系統的なコミュニケーションによる迅速なプロジェクト

系統的なコミュニケーションによる
迅速なプロジェクト
ビジネス・コミュニケーションが導く
速やかなプロジェクト、より良い成果とやる気のある要員の利点
Assoc. Prof. Frederic Andres, NII
Dr. Kenneth M. Brown, Communigram SA
なぜ系統的な（能率的にした）
コミュニケーションなのか？
•
プロジェクトメンバーの電子メールボックスは、どれ程一杯でしょうか？
•
プロジェクトマネージャーの何人が、プロジェクトの運営管理に未だにエクセルを
使っているでしょうか？
スタッフはまた、 “すぐに入手できる”多くの種類の情報追跡に作業時間の30%近
くを費やしていませんか？
スタッフは“コミュニケーション”に過度な時間を費やしていませんか？
– 会議で
•
•
•
– オンラインで (フォーラム、プロジェクトルームなど）
こうした点を変えたくありませんか？コントロールしてはどうでしょうか？
– 誰が何をするか、誰が誰と話すか･･･を正確に定義する。
– 何を言われてやったか、誰がいつ何を言ったか・・・を把握する。
– 進捗の実際と・・・待ち受けるアクシデントの概観を把握する。
– プロジェクトを活性化させる・・・
目次
• コミュ二グラムの基本原理と方法論
• コミュ二グラムのツールセット
• 利点と事例
SICPARIプロジェクトの成果:
• 製品化までの時間を半分にするためには、コミュニ
ケーションを系統的にしなければならない。
• ガントやPERTは間違ったアプローチをしている：人と
成果が利害関係の中心にあるべき。
• 最初の適切な方法論は５W。（which,who,with who
to who,what,when)
• ヨーロッパ最初の自動車は25カ月で開発された
(Lancia Y)。
ビジネスコミュニケーションエンジニアリングとは？
• プロジェクトとプロセス管理の新しいアプローチ
– 根本原理
– 方法論
– ツール（コミュ二グラム）
コミュニケーションにおける5W
•
•
•
•
どの情報？
誰が誰と？
誰に対して？
いつ？
成果/生産物
責任の所在
コミュニケーションフロー
時間の計画(ガント)
これら全てが計画され管理される必要がある！
どの情報？
各作業の成果物
(何を作るか)
何が期待される結果なのか必
ず正確に分かる様に、それぞ
れの成果物について詳細な確
認リストを定義する・・・
・・・そして、何をすべきか説明
する文書（例えば、職務リスト）
や記入するテンプレートを全て
付加する。
作業のリスト
(何をするか)
誰が誰と？
責任の所在
リソース
(人)
参加者
１つの成果物に,
1人の責任者!
能力
(役割)
いつ誰に？
クライアントーサプライヤーの関係
コミュニケーションフロー:
成果物はサプライヤーから
、自分たちの業務にこの情
報が必要な全てのクライア
ントに伝達される。
プロジェクトは複雑である・・・
・・・しかしコミュ二グラムでは、プロジェクトと組織の一部分を選
択して拡大し概観を把握できる
R&D部門とプロジェクトの初期段階
を掘り下げて見ると・・・
•
•
•
コミュ二グラムが全てのコミュニケーションリンクを再計算するので、大局を見る事ができる。
概観は他のどんなツールよりもずっと良い。
部門間の欠けているコミュニケーションが直ぐに見えて来る。
マイコミュ二グラム:
個別のコミュ二グラム
個別のコミュ二グラム:
自分は黄色の列 !
全ての文書へのアクセ
スと自分の信号灯
自分の業務だけが表示される
加えて全ての成果物のサプライ
ヤーとクライアントを表示(灰色）
コミュ二グラムは、プロジェクトライフサイクルマネジメント(PLM)で使われる
様々なシステムへの、簡潔な方法論に基づくインターフェイスです
共同作業ツール
文書管理
目的 /
作成のための知識
ポータル
アクセス
と警告
ワークフロー
コミュ二グラム
アクセス
と警告
コストと時間管理
作業の階層、品質管理と再計画
設計情報管理
PDM
Product Data Management
時間とコストの量的な管理
運営計画
作業とコスト
市場標準に準拠
• マイクロソフト
• Primavera
• SAP
Source: EDS
生きている
プロジェクト計画
業務の目的を成果物の
階層に分解
明確な目的
最新のドキュメント
€
アイデアと成果物、
関連文書を統合
ビジネスコミュニ
ケーションを設計
早期警告システム
部署と能力、スタッフを
見つけそれらを統合
動的に提供できる
ワークフロー
典型的な進捗曲線
SOP
プロジェクトの
成果
技術的
リスク
時間
設計されたコミュニケーションの効果:
プロジェクトの初期計画と構造化への利用
プロジェクトの
成果
進捗曲線が当初から引き上げられる:
 プロジェクトの位置付け/構造化の提供
 明確な責任
 マイコミュ二グラム (頻繁なリマインド)
 サプライヤー－クライアントでの品質確認
 計画された自動の情報交換：かなりの時間
的な利得
コミュ二グラムを計画過程の最初に使用
時間
設計されたコミュニケーションの効果:
プロジェクトの追跡と管理への利用
プロジェクトが順調に進んでいる:

リビングプランニング®がプロジェクト計画
を最新の状態に維持
プロジェクトの  早期警報システムが、どこに問題が起きる
成果
かと因果関係が何かを示す

分権的な管理による迅速な対応
期限に間に合う!
より早いプロジェクトの完了!
Δt1
Δt2
時間
設計されたコミュニケーションがより早いプロ
ジェクトにどのようにつながるか
• 成果物のフローが計画されて完了される
• プロジェクト計画が現実となる－そしてスタッフの作業で生かされる
•
どの成果物が詳細化される必要があるかを、スタッフが明確に知り、より効
果的に働く
– 少ない再作業
– 少ない火消し作業
• 成果物の自動配布と終了による時間的な利得
• 効果的な早期警報システム
• 全てのプロジェクトメンバーの強力なモチベーション
• 結論:
– より早いプロジェクト
– より良い成果
– やる気のあるスタッフ

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