Anwenderbericht SYNTHESA EINFÜHRUNG MICROSOFT DYNAMICS CRM ANWENDERBERICHT 1 DAS PROJEKT DIE HERAUSFORDERUNGEN Mit dem 2013 gestarteten Projekt verfolgt Synthesa Welche Herausforderungen waren zu meistern? das primäre Ziel, ein CRM-System für den Außendienst einzuführen, das den Angebotsprozess und den Rekla- Unzufriedenheit mit der bestehenden Lösung ma onsprozess abbildet. Dabei waren die Integra on Das Projekt stand aufgrund der damaligen, nicht akzep- von Ar kelstämmen, Offline-Szenarien und vor allem die erten und schlecht anwendbaren Lösung im Unterne- Performance sowie Usability des Systems als zentrale hmen unter einem eher ungüns gen Stern. Im zweiten Ziele hervorzuheben. Anlauf sollte man den Vorbehalten und Meinungen gegenüber der vorherigen Lösung mit Praxisnähe und DIE AUSGANGSSITUATION geringem Abstrak onsgrad unmi elbar mit dem Projektstart entgegenwirken. Synthesa arbeitete bereits vor diesem Projekt mit Microso Dynamics CRM. Die Usability des Systems und Die Anbindung an das ERP-System die Handhabung des Angebotsprozesses führten dazu, Die Integra on in das hauseigene ERP-System stellte in- dass der Außendienst das System schlicht nicht nutzen sofern eine Herausforderung dar, als die Ar kelstämme, konnte. Die Folge davon war, dass sich der Außendienst Kundenstämme und Preisinforma onen direkt im CRM herkömmlicher Wege zur Angebotserstellung wie Office zur Verfügung stehen und ggf. manipuliert (im Sinne bedienen musste. Das beanspruchte viel Zeit und sorgte von Raba en bzw. Nachlässen) werden sollten. Darüber dafür, dass nahezu kein Angebot aussah wie das andere. hinaus musste festgelegt werden, welche Datensätze aus Es galt also, den rich gen Partner zu finden, der die Her- ERP bzw. aus CRM jeweils führend sind. ausforderungen mit Synthesa so angeht, dass am Ende ein System Anwendung findet, das den Anforderungen des Außendienstes entspricht und den Usern das Arbeit- Vereinheitlichung der Angebotsvorlagen Aus den bis dato vielzähligen Angeboten sollte eine einheitliche Vorlage werden, um ein homogenes Erscheinu- en erleichtert. ngsbild zu erreichen. FIRMENGRUPPE SYNTHESA: Branche: Mitarbeiter: Umsatz: Chemische Industrie 700 179 Mio. Euro (2014) DIE LÖSUNG Warum MicrosoŌ Dynamics CRM? Microso Dynamics CRM war im Unternehmen bereits eingeführt und man wollte auf Basis dieser Technologie den Neuanfang starten. ÜBER DAS PROJEKT: Warum FWI? User: SoŌware: Synthesa fühlte sich von ihrem vorherigen Partner nicht 20 | Plan: 100 bis 120 Microso Dynamics CRM 2013 ausreichend beraten und wollte aufgrund der Unzufriedenheit mit der Lösung einen Neuanfang starten. Also evaluierte man neue Partner. Um sicherzugehen, den rich gen Partner auszuwählen, nahm man sich umfassend Zeit für diesen Prozess. Der Prozess sah den Besuch der potenziellen Partner inklusive Vorstellung des Anwendungsfalls und in einem zweiten Schri eine Präsenta on mit ersten sicht- und klickbaren Lösungsansätzen vor. Die Qualität der Ansätze und der kompetente Eindruck, den man von FWI gewann, waren ausschlaggebend für die Entscheidung, mit FWI den Neuanfang zu starten. 2 Anwenderbericht MIT FWI HABEN WIR EINEN PARTNER GEFUNDEN, DER UNS DABEI HILFT, PROZESSE PARTNERSCHAFTLICH & UNBÜROKRATISCH ANZUPACKEN. DAS BEISPIEL DES ANGEBOTSPROZESSES FÜR DEN AUSSENDIENST ZEIGT, DASS WIR MIT UNSERER ENTSCHEIDUNG GOLDRICHTIG LAGEN ALFRED PALKOSKA Prokurist/IT-Leiter, Firmengruppe Synthesa DER NUTZEN Wie stellte man den Erfolg sicher? Wie wurden die Anforderungen des Außendienstes Ein kri scher Erfolgsfaktor des Projekts war der Umgang erfüllt? mit den Anforderungen des Außendienstes. Das Vorge- Mit dem Projekt etablierten Synthesa und FWI eine hen von FWI, von Beginn an mit dem Vertrieb und der Lösung, die den Anforderungen des Außendienstes mehr Projektleitung an einem Prototypen zu arbeiten, von als gerecht wird. (Siehe Infobox) dem aus man sich Stück für Stück dem Zielsystem näherte, erwies sich als äußerst dienlich. Die koopera ve und wertschätzende Atmosphäre half, den Frust AUSBLICK des Vorgängersystems vom Neuanfang fernzuhalten. Als Nächstes stehen der Rollout in weiteren Niederlas- Die kurzen und direkten Kommunika onswege zwischen sungen sowie die Einführung erweiterter Marke ngfunk- FWI und Synthesa sorgten für die notwendige Umsetzu- onalitäten auf dem Plan. ngsschnelligkeit und unbürokra sche Interak on. FOLGENDE PUNKTE WURDEN MIT MS DYNAMICS CRM 2013 ERFOLGREICH REALISIERT: 1. Hohe User-Akzeptanz im Außendienst 2. Einheitliche Angebotsdokumente (Inhalt und Design) 3. Außendienstprozess und Angebotsverwaltung deutlich performanter als vorher 4. Immense Zeiteinsparungen: Angebotsabsprachen werden per Knopf ins ERP gespielt und dort direkt ohne große zeitliche Lücken weiterverarbeitetvorher 5. Der semimanuelle Angebotsprozess von Absprache über Verarbeitung bis zurAu ragsanlage ist deutlich effizienter 6. Angebote können kopiert und angepasst werden 7. Der bereits vorher funk onierende Reklama onsprozess ist nahtlos in die neue Lösung integriert worden 8. Die Angebots- und Reklama onsprozesse sind offline-fähig 3 DIE STANDORTE DER FWI GRUPPE STEYR | WIEN | VITIS | NEUMARKT FWI INFORMATION TECHNOLOGY GMBH Im Stadtgut B2, 4407 Steyr-Gleink, Österreich Tel. +43 (0) 50 551 -0 offi[email protected] FWI DEUTSCHLAND GMBH Mühlstraße 17, 92318 Neumarkt i.d.OPf. Tel. +49 (0) 9181 40 88-0 offi[email protected] www.fwi-group.com 4
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