La cohérence dans le changement Programme session de perfectionnement 15, 16 et 17 avril 2015 Hôtel Delta Trois-Rivières LE MOT DES ORGANISATEURS Nous œuvrons dans un environnement où le changement est omniprésent. Pour plusieurs, les prochains mois seront marqués par de grands bouleversements. Les gestionnaires des services du secrétariat général et des communications auront un rôle essentiel à l’égard de la cohérence et de la transparence des actions entreprises, et ce, afin de s’assurer d’une homogénéité et d’une logique des idées qui devront s’accorder entre elles en gardant toujours le cap sur notre mission corporative qui est la réussite de nos élèves. Le comité organisateur de cette session de perfectionnement, vos collègues, se font un plaisir de vous inviter à cette rencontre annuelle, d’échange et de partage. Nous avons eu le souci de mettre en place une formation qui, nous l’espérons, répond à vos demandes et à vos besoins. Vous quitterez la session plus outillés, et ce, à un tarif modique. Nous vous attendons les 15, 16 et 17 avril prochain afin de partager avec vous l’expertise qui sera présentée. Anticipant le plaisir de vous y rencontrer, nous vous invitons à vous inscrire dès maintenant! Les membres du comité organisateur 2 LES MEMBRES DU COMITÉ ORGANISATEUR LA CLIENTÈLE Marc Soucie, président Commission scolaire des Appalaches [email protected] Cette activité s’adresse plus particulièrement aux : secrétaires générales et secrétaires généraux; Mario Champagne Commission scolaire des Hautes-Rivières [email protected] directions générales; gestionnaires et professionnelles et professionnels en communication; Marie-Josée Villeneuve Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys [email protected] gestionnaires de votre commission scolaire intéressés par la thématique. Marie-Élène Laperrière Commission scolaire des Samares [email protected] Pierre Ménard Commission scolaire des Portages-de-l’Outaouais [email protected] Isabelle Rathé Association québécoise des cadres scolaires [email protected] 3 RÉFÉRENTIEL DE COMPÉTENCES DES GESTIONNAIRES SCOLAIRES Le Référentiel de compétences présente quatre grands axes de développement autour desquels s’articulent dix compétences permettant d’exercer une fonction de gestionnaire scolaire. Afin d’aider à mieux saisir comment s’articule chacune des compétences, le Référentiel les décrit sous la forme d’indicateurs de comportement regroupés suivant cinq types d’habiletés (modalités d’action). Parce que le Référentiel est un outil visant à aider le gestionnaire scolaire à évaluer ses compétences professionnelles, ceci afin de lui permettre de mieux identifier ses besoins de perfectionnement, nous avons ajouté à chacune des conférences et chacun des ateliers présentés dans ce programme, quelles compétences et habiletés peuvent être développées. Un moyen supplémentaire de soutenir et de structurer le développement professionnel de nos membres, en plus de faciliter leur choix d’ateliers. Le texte complet du Référentiel de compétences est disponible sur le site Internet de l’AQCS. 4 Mercredi 15 avril 2015 11 h Accueil et inscription 11 h 45 Rencontre et dîner avec les nouveaux gestionnaires 14 h OUVERTURE DE LA SESSION Mot du président, Marc Soucie 14 h 05 à 15 h 30 Conférence d’ouverture Communiquer à l’interne : une affaire d’outils… mais surtout une affaire d’attitude ! La communication est au cœur de la performance des organisations. Savoir communiquer efficacement fait partie des outils dont doit disposer un gestionnaire pour entretenir un dialogue fructueux avec son équipe et ses différentes clientèles. Cette conférence propose un survol des principes de bases de la communication organisationnelle : l’importance pour les gestionnaires d’occuper l’espace et de prendre leur place en matière de communication; la nécessité d’ouvrir des canaux permettant une communication bidirectionnelle et le besoin de bien cibler ses activités selon les publics