Consultez la convention d`organisation du Run in Reims

Ville de Reims
Pôle du développement social et des services
aux citoyens
Direction des sports
Service Développement Sportif
N° 9
du 9 avril 2015
Rapporteur : Bernard LANDUREAU
ORGANISATION DU RUN IN REIMS
CONVENTION
LE CONSEIL MUNICIPAL,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, et notamment ses articles L.2121-29 et
L.2121-21,
Vu le Code du Sport,
Vu le Code Général de la Propriété des Personnes Publiques,
Considérant que par un courrier du 26 février 2015, la Société Amaury Sport Organisation (ciaprès « la Société ASO ») a sollicité la Ville afin d’organiser, sur le domaine public communal, une
course à pieds appelée « Run in Reims »,
Considérant que la Ville a décidé, compte tenu de l’intérêt que représente une telle manifestation
sportive pour la valorisation de l’image de la Ville, d’autoriser l’organisation de cette course,
Considérant que la Ville a décidé de conclure, à cette fin, une convention avec la Société ASO,
Vu l'avis de la commission Sport, éducation, jeunesse du lundi 23 mars 2015,
Vu l'avis de la commission Finances, ressources humaines et administration générale du vendredi
27 mars 2015,
Vu la note explicative de synthèse, jointe à la convocation et valant exposé des motifs,
Après en avoir délibéré,
DECIDE
d’autoriser Monsieur le Maire à signer la convention avec la Société ASO en vue de l’organisation
d’une manifestation sportive appelée « Run in Reims ».
Les recettes correspondantes seront imputées au budget Principal.
Les dépenses correspondantes seront imputées au budget Principal.
Ville de Reims
Pôle du développement social et des services
aux citoyens
Direction des sports
Service Développement Sportif
N° 9
du 9 avril 2015
Rapporteur : Bernard LANDUREAU
NOTE EXPLICATIVE DE SYNTHESE
ORGANISATION DU RUN IN REIMS
CONVENTION
La Société Amaury Sport Organisation (ASO) a sollicité la Ville afin d’organiser, sur le domaine
communal, une course à pieds appelée « Run in Reims », déclinaison locale du concept déjà
présent dans d’autres villes de France.
Cette manifestation regroupera, à raison d’une fois par an, différentes épreuves dont un marathon,
un semi-marathon, un dix kilomètres et une course pour les enfants.
Dans le cadre de sa politique sportive et en cohérence avec les ambitions économiques et de
rayonnement portées par la collectivité, la Ville a décidé d’autoriser l’organisation de cette
manifestation.
De ce fait, elle formalise une convention d’occupation précaire et révocable des emprises et biens
du domaine public nécessaires à l’organisation de « Run in Reims » avec la Société ASO.
La durée de la convention est fixée à cinq ans, et jusqu’au 31 décembre 2019.
La convention désigne les emprises et biens mis à disposition de la Société ASO par la Ville de
manière à garantir la sécurité dans le cadre de l’organisation de l’événement. Elle retrace les
exigences de la Ville envers ASO, notamment, liées à la mise en place d’un dispositif médical et de
sécurité soumis aux autorités compétentes dans le cadre de l’organisation de l’événement et dont
la société ASO prend la responsabilité.
En contrepartie de la mise à disposition des emprises, biens et locaux objets de la présente
convention, la Société ASO verse à la Ville une redevance d’occupation du domaine public.
En contrepartie du droit d’occupation et d’utilisation, pour la préservation et la valorisation de
l’image municipale, des équipements et supports publicitaires mis en place par la Société ASO, la
Ville versera, à cette dernière, une indemnité.
Cette indemnité est destinée à couvrir le manque à gagner pour la Société ASO résultant de
l’utilisation de ses équipements au bénéfice de la communication de la Ville alors qu’elle
envisageait de les dédier à une exploitation publicitaire.
La présente délibération a donc pour objet d’autoriser Monsieur le Maire à signer la convention
décrite ci-dessus avec la Société Amaury Sport Organisation afin de préparer et d’organiser « Run
in Reims ».
Ville de Reims
Pôle du développement social et des services
aux citoyens
Direction des sports
Service Développement Sportif
N° 9
du 9 avril 2015
Rapporteur : Bernard LANDUREAU
NOTE EXPLICATIVE DE SYNTHESE
Rapporteur
ORGANISATION DU RUN IN REIMS
CONVENTION
La présente délibération a pour objet d’autoriser Monsieur le Maire à signer une convention avec
la Société Amaury Sport Organisation afin de préparer et d’organiser « Run in Reims ».
