Cities of Europe (MCE) sind gut
besuchte Gelegenheiten, einmal über
den Tellerrand zu blicken und zu sehen, was die europäischen Nachbarn
in der Public IT vorantreiben. Die diesjährige Tagung findet vom 30. Mai bis
1. Juni 2016 in Florenz, Italien statt.
Unter dem Motto „City Renaissance in
the Digital Age - New thinking, new practices, new opportunities“ versteht sich die
diesjährige Konferenz, deren Haupttagungsort ein florentinisches Kloster ist,
als Entdeckungsreise, um die neue Anziehungskraft von Städten im digitalen
Zeitalter zu erkunden und zu verstehen.
Die Veranstalter versprechen neue Einund Überblicke aus der Public IT vieler
europäischer Städte, wollen spannende
Pilotprojekte vorstellen und einen Ausblick in die Zukunft wagen.
Wie immer werden Referenten aus
vielen europäischen und einigen außereuropäischen Ländern – darunter Italien,
Spanien, Österreich, Schweiz, Deutsch-
INTERN Nr. 2 | 2016
land, Großbritiannien, Israel,
USA, Island und Dänemark –
neue praktische Lösungen vorstellen und über den Stand der
Forschung in ihren Ländern
berichten. Erstmalig soll in einer Spezialsektion der Konferenz ein herausragendes europäisches Forschungsprojekt
vorgestellt werden.
Die offene und freundliche Atmosphäre des MCEKongresses verdankt sich
nicht zuletzt bewährten Konferenzformaten wie Roundtable-Gesprächen, Frage-Anwort-Runden,
Podiumsdiskussionen und Exkursionen.
Jeder Teilnehmer wird Zugang zu
einer Konferenz-App haben, die alle Informationen über das Programm, die Referenten, Teilnehmer und Organisatoren
enthält. Damit sich die Teilnehmer noch
mehr an der Konferenz und ihren Themen beteiligen können, können via App
auch Kommentare und Fragen einge-
bracht oder Treffen mit Referenten gebucht werden. Praktisch!
Interessierte können sich ab sofort
für die Konferenz registrieren. Auf der
MCE-Webseite finden sich alle wichtigen Informationen dazu sowie ein erster
Programmentwurf.
Infos + Anmeldung: Link
15
AUS DER BRANCHE
Top-Thema Cybersicherheit
krz-Rückblick auf die CeBIT 2016
›
Es war mehr als nur ein symbolischer Akt, dass Arne Schönbohm, frisch
ernannter Präsident des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die Urkunde zur erfolgreichen Re-Zertifizierung des Kommunalen
Rechenzentrums Minden – Ravensberg / Lippe (krz) persönlich an das Haus
aus der Alten Hansestadt überreichte. IT-Sicherheit in Zeiten zunehmender Cyberattacken, Trojaner-Angriffen und Datenskandalen stand im Mittelpunkt fast
aller Gespräche, die das krz-Team auf der CeBIT mit Anwendern und Interessenten, mit Partner und Lieferanten führte. Deutlich spürbar ist die wachsende
Bedeutung, die diese Themen in den Städten, Kreisen und Gemeinden finden.
Beate Lohmann (rechts), Leiterin Abteilung O im Bundesministerium
des Innern, lässt sich von Hartmut Beuß (CIO des Landes NordrheinWestfalen) und Reinhold Harnisch (Geschäftsführer krz) das BSI-gesicherte Bürgerserviceportal des krz erklären.
Das krz war am Stand
des Landes Nordrhein-Westfalen mit
dem Angebot „Bürgerservice-Portal in
BSI-gesicherter Umgebung“ vertreten.
Immer mehr Bürgerinnen und Bürger
kontaktieren die Behörden über digitale
Kanäle. Fragen wie
„Wie können digitale Identitäten bei EGovernment-Anwendungen geschützt,
bargeldlose Bezahlsysteme abgesichert,
eine behördenüber-
greifende IT-Infrastruktur aufgebaut, mobile
Services angeboten und das papierlose Büro verwirklicht werden?“ konnten vor Ort erklärt
werden.
Das Bürgerservice-Portal des krz
bietet Bürgern einen digitalen Zugang
zur Kommune und ermöglicht die vollständige elektronische Abwicklung von
Verwaltungsvorgängen. Alle Mitglieder
des Zweckverbandes in Lemgo können
seit Jahresbeginn diese E-GovernmentServices für ihre elektronischen Verwaltungsprozesse nutzen.
Dem krz-Messeteam dankte Wolfgang Scherer, stellvertretender Geschäftsführer im krz: „Es war eine tolle
Vorbereitung unseres diesjährigen Messeauftritts und ein großes Engagement,
das am NRW-Stand in Halle 7 gezeigt
wurde. Unsere Themen sind die richtigen. Sicherheit und Bürgernähe, Dienstleistungen für Verwaltung und Wirtschaft
sind die Stichworte, die unsere Services
auszeichnen.“
AUTORIN: BETTINA HOVEN, KRZ
Dabeisein lohnt sich
DZBW auf der CeBIT 2016
›
Wie entwickelt sich der Bedarf an
Cloud-Lösungen im kommunalen
Umfeld? Wie sollten integrierte und
leicht zu bedienende Lösungen für
das Bürgerbüro aussehen? Welche
Rolle wird SAP/HANA im Public Sector-Markt spielen?
Dies sind nur einige der vielfältigen Fragestellungen, die im Mittelpunkt der Gespräche mit Kunden und Entwicklungsund Vertriebspartnern standen. Wie
schon in den vergangen Jahren hat sich
die CeBIT als wichtige Kontaktbörse für
die DZBW bewährt.
