2015 年度第1回多摩ＮＰＯセンター運営会議議事要旨日時：2015 年 4 月 25 日（土） 14 時～16 時会場：多摩ボランティア・市民活動支援センター打合せコーナー出席者：11 名オフザーバー：市民活動支援課調整担当主査、担当、多摩ボランティア・市民活動支援センター長１開会２議長の選出と 2 回目以降の議長の選出本日は事務局の妹尾委員が欠席のため、岸本委員が議長で進行する。今後の会議では各委員に持ち回りで議長をお願いしたいので、「できる」あるいは「できない」会議日に○や×などでご記入を。３委員の紹介について異動のため、新ボランティアセンター長森氏よりご挨拶をいただいた。４定足数の確認 ○2015 年度の委員は 16 名であることから定足数は 9 名となる。本日の出席人数は定足数を満たしており会議は成立となった。５前回会議要旨の確認 ○全員一致により承認。６活動報告（①②は事務局） ① 3 月の利用状況に関する報告（各項目の前月比や傾向）直近の情報提供として、窓口対応を行った事案の報告 ② ４/14 開催の役員会に関する報告 ③ せいせき桜まつり・復興支援フォーラム（4/4・4/5）（本日は妹尾委員が欠席のため、来月改めての報告とする）７ 2014 年度事業報告及び 2015 年度の運営について議長より本日配布の資料の確認をしたのち、各項目について説明 ○2014 年度事業に関する報告・2014 年度事業報告（資料 2）柴田代表より説明・同、収支報告（資料 3）岸本会計委員より説明・同、監査報告（資料４）大山会計監査委員より説明（瀧野委員は欠席）質問、意見等は特になく。挙手全員により 2014 年度事業報告として承認された。 ○会則（資料 5）・昨年度より変更がないことを柴田代表より確認。質問、意見等は特になく、2015 年度も本会則を用いることを全員一致により承認された。 ○2015 年度活動の目的、運営方針、事業（資料 6）について柴田代表より説明・「目的」「運営方針」については昨年と同様・事業について前回の会議で提示済みの事業細目を、事業大項目 3 項に呼応させる形に記載を整えて 1 枚の資料として完成させるが、本日は印刷機器の不具合により、印刷ができなかった。本日配布資料はその内容変更はないため、内容承認のかたちで承認を頂き、後日あらためて差し替えることにする・たまタウンチップ今年度は明記しないことを提案する。多摩ＮＰＯセンターとしては、東京都の助成による事業に加わっていた 2 年間のみならず、その後の 2 年間に亘っても様々な形で積極的に推進を試みた。しかし、現状から実質的な活用が困難と判断せざるを得なかったため、2015 年度の事業項目から外すこととした。上記の説明後、全員一致により本提案は承認された。追加情報として広報部より補足運営会議としてはタウンチップを推進しようと力を尽くしたが、実際に活用されている様子は確認できず、利用に対する効果が認められなかった。数十名におよぶ閲覧可能アカウントが存在するなか、カフェ事業や諸々の情報発信を実施したものの、3～5 名の閲覧、コメントは 1、2 名という状況が続いた。大勢の人に呼び掛ける事ができると期待し、市と協力して力を注いできただけに非常に残念ではあるが、これ以上の推進は困難と判断せざるを得なかった。 ○パートナーシップ協定案（資料 7）について柴田代表より説明前回にも内容を提示して全会での了解は得ているもの。本日あらためて承認をいただきたい。質問、意見は特になく。全員一致により承認された。 ○役員体制案（資料 8）会計監査について 2015 年度八木委員・埜村委員の立候補により、2 名を追加質問、意見は特になく、全員一致により承認された。 ○2015 年度事業について・2015 年度事業計画（資料 9）柴田代表より説明 7 月の運営会議 7/25 を 7/18 に変更を提案・2015 年度収支計画（資料 10）岸本会計委員より説明質問、意見は特になく、全員一致により承認された。 ○事業ルール（資料 11）について昨年からの変更もなく、特に説明補足もなし。質問、意見は特になく、全員一致により承認された。 ○オフィス機能の利用に関する申し合わせ（資料 12）について昨年からの変更もなく、特に説明補足もなし質問、意見は特になく、全員一致により承認された。８第 3 回カフェ事業イーカフェ（3/28）の報告について・柴田孝司委員より報告と感想（資料 13）今さら聞けないような、基本的な話を聞けたことが良かったという声を参加者からも頂くことができた。組織というものは変化をしていかないといけない。これまでそうだったから、そのままでいいと安易に考える事が一番危険である。今回のカフェが、そうした変化のきっかけや問題意識を参加者に感じていただけたと感じる。