VILLE DE REIMS
------------CONVENTION D’OCCUPATION TEMPORAIRE DU DOMAINE PUBLIC EN VUE DE L’ORGANISATION
D’UNE MANIFESTATION SPORTIVE
-------------
ENTRE :
La Ville de Reims
Ci-après désignée « la Ville », représentée par Monsieur Arnaud ROBINET Député - Maire, agissant au
nom, et pour le compte de ladite Ville, en vertu d’une délibération n° CM 2015 - ….. du 9 avril 2015,
D’une part
ET :
La société Amaury Sport Organisation
Ci-après désignée « la société ASO », représentée par Monsieur Yann LE MOENNER – directeur
général agissant au nom et pour le compte de la société dont le siège est sis à Issy-les-Moulineaux,
Immeuble Panorama B, 253 quai de la bataille de Stalingrad,
D’autre part
Ci-après désignées collectivement « les Parties ».
IL A TOUT D'ABORD ETE EXPOSE CE QUI SUIT :
La Société Amaury Sport Organisation a sollicité la Ville de Reims afin d’organiser, sur le domaine
communal, une manifestation sportive réunissant trois formats de course à pied (10 km, semi-marathon,
marathon) appelée « Run in Reims ».
La Ville a décidé d’autoriser l’organisation de cette manifestation sportive.
Par une délibération en date du 9 avril 2015, le Conseil municipal a ainsi approuvé la conclusion d’une
convention autorisant la Société Amaury Sport Organisation à occuper le domaine public communal aux
fins d’organiser « Run in Reims ».
En conséquence de quoi, la Ville accorde à la Société ASO et sous les conditions suivantes, une
convention d’occupation précaire et révocable des emprises et biens de son domaine public
nécessaires à l’organisation de la manifestation sportive.
CECI EXPOSE, IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :
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CHAPITRE 1 - STIPULATIONS GENERALES
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ARTICLE 1 : OBJET
La présente convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la Société ASO est
autorisée, sous le régime des occupations temporaires du domaine public, à occuper, à titre précaire et
révocable, pendant une période de cinq ans, des dépendances du domaine public de la Ville de Reims,
en vue de l’organisation d’une course hors stade annuelle comportant plusieurs épreuves (10km, semimarathon, marathon, course pour les enfants) et appelée « Run in Reims ».
ARTICLE 2 : DROIT D’OCCUPATION
La présente convention vaut autorisation temporaire d'occupation du domaine public. Elle confère à la
société A.S.O. le droit d’occuper et d’exploiter les dépendances du domaine public de la Ville
conformément aux articles 4 et 5 ci-dessous. Elle est accordée dans les conditions de précarité et de
révocabilité propres aux occupations du domaine public.
Elle ne confère à la Société ASO qui le reconnaît expressément aucun droit de maintien dans les lieux.
Elle ne peut être assimilée à un bail. La Société ASO renonce expressément à se prévaloir du statut
des baux commerciaux et/ou à prétendre posséder un fonds de commerce.
La présente convention ne confère aucun droit réel à la Société ASO.
ARTICLE 3 : DUREE - ENTREE EN VIGUEUR - RENOUVELLEMENT
3.1 - Durée de la convention – Entrée en vigueur
La présente convention entre en vigueur et prend effet à la date de signature des présentes.
Elle est conclue pour une durée de cinq ans - jusqu’au 31 décembre 2019 - à raison d’une organisation
de « Run In Reims » chaque année civile au maximum jusqu’à cette date.
3.2 – Période d’organisation de la manifestation
Chaque manifestation annuelle se déroulera sur une période de cinq jours. Cette durée tient compte
de :
-
la période nécessaire à la préparation de la manifestation ;
la durée de la manifestation sportive
la durée de la remise en état du site et l’état contradictoire de sortie ;
Quatre mois minimum avant la tenue de la manifestation, la Société ASO transmet par lettre
recommandée avec accusé de réception, les jours d’organisation de la manifestation ainsi que les
horaires impliquant une privatisation de la voirie communale.
La Ville de Reims a un mois pour valider la demande.
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La Société ASO ne peut organiser la manifestation sans avoir préalablement obtenu l’accord écrit de la
Ville sur les jours et horaires d’organisation de la course à pieds.
En cas d’impossibilité manifeste d’organiser la course à pieds aux dates et horaires demandés, la Ville
soumet à la Société ASO de nouvelles disponibilités.
La Société ASO aura alors 15 jours pour accepter ou refuser ces propositions.
3.3- La présente autorisation ne peut en aucun cas faire l’objet d’une prorogation par tacite
reconduction.