INTERN Nr. 2 | 2016
Auffallend hoch war das Interesse an der DZBW-Veranlagungslösung KM SteuernAbgaben. Dazu konnten
zahlreiche Fachgespräche
mit kommunalen Gebietsrechenzentren und größeren Kommunen geführt werden. Neben der bewährten
Funktionalität dieser Softwarelösung stand deren
Flexibilität und hohe Integration in die SAP-Finanzverfahren im Mittelpunkt der
Gespräche. weiter...
v. l.: Jürgen Oswald, Geschäftsführer von bw-i; Werner Schmid,
Leiter Vertrieb und Marketing DZBW; Andreas Pelzner, Vorstandsvorsitzender der DZBW; Guido Rebstock, Ministerialdirektor im Ministerium für Finanzen und Wirtschaft BW
16
AUS DER BRANCHE
Gleichbleibend hoch ist auch die Nachfrage nach leistungsfähigen, skalierbaren
E-Government-Lösungen. Neben den
Anforderungen des „klassischen“ Bürgerkontos, bei dem der Bürger mit der
Verwaltung in Kontakt tritt, gewinnt der
Aspekt der Kommunikation zwischen Unternehmen (juristischen Personen) und
Verwaltung stark an Bedeutung. Auch
dieser Zielgruppe kann die DZBW bereits
interessante Lösungen bieten (Beispiel:
Wohnungsgeber).
Aktuell gibt es zahlreiche Entscheidungssituationen und Ausschreibungen
insbesondere in den Bereichen Einwohner, Verkehr und Gewerbe, bei denen
die DZBW in der engeren Auswahl steht.
Die CeBIT bietet hier eine hervorragende
Kommunikationsplattform, um auf effiziente Art und Weise mit den beteiligten
Geschäftspartnern wichtige Informationen auszutauschen.
Als Vertreter der Politik besuchte
Guido Rebstock, Ministerialdirektor im
Ministerium für Finanzen und Wirtschaft
Baden-Württemberg, den Präsentationsplatz der DZBW. Rebstock zeigte sich
besonders an Themen rund um CloudTechnologien interessiert und informierte
sich über den anstehenden Zusammenschluss der kommunalen Rechenzentren
in Baden-Württemberg mit der DZBW.
AUTORIN: SUSANNE KRIEGE, DZBW
Für Kommunen, Wirtschaft und Bürger
AKDB zeigt digitale Basisdienste und Servicekonten auf der CeBIT 2016
›
Bei der diesjährigen CeBIT standen die sichere Authentifizierung
und Nutzung von Servicekonten für
Bürger und Wirtschaft im Rahmen
von Verwaltungsdienstleistungen
über das Internet im Mittelpunkt der
AKDB-Präsentationen. Besonders
dem neu konzipierten Unternehmenskonto, einer digitalen Identität für die
Wirtschaft, galt die Aufmerksamkeit
der Messebesucher.
Prozesse wie die Wohnungsgeber-Bestätigung bei Mieterwechseln lassen sich
in Verbindung mit dem Unternehmenskonto nutzen. Vor allem Wohnbaugesellschaften profitieren so durch diese vereinfachte Online-Bearbeitung.
Im Rahmen des Projekts i-KFZ präsentierte die AKDB zudem die medienbruchfreie Kfz-Außerbetriebsetzung für
Großkunden. Auch hier kommt das Unternehmenskonto zur Authentifizierung
des Antragstellers zum Einsatz. Die Messebesucher sahen, wie eine medienbruchfreie Außerbetriebsetzung für das
Massengeschäft bei Großkunden wie
dem Fahrzeughersteller Audi umgesetzt
werden kann.
Staatssekretär Klaus Vitt zeigte sich
bei seinem CeBIT-Rundgang beeindruckt
vom Bürgerservice-Portal. Vitt lobte die
„Architektur, Oberfläche und Struktur“ der
Portaltechnologie, die für ihn als Musterlösung für Serviceangebote im Bereich
INTERN Nr. 2 | 2016
E-Government dienen könnte.
Außerdem konnten sich Messebesucher an einem
SB-Bürgerterminal
– ausgestattet mit
dem Bürgerservice-Portal und einem Kartenleser
– selbst ein Bild
davon machen, wie
einfach eine sichere Authentifizierung
bei Online-Prozessen für Bürger und
Wirtschaft funktioniert. Ob Umzüge Der IT-Beauftragte der Bundesregierung, Staatssekretär Klaus
angezeigt, Melde- Vitt, im Gespräch mit dem AKDB-Vorstandsvorsitzenden Alexander
bescheinigungen Schroth (links), im Hintergrund Frank-Rüdiger Srocke und Peter Batt,
Bundesinnenministerium).
angefordert oder
Wunschkennzeichen reserviert werden sollen: Bürger- technische Bereitstellung und den Beterminals werden in den SB-Bereichen trieb der Basisdienste Bürgerkonto und
verschiedener bayerischer Sparkas- Postkorb. Dies bildet die Grundlage für
sen aufgestellt und erfordern außer der E-Government-Angebote von Landesfreigeschalteten eID-Funktion des neu- und Kommunalbehörden in Hessen.
en Personalausweises keine weiteren Hintergrund ist die neue LänderkoopeZugangsvoraussetzungen.
ration zwischen dem Freistaat Bayern
An einem eigenen Messestand zeig- und dem Land Hessen im Bereich der
te die AKDB-Vertriebstochter kommIT E-Government-Basisdienste.
GmbH Softwarelösungen für alle Belange der kommunalen Verwaltung.
AUTOR: ANDREAS HUBER, AKDB
Zudem vereinbarte die AKDB auf der
CeBIT mit der hessischen ekom21 die
17
AUS DER BRANCHE
Kommunen können sich zurücklehnen
Flächendeckend auf DZBW-Lösung KM-Gewerbe umgestellt
›
Seit dem 1. Januar 2016 beliefern die Kommunen in BadenWürttemberg durch den Einsatz von
KM-Gewerbe flächendeckend und
bundesweit die in der Gewerbeanzeigen-Verordnung (GewAnzV) genannten und empfangsbereiten Empfänger.
