仕 １ 様 書 件名 日本郵便株式会社表彰式典等の運営等の委託 ２ 委託概要 日本郵便株式会社において開催する表彰式典及び意見交換会（以下「日本郵便株式会 社表彰式典等」を開催するに当たり、その運営及び参加者の宿泊の手配等を委託する。 ３ 開催日 ２０１５年７月２７日（月） ４ 参加者数（予定） ７０５人（上限：７０５人、下限：４７０人） 内訳（予定）：受賞者等 ６０５人 ・事業優績等表彰 １５７人 ・営業表彰 ２９２人 ・業務表彰 ６３人 ・ＣＳ表彰 １０人 ・簡易郵便局受託者表彰 ３０人 ・監査業務優績表彰 ４０人 ・支社随行者 １３人 主催者側 １００人 ５ 宿泊者数（予定） 上記４の参加者数のうち宿泊者数は４５０人を予定（下限：３６０人）。 なお、人数及び宿泊者数の確定は、式典実施日の５日前までに日本郵便株式会社人事 部考査担当（以下「主管担当」という。）から通知するが、その後変更があった場合も、 対応可能なものについては対応すること。 ６ 開催場所等 ホテルニューオータニ 〒102-8578 東京都千代田区紀尾井町 4-1 なお、会場については主管担当において仮押さえ済みであり、その費用については、 受託者負担とする。 ７ ８ 委託期間 契約締結日から２０１５年８月２８日(金)まで 委託内容 (1) 式典運営等 ア 進行スケジュールの作成 主管担当と事前に協議の上、別紙「式典進行スケジュール（案）」を基に当日の 詳細なタイムスケジュールを主管担当と協議の上、2015 年 7 月 24 日(金)（予定） を期限として作成すること。 イ 会場の確保及び設営 上記６の利用施設の会議室等を次のとおり確保することとし、詳細な会場の決定 については、主管担当と事前に調整すること。 おって、会場の設営等については、主管担当及びホテルと事前に調整すること。 (ｱ) 表彰式会場１室（９：００から１８：００まで） レイアウトは、参加人数を踏まえて椅子等を配置し、表彰状を授与するための 舞台を設置すること。 なお、舞台は、表彰状の授与を円滑に実施できるスペースを確保することとし、 舞台の左右には、スクリーンの設置場所及び裏動線のためのスペースを有するも のとする。 (ｲ) 意見交換会会場１室（１８：００から２１：００まで） レイアウトは、立食パーティー形式とし、挨拶等が実施可能な舞台を設置する こと。 おって、表彰式と意見交換会の会場を同一会場とすることは不可とする。 (ｳ) 控え室（１１：００から２１：００まで） Ａ 司会進行を行う者の控え室を１室用意すること。 Ｂ 主催者側（来賓、役員及び事務局）の控え室を７室（１５名程度６室、３０ 名程度１室）用意すること。 (ｴ) 写真撮影会場１室（１６：００から１８：００まで） 記念写真撮影会場（６００㎡以上）を用意すること。 なお、表彰式及び意見交換会の会場と写真撮影会場を同一会場とすることは不 可とする。 (ｵ) 喫煙場所（部屋、会場又はスペース）（１２：００から２１：００まで） 式典参加人数を考慮した喫煙場所（２００㎡程度以上）を用意すること。 なお、１室で確保できない場合は分割で確保しても構わないが、極端に狭い部 屋の利用や動線が良くない（棟別となっている、複数階に分かれている等）場合 は不可とする。 (ｶ) 着替え室 参加者用の着替え室を男女別に各１室用意すること。 (ｷ) クローク会場（部屋、会場又はスペース）（１１：００から２１：００まで） 宿泊及び日帰り用のクローク会場（１５０㎡程度以上）を用意すること。 (ｸ) 各会場での対応 上記(ｲ)の会場には人数分のウェルカムドリンクを、上記(ｳ)の控え室にはコー ヒー等飲料及び茶菓子等を主管担当の指示に従い適宜用意するとともに、主催者 （役員）控え室には、サービススタッフ各１名を配置すること。 ウ 受付場所の設置及び運営 参加者の受付場所を設け、参加者の出欠確認等の受付事務を行うとともに、式典 会場までの誘導等を効率的かつ円滑に行うこと。 エ 司会進行 式典における司会進行を行う者（プロのアナウンサー等。経費は５０万円相当（消 費税別））を主管担当と協議の上、選定・雇用し、進行スケジュールに従って式典 を進行させること。 オ 表彰式の運営等 次の事務を行うこと。また、表彰状の授与に当たり、舞台上の案内及び表彰状授 与の補助等を行う者を３名程度用意すること。 