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CHAPITRE 2 - DESIGNATION – DESTINATION
ARTICLE 4 : DESIGNATION
4.1 - Par les présentes, la Ville de Reims accorde à la Société ASO, à titre précaire et révocable, un
droit d’usage privatif de la voirie communale, dépendante du domaine public de la Ville et
correspondant au plan du parcours de la course à pieds, arrêté selon les modalités ci-après décrites.
4. 2 - Quatre mois minimum avant la tenue de la manifestation, la Société ASO transmet par lettre
recommandée avec accusé de réception, un projet de parcours de la manifestation.
La Ville de Reims a un mois pour valider la demande.
La Société ASO ne peut organiser la manifestation sans avoir préalablement obtenu l’accord écrit de la
Ville sur le parcours de la course à pieds.
En cas de désaccord total ou partiel de la Ville sur le projet de parcours proposé par la Société ASO, il
appartiendra aux parties de se réunir dans les plus brefs délais aux fins de définir un nouvel itinéraire.
Le parcours de la manifestation sera annexé chaque année à la présente convention.
4.3 - La Ville de Reims confère, par ailleurs, à la Société ASO, en vue de l’installation des équipements
et matériels nécessaires au bon déroulement de la manifestation sportive, un droit d’occupation de
parcelles constituant des dépendances de son domaine public.
La détermination de ces parcelles dépendant du parcours de la manifestation arrêté par les parties dans
les conditions définies ci-dessus, leur désignation sera établie annuellement et annexée à la présente
convention.
La Ville de Reims met, enfin, à disposition de la Société ASO, selon les disponibilités et selon les
modalités décrites ci-après, les biens suivants constituant des dépendances de son domaine public :
-
les salons et bureaux du stade Delaune
les autres bâtiments municipaux susceptibles de pourvoir à l’amélioration de la sécurité des
coureurs et spectateurs de l’événement.
Trois mois minimum avant la tenue de la manifestation, la Société ASO transmet par lettre
recommandée avec accusé de réception, la liste des biens ci-avant définis dont elle a besoin.
La Ville de Reims a un mois pour valider la demande.
La Société ASO ne peut occuper ces biens sans avoir préalablement obtenu l’accord écrit de la Ville.
La liste des biens occupés sera annexée annuellement à la présente convention.
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4.4 - La Société ASO déclare avoir pris connaissance des emprises et des locaux susvisés avant la
signature des présentes.
Elle accepte de les occuper dans l’état dans lequel ils se trouvent, sans aucun recours possible contre
la Ville de Reims et sans que cette dernière puisse être astreinte, pendant la durée de la convention à
exécuter aucune réparation, y compris pour mauvais état du sol ou du sous-sol, pour vices apparents
ou cachés ou pour toute autre cause.
ARTICLE 5 : DESTINATION
5.1 – Les emprises, biens ou locaux susvisés sont destinés aux activités ci-après décrites, à l’exclusion
de toute autre :
-
Organisation du Village de l’événement
Tenue du PC Sécurité, du PC médical, du PC de l’organisation sportive, de l’espace
réservé à la presse et aux personnalités
Les zones de ravitaillement des coureurs
Les zones d’animations liées à l’événement tel que les podiums et l’espace de
sonorisation
Le parcours des courses (sous réserve des validations de l’ensemble des autorités
compétentes)
Les zones d’arrivée et de départ
Un entrepôt logistique
Exploitation commerciale des emprises (installation de « food trucks », de boutiques
officielles, etc.).
La Société ASO ne pourra affecter les emprises, biens ou locaux, définis à l’article 4 de la présente
convention, à une destination autre que celle décrite ci-avant, sous peine de pénalités définies à l’article
16 de la présente convention, sans préjudice du droit pour la Ville de procéder à la résiliation de la
convention.
Notamment, la distribution ou la vente d'imprimés ou d'objets à l'occasion de la manifestation ne peut se
faire que dans les conditions et dans les lieux fixés par la Ville avec l'accord de la Société ASO et du ou
des propriétaires des lieux (art. R.331-17-1 du code du sport).
Néanmoins, et de convention expresse, l’affectation susvisée est compatible avec l’organisation au sein
des emprises concédées d’animation ou d’activités qui ne présentant pas de caractère exclusivement
sportif mais sont en rapport avec l’organisation de cet évènement.
5.2 – L’autorisation donnée à la Société ASO d’exercer les activités susvisées n’implique de la part de
la Ville aucune garantie de l’obtention des autorisations administratives nécessaires ou de toutes autres
autorisations à quelque titre que ce soit ni aucune diligence à cet égard autre que celles nécessaires à
l’organisation de la course et à l’occupation des lieux conformément aux présentes.