Dazu gehören die Industrie- und Handelskammern, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. und die
Handwerkskammern.
Die Umstellung ging reibungslos über die
Bühne, für die Kommunen entstanden
aufgrund des zentralen Betriebs keinerlei Aufwände. Hintergrund: Das Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) hat mit
der Verordnung zur Ausgestaltung des
Gewerbeanzeigeverfahrens (Gewerbeanzeigeverordnung - GewAnzV) vom
22. Juli 2014 den rechtlichen Rahmen
dafür geschaffen, einen einheitlichen IT-
Standard für die elektronische Übermittlung von Daten aus der Gewerbeanzeige an die empfangsberechtigten Stellen
nach § 14 Absatz 8 der Gewerbeordnung
(GewO) verbindlich festzulegen.
Für die daraus resultierende Verpflichtung zur elektronischen Gewerbemeldung und den erheblichen Mehraufwand im IT-Bereich benötigen die
Kommunen eine wirtschaftliche, fachlich und technisch hochentwickelte Softwarelösung, die leicht in bestehende
Systeme und Infrastrukturen integriert
werden kann. KM-Gewerbe wurde gezielt auf den aktuellen Bedarf weiterentwickelt. Die Software bietet Kommunen,
die bislang auf Papierbasis arbeiten,
eine passende, schnell einsetzbare und
kostengünstige Lösung für den elektronischen Versand. Für Kommunen, die
bereits ein Softwareverfahren für die Gewerbemeldungen einsetzen, ermöglicht
KM-Gewerbe eine zusätzliche Ausrichtung auf die neuen Anforderungen.
Neben ihrer Benutzerfreundlichkeit zeichnet sich die webbasierende
Software als bisher einzige Lösung am
Markt durch ihre Mandantenfähigkeit
aus. Nach der Einführung des Systems
können die Rechenzentren beliebig viele
Kommunen ohne weiteren Einführungsaufwand in den Betrieb mit aufnehmen.
Somit bietet KM-Gewerbe nicht nur die
besten Voraussetzungen für aktuelle und
zukünftige Szenarien im Gewerbewesen,
sondern bringt auch deutliche Kostenvorteile im Betrieb.
AUTORIN: SUSANNE KRIEGE, DZBW
Mit Auszeichnung
GKD leistet „herausragende Bildungsarbeit“
›
Die GKD Paderborn ist mit dem
Zertifikat „Exzellente Bildungskooperation“ von Siemens Professional Education (SPE) ausgezeichnet
worden.
Bereits seit dem Jahr 2000 setzt die GKD
Paderborn bei der Ausbildung ihrer ITNachwuchskräfte auf die Kooperation mit
Siemens Professional Education (SPE)
in Paderborn. Nun wurde die GKD durch
Siemens mit dem Zertifikat für „Exzellente Bildungskooperation“ ausgezeichnet.
„Sie leisten herausragende Bildungsarbeit bei der beruflichen Qualifizierung
Ihrer jungen IT-Nachwuchskräfte, und
das schon seit 16 Jahren. Deshalb freut
es mich, Ihnen die Auszeichnung für eine
exzellente Bildungskooperation überreichen zu dürfen“, würdigte Norbert Marzi
von SPE die zukunftsorientierte und von
hoher Professionalität gekennzeichnete
Ausbildung der GKD bei der Übergabe
der Auszeichnung.
INTERN Nr. 2 | 2016
Den Erfolg der Kooperation bestätigen die Auszubildenden der GKD mit
sehr guten Abschlussergebnissen, auf
die stets ein Einstellungsangebot des
Paderborner IT-Dienstleisters gefolgt
ist. Von Beginn der Zusammenarbeit
bis heute konnten neun Auszubildende, davon drei Fachberater Anwendungsentwicklung und drei Fachberater
Integrierte Systeme ausgebildet werden.
Zum 1. September 2016 werden wiederum zwei neue Azubis die Ausbildung an
der SPE aufnehmen.
„Die Kooperation mit SPE ermöglicht
uns eine komplexe, praxisnahe Ausbildung, die nicht nur technologische und
fachliche Kompetenzen, sondern auch
Kreativität, Eigenverantwortung, Kommunikations- und Teamfähigkeit vermittelt“, sagt GKD-Geschäftsführer Bernd
Kürpick. Ausbildungsleiterin Diana Richter ergänzt: „Aktuell bietet die GKD in
Zusammenarbeit mit SPE eine zusätzliche Variante der Weiterbildung an, und
Erfreut über die Auszeichnung: Geschäftsführer
der GKD Paderborn Bernd Kürpick (links) und
Verwaltungsleiterin Diana Richter erhalten das
Zertifikat von Norbert Marzi (SPE).
zwar das berufsbegleitende Studium mit
dem Abschluss ‚Bachelor of Science in
Wirtschaftsinformatik‘, das bereits zwei
Mitarbeiter der GKD seit Herbst 2015 absolvieren.“ Darüber hinaus unterstützt die
GKD die Ausbildung ihrer Verbandsmitglieder, indem sie Azubis im IT-Bereich in
mehrwöchigen Praktika ausbildet.
AUTORIN: GESINE BRUMBY, GKD
18
AUS DER BRANCHE
Verkehrssündern auf der Spur
GovConnect hat funktionable Smartphone-Lösung entwickelt
›
Der Einsatz von Smartphones
bei der Ahndung von Ordnungswidrigkeiten setzt sich immer mehr
durch – er optimiert Prozesse und
spart Geld.
In der Vergangenheit erfolgte die Erfassung von Ordnungswidrigkeiten mit herkömmlichen Erfassungsgeräten, die in
der Regel schwer und unhandlich waren.
Das Mobiltelefon und die Digitalkamera
gehörten meist zusätzlich zur Ausstattung eines Verkehrsaufsehers, um sich
mit dem Fachamt austauschen und Fotos aufnehmen zu können. Die Daten
mussten anschließend manuell in ein
Fachverfahren übertragen werden.
