募集要項 - 国際教育交流協議会

2015 年 1 月 13 日
EAIE2015（第27回年次大会）
Study in Japan ブース展示参加のご案内
JAFSA 団体正会員（大学）の皆様へ
特定非営利活動法人 JAFSA（国際教育交流協議会）
事務局長高田幸詩朗
日頃より格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。
この度、JAFSAでは、2015年9月15 日（火）～18日（金）までスコットランド・グラスゴーで開催される第27回EAIE
（European Association for International Education）年次大会にて、Study in Japanブースを運営する運びとなりまし
た。2013年の大会から、独立行政法人日本学生支援機構（JASSO）と協力しての出展”Study in Japan” ブースは、より
「日本」としてのプレゼンスを示し、日本留学の魅力を力強くアピールできるとともに、貴大学のプレゼンスを世界に示
す絶好の機会となります。
EAIE年次大会はNAFSAの欧州版にあたる、欧州最大の国際教育交流コンベンションです。2014年9月、チェコ共和
国・プラハで開催された年次大会には、世界約90か国から約5,000人の参加者があり、過去最大の規模となりました。
JAFSAは、より一層海外に向けて、日本留学の良さや安全性、日本の高等教育の強みを発信していくため、EAIE
年次大会においても皆様と共に出展してまいりたいと考えております。
ぜひこの機会にご出展をご検討ください。皆様からのお申込みをお待ちしております。
つきましては下記の要領でブース展示参加大学・団体を募集いたします。出展の趣旨にご賛同いただけましたら、ぜ
ひお申し込みください。
今回募集するのは【1 区画】となります。満席次第の締切となりますので、お早目にお申込みください。
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記
1. 開催日程： 2015 年 9 月 15 日（火）～9 月 18 日（金） ※ただしブース展示は 16 日（水）～18 日（金）
2. 開催国・都市：スコットランド・グラスゴー
3. ブースにおける目的と活動
（１）資料の展示・配布：各ブースにおいてポスター・ペナント・校旗等の掲示、学校案内・募集要項等を展示
（２）
配布、留学生募集などの広報・プロモーションを行う
個別面談：個別面談：交流協定締結や学生の交換留学を希望する大学関係者などに、単位互換、
学費免除等を含む内容及びその締結手続き等についての相談などを行う
4. 展示ブース・概算経費および支払い
（１）
展示ブース
JAFSA の取りまとめブースは「12 区画」（予定）あり、そのうち今回の募集は 1 区画です。
１区画は約 6 ㎡を基準としています。
① 1 区画を 1 大学で使用する出展方法（以下「フルブース」）
② 1 区画を 2 大学でシェアする出展方法（以下「1/2 シェアブース」）
シェアブースの場合、シェアの方法（時間ごとに分けるか、空間を分けるか）はペアになった当事者
間で話合いの上、決定していただきますが、広さの関係上、時間で分けることをお勧めします。
＊＊＊ 2014 年次大会（チェコ共和国・プラハ）の様子＊＊＊
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最終的なブースの形状は、EAIE によるフロアプラン作成が終了するまで未定です。
背面や側面の一方が壁になる可能性があります。NAFSA における JAFSA ブースのようにアイランド型とは限りませ
ん。
1 ブースあたり、カウンター1 台、テーブル 1 台、イス 4 脚が基本家具として設置されます。(予定)
EAIE2014 Study in Japan ブースの様子
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（２）
概算経費および支払い
展示実施に係る諸経費（基本ブース料、ブース設営料（ブース装飾等）、共同広報物作成料（プログラム
冊子掲載広告等）、事務諸費用等、参加登録料）の概算額を以下に記載します。
★概算経費とお支払いの流れ
概算経費
フルブース（1 区画）
シェアブース（1/2 区画）
750,000 円
460,000 円
※EAIE 後に申込金を差し引いた金額をご請求いたします
520,000 円
内
320,000 円
2015 年 1 月～
申込書受領後、JAFSA から請求書を発行します。
訳
（ご入金をもって出展申込手続き完了となります）
残金精算
2015 年 10 月ごろ JAFSA より請求書を発行します。
※概算経費ですが、多少の変動はあり得ます。ご了承ください。
※EAIE のブースを確保するため、JAFSA が事前にブース費用を立替えて EAIE に支払っております。
立替払いの金額が大きいため、申込金をいただいております。精算は申込金を差し引いた金額をご請
求いたします。
申込金
概算に含まれる費用
●フルブース出展の場合：参加登録料 2 名無料
●シェアブース出展の場合：参加登録料 1 名無料
概算に含まれない費用
●無料枠以外でのご出張者の参加登録料
（参加登録がまず必要です。EAIE ホームページを確認の上、各自でお手続きください。）
［参考］EAIE 年次大会登録費(EAIE 非会員 2014 年)： €910（約 134,680 円）
●揃いのテーブルクロス購入費約 2 万円（初回のみ）
●現地への荷物送付料（各大学・団体で手配）等
5. 申込方法
（１）
（２）
（３）
6.
別添の申込書に必要事項を入力し、メールでご送付ください。申込は JAFSA 団体会員に限定です。
申込書を受領次第、申込金請求書をお送りします。
申込金をお振込みください。ご入金が確認でき次第、手続完了です。
区画は限られておりますので、手続完了の大学・団体から先着順となります。
募集申込締切：
満席次第締切
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7. キャンセルについて
申込み取消しの際は、JAFSA 事務局へご連絡の上、書面をもってご通知ください。
JAFSA 事務局が書面を受理した時点で、正式な申込取消しとなります。その場合、受理日により、下記のキャン
セル料を申し受けます。
～2015 年 2 月 28 日
3 万円
2015 年 3 月 1 日～4 月 30 日
申込金全額
2015 年 5 月 1 日以降
負担経費全額
＜キャンセルポリシー＞
キャンセル料の返金は、負担経費が確定する 2015 年 EAIE 終了後になります。ご了承ください。
自然災害・インフルエンザ・疫病・戦争・テロ等により取消される場合も、キャンセル料発生対象になります。
キャンセルされた場合のブースは JAFSA が日本留学のためのプロモーションに使用いたします。
JAFSA はすでにブースの費用を EAIE に対し前払いしております。リスクの分担という点で、上記キャンセル
ポリシーについてはご理解のほどお願いいたします。
EAIE 自体が中止になった場合は、EAIE のキャンセルポリシーに従います。
出展大学都合でのキャンセルで、JAFSA からの返金が生じた場合、返金のための振込手数料は出展大学の
負担とさせていただきます。
プログラム広告の入稿締切を過ぎたあとのキャンセルの場合、出展に関わらず EAIE のプログラム広告に大学
名とロゴが掲載されますので、その場合はプログラム広告料を請求いたします。
8. 航空費、宿泊費
概算経費には含まれておりません。個々にご手配ください。
9. お問合せ先
特定非営利活動法人 JAFSA （国際教育交流協議会）事務局担当：プログラム・オフィサー加藤亜希子
〒162-0041 東京都新宿区早稲田鶴巻町 538 平成ビル 5F
TEL ：03-5155-3780
E-mail：[email protected] URL： www.jafsa.org.
2015 年 9 月グラスゴーでお会いしましょう！
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