De même, dans le cadre des compétences générales définies aux articles L.2213-1 et L.2512-4 du
Code Général des Collectivités Territoriales, la Ville exerce les missions de police de la circulation et du
stationnement tendant à assurer le bon déroulement de la manifestation.
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En conséquence, la Société ASO fera son affaire personnelle de l’obtention à ses frais, risques et périls,
de toutes les autorisations nécessaires pour l’exercice de ses activités, qu’elles soient prescrites par les
lois et règlements ou par ses propres obligations contractuelles.
La Société ASO demeure seule responsable de toutes les poursuites auxquelles peut donner lieu
l’exercice de ses activités.
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CHAPITRE 3 – OBLIGATIONS DES PARTIES
ARTICLE 6 : OBLIGATIONS GENERALES
D’une manière générale, la Société ASO sera tenue, aux fins d’organisation de la manifestation sportive
objet de la présente convention, de respecter l’ensemble des dispositions législatives ou
règlementaires, notamment celles issues du code du sport, qui lui sont applicables.
ARTICLE 7 : PREPARATION ET ORGANISATION DE LA COURSE « RUN IN REIMS »
7.1 - La Société ASO assure la préparation et l’organisation de la manifestation « Run in Reims ». A cet
égard, elle fera son affaire, à ses frais et dans le respect des réglementations applicables, de la
fourniture, du transport et de l’installation de l’ensemble des équipements et matériels nécessaires liés
aux épreuves sportives et ce, sans recours possible contre la Ville.
Aucun dépôt de matériel ne pourra être effectué en dehors des emprises prévues à cet effet.
7.2 - La Société ASO fera son affaire, dans le respect des réglementations applicables, du recrutement,
du contrôle et de la formation du personnel affecté à la préparation, l’encadrement et l’organisation de la
manifestation sportive.
La Ville contribuera à la préparation et à l’organisation de la manifestation en mettant à disposition de la
Société ASO les biens visés à l’annexe 1 de la présente convention, et en recrutant les bénévoles en
nombre suffisant. Elle relaiera en effet les appels au bénévolat vers la population et les clubs locaux.
ASO assurera la sensibilisation des bénévoles aux règles de sécurité et aux impératifs de l’organisation.
ARTICLE 8 : SECURITE
8.1 - Pendant toute la durée de la convention, la Société ASO est tenue de veiller en permanence au
respect de la réglementation en vigueur, et de prendre à ses frais, toutes les mesures relatives à la
sécurité du public et des coureurs évoluant à l'intérieur des emprises qui sont ou pourraient être
imposées du fait des activités, objets de la convention, de façon à prévenir tout sinistre ou accident.
Faute pour elle de prendre ces mesures, il pourra y être pourvu d'office et à ses frais par la Ville de
Reims.
Il revient ainsi à la société ASO de solliciter le concours des autorités publiques de sécurité et d’assurer
la mise en place d’un dispositif médical correspondant à l’ampleur de l’événement.
8.2 - La Société ASO devra dans ce cadre présenter aux autorités compétentes un dossier de sécurité
en amont de la manifestation conforme à la réglementation en vigueur.
En cas d’insuffisance du dossier de sécurité, la Ville pourra exiger sa modification par la Société ASO,
voire en cas d’inexécution de cette dernière, la Ville pourra prononcer la résiliation de la présente
convention, dans les conditions définies à l’article 18.2.
Au regard des demandes et du dossier cité ci-dessus, la Ville établira un plan de circulation et prendra
les mesures nécessaires à l’information des riverains. Elle utilisera à cette fin son propre matériel dont
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elle assurera la pose et dépose au regard des arrêtés de voirie pris à cet effet, en particulier quant aux
autorisations de stationnement et à la restriction des accès à la voie publique, et ce de manière à
garantir la sécurité.
La société ASO s’engage à informer la Ville de manière précise et en lien avec l’ensemble des autorités
compétentes des levées de restrictions de circulation et de stationnement, au regard du déroulé des
épreuves. La société ASO s’engage à restreindre le moins possible la liberté de circulation et de
stationnement, tout en assurant la sécurité des coureurs et spectateurs. Il est ainsi attendu de la
Société ASO une communication réactive avec la Ville de Reims dans le cadre de l’application du plan
de circulation.
En cas de sinistre ou d'accident, la Ville devra en être informée immédiatement et ne saurait en aucun
cas être recherchée du fait de l'absence de ces mesures ou de l'insuffisance de celles qui auraient été
prescrites.