Inzwischen ist es möglich, alle Komponenten bei der Erfassung von Ordnungswidrigkeiten durch SmartphoneLösungen wie der pmOWI-App der Firma
GovConnect zu vereinen. Damit wird die
Verkehrsüberwachung durch eine intuitive und schnelle Fallerfassung erleichtert.
Auch eine Doppelerfassung entfällt durch Smartphone-Lösungen wie
pmOWI-App. Diese kam bisher zustande, wenn ein Parksünder zum Beispiel
von mehreren Verkehrsaufsehern verwarnt wurde. Durch den Einsatz der
pmOWI-App wird dies vermieden, da
auf Doppelerfassungen aufmerksam gemacht wird. Zudem registriert die pmOWI-App, wie lange das Fahrzeug schon
widerrechtlich abgestellt wurde und ob
es in der Zwischenzeit bewegt worden
ist. In Abhängigkeit von der Parkdauer
kann sich die Geldbuße somit mehr als
verdoppeln.
QR-CODE FÜRS BEZAHLEN
Um vor Ort Verwarnungen auszudrucken, kann ein mobiler Drucker verwendet werden, der per Bluetooth mit
dem Smartphone gekoppelt wird. Nach
erfolgtem Druck wird der Beleg hinter
dem Scheibenwischer angebracht. Somit erhält der Betroffene Informationen
über die begangene Tat. Auch der Bezahlvorgang kann durch den Aufdruck
eines QR-Codes auf der Verwarnung in
INTERN Nr. 2 | 2016
Verbindung mit jeder am Markt verfügbaren Bezahllösung, wie dem pmPayment
der Firma GovConnect, elektronisch abgewickelt werden.
Immer mehr Kommunen bieten zudem das Handy-Parken an. Dabei können Autofahrer auf gebührenpflichtigen Parkplätzen mit dem Mobiltelefon
bezahlen. Die pmOWI-App bietet Online-Schnittstellen zum mobilen Datenabgleich mit diesen Systemen. Die Verkehrsaufseher erhalten automatisch mit
der Erfassung des Fahrzeuges eine Auskunft darüber, ob der Fahrer berechtigt
ist, an diesem Ort in diesem Zeitfenster
zu parken. Wenn die Prüfung ergibt, dass
eine Ordnungswidrigkeit vorliegt, kann
der Fall weiter erfasst werden.
ARBEITSERLEICHTERUNG FÜR
DEN INNENDIENST
Die Erfassung von Ordnungswidrigkeiten mittels Smartphones stellt jedoch
nicht nur für die Verkehrsaufseher eine
große Arbeitserleichterung dar. Auch für
den Innendienst bringt der Einsatz einen
enormen Vorteil: Die erfassten Daten inklusive der Beweisfotos werden unmittelbar mit der Fallaufnahme und sicher verschlüsselt in die Fachämter übertragen,
wo die Ordnungswidrigkeit abschließend
weiter bearbeitet werden kann. Wenden
sich Bürger mit einer Frage an das Fachamt, kann direkt eine Auskunft gegeben
werden.
Auch das manuelle Übertragen in
ein Fachverfahren entfällt durch eine
automatische Weiterverarbeitung der
Daten bei den Smartphone-Lösungen.
Die pmOWI-App kann sowohl mit dem
Ordnungswidrigkeitenverfahren pmOWI
der Firma GovConnect als auch mit allen
anderen am Markt befindlichen Fachverfahren gekoppelt werden.
Hohe Benutzerfreundlichkeit ist
ein wichtiger Faktor von gelungenen
Smartphone-Lösungen zur Erfassung
von Ordnungswidrigkeiten. So zeichnet
sich die moderne Benutzeroberfläche der
pmOWI-App durch klare Strukturen aus.
„Die Bedienung ist so intuitiv, dass meist
Einfacher, flexibler und vor allem weniger Gewicht: Smartphone-Lösungen für das Erfassen
von Ordnungswidrigkeiten im Straßenverkehr
setzen sich immer mehr durch und bieten vielfältige Einsatzmöglichkeiten und Schnittstellen
zu Fachverfahren.
keine Schulung beim Kunden notwendig
ist“, sagt Jörn Bargfrede, Vertriebsmitarbeiter bei der GovConnect.
Seit Sommer 2014 setzen die Verkehrsaufseher des Ordnungsamtes der
Stadt Haren (Ems) die neue App ein. Sowohl die Erfassung als auch die Verarbeitung der Daten ist seitdem deutlich
schneller und komfortabler. „Wir freuen
uns sehr über den Einsatz der pmOWIApp. Für uns stellt dies nachweislich eine
wesentliche Entlastung bei der täglichen
Arbeit dar“, sagt Udo Klahsen vom städtischen Ordnungsamt.
AUTOR: JAN BECKER, GOVCONNECT
19
AUS DER BRANCHE
Alle unter einem Dach?
krz stellt Software TAU-Office zur Flüchtlingsunterbringung vor
›
Ein Thema beschäftigt zurzeit
nicht nur die Medien und die Bürger, sondern auch die Verwaltungen:
Wie bringen wir die vielen ankommenden Flüchtlinge in den betroffenen
Kommunen unter?
Seit Monaten stehen die Kommunen vor
der großen Kraftanstrengung, den vielen
neuen Einwohnern Wohnraum in ganz
unterschiedlicher Form zur Verfügung zu
stellen. Die Belastung vieler Kommunen
durch die Zuweisungen nach dem Königssteiner Schlüssel ist hierbei enorm,
und der dahinterliegende Planungs- und
Logistikprozess bedeutet für alle Beteiligten eine große Herausforderung, die
kaum noch mithilfe von Listen und Tabellen bewältigt werden kann.
Viele Detailfragen sind für die
Verantwortlichen zu klären und zu
dokumentieren:
►► Wo ist noch geeigneter Wohnraum
vorhanden?