なお、表彰式開始前に、参加者に対し、当日のスケジュール、会場説明及び表彰 状の授与方法等のオリエンテーションを行うこと。 (ｱ) 参加者の配置・座席図を作成すること。 (ｲ) 進行スケジュールに従い、受賞者の表彰等を円滑に行うための誘導計画（運営 マニュアル）及び進行台本を作成すること。 なお、おおまかな想定スケジュールは別紙「式典進行スケジュール（案）」の とおり (ｳ) 参加者を誘導すること。 (ｴ) 進行スケジュールに従って表彰式等を円滑に進めること。 (ｵ) 表彰式等を演出するための照明、音響等については、主管担当と協議の上、必 要な機材等を準備・実施すること。 カ 意見交換会の運営等 次の事務を行うこと。 (ｱ) 参加者の配置・座席図を作成すること。 (ｲ) 上記アにおいて作成の進行スケジュールに従い、意見交換会を円滑に行うため の進行台本を主管担当と事前に協議の上、2015 年 7 月 24 日(金)（予定）までに 作成し、実際に円滑に進めること。 キ 映像機器の設営及び活用 表彰式等の模様について、会場の広さ及び形状に応じて大型スクリーン（事前に 主管担当から了承を得ること）を２台程度設置して放映すること。また、表彰式の 模様を撮影し、その映像を随時スクリーンに放映すること。 ク 運営用機材・備品の用意（全て付随して必要な備品を含む。） 下記(ｱ)から(ｼ)までの運営用機材・備品を用意すること。また、納入期限等は下 記９のとおりとする。 (ｱ) 壺花 １セット（５万円程度） (ｲ) ジョーゼット（又は金屏風） (ｳ) マイク ５本（予定）（上限：６本、下限４本） (ｴ) 音響機材 １式 (ｵ) 映像関連機材 １式 (ｶ) 固定カメラ ３台 (ｷ) トランシーバー（特定小電力タイプ・イヤホン附属） ２０台（予定） （上限： ２４台、下限１６台） (ｸ) 吊り看板 １０枚（予定）（上限：１２枚、下限：８枚） ※ 記載内容は主 管担当から別途指示する。 (ｹ) 受付看板 １４枚（予定）（上限：１７枚、下限：１２枚） ※ 記載内容は 主管担当から別途指示する。 (ｺ) パネルスタンド １０台（予定）（上限：１２台、下限：８台） (ｻ) 表彰状授与時の備品 １式（実施時の必要備品は主管担当に確認すること。） (ｼ) 胸章 下表のとおり（単位：個）（予定） 受賞者等 主催者等 事務局 予備 合計 ストラップ吊下げ型名札 胸花リボン（赤） リボン 胸花リボン （白、前垂れ付） ６０５ ０ ２０ ２０ ６０５ ０ ０ ２０ ０ ３５ ０ ３ ６４５（上限：６４５、 下限：４３０） ６２５（上限：６２５、 下限：４２０） ３８（上限：３８、 下限：２４） ※１ 名札の内容及びデザイン等は、主管担当に事前に確認すること。 ※２ 「胸花リボン（白、前垂れ付）」に筆耕する内容は、主管担当から別途 指示する。 ケ 参加者等への配布物の作成 参加者及び随行者等の当日の名簿、席図、進行スケジュール等を周知するための 配布物（しおり）及び受賞者名簿を下表のとおり、2015 年 7 月 23 日（木）（予定） までに作成し、席上等に配布すること。また、納入期限等は下記９のとおりとする。 受賞者等 主催者等 事務局 予備 式典しおり･席図･写真位置図 ６０５ ４５ ２０ ３５ 参加者名簿 ６０５ ４５ ２０ ３５ 合計 ７０５（上限：７０５、 下限：４７０） ７０５（上限：７０５、 下限：４８０） コ 写真の撮影等 (ｱ) プロのカメラマンによる撮影 受託者は、プロのカメラマンを雇用（経費は、１０万円相当(消費税別)。機材 費及び画像処理等の付随経費が発生する場合は、当該経費も含む。）し、次の場 面等について撮影・記録させ、下記シにより電子データで納入すること。 Ａ 式典の状況 主として人物（随行者及び事務局スタッフ以外）を撮影・記録させること。 Ｂ 記念撮影 上記イ(ｴ)の写真撮影会場において、事前に主管担当と写真撮影位置等を調 整し、写真撮影位置図の作成等を行った上で、記念撮影をさせること。また、 2 か所に分割して撮影を行う等、時間短縮に努めること。 (ｲ) 写真の現像及び配布 ６１０部（予定）（上限：６１０部、下限：４１０部） 上記(ｱ)Ｂの記念撮影写真を参加者人数分カラー現像（「六切りサイズ」、「写真 印画紙を使用」、「銀塩方式で印刷」）するとともに、写真下部に「２０１５年度 日本郵便株式会社表彰式典（２０１５年※月※日）※※※※※※」の文言を適宜 の大きさで表示すること。 