社団法人安中青年会議所 第１章 第１条 総 庶務規程 則 本規定は、社団法人安中青年会議所（以下この法人と称す）の文書、人事管理、 連絡業務の円滑な運営及び慶弔、旅行費等に関する事項を定めるものとする。 第２条 本規定において事務局とは、この法人の定款第４３条により設置したものを称 し、事務局員とは本規定第１２条の定める手続きにより採用され、この法人と 雇用契約したものをいう。 第３条 この規定は、前条に定める事務局員にも適用する。 ２．事務局長は、この規定を誠実に遵守し業務の発展に努めなければならない。 第２章 第４条 事務局の一般業務 事務局は、本会議所に関係ある郵便物を受理し、受理簿作成の上、その受理の 日時、発信人等を記録し、総務委員長の検収を受け事務処理をしなければなら ない。 第５条 事務局は、この法人の定例発信物を各８日、１８日、２８日に発送するものと する。 ２．前項の定例発信日各２日前までに提出された原稿については、各定例日までに 発信しなければならない。 第６条 事務局長は、各理事会に下記の資料を当該理事会開催日の前日までに作成しな ければならない。 （１）前回理事会議事録 （２）行事報告及び行事予定 （３）議事に関する資料 （４）その他 ２．事務局長は、前項目的達成のために関係者に協力を求めることができる。ただ し、最終作成期日の前日までに関係者より資料提出なき場合はこの限りでない。 第７条 事務局長は、この法人の定款及び諸規定、諸規則、各種議事録、事業に伴う関 係書類、その他財産に関する帳簿を整理保存管理しなければならない。なお保 存期間は次のとおりとする。 （１）この法人の定款並びに諸規定、諸規則 永久保存 （２）総会、理事会の議事録 永久保存 （３）この法人の会報綴り 永久保存 （４）この法人の内部文書綴り ５年間保存 （５）事務局日誌 ３年間保存 （６）財務諸表 永久保存 （７）会計帳簿 （８）その他帳簿及び伝票 締切り後１０年間保存 第４条 ５年間保存 事務局は、本会議所に関係ある郵便物を受理し、受理簿作成の上、その受理の 日時、発信人等を記録し、総務委員長の検収を受け事務処理をしなければなら ない。 第５条 事務局は、この法人の定例発信物を各８日、１８日、２８日に発送するものと する。 ２．前項の定例発信日各２日前までに提出された原稿については、各定例日までに 発信しなければならない。 第６条 事務局長は、各理事会に下記の資料を当該理事会開催日の前日までに作成しな ければならない。 （１）前回理事会議事録 （２）行事報告及び行事予定 （３）議事に関する資料 （４）その他 ２．事務局長は、前項目的達成のために関係者に協力を求めることができる。ただ し、最終作成期日の前日までに関係者より資料提出なき場合はこの限りでない。 第７条 事務局長は、この法人の定款及び諸規定、諸規則、各種議事録、事業に伴う関 係書類、その他財産に関する帳簿を整理保存管理しなければならない。なお保 存期間は次のとおりとする。 （１）この法人の定款並びに諸規定、諸規則 永久保存 （２）総会、理事会の議事録 永久保存 （３）この法人の会報綴り 永久保存 （４）この法人の内部文書綴り ５年間保存 （５）事務局日誌 ３年間保存 （６）財務諸表 永久保存 （７）会計帳簿 締切り後１０年間保存 （８）その他帳簿及び伝票 ５年間保存 第３章 第１１条 人事及び管理 事務局には、総務委員会の理事１名をもって理事会の議を経て、理事長が事務 局長を任命する。事務局長は、事務局の統括管理にあたる。 第１２条 この法人に就職を希望する者の中より選考し所定の手続きを経た者を，理事会 の承認を得て事務局員として採用する。 ２．事務局員は、理事長との雇用契約によって本採用とし、雇用契約の内容（就業 時間、賃金、勤務内容等）は、総務委員会において状況を勘案して作成し理事 会の承認を経て定める。 ３．事務局員は、事務局長を直接の上司としその指示を他の理事等よりも優先する。 