事務連絡平成 27年 12月 17日一般社団法人日本医療法人協会御中医政局雇用均等・児童家庭局厚生労働省社会・援護局障害保健福祉部老健局情報政策担当参事官室施設等における特定個人情報の取扱いについて日頃から、厚生労働行政に御理解、御協力を賜り、厚く御礼申し上げます。本年 1 0月より個人番号の通知が順次開始されていますが、介護施設、障害者施設、児童福祉施設、その他の社会福祉施設、医療機関等(以下「施設等」という。)に住民票を移している方や、通知カードの送付に当たり施設等を居所として登録した入所者・長期入院等をしている方については、当該施設等に通知カードが届いている、あるいは、今後届くことが想定されます。また、これまでも、施設等の職員が各種行政手続等を利用者に代わって行っている場合がありますが、来年 1月の個人番号の利用開始以降は、施設等の職員が利用者本人の個人番号を記載した申請書を利用者に代わって提出するなど、今後、施設等において特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報)を取扱う場面が想定されます。このため、このような場合の施設等における特定個人情報の取扱いについて、下記のとおり整理しましたので、貴会会員に対して周知をお願い申し上げます。記第 1 施設等で特定個人情報を保管する場合の取扱い等について通知カードや個人番号カード、個人番号が記載された申請書など特定個人情報が記載された書類については、利用者本人、家族や成年後見人等の代理人が保管することが基本であるが、心身の機能や判断能力の低下等により、利用者本人による保管が困難で、かっ家族や成年後見人等の代理人がいない場合など、これに依ることが困難な場合は、施設等において保管して差し支えないこと O また、この場合は、以下の取扱いとすること。 (1) 可能な限り、施設等に特定個人情報が記載された書類の保管を委託することについて、利用者本人の意思を確認すること。特定個人情報が漏えいすることのないよう、「特定個人情報の適正な取扱いに関す (2) るガイドライン(事業者編)J(特定個人情報保護委員会)を参考にして、適正に取り扱うこと。また、特定個人情報の漏えいを防止する観点から、通知カードや個人番号カードなど個人番号をマスキング(黒塗りして見えなくすること)することができない書類を除き、個人番号の部分を削除又は復元できない程度にマスキング等を行い、特定個人情報に該当しないよう加工した上で、保管することが望ましいこと O (3) なお、現時点で利用者本人が保管している場合で、あっても、家族や成年後見人等の代理人がいない利用者については、心身の機能や判断能力の低下等により、利用者本人による通知カード等の保管が困難となった場合の取扱いについて、あらかじめ利用者本人の意思を確認しておくことが望ましいこと。 ※ 1 施設等で利用者の特定個人情報を保管する場合は、例えば以下の場面が想定される。施設等に通知カードが届いた場合で、心身の機能や判断能力の低下等により、利用者本人による保管が困難である場合利用者本人が、通知カードや個人番号カード、個人番号が記載された申請書など特定個人情報を管理していたものの、その後、心身の機能や判断能力の低下等により、当該書類の保管が困難となる場合等第 2 施設等が利用者本人に代わって個人番号の記載等を含む行政手続に係る申請等を行う場合の取扱いについて (1)代理申請等を行う場合番号制度では、代理人が個人番号利用事務等実施者に対し、行政手続の申請等を行い、特定個人情報を提供することが認められており(番号法第四条第 3号)、申請等の手続において、個人番号利用事務等実施者による①代理権の確認、②代理人の身元確認、③ 本人の番号確認を行うことが必要とされている(番号法施行令第 1 2条第 2項 ) 。施設等の職員が、代理権の授与を受けて、利用者本人に代わって行政手続に係る申請等の代理を行う場合は、この① ③の手続が円滑に行われるよう、別紙(1I I . 本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合 J ) を参考に適切に申請等の手続を行うこと O (2)申請等の代行を行うなど、代理人以外の立場で手続に関与する場合 ① 代理権の授与が困難な利用者本人に代わって申請等を行う場合利用者本人の心身の機能や判断能力の著しい低下等により、代理権の授与が困難である場合は、申請書等に個人番号を記載せず、従来どおりの申請等を行うこと ② O 利用者本人の使者(※ 2) として申請書等を提出する場合利用者本人等の意向により、申請書等に個人番号を利用者本人が記入した上で、施設等の職員が、利用者本人の使者として申請書等の提出をする場合は、施設等の職員が個人番号を見ることのないよう、施設等の職員は、申請書等を封筒に入れる等の措置をした上で提出すること。なお、この場合、施設等の職員は、利用者本人に代わって申請書等に個人番号を記載することはできないこと O また、この場合、自治体の申請窓口等においては、本人から郵送により個人番号の提供を受ける場合と同様に、別紙 Ul.本人から個人番号の提供を受ける場合J) のとおり、①番号確認、②身元(実存)確認を行うことが必要とされていること O ※ 2 利用者本人は、自分の意思で行政手続の内容の確認等ができるが(=代理権の授与は行わなし、)、身体の機能の低下等により、利用者本人自身が、申請書等を行政機関等に提出することが困難で、、施設等の職員が代わりに提出する場合等を想定。 (お問い合わせ先) {介護施設について】担当:老健局総務課企画法令係 TEL:03-3591-0954 (内線 3 9 0 9 ) 【障害者施設について] 担当:障害保健福祉部企画課企画法令係 TEL:03-3595-2389 (内線 3 0 1 7 ) {児童福祉施設について} 担当:雇用均等・児童家庭局総務課企画法令係 TEL:03-3595-2491 ( 内高泉7 8 7 7 ) 【その他の社会福祉施設について】 l担当 : 社会局総務課企画法令係 T E L : 03-3595-2612 (内線 2 8 1 5 ) 【医療機関について 1 担当:医政局総務課企画法令係 TEL:03-3595-2189 (内線 2 5 1 9 ) [全般について} 担当:情報政策担当参事官室企画法令係 TEL:03-3595-2314 (内線 7 4 3 9 ) ロ E 本人確認の措置 ※想定される主なものを抜粋【1.