「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する回答 注意事項 平成 27 年 11 月 27 日に開催した「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する 回答ですが，取り扱いについて，次の２点について注意してください。 １ 当該資料は，情報提供を目的に一般的な取り扱いについて，１２月１日現在で判明している範囲 内での回答です。 ２ 計画の実行等は，各士業や行政機関等にご相談のうえ，各自の責任において実行等してください。 ◆ 同一法人内の管理方法について １ 「施設間での情報共有が認められていない」とあったが，その根拠が知りたい。 → 同一法人であれば，異なる施設間での情報共有は可能です。ただし，異なる法人間であれば， たとえグループ法人であっても情報共有はできません（番号法 19 条，20 条）。ただし，グルー プ法人間で出向・転籍を行う場合，出向･転籍元と先の双方で委託契約又は代理契約を交わし， 個人番号関係事務の一部を受託し，従業員から番号の告知を受け，本人確認を行うこととされて いる場合は，出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で，出向・在籍先の事業者に特 定個人情報を提供することも認められます。 なお，出向・転籍元の事業者が現に保有している特定個人情報は，当該事業者の個人番号関係 事務の処理のために保有しているものであり，これを出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務 に転用することは目的外利用となるため，出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務の受託者と して，改めて本人から番号の告知を受ける必要があります。 （内閣官房 Q＆A 4-5-1 および 4-5-5 より） ２ グループ法人で情報共有はできないとのことだが，同一法人内の事業所同士では情報共有はできる のか。 → ３ その通りです。法人の中で実施責任者を明確にする必要があります。 グループ会社合同の事務センターにおいて，グループ内法人内の個人情報管理を行っているが，特 定個人情報の保管に当たっては，法人ごとに保管庫などが必要か。また，特定個人情報取扱者として， 規程に同一人物を設定することは可能か。 → グループ内の各法人が，当該事務センターに「委託」をしている形になろうかと思います。委 託を受けた当該事務センターが「適切に」管理を行う必要があります。また，委託を行った者は， 個人情報の安全管理のため，委託先に対し，必要かつ適切な監督を行わなければなりません。 ４ 同一法人内の入所施設で利用者の異動があった場合，施設ごとの事務実施者がマイナンバーの照 会・管理をした方がよいのか。法人全体のマイナンバーを管理する事務実施者を決めて管理する体制 が良いのか。 → 「利用者」のマイナンバーの管理については， 「番号法」に定める事務実施者には該当しませ ん。ですが，事実上の管理責任を法人側が負わされますので，適切な管理・保管方法を法人内で 定めておく必要があろうかと思います。 - 1 – 「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する回答 （社福）広島県社会福祉協議会 研修開発課 ◆扶養控除書類について ５ 平成 28 年 1 月に提出する源泉にはマイナンバーは未記載でよいのか。 → 記載は必要です。ですが，従業員の自宅に通知カードが届いてないなど，１月の提出に間に合 わない可能性がありますので，先に扶養控除等申告書を提出させ，後で通知カードの確認により マイナンバーの記載を行う方法が現実的かと思います。 ◆本人確認方法について ６ 職員の扶養親族の番号管理（金庫での管理が必要か）や確認等の方法について。 → 職員の扶養親族のマイナンバー（扶養控除等申告書に記載されたもの）についても，職員本人 のマイナンバーと同様，鍵のかかる保管庫に保存する必要があります。無理に金庫に入れる必要 はなく，容易に動かすことのできない鍵付き保管庫であれば十分ですが，鍵の管理者を明確にす る必要はあります。 ７ 身分証明書による本人確認の省略ができる場合はどのような場合か。 → 法人が従業員のマイナンバーを取得する場合，正しい番号であることの確認（番号確認）と現 に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要です。 