►► Wie lange gilt der Mietvertrag?
►► Wie ist die derzeitige Belegung in
den Einrichtungen?
►► Ist die vorhandene Ausstattung
ausreichend?
►► Wie ist die Verteilung in den einzelnen Stadtteilen?
►► Liegen Pläne für Feuerwehr, Polizei und Ausländeramt vor?
ihre jeweilige Konfiguration individuell erstellen lassen.
UNTERBRINGUNG
Im Modul Unterkunft werden alle Unterkünfte, Wohnungen und Zimmer erfasst.
Hierbei können auch Grundrisse hinterlegt werden.
Die Belegung wird festgehalten und
auch die komplette Ausstattung kann erfasst werden. Individuelle Listen in Excel
oder auf Papier sind nicht mehr notwendig. Die Verteilung der einzelnen Unterkünfte kann zudem in einer Karte dargestellt werden.
AUSWERTUNG
Auch die Verbandskommunen des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/ Lippe (krz) sehen sich diesen
Herausforderungen ausgesetzt und suchen daher dringend nach einer Software, die sie bei der Lösung unterstützen kann. Aus diesem Grund hat das krz
Kontakt mit verschiedenen Unternehmen
aufgenommen und den dem Verband angeschlossenen Kommunen am Anfang
Februar 2016 die Lösung TAU-Office der
Firma ROCOM vorgestellt.
TAU-Office erfasst alle wichtigen Aspekte der Flüchtlingsunterbringung und
ist modular aufgebaut und beliebig erweiterbar. Jede Kommunen kann sich dabei
INTERN Nr. 2 | 2016
Auswertungen etwa darüber, wie viele
Flüchtlinge mit Schulpflicht in den Unterkünften wohnen, können kurzfristig
über das Modul Statistik erzeugt werden.
Diese Abfragen können natürlich abgespeichert werden, sodass alle statischen
Abfragen zu jedem beliebigen Zeitpunkt
wiederholbar sind.
REGISTRIERUNG
Im Modul Fälle lassen sich die Einzelpersonen, mit ihren persönliche Stammdaten, aber auch Sprachkenntnissen,
Ausbildung und andere frei definierbare
Felder verzeichnen. E-Akten sind im Hintergrund als PDF speicherbar. Im Fälle-
Modul können unter anderem auch Mietverträge oder Vorher-Nachher Fotos zu
Unterkünften hinterlegt werden. Auch
die finanziellen Komponenten wie Auswertungen für Kostenträger oder Fehlbelegungen können hier nachgehalten
werden.
.. UND VIELES MEHR
Jens-Peter Riedl von der Firma ROCOM
stellte den interessierten Fachleuten aus
den Kommunen den umfassenden Ansatz von TAU Office vor. Er demonstrierte die kontextgesteuerte Oberfläche, die
intuitiv zu bedienen ist. Auch die schnelle
Erweiterung durch frei definierbare Felder konnten als einer der Stärken des
Verfahrens die Zuschauer beeindrucken.
Die Software unterstützt die zuständigen Sachgebiete wie Koordinationsstelle, Asyl, Ausländerbehörde und
Sozialamt umfassend bei der flexiblen
Erfassung von Unterkünften und ermöglicht damit eine vorausschauende Belegungs- und Kapazitätsplanung. Angesichts oftmals kurzer Vorlaufzeiten bei
Neuankömmlingen ist dies ein wichtiger
und nutzbringender Service.
AUTORIN: BETTINA HOVEN, KRZ
20
AUS DER BRANCHE
Ausgezeichnet!
„login //“ erhält Preis für beste interne Publikation
›
Gleich zwei Publikationen der regio iT konnten sich bei den German Stevie® Awards 2016 durchsetzen: In der Kategorie „beste interne
Publikation – Print“ holte das Unternehmensmagazin der regio iT „login
//“ Gold, an den Geschäftsbericht für
das Jahr 2014 ging die Bronzemedaille in der gleichlautenden Kategorie.
Die German Stevie Awards sind der neueste Wirtschaftspreis der Stevie Awards
und werden in diesem Jahr zum zweiten
Mal vergeben. Die Stevie Awards werden
international als begehrter Wirtschaftspreis angesehen und zeichnen seit mehr
als einem Jahrzehnt die Leistungen in
der Arbeitswelt in Programmen wie dem
International Business Award aus.
Bei den German Stevie Awards waren alle Unternehmen und Organisationen in Deutschland berechtigt, Bewerbungen einzureichen. Überzeugt hatten
die Jury sowohl das redaktionelle als
auch das Gestaltungskonzept des Kundenmagazins „login //“ der regio iT.
Unter dem Motto „vernetzt leben“
widmet sich „login //“ in Interviews, Berichten und Reportagen wechselnden
Leitthemen aus der Welt seiner Leser
und beleuchtet Schnittstellen, die den
Weg in die digitale Gesellschaft markieren. login richtet sich gleichermaßen an
die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des
Unternehmens wie an seine Kunden,
Partner und Multiplikatoren.
Das Magazin erscheint zweimal
jährlich als gedruckte Ausgabe und
kann kostenlos abonniert werden unter [email protected]. Ausgewählte
Beiträge sind zudem jederzeit auf der
Website zum Magazin verfügbar: www.
login-magazin.de.
Auch der prämierte Geschäftsbericht durchbricht gewohnte Formate: Er gibt Kennzahlen sowie Unternehmensergebnissen ein Gesicht und holt
die Menschen hinter den Zahlen nach
vorn, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der regio iT. Interessant auch zu erfahren: Wie viele Kilometer beträgt der
weiteste Anfahrtsweg eines Beschäftigen
vom Wohn- zum Arbeitsort? Oder wie
viele Sprachen spricht man eigentlich
bei der regio iT? Wer`s wissen möchte,
schaut nach im Downloadcenter unter
www.regioit.de.