recherchés afin de rejoindre les clientèles ciblées, avec les bons outils. On y fera également le point sur les tendances en communications organisationnelles, autant du point de vue des outils que des façons de faire. Guy Ménard, vice-président principal, spécialiste en communications Olympe Assister à cette conférence permettra aux gestionnaires de développer ou d’améliorer les compétences et habiletés suivantes : Axes de développement Compétences Leadership stratégique 3. Créer des alliances et des partenariats Modalités d’action Gestion 4. Adopter une gestion proactive et efficace Mobilisation de l’équipe 7. Mobiliser les individus et les groupes autour de la mission et des défis qui s’y rattachent 5 Communication (habiletés en traitement et diffusion de l’information) 15 h 30 Pause 15 h 45 à 16 h 45 Plan de communication : enjeu majeur dans une organisation Qu’est-ce qu’un plan de communication? Pourquoi informer, quoi informer, quand et comment le faire? Comprendre le contexte, les enjeux et agir. Se donner des objectifs et des outils. Comment la communication peut-elle influencer le comportement? Évaluer ses actions. Dans un contexte difficile comme celui de la qualité de l’air ou n’importe qu’elle autre problématique, quels sont les enjeux spécifiques et les conditions d’application d’un plan de communication, travail interservices, concertation directe avec divers intervenants et comment adapter ses communications? Isabelle Comtois, conseillère en communication, Cs de Montréal Manon Gallant, conseillère en communication, Cs de Montréal Assister à cet atelier permettra aux gestionnaires de développer ou d’améliorer les compétences et habiletés suivantes : Axes de développement Compétences Leadership stratégique 1. Dégager une vision systémique des enjeux 2. Se positionner stratégiquement 3. Créer des alliances et des partenariats Modalités d’action Mobilisation de l’équipe 8. Susciter la collaboration et l’échange entre les directions d’école ou de centre et les services 17 hCocktail 18 h 30 Souper et soirée libres 6 Communication (habiletés en traitement et diffusion de l’information) Interaction-coopération (habiletés relationnelles) Jeudi 16 avril 2015 Déjeuner libre 8 h 30 à 10 h 30 Infonuagique : confiez vos informations – honorez vos obligations Le recours à des services en mode infonuagique soulève plusieurs enjeux juridiques liés à la gestion de l’information, dont ceux relatifs à la protection des documents confidentiels et des renseignements personnels détenus. Nous discuterons de l’étendue des obligations imposées par les lois québécoises aux organisations qui considèrent l’opportunité de recourir aux services de prestataires issus ou utilisant des installations dans d’autres juridictions. Nous traiterons également des principales dispositions contractuelles qui devraient être stipulées dans une entente de services informatiques en mode infonuagique afin de s’assurer que l’organisation rencontre les responsabilités qui lui incombent en vertu de la loi. Me Jean-François De Rico, avocat, Langlois Kronström Desjardins, s.e.n.c.r.l. Assister à cet atelier permettra aux gestionnaires de développer ou d’améliorer les compétences et habiletés suivantes : Axes de développement Compétences Modalités d’action Leadership stratégique 1. Dégager une vision systémique des enjeux Gestion 4. Adopter une gestion proactive et efficace Expertise et conseil 9. Mettre à profit ses connaissances et ses compétences Communication (habiletés en traitement et diffusion de l’information) Éthique (habiletés relevant du sens moral) 10 h 30Pause 10 h 45 à 11 h 45 Implantation du plan de classification – les bons coups et les aléas L’élaboration d’un plan de classification des documents administratifs pour une commission scolaire n’est pas une mince affaire, mais en plus, une fois l’outil créé, encore faut-il voir à l’implantation des documents, qu’ils soient en format papier ou numérique. En 2015, le nombre d’établissements dans les commissions scolaires est de plus en plus important sans que pour autant le nombre d’employés au secteur de la gestion documentaire change. Notre expérience démontre que les personnes les plus intéressées par l’implantation préconisent surtout le classement des fichiers sur les espaces communs du réseau informatique. Pour encourager l’implantation du plan de classification, nous avons adopté la théorie des petits pas, et ce, à deux niveaux : un petit nombre de sites à la fois et une partie des dossiers seulement. 