8.3 - La Ville s’engage à mobiliser des agents de la police municipale pour assurer le contrôle des
carrefours importants et garantir la sécurité à proximité de l’évènement, et ce dans la limité de ses
possibilités et du plan de sécurité établi par les autorités compétentes sur proposition de la Société
ASO, organisatrice de l’événement.
8.4 - Les emprises, objet des présentes, seront sécurisées par la Ville. A ce titre, la Ville fournira et
assurera le transport, la pose et la dépose des barrières de sécurité et des équipements de balisage
décrits à l’annexe de la présente convention.
8.5 - La société ASO s’engage à assurer la gestion des flux au sein des emprises notamment via un
dispositif de sécurité et d’accréditations par badges. Elle fournira ces autorisations aux agents et élus
municipaux dont les interventions seraient rendues nécessaires au titre de la sécurité publique, sur
demande de la Ville.
8.6 - La Société ASO s'engage à prendre toutes mesures de nature à assurer la sureté et la sécurité de
son personnel évoluant à l'intérieur des emprises de telle sorte qu'à aucun moment et pour quelque
motif que ce soit la responsabilité de la Ville ne puisse être recherchée, à ce titre, par la Société ASO ni
par un tiers.
ARTICLE 9 : ENTRETIEN – NETTOYAGE
9.1 – Pendant toute la durée de la manifestation (en ce compris les phases de montage/démontage), la
Société ASO est tenue de veiller en permanence au respect de la réglementation en vigueur, et de
prendre à ses frais, toutes les mesures relatives à l’hygiène, la santé publique ou l’environnement qui
sont ou pourraient être imposées du fait des activités, objets de la présente convention, de façon à
prévenir tout sinistre ou accident. La Société ASO prendra notamment toutes dispositions pour éviter
toutes formes de pollution et observer en permanence la réglementation afférente.
La Société ASO a, dans ce cadre, l'obligation de remettre en état les voies ouvertes à la circulation
publique et leurs dépendances dont elle a obtenu l'usage privatif à l'occasion de la manifestation.
La Ville s’engage à mettre à disposition de la Société ASO des sacs poubelles de grande contenance
(200 L), des bennes à ordures et des containers. La Ville assurera à ses frais l’évacuation des bennes
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et containers et procèdera au nettoyage des zones départ/arrivée ainsi qu’au nettoyage du parcours à
l’issue de chacune des éditions du Run In Reims couvertes par la présente convention.
A.S.O. s’engage à réduire au maximum les déchets engendrés par sa manifestation (mise en place
poubelles sur zone de ravitaillement, sensibilisation des participants, etc.) et à assurer un premier
ramassage des détritus une fois la manifestation achevée.
9.2 – La mise à disposition et la restitution des sites de l’évènement et/ou du matériel et/ou des locaux
se fera après un état des lieux contradictoire établi par les deux parties ou à l’initiative de la partie la
plus diligente.
La Société ASO s’engage à maintenir, pendant toute la durée de la convention les biens et les locaux
mis à sa disposition en parfait état de propreté, de fonctionnement et d’exploitation. Notamment,
s’agissant des locaux, la Société ASO ne pourra rien faire qui puisse modifier la solidité, la distribution,
la structure, l’aspect, la destination de ses locaux ou de leurs éléments d’équipement.
La Société ASO sera ainsi responsable de l’ensemble des pertes ou détériorations impactant les biens
ou locaux mis à sa disposition par la Ville.
Elle devra en cas de pertes ou de détériorations, procéder à ses frais, à la remise en état des lieux ou,
le cas échéant, ou à la réparation ou remplacement des biens détériorés sauf si cette perte ou
détérioration résulte d’un défaut d’entretien préalable ou d’un cas de force majeure.
La Ville pourra à tout moment visiter les lieux mis à disposition pour s’assurer de leur état d’entretien et
du respect de toutes les clauses, charges et conditions des présentes.
ARTICLE 10 : RESPONSABILITE - ASSURANCES
10.1 - RESPONSABILITE
La Société ASO est responsable de tous les dommages causés à la Ville ou aux tiers par la réalisation
des activités objets des présentes et résultant tant de son propre fait ou du fait de ses préposés, que du
fait des participants à la course ainsi que des matériels et équipements qu’elle aura installés, et ce qu’ils
interviennent pendant la période de préparation de la course, pendant celle de la manifestation sportive,
ou à l’issue de la manifestation, dans le cadre de la remise en état du site.