AUTORIN: MIRJA NIEWERTH-HALIS,
REGIO IT
Pakt im E-Government
regio iT und ITEBO beschließen Kooperation
›
Auf der CeBIT in Hannover unterzeichneten die kommunalen
IT-Dienstleister ihre Kooperationsvereinbarung. Künftig zusammenarbeiten wollen die Partner vorrangig
im Bereich E-Government.
Die Vereinbarung formuliert weit mehr
als nur den gemeinsamen Willen, künftig
enger zusammenzuarbeiten. Vielmehr
haben sich die Unternehmen gleich zu
Beginn auf ein konkretes Thema ihrer
Partnerschaft fokussiert: Das „bürgerportal“ der regio iT. Dieses will man künftig gemeinsam weiterentwickeln, zudem
wird die ITEBO mit Sitz in Osnabrück den
Vertrieb in Niedersachsen übernehmen.
„Die kommunale IT-Landschaft wird
zunehmend komplexer, was sich auch
auf die Entwicklung und Bereitstellung
unserer IT-Services auswirkt. Gerade
INTERN Nr. 2 | 2016
größere Verfahren können nur dann
wirtschaftlich entwickelt werden, wenn
die Vermarktung überregional erfolgen
kann“, sagt Bernd Landgraf, Geschäftsführer der ITEBO.
Das als wegweisendes E-Government-Konzept ausgezeichnete Serviceportal bietet Online-Zugang zu kommunalen Dienstleistungen. Über einen
personalisierten Account kann der Bürger sicher mit seiner Verwaltung kommunizieren und Behörden-Dienstleistungen
in Anspruch nehmen: Personenstandsurkunden, STVA-Portal (i-KFZ), E-Payment, Bewohnerparkausweis mit „print@
home“-Funktion über Hundesteuer und
Sperrmüllabholung bis zur Kita-Anmeldung. Parallel erleichtert das Bürgerportal die Verwaltungsarbeit, vereinfacht Abläufe und spart Zeit.
Über die gemeinsamen Vertriebsaktivitäten hinaus wollen die kommunalen
IT-Dienstleister Apps für die Plattform
entwickeln und in die Produktreihe einbringen, weitere Module sollen das Bürgerportal ergänzen. Dieter Rehfeld, Vorsitzender der regio iT-Geschäftsführung,
erklärt: „Hierin sehen wir die eigentlichen
Synergieeffekte unserer Zusammenarbeit: Wir möchten Bürgerportal und Bürgerkonto weiter voranbringen mit neuen
Online-Diensten aus den unterschiedlichsten Fachbereichen. Dies öffnet den
Weg auch für Open Data.“ Und gerade
hier gäbe es in Deutschland noch einiges
zu tun, so Rehfeld. Schließlich besetze
man im internationalen Vergleich aktuell
noch einen der hinteren Plätze.
AUTORIN: BIRGIT BECKER, REGIO IT
21
AUS DER BRANCHE
Ab Sommer geht es los!
Arbeitsplattform LOGINEO für Schulen startet ab Sommer
›
Der Vertrag mit der nordrheinwestfälischen Landesregierung
ist unter Dach und Fach: Die IT-Basisinfrastruktur LOGINEO NRW kommt
ab Sommer im größten Bundesland
an die Schulen.
Das Land Nordrhein-Westfalen und die
kommunalen Spitzenverbände haben
sich darauf verständigt, den Schulen des
Landes eine datenschutzkonforme und
geschützte Arbeitsplattform zur schulischen Kommunikation, Organisation und
Dokumentenverwaltung bereitzustellen.
chenzentrum Niederrhein (KRZN) eine
digitale Basis-IT-Infrastruktur, die den
Schulen ab kommendem Schuljahr zur
Verfügung stehen wird. Dieser wichtige
Meilenstein ist eine Bestätigung dafür,
dass die Bedürfnisse der Schulen erkannt und ernstgenommen werden. Das
Projekt eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, Schulleben und Unterricht mit Hilfe digitaler Medien neu zu strukturieren,
zu organisieren und Kommunikation zu
vereinfachen.
Eine „offizielle“ Dienst-E-Mail-Adresse bietet eine klare Trennung von Dienstund Privatmails.
Darüber hinaus
steht ein SingleSign-On-Verfahren
zur Verfügung, hinter dem sich eine
personalisierte Arbeitsumgebung für
Lehrerinnen und
Lehrer, sowie Schülerinnen und Schüler verbirgt. Ein auf
die Anforderungen
von Schulen ausgerichtetes Datei-Management-System
wird die schulinterne und -übergreifende Kooperation
erleichtern.
GROSSES
INTERESSE
Etwa zwei Jahre haben die Verhandlungen mit der Medienberatung Nordrhein-Westfalen und dem Ministerium für
Schule und Weiterbildung in NordrheinWestfalen gedauert, nun wurde der Vertrag zwischen dem Schulministerium und
den Landschaftsverbänden Rheinland
und Westfalen-Lippe geschlossen.
Mit LOGINEO NRW schafft die Landesregierung in Kooperation mit LVRInfoKom und dem kommunalen Re-
INTERN Nr. 2 | 2016
Entsprechend
groß war das
Interesse auf der
Bildungsfachmesse didacta 2016 in Köln.
Viele Schulträger und Schulen haben
hier die Gelegenheit genutzt, sich über
LOGINEO NRW zu informieren. Während das Team der Medienberatung
Nordrhein-Westfalen für alle Fragen
rund um das Gemeinschaftsprojekt zur
Verfügung stand, gab es zusätzlich die
Gelegenheit, bei den kommunalen Rechenzentren Gespräche über die bereits
etablierte LOGINEO-Software zu führen.