杢ム企主個人番号の提供を受ける場合】番号確認身苅(実存)確認 {①個人番号カード I 削 1 JI[①恒人番号カド山】 (②通知カード作 ] ②運転免許証、運転経歴証明書、旅券、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手様、在留カード、特別永住者証明書倒的一、則 2ー 1 ③官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措置が施され、個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(i氏名、 i i生年月日文は住所、が記載されているもの) 則 [1①二則 2_:] 1③個人番号が記載された住民票の写レ住民票記載事項証明書山①] 対箇郵送注 1 j i ④①から③までが困難であると認められる場合側 ①I 3 ア地方公共団体情報システム機構への確認(個人番号利用事務実施者) イ住民基本台帳の確認(市町村長) ウ過去に本人確認のよ、特定個人'情報ファイルを作成している場合には、当該特定個人情報ファイルの確認。エ官公署文は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって恒人番号利用事務実施者が適当と認める書類(i i生年月日文は住所、が記載されているもの) 個人番号、 H氏名、 i ※個人番号利用事務等実施者が発行等する書類などを想定。 ---・E・-ーーー・・岨岨，箇園圃幽幽幽曲・・岨・・・・・・・咽E・同情.園田~WWW・，四国四国・----ーーーーーーーーーー----・-------・岨.-・a皿・ーー・幽ーーー・岨・ー・・・・・・・・開---圃帽園開田町帽園周囲明開聞圃胆--ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー-----幽値圏圃' i ④ 一計一ア公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書イ官公署文は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(i氏名、 i i生年月日又は住所、が記載されているもの) ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー幽・幽帽岨量圃岨隅帽帽帽圃眉・ーーーー・ーーーーーーー・圃岨』圃・ーー開・ーーーーーーーーーーーーーーーー・圃由圃掴・ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー _ . ・・楊皆・・・・齢制・・ーーーーーーーーーーー E 【I I .本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合} 代理権の確認 ①法定代理人(注 2)の場合は、戸籍謄本その他その資格を証明する書類似rj6① ー】 ②任意代理人の場合には、委任状倒的二] 対面・郵送(注 1 ﹀ ③(f②が困難であると認められる場合には、官公署文は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から本人に対しーに限り発行・発給された書類その他の代理権を証明するものとして個人番号利用事務実施者がコ】適当と認める書類似rj6① ※本人の健康保険証などを想定。本人の番号確認代理人の身元(実存)の確認 ①代理人の個人番号カード、運転免許証、運転経歴証明書、旅券、身体障害者手帳、精神 r j 7① 1 障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書[!t ②官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措 i生年月日又は住置が施され、個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(i氏名、 i 所、が記載されているもの)捌 7①】 ②'法人の場合は、登記事項証明書その他の官公署から発行・発給された書類及び現に個人番号の提供を行う者と当該法人との関係を証する書類その他これらに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類(i商号文は名称、 i i本庖文は主たる事務所の所在地、が記載されているもの) [即 7② I ，目司回ー『司自ー一ーーーー " ー一一一ー一一ー一一一一一一一一一一一一一ー一一一一ーーーーーーーーーーーーー田ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー目司ーーーー一一一ー一一一ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー田ーー目、、 F ③(f②が困難であると認められる場合は、以下の書類を 2つ以上 I 則 9】 ① ア公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書イ宮公署文は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(i 氏名、 i i生年月日文は住所、が記載されているもの) 、、 } 一一一一一凶一一一一一一一一一一一一一一剛一一一ー一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一一ーーーー一一一ーーーーーーーーーー一一一一一 ' ' 、ーーーーーーーーーーーーーーーーー・ーーーー・・・剛 ' 聞 . 欄ー " ー・ーーーーーーーーー . ' ( 注 1)郵送の場合は、書類又はその写しの提出 ( 注2 ) 法定代理人には、成年後見人等を想定 L [貝則脚リ l l 胞脂 8 ①本人の個人番号力一ド文はその写し ②本人の通知力一ド文はその写し捌 I 貝則り何叫叶 81 ③本人の個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書文はその写しIltrJ !④①から③までが困難であると認められる場合 iア地方公共団体情報システム機構への確認(個人番号 l 利用事務実施者) [ J l I j9 ⑤】イ住民基本台帳の確認(市町村長)岡崎二 1 ウ過去に本人確認の上特定個人情報ファイルを作成し l l i J 9 ている場合には、当該特定個人情報ファイルの確認 [ ⑤ 三】エ官公署文は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類(i個人番号、 H氏名、 i i生年月日又は住 1 所、が記載されているもの)川崎四 ※個人番号利用事務等実施者が発行する書類などを! 相定 i