7 C’est avec plaisir que nous partagerons certaines expériences auprès de sites pilotes, les difficultés rencontrées dans notre tentative de lancer un programme de formation, certaines techniques employées pour aller chercher la collaboration et les occasions à ne pas manquer. Viviane Laurendeau, régisseure, CS Marguerite-Bourgeoys Assister à cet atelier permettra aux gestionnaires de développer ou d’améliorer les compétences et habiletés suivantes : Axes de développement Compétences Modalités d’action Expertise et conseil 9. Mettre à profit ses connaissances et ses compétences 10.Partager son expertise et exercer un rôle-conseil dans une démarche de résolution de problèmes Méthode-démarche (habiletés structurantes) Communication (habiletés en traitement et diffusion de l’information) 11 h 45 à 13 h 45 Repas de groupe 13 h 45 à 14 h 45 Boîte à outils Pratiques de gestion relatives au dossier de l’élève et au consentement L’atelier portera sur la présentation du pilotage et des résultats d’un projet d’envergure qui s’est échelonné sur plusieurs années, ayant pour objet l’analyse et la mise en œuvre de mécanismes de régulation et d’uniformisation des pratiques relatives à la gestion du dossier scolaire, du dossier d’aide particulière et du dossier professionnel de l’élève. Seront exposés : Les enjeux légaux (consentement, accès élève de 14 ans) et administratifs, les besoins initiaux et sous-jacents des divers intervenants impliqués, l’approche méthodologique et les orientations ayant conditionné la démarche, les résultats (outils, formulaires et cadres de références développés), les modalités de lancement et de mise en œuvre auprès des différentes sphères organisationnelles amenées à transiger avec les dossiers de l’élève, les réactions, le degré de réceptivité constaté lors du déploiement et le suivi post-implantation. 8 Guylaine Giguère, secrétaire générale, CS des Navigateurs Assister à cet atelier permettra aux gestionnaires de développer ou d’améliorer les compétences et habiletés suivantes : Axes de développement Compétences Modalités d’action Leadership stratégique 1. Dégager une vision systémique des enjeux Gestion 4. Adopter une gestion proactive et efficace 5. Soutenir et encadrer son personnel dans l’exercice de son rôle Mobilisation de l’équipe 8. Susciter la collaboration et l’échange entre les directions d’école ou de centre et les services Expertise et conseil 10.Pratiquer son expertise et exercer un rôle-conseil dans une démarche de résolution de problèmes Méthode-démarche (habiletés structurantes) Communication (habiletés en traitement et diffusion de l’information) 14 h 45 à 15 h 15 Boîte à outils Guide et politique sur les médias sociaux Les médias sociaux font maintenant partie du quotidien dans nos établissements. Depuis 2011, la Table des secrétaires généraux de la Montérégie et de l’Estrie utilise un guide sur l’utilisation des réseaux sociaux par les élèves et les employés. De plus, certaines CS travaillent sur des politiques d’utilisation des réseaux sociaux afin de mieux encadré les actions. Lors de cet atelier, nous partagerons notre approche et nos outils. Frédérick Roussel, directeur adjoint, Cs Marie-Victorin Catherine Houpert, secrétaire générale, CS des Patriotes Assister à cet atelier permettra aux gestionnaires de développer ou d’améliorer les compétences et habiletés suivantes : Axes de développement Compétences Gestion 4. Adopter