In Nordrhein-Westfalen unterstützen
neben LVR-InfoKom und dem kommunalen Rechenzentrum Niederrhein auch
weitere kommunale IT-Dienstleister das
Projekt durch Informationsveranstaltungen und durch eigene Support- und
Beratungsleistungen rund um LOGINEO NRW. So bietet beispielsweise die
KDVZ Citkomm aus Hemer entsprechende Supportleistungen an. Die Schulen
und Schulträger im Verbandsgebiet und
auf Wunsch darüber hinaus können von
diesen Dienstleistungen und den Erfahrungen der Citkomm im Schulbereich
profitieren.
Neben dem Landesprojekt in
Nortdrhein-Westfalen ist LOGINEO
auch schon über die Landesgrenzen hinaus bekannt. Mit
„eduPort“ steht in Hamburg ein auf
LOGINEO basierendes System in den
Startlöchern. Ende 2013 wurde der
Grundstein einer möglichen Zusammenarbeit mit der Behörde für Schule und
Berufsbildung (BSB) in Hamburg sowie
Dataport gelegt, dem IT-Dienstleister der
öffentlichen Verwaltung für die sechs
Bundesländer Hamburg, Schleswig-Holstein, Bremen, Niedersachen, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen-Anhalt.
Mit Dataport gibt es für das eduPort-Projekt einen starken Partner, der das System selbstständig für das Land Hamburg
hostet und betreibt. So liegen die Daten
zentral und sicher bei einem kommunalen IT-Dienstleister direkt in Hamburg.
Das ist hinsichtlich des Datenschutzes
ein großes Plus.
Bei beiden Projekten wurden die jeweiligen Bedürfnisse der Bundesländer
berücksichtigt. So unterscheiden sich
die Landesprojekte LOGINEO NRW und
eduPort inhaltlich von den Funktionalitäten sowie äußerlich in punkto Design und
Namen. Dies unterstreicht, wie individuell
anpassbar LOGINEO sein kann.
AUTOREN: CHRISTIN BUBLITZ,
ROBERT HELFENBEIN, LVR-INFOKOM
22
AUS DER BRANCHE
Bürgerservice und E-Government
Bundes-CIO und ekom21 tauschen sich aus
›
Auf Einladung von Klaus Vitt,
Staatssekretär im Bundesministerium des Innern und Beauftragter
der Bundesregierung für Informationstechnik, trafen sich der Bundestagsabgeordnete und Aufsichtsratsvorsitzende der ekom21, Oswin Veith,
sowie die ekom21-Direktoren Bertram
Huke und Ulrich Künkel. Bürgerservice und E-Government standen im
Vordergrund des Gesprächs.
Der Gedankenaustausch zwischen dem
CIO des Bundes, der im Oktober sein
Amt angetreten hat, und den Vertretern
der ekom21 fand im Bundesinnenministerium in Berlin statt. Neben dem derzeitigen Stand der Informationstechnologie
im Bundesland Hessen zeigte sich Vitt
äußerst interessiert an den Entwicklungen der ekom21 im Bereich Bürgerservice und E-Government.
Auch die aktuell angestrebten Lösungen der ekom21 für ein effizientes
Flüchtlingsmanagement der kommunalen Ebene in Hessen nahmen einen
breiten Raum ein. Vitt betonte, dass eine
enge und Ebenen übergreifende Zusam-
menarbeit unverzichtbar sei, um die technologischen Herausforderungen der Gegenwart zu meistern.
Er freue sich, so der CIO weiter,
dass mit der ekom21 ein professioneller
und zertifizierter Dienstleister den Kommunen zur Seite stehe. Breiten Raum
nahm der Meinungsaustausch über zukünftige E-Goverment-Lösungen sowie
Servicekonten für Bürger und Unternehmen ein.
Von den Entwicklungen der ekom21
in diesem Bereich, die bereits bei zahlreichen Kommunen in Hessen aller Größenordnungen eingesetzt werden, zeigte sich der Staatssekretär beeindruckt.
Nicht umsonst gilt die ekom21 als einer
der bundesweiten Vorreiter in Sachen
automatisierter Verwaltungshandlungen
via Internet. Die Prozessplattform „civento“ ermöglicht es beispielsweise, selbst
komplexe Verwaltungsabläufe mittels
Workflows abzubilden und die manuelle
Bearbeitung auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Praxisbeispiele ergänzten das
Gespräch.
Der Bundestagsabgeordnete Oswin
Veith betonte abschließend, wie wich-
Treffen in Berlin (von links): Bertram Huke (Direktor der ekom21), Klaus Vitt (Bundes-CIO),
Oswin Veith (Bundestagsabgeordneter und
Aufsichtsratsvorsitzende der ekom21), Ulrich
Künkel (Direktor der ekom21).
tig es sei, die kommunalen Strukturen in
sämtliche Entscheidungsprozesse einzubinden, damit zukunftsorientierte Lösungen geschaffen werden können.
Der informative und intensive Gedankenaustauch zwischen dem CIO und
ekom21 soll fortgesetzt werden. Ein weiteres Treffen fand bereits während der
CeBIT statt.
AUTOR: STEFAN THOMAS, EKOM21
E-Government pur beim Bewohnerparken
›
ekom21 hat eine neuartige Lösung
entwickelt, mit der Bürger einer
Stadt ihren Bewohnerparkausweis
über das Internet beantragen, bezahlen und auch selber ausdrucken können. Die Stadt Frankfurt am Main nutzt
es schon.
Das System „civento - Bewohnerparken“
ist bundesweit ein absolutes Novum, da
es alle Prozesse des Bewohnerparkens
– vom Antrag bis zur Zahlung – durchgängig und medienbruchfrei automatisiert. Die Stadt Frankfurt am Main nutzt
diese Lösung der ekom21 bereits. In der
Mainmetropole mussten die Bürger für
ihren Parkausweis bislang bei der KfzZulassungsstelle vorsprechen oder den
Antrag postalisch, per Fax oder E-Mail
stellen. Seit Kurzem können sie das be-
INTERN Nr. 2 | 2016
quem vom heimischen Computer aus
erledigen.
civento - Bewohnerparken entlastet
auch die Stadt, denn alle nachfolgenden Prüfungen erfolgen automatisiert.