・他の委員からご意見など今回は準備の時間が少なかったのか、段取りが悪かった。担当グループの出席が 1 人だけであった。事前準備も足らなかった印象がある。等９今年度のカフェ事業について担当メンバーの振り分けをどうするか。開催時期として人を呼びやすい時期があるかどうか。また、内容について「会社をつくりたい」と言ったニーズに焦点をあてた内容はどうか。昨年度のように講師を招く形もよい。公募で発表者や講師を募るのはどうか。周知方法など、色々な意見が出た。多くの意見をだして頂いたので、次回の役員会でまとめたものを 5/23 の運営会議で報告したい（柴田代表）なお次回のカフェは、8 月の実施が妥当を考えられる。詳細は次回運営会議にて。 10 各委員さんの連絡先名簿について昨年度のものに一部修正（削除・追加）のうえ作成配布を提案（柴田代表）質問、意見はなく、全員一致で配布に関して承認された。 11 その他 ① 協力事業について柴田代表より方向を受ける。・5/10 「Drink Out! Volume2」役員会直前にドリンクアウト実行委員会より、協力事業の申し出があった。出展し多摩ＮＰＯセンターの周知活動の場としたい。質問、意見は特になく、全員一致で承認された。以下、情報提供。詳細及び本会での承認は後日・9 月八王子「お父さんお帰りなさいパーティ」（詳細未定）・9 月多摩「みどりのルネッサンス」パルテノン多摩ギャラリー展示（詳細未定） ② 堀池委員からの提言書について・4/21 日付で提出された提言書は、役員会開催の後でもあったため、本日、各.委員と共に内容を共有し、可能な限りでの返答を行う。（寺田副代表）（１）委員会開催通知は 2 週間前までに発送（発信）、議題を具体的に明記のこと →役員会（議題整理のための会議）の開催日の関係もあり、2 週間前との約束はできないが、可能な限り早く、という事でご理解を。【議題に関して堀池委員より補充】議題が明確だと、欠席をしないとならない時でも、意見が出せる。（２）会議要旨を要約整理すること →本年度事務局員が交替になっているが、努力をお願いしておく。（３）2015 年度の業務計画の概要と具体的内容の明記 →前年度に具体的な事を決めよとの提言ではあるが、今年度はメンバーに変更がなかったために多少早期に下案を作成できた。だが、基本的に新年度には新委員が加わることから、前年度から前もって決定してしまうことは難しい。また資料として出した年間スケジュールより詳しいものは、この時点では作成できない。とはいえ、今後はなるべく早めに次年度の事業概要を考えていくことも必要と考えている。（４）月間業務報告について ① 前月など対比（推移）を計上して説明すること。 →今月は、提言をうけて詳細な報告の実施を試みたが、いかがか。また、毎月資料として全員に出している数字であるので、前月、前年度のものと比較は、個人でも可能かと考える。ただ、傾向を見る意味では有効であり、その表示も考えてみることにする。【堀池委員より補足】数値を比較することにより、どうして人が来ないかという理由が見えてくる事もある。より発展させるためには、キチンと数字を見て、今、人が何を欲しているのかを分かる必要がある。 ② 来館受付の内容、電話の内容等を整理し概要報告をする。また、要望があれば記載して合わせて報告すること。 →現在事務局では「対応データー作成」を導入しており、どんな人がきて、どのような対応をしたかをデーターとして残すという作業に取り組み始めた。来年の今頃のまとめが期待できる。（５）各委員より意見書に対して要約整理して、役員会で審議し、対応策などを会議の場で説明すること。 →努力する。（６）初めて開催された歓送迎会開催について、主旨、時期、メンバー、場所等の説明・案内が不適切 →今回は時間のない中、市民活動支援課の田川さんや前年度事務局員とお別れをする最後のチャンスでもあり、大急ぎで大人数が入れるところを探したという経緯がありました。メールで一報を入れたものの、送別会の案内が文面でのお知らせではなく、会議の最後の時に呼び掛けるという形になりました。しかし歓送迎会を主催するのが役員の任務かどうかは、やや判断に迷うところ。できれば、委員の中で歓送迎会等の担当を引き受けてくれる人をお願いしたい。他の委員から、「役割は分担しよう」等の意見も出た。本件は承認議決を伴わない案件でもあり、引き続きご意見等がある委員は事務局まで申し出ることとし、定刻を過ぎていることから議事終了とした。 12 閉会次回の会議・2015 年度第 2 回運営会議開催予定日時：5 月 23 日（土） 14 時～16 時場所：多摩ボランティア・市民活動支援センター打合せコーナー（聖蹟桜ヶ丘ヴィータ・コミューネ 7 階）