原則として， ① 個人番号カード（番号確認と身元確認） ② 通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認） ③ 個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認） のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし，これらの方法が困難な場合は，過去に 本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また，雇用関係 にあることなどから，本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認 める時は，身元確認を不要とすることも認められます。（内閣官房 Q＆A 4-3-1-1 より） ８ 写真入りの身分証明書がない場合の確認書類は，健康保険証と具体的には何が認められるのか。 → 年金手帳，銀行キャシュカードなど，本人しか持っていないものが考えられます。ただし，雇 用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施 者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。（上記 Q７も参照） ◆マイナンバーの使用範囲について ９ 生活保護や原爆，労災の手続きにはマイナンバーは使用されないのか。 → 平成２８年１月以降，順次マイナンバーの記載が必要になります。今後の動向を注視していく 必要があります。 10 マイナンバーを記入しなければ，労働保険等が取得できないのか。 → 質問の「労働保険」とは「労災保険」と「雇用保険」の総称であり，労災保険については事業 主に加入義務があるため，従業員の加入手続きの有無の問題は発生しません。「雇用保険」につ いては，マイナンバーの記入が必要になりますが，記入がないからといって資格取得を妨げられ るものではありません。 また，労災の保険給付の申請においては，マイナンバーの記載が必要になる予定です。 - 2 – 「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する回答 （社福）広島県社会福祉協議会 研修開発課 11 預貯金口座の付番において残高参照の話があったが，預金では保険や個人年金保険はどうなのか。 → 預金口座とマイナンバーの紐づけについては 2018 年の予定ですが，国民世論の動向等により 紆余曲折が予想されますので，今後の動向を注視する必要があると思います。民間企業が運営す る保険や個人年金についても同様です。 12 今後，介護保険等の申請時にマイナンバーの記載が想定されているが，当面必要かどうかは市町に 問い合わせをしなければいけないのか。 → 介護保険最新情報 Vol.497 により，厚労省から市町村宛てに平成２８年１月からマイナンバー を記載するよう求める文書が出ておりますので，マイナンバーの記載は必要になります。ただし， 実際の運用については保険者である各市町にお問い合わせをしてください。 13 介護保険でのマイナンバー記載は平成 28 年 1 月からの予定だが，障害福祉サービスも同様か。 → 14 その通りです。 （障発 1112 第 6 号 平成 27 年 11 月 12 日） 養護老人ホームの収入申告にマイナンバーが必要になるか。 → 入所要件や必要書類については市町によって取り扱いが異なりますので，各市町にお問い合わ せください。 ◆マイナンバーの取り扱いについて 15 職員に特定個人情報の取り扱いに関する誓約書等を書かせる必要があるか。 → 誓約書の有無にかかわらず特定個人情報の取り扱いに関する義務は発生すること，職員個人に 対し誓約書をとる手間が発生すること，また，誓約書を取る対象職員の選定が困難なため，就業 規則を整備し，特定個人情報の取り扱いや管理に関する組織内の規定を盛り込み運用することが 望ましいかと思います。 16 使用履歴を取る必要があるのか。 → 前述の就業規則で管理取り扱い方法を規定し，包括的に利用できるよう職員からマイナンバー を預かることで足りると思います。使用履歴を取ることは堅実な管理方法ですが，現実的でない と思います。 17 個人番号カードの裏面のコピーはできないのか。 → 個人番号カードの裏面は，マイナンバーが記載されているため，番号法で規定された目的以外 でコピーすることはできません。 18 別の研修で紙媒体でのナンバー保管はしないようにとの話があった。