なお、現像写真は、立ち位置等が分かる資料を同封の上、折り曲げ、汚損等が ないよう適宜包装し、式典終了後３週間以内に郵便を利用し、主管担当が別途指 示する宛て先に受託者負担で発送すること。 おって、写真下部に表示する文言及び現像写真の宛先は、主管担当から別途指 示する。また、納入期限等は下記９のとおりとする。 サ 受賞者からのコメントの聴取 １０名程度の受賞者に、受賞に当たっての感想や今後の意気込みその他表彰式等 に関すること等のインタビューを行い、コメントを聴取・記録し、下記シにより電 子データで納入すること。 なお、インタビュー内容は、事前に主管担当と調整すること。 シ 式典の模様等の記録 式典の模様を適宜記録し、次の内容をまとめた資料を電子データ（マイクロソフ ト社製ソフトウェア「Microsoft Word」、「Microsoft Excel」若しくは「Microsoft Powerpoint」又はＪＰＥＧ等の画像データを使用し、「Microsoft Office」で当該 ファイルが開けること。）で作成し、ＣＤ−Ｒ各一式（正・副）で納入すること。 また、納入期限等は下記９のとおりとする。 (ｱ) 開催概要 (ｲ) 全体スケジュール (ｳ) 進行事務・場面ごとの対応状況（評価・反省） (ｴ) 全体の総括（評価・反省） (ｵ) 上記サによる受賞者からのコメント (ｶ) 上記(ｱ)から(ｵ)までに関する画像や図等のテキストデータ以外のデータ (ｷ) 上記(ｱ)から(ｶ)までを適宜レイアウトした報告書 (ｸ) 上記コ(ｱ)により撮影した写真 ス 意見交換会における飲食物等 ７０５人分（予定）（上限：７０５人、下限：４７０人）用意すること。 なお、１人当たり１１，０００円相当(飲み放題。消費税及びサービス料別)の飲 食物を提供すること。 セ 式典の運営スタッフ 式典が円滑に進むよう、運営スタッフとして次の人員（予定）を配置すること。 なお、次の(ｲ)及び(ｳ)については、主管担当に事前に確認の上、運営上支障のな い範囲で重複して構わない。 (ｱ) 総合責任者 １名 (ｲ) 式典における案内役 ５名程度 (ｳ) 受付スタッフ ６名程度 (ｴ) 照明及び音響スタッフ 適宜必要人数 ソ その他 委託内容に付随する必要な事務（リハーサル等）を行い、設営その他必要なもの の準備を行うこと。 (2) 宿泊手配等 ４５０室（予定）（下限：３６０室） 下記のホテルにおける宿泊室（主管担当において仮押さえ済み。）を手配すること （朝食を含む。）。また、グランドプリンスホテル新高輪への宿泊者については、意見 交換会終了後、意見交換会会場からホテルへ移動するためのバスを必要な台数確保及 び運行すること。 おって、宿泊手配の費用については、受託者負担とする。 ア ホテルニューオータニ ３００室（予定）（下限：２４０室） イ グランドプリンスホテル新高輪 １５０室（予定）（下限：１２０室） ９ 納入期限等 内 容 しおり、台本、運営マニュ アル、胸章その他式典で使 用する備品（式典の運営に 必要な資機材一式） 納入期限等 納入先 式典前営業日（この仕様書に 式典会場 おいて「営業日」は、行政機 ※ しおり等は会場に 持ち込み、式典の運 関の休日に関する法律に定め る行政機関の休日以外の日と 営に必要な資機材 する。） 式典の記念写真 式典終了後３週間以内 は、リハーサルの実 施までに会場に設営 すること。 主管担当が別途指示す る宛て先（約 590 か所） 式典の模様等の記録（上記 式典終了後１週間以内 ８(1)シ）のうち、(ｸ)のデ （記念撮影に係る分は、式典 主管担当 ータ 終了後３週間以内までで可） (〒100-8798 東京都 千代田区霞が関一丁 式典の模様等の記録（上記 目３番２号) ８(1)シ）のうち、(ｸ)以外 式典終了後１か月以内 のデータ 10 業務の再委託 (1) 本件業務全部の再委託は禁止する。本件業務の一部を第三者に再委託する場合は、 再委託業務の内容、再委託先の担当者氏名その他再委託に係る契約の概要について、 書面で日本郵便株式会社に通知し、日本郵便株式会社の書面による承諾を事前に得な ければならない。 なお、本件業務の再々委託を行う場合についても、これに準ずるものとする。 (2) 受託者は、本件業務の一部を第三者に再委託する場合は、日本郵便株式会社と受託 者との契約条項を遵守できることを再委託の条件として示し、同条件を遵守する義務 を課す旨の契約（守秘義務については、日本郵便株式会社と受託者との間の守秘義務 と同等の守秘義務契約）を再受託者と締結しなければならない。また、受託者は、再 受託者に対しては、再委託業務に必要な情報に限り開示することができるものとし、 再受託者に開示した情報については、再受託者に対し、再委託された目的以外に使用 し、又は受託者及び再受託者以外の第三者に開示し、若しくは漏えいしてはならない 義務を課さなければならない。 (3) 受託者は、下請代金支払遅延等防止法を遵守し、下請業者に対する優越的地位の濫 用を防止すること。 11 報告義務 (1) 受託者は、受託した作業を契約どおりに履行していること、守秘義務を遵守してい ること等について主管担当の求めに応じて報告すること。 (2) 委託した事務に関し、式典関係者からクレーム、意見等を受けた場合は遅滞なく書 面により主管担当に報告すること。 12 著作権 (1) 受託者は、この契約の履行過程で提出した報告書等に関し、著作権法第27条及び第 28条に定める権利を含む全ての著作権（受託者又は第三者が従前から保有していた著 作物の著作権を除く。）を日本郵便株式会社に譲渡するものとする。 なお、この場合の譲渡の対価は、契約金額に含まれるものとする。 (2) 受託者は、上記(1)に基づいて受託者に著作権を留保した報告書等について、日本郵 便株式会社が使用するために必要な範囲で著作権法に基づく利用を許諾する。また、 報告書等の利用に際し、第三者が著作権を有する著作物の利用が必要な場合は、受託 者は、日本郵便株式会社のために当該第三者から必要な著作権の利用許諾を得る等、 受託者の責任において必要な措置を講じるものとする。 なお、この場合の許諾及び必要な措置の対価は、契約金額に含まれるものとする。 (3) 受託者は、日本郵便株式会社に対し、上記(1)により著作権を譲渡した報告書等及び 上記(2)により許諾した利用について一切の著作者人格権を行使しないこととし、また、 第三者をして行使させないものとする。 (4) 報告書等に第三者が権利を有する著作物が含まれている場合は、日本郵便株式会社 が特に使用を指示した場合を除き、受託者は、当該著作物の使用に関して費用の負担 を含む一切の手続を行うものとする。 なお、この場合、受託者は、当該著作物の使用許諾条件等につき主管担当の了承を 得ること。 (5) この仕様書に基づく作業及び報告書等に関し、第三者との間に著作権に係る権利侵 害の紛争等が生じた場合は、当該紛争等の原因が専ら日本郵便株式会社の責めに帰す べき事由による場合を除き、受託者は、自らの責任と負担において一切を処理するこ と。ただし、紛争の相手方に対する主張（訴訟上、訴訟外を問わない。）の内容につい ては、事前に日本郵便株式会社と協議し、日本郵便株式会社の承認を得なければなら ない。 なお、日本郵便株式会社が、紛争等の事実を知ったときには、速やかに受託者に通 知することとし、受託者が行う紛争等の処理について、必要な範囲で受託者に協力す るものとする。 13 その他 (1) 本件業務の遂行に当たっては、主管担当と密に連絡を取り、遺漏のないように取り 運ぶこと。 なお、詳細については、主管担当（℡03-3504-8071）の指示によること。また、こ の仕様書に記載されていない事項がある場合又はこの仕様書の記載事項について疑義 が生じた場合は、随時、主管担当と協議し、解決すること。この場合、受託者は、当 該協議に関する議事録を作成し、主管担当の確認を受けること。 (2) 納品書又は作業完了届等の履行を確認する書類は、履行完了日の翌日から起算して ３営業日までに主管担当へ提出すること。 別紙 式典進行スケジュール（案） ＜表彰式＞ 時刻 時間 内容 １５：００ ５０分 受付開始 開場 １５：５０ １０分 オリエンテーション １６：００ １０分 表彰式開会 来賓・役員紹介 １６：１０ １５分 祝辞 １６：２５ ６０分 賞状の授与 閉会 １７：２５ ３５分 記念写真撮影 終了 ＜意見交換会＞ 時刻 時間 内容 １８：１５ ５分 １８：２０ ８５分 １９：４５ ５分 中締めあいさつ １９：５０ ５分 意見交換会閉会 意見交換会開会 開会のあいさつ （歓談）
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