10.2 - ASSURANCES
Pour toute la durée des présentes, la Société ASO souscrira une police d'assurance couvrant sa
responsabilité civile d’organisateur de manifestations sportives sur la voie publiques répondant à la
réglementation y relative, pour les dommages matériels et corporels, résultant tant de son propre fait ou
du fait de ses préposés ou de toute autre personne, désignée par la Société ASO, prêtant son concours
à l’organisation de la manifestation, que du fait des participants à la course.
La Société ASO souscrira par ailleurs, une assurance de dommage aux biens garantissant tant la
Société ASO que la Ville pour l’ensemble des biens mis à disposition contre les risques de toute nature
(incendie, dégâts des eaux, explosions, foudre, grèves, actes de vandalisme …) pour leur valeur réelle.
La Ville aura la qualité d’assuré au titre du contrat « Dommage » de la Société ASO.
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Il sera prévu dans le ou les contrats d’assurances souscrits par la Société ASO que :
•
•
les compagnies d’assurance ont communication des termes spécifiques de la présente
convention afin de rédiger en conséquences leurs garanties ;
les compagnies d’assurance renoncent à tout recours contre la Ville de Reims et ses
assureurs, le cas de malveillance excepté.
La Société ASO fournira à la Ville, avant le début de la manifestation, les attestations d’assurances
couvrant les risques mentionnés ci-dessus, justifiant du paiement de la prime et comportant le numéro
et la date d’effet et de validité des polices d’assurance concernées, la garantie accordée et son
montant.
La Société ASO s’engage, dans tous les cas, à communiquer sans délai à la Ville de Reims, sur simple
demande de sa part, les attestations d’assurance correspondantes.
ARTICLE 11 : COMMUNICATION
La Société ASO développe la communication nécessaire pour assurer la promotion de la manifestation
auprès du public.
Dans ce cadre, elle s’engage à valoriser l’image de la Ville de Reims, notamment :
-
-
-
-
Par la présence de l’image de la Ville dans les supports de communication : présence du logo
sur l’affiche officielle, sur la carte officielle des parcours, dans le dossier de presse, sur les
kakémonos de promotion de l’événement, sur l’ensemble des moyens digitaux de l’organisateur
(logo et lien sur le site web en homepage et pages partenaires, présence du logo sur la carte
parcours et la liste des exposants au Village), sur les réseaux sociaux liés à l’organisateur dans
le cadre de l’événement et sur les emails de convocation des coureurs (logo + lien)
En valorisant la Ville et son patrimoine dans le dossier de presse de l’événement
En permettant à la Ville de Reims d’accéder aux droits de communication de l’événement : logo
composite, affiche de l’événement, carte officielle des parcours, photographies libres de droits
(hors utilisation commerciale), vidéos officielles (via Youtube Player hors utilisation
commerciale), page dédiée à l’évènement sur le site web ou réseaux sociaux de la collectivité
Par des messages réguliers du speaker de l’événement valorisant la collectivité
Par une visibilité sur le Village des exposants : présence d’un stand de la collectivité, présence
du logo de la collectivité sur le plan du site et des parcours, sur le mur d’encouragements et le
Facebook wall, sur les structures de promotion marketing de l’événement (plumes, kakémonos
partenaires, banderoles)
Par une visibilité via le logo de l’épreuve dans les dotations techniques : équipements du staff
technique, des bénévoles, des coachs, des meneurs d’allure, des dossards, des t-shirts des
coureurs
Par la présence du logo de la collectivité sur le site de départ : podium, arche, banderoles,
plumes
Par la présence du logo sur le parcours : une arche spécifique
Par la présence du logo à l’arrivée : arche d’arrivée
Par la présence du logo de l’épreuve sur la rubalise d’arrivée
Par la possibilité de mettre en place une zone expérientielle de 50m
Par la remise de prix par des élus de la Ville de Reims et leur présence lors des podiums
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CHAPITRE 4 - DISPOSITIONS FINANCIERES
ARTICLE 12 : REDEVANCE
En contrepartie de la mise à disposition des emprises, biens et locaux objets de la présente convention
et conformément à l’article L.2125-3 du code général de la propriété des personnes publiques, la
Société ASO verse à la Ville de Reims une redevance d’occupation du domaine public.
Le montant annuel de cette redevance est fixé à 9 000 euros.
Cette redevance sera versée à la Ville selon les modalités suivantes :
-
Versement intégral dans le mois précédant le déroulé des épreuves et au plus tard 2 jours
ouvrés avant celles-ci.
ARTICLE 13 : INDEMNITE VERSEE PAR LA VILLE
En contrepartie du droit d’occupation et d’utilisation, pour la communication municipale, des
équipements et supports publicitaires mis en place par la Société ASO, la Ville de Reims versera à
cette dernière une indemnité d’un montant global et forfaitaire de 120 000 euros.