une gestion proactive et efficace Modalités d’action Expertise et conseil 9. Mettre à profit ses connaissances et ses compétences 10.Partager son expertise et exercer un rôle-conseil dans une démarche de résolution de problèmes 15 h 15 à 15 h 30 Pause 9 Évaluation-régulation (habiletés analytiques et synthétiques) 15 h 30 à 17 h Stress, gestion et employés Contrairement à l’idée populaire, le stress n’est pas la pression du temps. Cette conférence est exclusivement destinée aux gestionnaires qui doivent composer avec leurs propres stresseurs, tout en sachant reconnaître les signes de stress chez leurs employés. D’une durée de 90 minutes, l’atelier présente les bases du stress aux gestionnaires et chaque aspect décrit est mis en relation avec le stress des employés. Des méthodes pour reconnaître les signes de stress chez les employés sont décrites, et des moyens efficaces de le gérer sont proposés. Une description détaillée des effets aigus et chroniques du stress sur la santé physique et mentale sera présentée, dans le but de mieux reconnaître les symptômes associés au stress. Des moyens de contrôler la réponse de stress en utilisant la restructuration cognitive et le système parasympathique seront présentés dans le but de mieux intégrer les différentes méthodes, validées scientifiquement, qui ont démontré leur capacité de diminuer la réponse de stress et, par extension, ses effets potentiellement négatifs sur la santé physique et mentale. Les quatre facteurs majeurs qui peuvent induire un stress. Le stress de vos employés n’est peut-être pas différent du vôtre ! Sonia Lupien, Ph.D. et conférencière Assister à cet atelier permettra aux gestionnaires de développer ou d’améliorer les compétences et habiletés suivantes : 17 h Axes de développement Compétences Modalités d’action Gestion 4. Adopter une gestion proactive et efficace 5. Soutenir et encadrer son personnel dans l’exercice de son rôle Mobilisation de l’équipe 7. Mobiliser les individus et les groupes autour de la mission et des défis qui s’y rattachent Expertise et conseil 9. Mettre à profit ses connaissances et ses compétences 10.Pratiquer son expertise et exercer un rôle-conseil dans une démarche de résolution de problèmes Assemblée annuelle de la CPSSGC (réservée aux membres) 17 h 45 Souper et soirée libres 10 Interaction-coopération (habiletés relationnelles) Évaluation-régulation (habiletés analytiques et synthétiques) Éthique (habiletés relevant du sens moral) Vendredi 17 avril 2015 Déjeuner libre 8 h 30 à 9 h 30 Revue de la jurisprudence en droit scolaire Dans cet atelier, le conférencier entretiendra l’auditoire sur les décisions récentes des tribunaux administratifs ou judiciaires pouvant avoir un impact non seulement sur les commissions scolaires à titre de personnes morales de droit public, mais aussi sur la gestion des membres du Service du secrétariat général. Me Bernard Jacob, avocat, Morency Société d’avocats Assister à cet atelier permettra aux gestionnaires de développer ou d’améliorer les compétences et habiletés suivantes : Axes de développement Compétences Leadership stratégique 1. Dégager une vision systémique des enjeux 2. Se positionner stratégiquement Modalités d’action Gestion 4. Adopter une gestion proactive et efficace 5. Soutenir et encadrer son personnel dans l’exercice de son rôle 6. Favoriser une approche de résolution des conflits basée sur la recherche de solutions efficaces pour chaque personne Expertise et conseil 9. Mettre à profit ses connaissances et ses compétences 10.Partager son expertise et exercer un rôle-conseil dans une démarche de résolution de problèmes 9 h 30 à 10 h 30 Pause et libération des chambres 11 Méthode-démarche (habiletés structurantes) Communication (habiletés en traitement et diffusion de l’information) Éthique (habiletés relevant du sens moral) 10 h à 12 h LCOP : le point de vue des tribunaux… et quelques mots sur le « pauvre RORC » ! La Loi sur les contrats des organismes publics