Eine Online-Bezahlfunktion ist ebenso
integriert wie die Möglichkeit, den Parkausweis zu Hause auszudrucken. Der
Ausdruck beinhaltet verschiedene Sicherheitsmerkmale, um die Kontrollen
des Ordnungsamtes zu erleichtern.
„E-Government pur“, nennt ekom21Geschäftsführer Ulrich Künkel die Lösung: „Pur, weil es eine integrierte und
vollständige Lösung ist und die Abwicklung des Workflows in einem System,
einschließlich der Integration des Finanzsystems, erfolgt. Es ist quasi eine Symbiose von Online Services, E-Payment
und Print@home“.
Der Frankfurter IT-Dezernent Jan
Schneider erklärt: „Ab sofort können die
Frankfurter Bürger ihren Bewohnerparkausweis vollständig online beantragen,
bezahlen und am Ende selber ausdrucken. Durch die Nutzung einer speziellen Software können die Prozesse vom
Antrag über die Sachbearbeitung und
die Bezahlung bis zur Bescheid-Erteilung komplett online abgewickelt werden“. Ordnungsdezernent Markus Frank
ergänzt: „Der Einsatz der modernen Software verbessert nicht nur den Bürgerservice, sondern kann auch die städtischen
Mitarbeiter bei ihrer Arbeit entlasten. So
können beim Bewohnerparkausweis nun
bis zu 50 Prozent aller Fälle vollautomatisch abgewickelt werden, ohne dass ein
Sachbearbeiter eingreifen muss.
AUTOR: STEFAN THOMAS, EKOM21
23
BERICHT AUS DER EU
EU-Ideen-Wettbewerb
Unterstützung von Flüchtlingen und Migranten
›
Die EU-Kommission hat einen
Ideen-Wettbewerb ausgelobt. Gesucht werden kreative Konzepte zur
Nutzung des Potenzials von Flüchtlingen und Migranten, damit diese
zum gesellschaftlichen, wirtschaftlichen, kulturellen und politischen Leben ihres Aufnahmelandes beitragen
können.
Demografischer Wandel und Migration
stellen nicht nur eine Herausforderung
dar, sondern auch eine Gelegenheit, um
neue integrative Gemeinschaften aufzubauen und das Wachstum der europäischen Wirtschaft zu fördern. Viele Flüchtlinge und Migranten haben das Potenzial
zum Unternehmer und zum Innovator,
aber ohne die richtige Unterstützung bleiben die Fertigkeiten der Neuankömmlinge vielleicht ungenutzt, und die Betroffenen können möglicherweise ausgegrenzt
werden.
Ziel des Ideen-Wettbewerbs ist es,
die innovativsten Vorschläge bei der Umsetzung in konkrete und nachhaltige Projekte zu unterstützen. Dreißig der aussichtsreichsten Bewerber werden für das
Halbfinale ausgewählt und zur Teilnahme
an einem Mentoring-Seminar zum Thema soziale Innovation eingeladen, das im
Juli 2016 in Berlin stattfinden wird und bei
dem sie ihre Ideen voranbringen können.
Unter dem Motto „Integrierte Zukunftsperspektiven“ ist der Wettbewerb
darauf ausgerichtet, Innovationen für Produkte, Technologien, Dienstleistungen
und Modelle zu finden, die die Aufnahme
und die Integration von Flüchtlingen und
Migranten fördern können, (aber nicht
beschränkt auf). Ideen etwa zu:
►► Bildung und Entwicklung von Fertigkeiten
►► Beschäftigung und Unternehmergeist
►► Zugang zu angemessenen Wohnungen und Gesundheitsleistungen
►► Sicherheit und Menschenrechten
►► Kohäsion der Gemeinschaft und
kultureller Vielfalt
Der Wettbewerb steht Privatpersonen,
Gruppen und Organisationen in der
gesamten Europäischen Union und in
Ländern, die am EU-Programm Horizont
2020 teilnehmen, offen. Bewerbungen,
bei denen Flüchtlinge und Migranten
federführend sind oder die von diesen
mitgestaltet werden, sind besonders
willkommen.
Die drei besten Lösungen erhalten bei der Preisverleihung im Oktober
2016 in Brüssel einen Preis in Höhe von
jeweils 50.000 Euro. Bewerbungsschluss
ist Freitag, der 8. April 2016, 12.00 Uhr
MEZ.
Der Wettbewerb zur sozialen Innovation in Europa wurde zum Gedenken an
Diogo Vasconcelos ins Leben gerufen.
Er wird von der Europäischen Kommission europaweit bereits zum vierten Mal
durchgeführt. Das Motto des Wettbewerbs 2016 lautet Integrierte Zukunftsperspektiven. Ziel ist es dabei, Innovationen in Produkte, Technologien,
Dienstleistungen und Modelle zu finden,
die die Integration von Flüchtlingen und
Migranten unterstützen können.
Weitere Informationen: Link
TERMINE
6. April 2016
Informationssicherheit für
Kommunen
… Hannover
13. April 2016
Regionalkonferenz Digitale
Agenda
… Brehna
21. April 2016
Vitako-Mitgliederversammlung
… Winterberg
28. April 2016
dbb Kongress Neue Verwaltung
… Bonn
MEHR INFORMTAIONEN:
www.itkalender.de
IMPRESSUM
Herausgegeben von
WWW.VITAKO.DE
VITAKO
REDAKTION & KONTAKT:
Bundes-Arbeitsgemeinschaft der
Kommunalen IT-Dienstleister e. V.
V.i.S.d.P.: Dr. Marianne Wulff
Markgrafenstraße 22
D - 10117 Berlin
Dr. Helmut Merschmann
INTERN Nr. 2 | 2016
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