誤記を防ぐためにコピーを取 ることになると，その管理が難しくなると思われるがどうなのか。 → コピーをファイリングし，鍵付きの保管庫に入れて管理者を明確にすればよろしいかと思いま す。質問のように紙媒体で保管をしないということは，データ上で保管することになると思いま すが，データの場合，情報流出の可能性が高まることで，逆に管理が難しくなると考えられます。 いずれにせよ，法人の実情に応じて最適な方法を選択してください。 - 3 – 「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する回答 （社福）広島県社会福祉協議会 研修開発課 19 マイナンバーをパソコンに入力しない方が良いと言われたが，源泉徴収票の打ち出し等パソコンに 入力しなければどうすればよいか。 → 研修の後半でパソコンなどデータ管理に関する講義を行いましたので，パソコンに入力する場 合は情報流出防止のための措置を十分に講じてください。なお，本人交付用の源泉徴収票には， マイナンバーは記載されないことになります。（内閣官房 Q＆A 4-5-6 参考） 20 マイナンバー使用者の机は周りから見えないように囲う場合，どの程度囲めばよいのか。 → 通りがかりの人が見えないように囲むとよろしいかと思います。行政機関の窓口で見かける 「ついたて」も一つの参考になると考えられます。 21 マイナンバーをインターネットに接続している PC に保管することは禁止されているのか。 → 禁止されていませんが，情報流出の可能性が高まりますので，避けたほうが望ましいと思われ ます。 22 個人番号を記入した書類は追跡可能な書留での送付が必要か。 → 書留を使用しなければならないとは明文化されていませんが，安全のためには簡易書留の使用 が望ましいかと思います。 ◆入所者のマイナンバーの取り扱いについて 23 入所施設で身元保証人がいる場合，マイナンバー通知カードのコピーは目的外保管の禁止と言われ たが，収入申告等に記載する場合は目的があると考えられるがどうか。 → 番号法に定める「個人番号関係事務実施者」は，税や社会保障などの行政機関に対する提出書 類を作成するうえで，従業員からマイナンバーの収集・管理の義務を負い，それ以外でマイナン バーを収集することを禁じています。これを目的外保管の禁止と言います。 福祉施設等が利用者のマイナンバーを預かる場合，福祉施設は前述の「個人番号関係事務実施 者」には該当しませんので，質問にある「収入申告」に記載するうえでマイナンバーの記載が必 要になる場合（Q14 も参照） ，それは「本人」または「成年後見人等」が行う事務になります。 施設が収入申告書等の行政書類を本人に代わって書いているケースが多いと思われますが，そ れは「本人」の希望で施設が記入しているということになります。よって，マイナンバー通知カ ード（コピー含む）を預かる場合は，本人または身元保証人から「預かり証」を取る方法が現実 的です。 24 入所者（特養）に関しては，家族の負担を考え，通知カードの施設保管を考えている。介護保険の 申請で必要であれば，利用目的は明確だが，取扱者は相談員，責任者は労働者と同じ責任者でよいか。 また取り扱い規程は別途必要か。 「労働者用の規定」に準ずるで，責任者と担当をはっきりさせていれ ばよいか。 → 通知カードを預かる場合，預かり証を取ることが望ましいかと思います（Q23 も参照）。また， ご質問の取り扱い方法については明文化されたものはありませんので，施設（または法人）独自 で取り扱いについて定める必要があろうかと思います。考え方の例として， 貴事業所における「利 用者の通帳」など「貴重品の取り扱い方法」も参考になるのではないかと思います。 - 4 – 「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する回答 （社福）広島県社会福祉協議会 研修開発課 25 利用者や家族から施設で保管してほしいと依頼された場合の対応について。預かり証を交わす必要 があるか。 → 26 預かり証を交わしたほうが安全かと思います。 身元引受人が番号を管理保管できない場合の対応（必要書類）について。 ・委任状があれば，施設が代わって保管できるか。 → その通りです。 「委任状」ないし「預かり証」を取ることが望ましいです。 ・金品の預かり管理の規程に含めてもよいか。 → よいと思います。利用者の通帳と同じレベルで管理するのが望ましいです。 ・虐待による入所の場合， （措置も契約も）身元引受人不在として考えてよいか。 → やむを得ないと思われます。 ・知的障害者の兄弟２人暮らしで，身元引受人のいない人のマイナンバーの管理は本人に任せるべ きか。（預金はかけはしで管理。書類の管理が難しく，ほとんどの書類は事業所で管理） → 本人に管理してもらうことが本人の福祉にそぐわない場合，事業所で管理することが望まし いかと思います。成年後見の申し立てを検討されるとよいと思います。保佐，補助は別として， 後見人であればマイナンバーの管理は可能です。 ・後見人制度をうまく活用できない，身元引受人のいない一人暮らしの障害者をどう守ればよいの か。 → 成年後見の申し立てができないような困難なケース，個別性の高いケースについては，行政 当局と協議することが望ましいと思われます。 ・入所者が生活保護や成年後見制度を受けている場合の受け取りや保管方法について。 → 生活保護利用の有無と個人番号の取り扱いについて関係ありません。 → 成年後見制度のうち，後見類型であれば後見人が管理し，保佐または補助類型であれば，代 理行為目録に「マイナンバーの管理」は存在しないため，本人から預かり証を取ることで保佐 人や補助人がマイナンバーを預かることができることになります。保佐人，補助人が施設に対 し本人のマイナンバー通知カードの提供を求めてきた場合，預かり証の交付のための支援がよ いかと思います。 ・後見人が選任されている場合，後見人に管理をお願いすることは可能か。 → 後見類型であれば本人の法律行為はほとんどできるため可能です。保佐・補助であれば前述の 回答を参考にしてください。 27 養護老人ホームの場合，本人に管理能力があっても，保管環境が十分でない場合は家族に返却した 方がよいか。 → 本人が行っている健康保険証，預金通帳など貴重品の管理実態を参考にし，個別に判断するの が望ましいと思われます。 28 自己管理に難ありの入所者（障害あり，身元引受人なし）が通知カードを管理したいと申し出があ った場合の対応について。 - 5 – 「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する回答 （社福）広島県社会福祉協議会 研修開発課 → 自分で保管することが本人の福祉にそぐわない場合，本人の理解と同意を得たうえで預かり証 を取って施設が預かるという運用も考えられるかと思います。それでも「自分で管理したい」と 本人が言う場合，施設から強制はできないと考えられます。 29 補足給付や健康保険等で必要なため，収入申告，利用申請等を本人が理解できず身元引受人の支援 がない場合は，どうすればよいか。 → 30 本人から預かり証を取って保管するのがよろしいかと思います。 入所者の介護保険更新等を代行の際の取り扱い（管理方法等）はどうなるのか。委任状が必要にな るか。 → 本人による管理が難しい場合，本人または身元引受人から預かり証（または委任状）を取るの がよろしいかと思います。 31 入所施設で身元保証人はいるが，面会等にほとんど来ない場合，要介護認定申請等で個人番号が必 要な際，すぐに番号を入手できない場合どうすべきか。コピーを持っていてはいけないか。 → 32 Q30 を参照。また，コピーであっても預かり証を取るべきです。 本人に判断能力がない，家族（後見人）も遠方でなかなか来られない場合は，マイナンバーの記載 をしなくてもよいか。 → Q30.31 を参照。マイナンバーの記載ができない正当な事情がある場合，行政機関は受理しな いことはできないと考えられます。 32 相談員が介護保険の事務申請を請け負っている場合，マイナンバーが必須になってくるが，入所者 が多いためコピーを保管しておきたい。家族に同意書を取ることで解決するか。 → 33 Q30.31 を参照。 身元引受人は記載のみで，実際と違ったり，関わろうとしない場合の人が多い。その場合の対応に ついて。 → 34 身寄りのないケースに準じて運用されるのがよろしいかと思います。 介護保険等でマイナンバーが必要になった場合，職員と同様の保管でよいのか。また，申請後の保 管方法について。 → 35 保管については，鍵付きの保管庫で管理者を明確にするのが望ましいと思われます。 必要な時に，その都度家族に通知カードや個人番号カードを持ってきてもらいマイナンバーを確認 しなければいけないのか。 → 在宅の利用者であればその都度確認するほうが安全です。施設入所者の場合は，Q30.31 を参 考にしてください。 - 6 – 「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する回答 （社福）広島県社会福祉協議会 研修開発課 35 特養の新規の長期利用者に対して，特定個人情報について，どう説明すればよいか。 → 福祉施設は番号法に定める義務を負っていないこと，施設でマイナンバーを預かる場合の対応 方法について説明し，家族に十分趣旨を理解してもらったうえで，家族の判断を仰いだほうが安 全です。 36 介護保険は１月から記入が必要であれば，返却してすぐに問い合わせるようになる。施設で保管し ていた方が，施設にとっても家族にとっても利便性があるのではないか。 → 施設にとって余計なリスクを負うことを避けるのであれば，返却したほうが安全です。ご質問 のような場合は，本人または家族から預かり証を取るのがよろしいかと思います。 ◆職員のマイナンバーについて 37 今回の扶養控除等申告書については，現在入職している職員は，すでに本人確認が済んでいるため 通知カードの原本と申請書の番号を照合するのみで，身分証明書の提示は求めていないが，それでよ いか。 → 38 Q7 を参考。 就業規則にマイナンバーの提出の要求の条文がなければ番号を集めなくてもよいのか。 → 就業規則の有無にかかわらず，マイナンバーを集める必要があります。就業規則にマイナンバ ーの収集・管理方法について記載する意味は，従業員から円滑にマイナンバーを集めるのが目的 の一つです。 ◆その他 39 講師謝金の申告に関わるマイナンバーの取り扱いについて知りたい。 （番号提出の範囲など） → 謝金を払う講師であれば，マイナンバーの提出を求め，支払調書を作成します。その際，本人 確認用の書類（免許証などの身分証明書）も必要です。また，本人交付用の源泉徴収票にはマイ ナンバーの記載は不要です。ちなみに，本人に支払調書を渡す義務はありません。 （国税庁 FAQ1-1） 40 提出を断った職員は懲戒免職できるのか。 → できません。懲戒処分を行う場合，就業規則に記載があること，事実確認や本人の弁明など所 定の手続きを踏んでいること，処分の相当性が考慮されます。就業規則を整備し，マイナンバー を収集する目的，管理の方法を定めたうえで職員に周知したうえでも提出を断る場合，会社の服 務規定に照らして処分の相当性を判断しますが，それでも懲戒解雇は行き過ぎです。 41 番号を自治体に提出しない事業所に罰則はあるのか。 → 特定個人情報保護委員会から指導を受ける可能性があり，その指示に従わない場合，罰則を受 ける可能性も否定できませんが，直接事業所に対する罰則があるわけではありません。 42 個人カードは必要になるのか。今回作らなくても，今後いつでも作ることができるのか。 → 個人番号カードは身分証明書として使用することができるほか，平成 28 年 1 月以降，自治体 の窓口で作成することが可能です。カードそのものの必要性については，今後のマイナンバー制 度の浸透具合によると思います。 - 7 – 「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する回答 （社福）広島県社会福祉協議会 研修開発課 ◆規程関係について 43 個人情報の使用にマイナンバーの項目を設ける必要があるか。 → 虐待防止規程のように，自治体の条例で定める必要が今後起こる可能性があります。現状では そこまで求めている自治体は未確認です。 44 児童養護施設に入所している子どものマイナンバーの取り扱いについて，規程を作成する必要があ るか。 → 45 Q43 を参照。 職員の通知カードは免許証とのセットでコピーするとの説明だったが，同意書に記入する形で同意 を取りコピーをしてはいけないのか。また，この同意書について参考になるものがあれば教えてもら いたい。 → Q7 を参照。なお，正確な転記のためコピーについての言及をしただけですので，同意に関し ては別の問題になります。 46 社労士事務所に委託している場合，具体的には契約書または念書等で行う必要があるか。必要な場 合，ひな型を示してほしい。 → ひな型も含め，委託先の社労士と協議するのが望ましいかと思います。 47 就業規則にマイナンバーについての条文を追加する場合の見本となるものを提示してもらいたい。 → 就業規則のひな型を希望される場合は，専用申込フォームに必要事項を記載し申し込んでくだ さい。就業規則のひな型は，ゆうメールで送付します。 ※申込受付は平成 28 年 1 月 28 日（木）で締め切ります。 - 8 – 「福祉施設のためのマイナンバー制度研修」における質問に対する回答 （社福）広島県社会福祉協議会 研修開発課
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