est déjà bien implantée dans le réseau scolaire. Les jugements des tribunaux sur son application dans les processus d’acquisition commencent à s’accumuler. Quel est le regard des magistrats sur cette loi et ses règles ? Quels sont les impacts de celle-ci sur les principes, disons « traditionnels » qui guident les cours de justice en matière de processus d’acquisition ? Quels sont les enseignements que doivent en tirer les commissions scolaires et, plus particulièrement, son responsable de l’observation des règles contractuelles (RORC) ? La conférence a pour but de présenter les tendances et d’identifier les éléments pour guider les commissions scolaires et le RORC dans leurs processus d’acquisition. Me Stéphanie Lelièvre, avocate, Morency Société d’avocats Assister à cet atelier permettra aux gestionnaires de développer ou d’améliorer les compétences et habiletés suivantes : 12 h Axes de développement Compétences Gestion 5. Soutenir et encadrer son personnel dans l’exercice de son rôle Modalités d’action Expertise et conseil 9. Mettre à profit ses connaissances et ses compétences Mot de la fin 12 Méthode-démarche (habiletés structurantes) Communication (habiletés en traitement et diffusion de l’information) Éthique (habiletés relevant du sens moral) INSCRIPTION ET PAIEMENT EN LIGNE POUR LES MEMBRES Vous êtes membres de la Commission professionnelle des services des secrétaires généraux et des communications ? Vous avez reçu ou vous recevrez sous peu un courriel qui vous donnera accès à votre fiche déjà remplie. Vous n’aurez qu’à effectuer votre paiement en ligne. COÛTS D’INSCRIPTION MEMBRE 200 $ taxes incluses NON-MEMBRE 300 $ taxes incluses Les coûts d’inscription comprennent l’accès à toutes les conférences, le cocktail du mercredi, le dîner du jeudi et les quatre pauses. POUR LES AUTRES ANNULATION DE VOTRE INSCRIPTION Rendez-vous au : www.aqcs.ca et cliquez sur le menu « Nos formations » puis sur « Sessions de perfectionnement » et sur « inscription en ligne » sous le visuel du programme. L’annulation de votre inscription est votre responsabilité. Date limite d’inscription : 10 avril 2015 Si vous annulez avant le 18 mars 2015, l’Association québécoise des cadres scolaires remboursera les frais d’inscription, à la réception d’un avis par courriel [email protected], moins 50 $ pour couvrir les frais administratifs. Sinon l’AQCS se verra dans l’obligation de vous expédier la facture couvrant les frais d’inscription. Il est à noter qu’un substitut peut remplacer sans frais un participant inscrit. 13 RÉSERVATION DE CHAMBRES Avant le 15 mars 2015 pour vous assurer du tarif négocié Pour réserver votre chambre, communiquez avec : Hôtel Delta Trois-Rivières 1620, Notre-Dame Centre Trois-Rivières (Québec) G9A 6E5 819 376-1991 En mentionnant que vous faites partie du groupe de l’AQCS L’annulation de votre chambre est votre responsabilité. Le coût d’une chambre supérieure est de 149 $ (taxes en sus) incluant un stationnement par jour, en occupation simple ou double. ANNULATION DE VOTRE RÉSERVATION DE CHAMBRE Vous devez annuler votre réservation de chambre au plus tard le 14 avril 2015, 16 heures. Sinon l’Hôtel Delta Trois-Rivières se verra dans l’obligation de vous expédier la facture. 14 Les organisateurs remercient de leur soutien financier 15 Pour information Sandra Melançon 418 654-0014, poste 227 [email protected] Isabelle Rathé 418 654-0014, poste 241 [email protected] Ou consulter notre site Internet : www.aqcs.ca. L’Association québécoise des cadres scolaires a endossé le virage écoresponsable. Dans le souci du développement durable, le programme et les documents des conférenciers ne seront pas imprimés. Toutefois, les documents qui nous seront acheminés seront accessibles sur le site Internet de l’AQCS sous la rubrique de votre session de perfectionnement. De plus, le covoiturage sera privilégié. MERCI D’APPUYER L’AQCS DANS CETTE DÉMARCHE. 16
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