Cette indemnité est destinée à couvrir le manque à gagner pour la Société ASO résultant de l’utilisation
de ses équipements au bénéfice de la communication de la Ville alors qu’elle envisageait de les dédier
à une exploitation publicitaire.
Le détail des équipements et installations qui seront le support de communication de la Ville est précisé
à l’article 11 de la présente convention.
ARTICLE 14 : CHARGES
En sus de la redevance stipulée à l’article 12 ci-dessus, la Société ASO acquittera, et ce en application
de l’article R.331-15 du code du sport, les redevances représentatives du coût de la mise en place du
service d'ordre particulier nécessaire pour assurer la sécurité des spectateurs et de la circulation lors du
déroulement de la manifestation ainsi que, le cas échéant, de sa préparation.
La société ASO, durant la période d’organisation de la manifestation telle que définie à l’article 3.2 de la
présente convention, prendra également à sa charge les frais de gardiennage des biens et installations
mis en place aux fins d’organisation de l’événement, y compris ceux mis à disposition par la Ville de
Reims.
La société ASO fera son affaire du coût des achats ou locations mobilières et immobilières, le cas
échéant, à l’exception des bâtiments cités à l’article 4-3 mis à disposition par la Ville, nécessaires à
l’organisation de l’événement. Ces achats ou locations concernent l’ensemble du matériel de course et
de ravitaillement mis à disposition des coureurs, l’ensemble du matériel de chronométrie, de
signalisation, de sonorisation, d’animation, de sécurité. Ils concernent aussi les lieux de stockage ou
d’opérations logistiques autres que ceux cités à l’article 4-3.
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ARTICLE 15 : INTERET DE RETARD
Toute somme due à la Ville, à quelque titre que ce soit, qui n’aurait pas été payée au terme prévu,
produira de plein droit intérêt au profit de la Ville, au taux de l’intérêt légal plus deux points (+2 points) à
la date de l’échéance en cause, sans qu’il soit besoin d’une mise en demeure préalable.
Le paiement de ces intérêts ne vaudra en aucun cas report du terme et ne dégagera pas la Société
ASO de l’obligation de respecter ses engagements envers la Ville de Reims laquelle conserve le droit
de l’y contraindre ou de résilier la convention si elle le préfère.
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CHAPITRE 5 – PENALITES - FIN DE LA CONVENTION
ARTICLE 16 : PENALITES
Dans les cas prévus ci-après, faute par la Société ASO de remplir les obligations qui lui sont imposées
par la présente convention, et sauf cas de force majeure, des pénalités peuvent lui être infligées, sans
préjudice des autres sanctions qui pourraient être, par ailleurs, prononcées.
Les pénalités au profit de la Ville peuvent être prononcées dans les cas suivants :
-
en cas de méconnaissance de la destination des emprises, biens et locaux, telle qu’elle est
définie à l’article 5 de la présente convention, il est appliqué une pénalité de 150 € H.T/jour ;
lorsque la Société ASO ne procède pas au versement des redevances dues au titre du présent
contrat, il est appliqué une pénalité de 150 € H.T/jour ;
lorsque la Société ASO ne produit pas dans le délai imparti les documents prévus au titre du
présent contrat et de ses annexes, une pénalité de 150 € H.T/jour ;
en cas de non production des attestations d’assurance, une pénalité de 150 € H.T/jour ;
Les pénalités seront exigibles après mise en demeure de s’exécuter adressée à ASO et demeurée sans
effet pendant une durée de 3 jours ouvrés à compter de la réception de la mise en demeure.
Les pénalités ne sont pas libératoires.
Les pénalités ne sont pas plafonnées et sont cumulables sans limitation.
Le montant des pénalités arrêté par la Ville est recouvré au moyen d’un titre de recettes. En cas de
retard de paiement, leur montant est majoré d’intérêts moratoires calculés au taux légal.
ARTICLE 17 : RESTITUTION DES BIENS MIS A DISPOSITION
A l’expiration de la convention, quelle qu'en soit la cause, la Société ASO devra restituer à la Ville les
biens et locaux mis à disposition dans le même état de propreté, d’entretien, de fonctionnement et
d’exploitation que lors de la mise à disposition.
Un état de sortie des lieux sera réalisé contradictoirement à l’initiative de la partie la plus diligente avant
la fin de la convention.
La Société ASO s’engage à effectuer, sans délai, à ses frais tous les travaux de remise en état initial,
de remplacement et de réparation lui incombant de par la loi et la présente convention sous le contrôle
de la Ville.