第１３条 以上のほか、事務局に関する細則は、理事会の議を経て総務委員会においてこ れを定める。 第４章 第１４条 慶 弔 会員の慶弔に関しては、次の基準により、慶弔慰金若しくは記念品を贈る。 （１）正会員の結婚 １０，０００円 （２）正会員の死亡 ２０，０００円及び花輪若しくは供物 （３）正会員の近親者の死亡 ア 配偶者 イ 父母及び子供 １０，０００円及び花輪若しくは供物 ５，０００円及び花輪若しくは供物 （４）正会員の長期にわたる傷病（３０日以上入院） ５，０００円 （５）この規程によって慶弔見舞金を贈られた者は、これに対して返礼しないものと する。 （６）賛助会員、名誉会員に関しては、理事会の議を経てこの規程の範囲内とし一般 会計より支出する。 （７）特別終身会員に関しては、特別終身会員の制度によりこの規程の正会員に準じ て贈るものとし、その支出は一般会計より立替、年度末をもって特別終身会 員特別会計より振替るものとする。 第１５条 正会員が、この法人の事業中に死亡又は負傷し、病気のかかった時、その弔慰 金又は見舞金は理事会の承認を得て増額することができる。 第１６条 他の青年会議所会員に関しては、この法人との関係を勘案して理事会の議決を 要するものとする。 第１７条 第１３条の規程の業務執行は理事長とし、総務委員会がこれを担当し処理し得 るものとする。 第１８条 以上のほか、必要と認めたときは理事会の協議により決定する。 第５章 第１９条 旅 費 正会員が、総会、理事会及び理事長の要請により県外へ公務出張したとき、旅 費は打ち切り支給にて１回に付き１，０００円を上限と１年間２０，０００円 以内で打ち切る。 第２０条 事務局員が公務出張したときは、次のとおり旅費を支給するものとする。 （１）目的地までの往復普通料金相当額。ただし、用務の都合により急行料金を加算 する。 （２）宿泊料金は、実質相当額。 （３）日当は、自給相当額に次の２階級に区分し日数計算により加算する。 ア ５０キロ以内 ２００円 イ ５０キロ以遠 ５００円 第２１条 この規程が言う旅費とは、交通費・通信費を言う。 第２２条 正会員が出張より帰ってきたときは、書面を以って理事長に報告するとともに、 理事会にその用務の結末を報告するものとする。 第２３条 正会員、事務局員が出張より帰ったときは、会計担当理事に旅費請求書を提出 し、その都度支払いをうけるものとし、年度末等に一括請求及び一括支払いは これを認めない。 第２４条 正会員以外の会員が会務の為に出張するときは、理事長が必要と認めたとき理 事会の承認を得てこの規則を準用するものとする。ただし、第２１条及び第２ ３条はその必要がない。 第２５条 国外出張の場合は、理事会の議を経てその都度旅費支給額を決定する。 第２６条 旅費に関してこの規定にない事は、その都度必要により理事会において協議の 上決定する。 第６章 第２７条 ＪＣルーム ＪＣルームは、社団法人安中青年会議所会員及びＯＢ会の活動、会議、関係団 体との連絡及び会員同士の親睦の場として使用させる。 第２８条 その団体にＪＣ会員を含む場合といえども他団体の活動、会議のための使用は 禁ずる。ただし、会員が公務出向している団体の場合で特別に理事長が認めた 場合は、ＪＣ会員が使用せぬ日時に限り使用を許可する。 第２９条 ＪＣルームを使用する会員は、責任者を定め当ルーム内の整理整頓に留意し、 火の元の後始末や、窓の開閉に責任を持つ等善意をもって使用しなければなら ない。 第３０条 ＪＣルームの管理は、総務委員会が担当する。 第７章 雑 則 第３１条 この規程の制定、変更、及び廃止は、理事会において決定する。 第３２条 この規程に定めるもののほか、庶務に関する必要な事項は理事会において決定 する。 第８章 第３３条 附 則 この規程は、昭和６０年３月８日より施行する。
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