東京大学は、同窓団体の事務局を応援します！東京大学校友会登録団体限定「名簿管理サービス」のご提供について 2015年7月東京大学校友会 Copyright: The University of Tokyo All rights reserved. 「名簿管理サービス」が同窓団体の名簿管理業務をサポートします悩み① 事務局長の個人パソコンで会員の名簿を管理するのはセキュリティ面から心配  大切な個人情報を守るセキュアな環境大企業の人事部門も多く採用している個人情報管理専門のシステムが会員の個人情報を守ります。悩み② 名簿管理用の機能が網羅されたアプリケーション購入を考えている  シンプルな管理画面に名簿管理の基本機能を搭載登録、検索、閲覧、更新、ダウンロード、削除といった名簿管理の基本機能を搭載。管理画面も、どなたにもわかりやすい、シンプルな構成です。悩み③ 様々な対象に一斉メールを配信したい  条件を絞り込み、メールを一斉配信条件を設定し対象を絞り込んだ上で、一斉メールを配信することができます。メールの末尾に広告文言が挿入されることもありません。住所ラベル用にデータをダウンロードすることも可能です（CSV形式）。悩み④ 自分のPCでなければ名簿管理作業ができない／他の管理者と業務分担ができない  オンライン環境があれば、どこからでもデータベースにアクセス可能インターネット経由でデータベースにアクセスが可能ですので、名簿管理業務にあたり場所を選びません。原則一団体5名まで管理者を設定できますので他の管理者とのデータ共有、業務分担も可能です。悩み⑤ 住所等の更新を事務局が個別に対応するのは手間だ  会員本人が個人情報を更新東京大学オンラインコミュニティ「TFT」との連携により、会員本人が更新した情報を反映できます。 -1Copyright: The University of Tokyo All rights reserved. ご利用にあたって 1. 他の同窓団体は情報を閲覧できません ① 名簿管理サービスを利用し校友会データベース内にご登録いただいた個人情報等は、他の同窓団体からは一切閲覧等ができません。 ② 他の同窓団体に同一人物が存在した場合でも、名寄せは行いません。したがって、当該同一人物について貴同窓団体から情報の登録、更新があっても、他の同窓団体に共有することはいたしません。 2. 東京大学校友会は情報を共有させていただきます ① 校友会データベース内にご登録いただいた個人情報等は、東京大学卒業生室/東京大学校友会が共有いたします。なお、本人から申し出があった場合を除き、原則として更新、削除といった情報の変更は行いません。 ② 校友会データベース内にご登録いただいた貴同窓団体の会員様に対しては、東京大学校友会より情報提供等のご連絡を行うことがございます。 3. サービスの利用は無料です。 ① 名簿管理サービスの利用は無料です。 ② 名簿管理サービスはいつでもご解約いただけます。その際に校友会データベースから一切の情報を削除することも可能です。 ※ご留意ください校友会データベースは、あくまでも事務局業務を支援するものです。当該データベースにご登録いただいた情報について、（別途ご登録された管理者を除き）貴同窓団体会員間で共有することはできません。 -2Copyright: The University of Tokyo All rights reserved. 申込手続 1. 東京大学校友会へご登録ください ※本サービスは、「東京大学校友会登録団体」限定のサービスですので、まだ登録がお済みでない場合は、「東京大学校友会登録票（団体用）」にて登録をお願いいたします。校友会団体登録について： http://www.alumni.u-tokyo.ac.jp/community/toroku.html 2. ご利用申込フォームに入力して利用申請をしてください。 ※お申込に当たっては「利用規約」を必ずご確認ください。申込手続きについて： https://www.alumni.u-tokyo.ac.jp/alumni_entry 3. 「管理画面URL、アクセスID及びパスワード」をお届けします。 ※お申込をいただいてから、約1週間から10日程度で、ご登録をいただいた管理者の方に「管理画面URL、アクセスID及びパスワード」をお届けします。 4. 名簿管理者を複数設定する場合は、一人ずつご利用申込フォームで申請して下さい。管理責任者がその内容を確認して承認し、利用開始となります。 ※管理責任者２名、その他の管理者（＝一般管理者）３名までご登録いただけます。管理責任者には、一般管理者の登録/取消しの管理をお願い致します。名簿管理サービスに関するお申込・お問合せは東京大学校友会事務局（東京大学卒業生室内） eメール：[email protected] ※名簿管理サービス及びTFT（東京大学オンラインコミュニティ）は、東京大学卒業生室／東京大学校友会事務局が㈱ジャパンジョブポスティングサービスの名簿管理ＡＳＰサービスを利用して運営しています。 -3Copyright: The University of Tokyo All rights reserved. TFT （東京大学オンラインコミュニティ）会員データと名簿管理サービスとの紐付け（機能概要） TFT （東京大学オンラインコミュニティ）との連携により、会員本人が個人情報を更新することが可能になります会員本人同窓団体事務局【1】TFT登録申請【4】承認（データ紐付け）作業【2】TFT上で個人情報を登録【3】TFTの当該会員データと名簿管理サービス上の当該会員データが紐付け候補先となる TFT ﾃﾞｰﾀﾍﾞｰｽ【6】TFT上で住所等の個人情報を更新【5】TFTの当該会員データと名簿管理サービス上の当該会員データが紐付けされる名簿管理ｻｰﾋﾞｽﾃﾞｰﾀﾍﾞｰｽ【7】名簿管理サービス上の当該会員データ（の一部）が自動的に更新される -4Copyright: The University of Tokyo All rights reserved. 名簿管理システムの会員情報の項目同窓団体が保有する会員情報に基づき名簿管理者が名簿管理システムに登録・更新を行うことが基本となります。登録できる項目は下表の通りです。TFT （東京大学オンラインコミュニティ）に登録している会員については、○印の項目についてTFTと連動して会員情報を更新できます。 NO. 1 分類項目名システムID システムID TFT連動 NO. 分類項目名 18 その他住所 TFT連動 NO. 分類項目名郵便番号 34 個別管理項目同窓会内ID TFT連動 ※2種類まで登録可 2 卒業時氏名卒業時氏名 ○ 19 都道府県 35 所属年次 3 現在の氏名氏名 ○ 20 市町村区以下 36 役職名 4 氏名（カナ） ○ 21 気付 37 送付物A 5 氏名（ローマ字）メールアドレス ○ 38 送付物A送付可否連絡可否 ○ 39 送付物A初回送付種別 ○ 40 送付物A最終送付 25 電話番号 ○ 41 送付物B 連絡可否 ○ 42 送付物B送付可否卒業年 ○ 43 送付物B初回送付学部または研究科名 ○ 44 送付物B最終送付学科または専攻名 ○ 45 送付物C 分類 46 送付物C送付可否クラス 47 送付物C初回送付 22 ※3種類まで登録可 6 旧・改姓旧・改姓 23 7 性別性別 24 電話番号 ※3種類まで登録可 8 生年月日生年月日 9 現住所郵便番号 ○ 26 都道府県 ○ 27 10 E-mailアドレス卒業情報 ※4種類まで登録可 11 市町村区以下 ○ 28 12 気付 ○ 29 受取可否 ○ 30 14 郵便番号 ○ 31 15 都道府県 ○ 32 出身高校高校名 ○ 48 送付物C最終送付 16 市町村区以下 ○ 33 勤務先勤務先名称 ○ 49 会費等徴収実績 17 気付 ○ 50 会費等徴収方法 51 物故 52 ～ 61 備考(1)～（10） 13 郵送物送付先教養学部時代クラス 62 情報管理データ作成日 -5Copyright: The University of Tokyo All rights reserved.