ARTICLE 18: RESILIATION DE LA CONVENTION
La présente convention pourra être résiliée pour les motifs et selon les modalités exposées ci-après :
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18.1 RESILIATION DANS L’INTERET DU DOMAINE
La résiliation totale ou partielle de la présente autorisation, avant le terme fixé, pour un motif d’intérêt
général, pourra être décidée par la Ville, moyennant un préavis de six mois, adressé par lettre
recommandée avec accusé de réception, sauf urgence.
La Société ASO ne pourra prétendre à aucune indemnisation à raison de la fin anticipée de la présente
autorisation.
18.2 RESILIATION POUR FAUTE DE LA SOCIETE ASO
La présente autorisation pourra être résiliée en cas d’inexécution de l’une quelconque des clauses de la
présente convention, et après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception
restée sans effet pendant un délai d’un mois, notamment :
•
en cas de non-paiement des redevances dues au titre du présent contrat ;
•
en cas de non-exécution ou de l’exécution seulement partielle des obligations stipulées dans la
présente autorisation ;
•
en cas de détérioration grave des biens mis à disposition ;
•
en cas d’insuffisance du délai de sécurité visé aux 8.1 à 8.6 de la présente convention.
Les conséquences financières de cette résiliation sont à la charge de la Société ASO.
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CHAPITRE 6 – DISPOSITIONS DIVERSES
ARTICLE 19 : DOMICILE
Il est expressément convenu entre les Parties pour l'exécution de la convention que chaque Partie fait
élection de son domicile en son siège respectif.
Toutes les significations, notifications, citations, commandements et les documents de toute nature sont
valablement faits à l’adresse des sièges sociaux actuels ou futurs des parties.
ARTICLE 20 – MISE EN DEMEURE
Toute mise en demeure dans le cadre des présentes et de leurs suites, sauf disposition contraire
expresse, est réalisée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Tout délai relatif à la mise en demeure est décompté, sauf disposition contraire, à partir de sa date de
réception.
ARTICLE 21 : LITIGE
Les parties s’efforceront de régler à l’amiable leurs éventuels différends relatifs à l’interprétation et à
l’exécution des présentes.
En cas de désaccord persistant entre les parties, le tribunal administratif de Châlons-en-Champagne
sera seul compétent pour trancher les litiges relatifs à l'interprétation ou à l'exécution de la présente
convention.
Fait à Reims, en cinq exemplaires originaux, le …………
Pour la Ville de Reims,
Le Député - Maire
Pour la Société Amaury Sport Organisation,
Le Directeur Général
Arnaud ROBINET
Yann LE MOENNER
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ANNEXE :
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Liste des biens et locaux mis à disposition et installés par la Ville ;
Salons du stade Delaune et 2 bureaux
Autres bâtiments municipaux nécessaires au regard des parcours et exigences de sécurité
publique
Armement du PC Sécurité (6 lignes téléphoniques avec 6 postes, une ligne ADSL et une ligne
fax).
Fourniture, transport, pose et dépose de 2 000 barrières de type « Vauban » au regard du plan
de circulation établi
200 cônes de Lübeck pour le balisage des voies de course
Podium scratch « 1, 2, 3 », ou équivalent
Scène 6mx6m avec garde-corps (montage et démontage) ou équivalent
Tente 50mx6m minimum pour les consignes bagage ou équivalent
10 chalets en bois
Installation et démontage de 2 tribunes (200 places) ou équivalent
Mise à disposition de 400 plateaux de tables, 800 tréteaux, 40 tables plastiques ou équivalent
Mise à disposition de 100 chaises métalliques pliables ou équivalentes
50 plantes vertes assorties la semaine de l’événement.
Installations électriques (sous réserve des choix de parcours et possibilités de la collectivité) :
400 ampères triphasés avec une armoire 250A (2 X 125A tri/ 1 X 63) avec différentiel réglable
en sortie, la semaine de l’événement.
63A Triphasés, la semaine de l’événement.
32 A triphasés au niveau du départ de la course, la semaine de l’événement.
Mise en place de boitiers électriques au niveau des puissances demandées avec raccordement
EDF (Forfait Temporaire) pour chaque demande.
Mise en place du petit matériel électrique complémentaire (blocs de prises, prolongateurs etc.)
sous réserve des besoins exprimés et des possibilités
Mise à disposition de 7 bus municipaux (avec chauffeurs disposant des qualifications/diplômes
requis) si le lieu de l’arrivée de l’une des courses se situe à un endroit différent des autres
courses du week-end et sous réserve d’autres obligations de service public
Mise à disposition de 10 Talkies Walkies
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