仕様書 1．件名電子計算機記録データの保管及び搬出・搬入 2．業務

仕様書
１．件名
電子計算機記録データの保管及び搬出・搬入
２．業務内容
（１）電磁的記録媒体等を保管ケースに格納したものを特許庁の入出庫予約票（別
紙１参照）に従って搬出・搬入し、管理･保管すること。
搬入依頼した保管ケースを受託者保管施設より搬出し、特許庁担当者が指定
する場所（特許庁３階）へ搬入し、特許庁から搬出した保管ケースは受託者
保管施設に搬入し、管理・保管する。
（２）保管ケースの管理・保管については、特許庁が指示した管理コードをもとに
行う。
３．契約期間
平成２８年４月１日～平成２９年３月３１日
４．保管ケースの種別等
保管ケースは受託者が用意すること。
保管ケースの種別等は別紙２を参照。
５．保管・配送回数（予定）等
（１）保管・配送回数（予定）
別紙３参照
なお、保管・配送回数においては、現時点の予定であり数量が増減する可
能性がある。
（２）請求の対象となる保管数は月末時点の契約ケース数とする。
６．保管条件
災害が発生しても保管物の安全が確保できるなど、下記の条件を具備していること。
（１）立地（受託者保管場所）
①特許庁を起点に半径６０ｋｍ以上の距離にあり、特許庁まで遅滞なく搬入搬
出可能な距離に位置すること。
②高潮及び河川の氾濫などの天災による被害の可能性が低いこと。
③地盤が強固で耐震性に優れていること。
（２）保管施設の運用
①保管施設は、倉庫業法第３条に定める倉庫業者登録簿に登録済みであること。
②保管施設は、電磁的記録媒体等の保管庫として、設計・建築された、耐震・
耐火に備えた堅牢な構造施設であること。
③保管庫内の火気要因・電磁気発生要因は排除すること。
④保管施設及び保管庫への侵入を監視・防止するためのセキュリティ体制が完
備していること。
⑤保管庫施設の出入口は強固な扉を設置し、厳重な施錠方式を備え、適切な入
退出管理システムを整備していること。
⑥防犯・防火装置、消化装置などを備えていること。
⑦電磁的記録媒体等の長期保管に耐えられる温度（摂氏１８～２５度数）及び
湿度（４０～６０％、結露しないこと）が常時保たれており、記録等の管理
がされていること。
⑧保管ケース及び電磁的記録媒体等を破損、汚損しないような施設環境で、電
源及び空調設備について、バックアップ体制（非常用自家発電装置、予備空
調装置等）が設備されていること。
⑨保管施設内における保管ケースの配置図及び保管管理簿を作成し、入出庫・
在庫をコンピュータ管理すること。
７．運搬に関する要件
①運搬を行う者は、貨物自動車運送事業法第３条に定める国土交通大臣の許可を受
けた者であること。
②安全を確保するために、電磁的記録媒体等収納専用ロッカーの積載部分は破壊、
衝撃に対する強度を備えた事業用コンテナ車であること。
③特許庁の指定する場所および期日までに配送が可能であること。
④事業用自動車は、金属製の有蓋構造で、盗難防止装置などを有していること。
⑤事業用自動車は、積載コンテナの完全な施錠、GPS 搭載等防犯装備が完備してい
ること。
⑥事業用自動車は、特許庁庁舎駐車場（高さ制限２．８メートル）に入構可能な車
両であること。
⑦事業用自動車は、電磁的記録媒体等の急激な温度変化を防ぐため、荷室内の空調
設備を備えること。
⑧電磁的記録媒体等の破損が無いよう、積み込み・積み卸し作業及び集配を行うと
ともに、紛失及び盗難についても事故の無いよう、十分注意すること。
⑨３６５日緊急集配が可能なこと。
⑩集配車両の運行管理及び非常時対応のため、常時車両との通信・連絡体制が確立
していること。
８．初回保管作業
① 平成２８年４月８日までに種類毎の必要個数の保管ケースを特許庁に引渡しを
行う。初回の必要個数については、別紙３参照
② 電磁的記録媒体等の格納が終了した保管ケースから搬出を行い平成２８年４月
１５日迄にすべての保管ケースの搬出を完了し保管を開始すること。
９．搬出・搬入
①搬出・搬入については特許庁担当者から送付する、入出庫予約票（別紙１参照）
に基づき行うこと。
入出庫予約票は、原則として前月２０日頃に受託者に送付する。
②保管ケースは施錠したまま搬出・搬入する。（保管ケースの施錠は特許庁が行う）
保管ケース数に増減がある場合は特許庁担当者から事前に受託者に連絡するので、
増加の場合は受託者の保管施設の配架場所も確保すること。
③特許庁への搬出・搬入は、原則正午頃までにすること。なお、通常の場合は、原
則、開庁日の１日１回とする。
④搬入・搬出の予約内容に変更が生じた場合、変更前日までに特許庁担当者から受
託者に連絡するので対応すること。
⑤特許庁担当者より、通常以外の搬出・搬入依頼がなされた場合、依頼翌日までに
対応すること。
１０．特許庁作業場所
東京都千代田区霞が関３丁目４番３号
特許庁庁舎３階総務部総務課情報技術統括室媒体保管庫
１１．その他
（１）責任者及び業務担当者を定め、その体制を契約後遅滞なく届け出ること。
（２）本事業の調達においては、受託者は、受託業務の全部または主要部分を第
三者に再委託することはできない。
なお、主要部分とは媒体の保管・管理に関わる部分を指す。
（３）受託業務の一部を再委託する場合は、事前に再委託する業務、再委託先を
特許庁担当者に提出し、承認を得ること。
なお、第三者に再委託する場合は、その最終的な責任を受託者が負うこと。
（４）本仕様書又は仕様書に記載されていない事項で不明な点がある場合は、速
やかに特許庁担当者に連絡し、その指示を受けること。
（５）搬入・搬出・保管を実施する事業所において、公益財団法人日本適合性認
定協会又は海外の認定機関により認定された審査登録機関による
ISO27001 又はこれに類する情報セキュリティ管理体系を確立しているこ
と。また、 ISO27001 適合性評価制度の認定を受けている若しくは
ISO27001 に準拠している組織・部門がその情報セキュリティ管理システ
ムに基づき情報セキュリティ管理を実施していること。
（６）電磁的記録媒体等の取扱いは、電磁的記録媒体等の特性及び重要性につい
て専門的な教育を受けた自社社員が行い、第三者に委託しないこと。
別紙１
1/1ページ
作成：YYYY/MM/DD
入出庫予約票（平成○○年○○月分）
ロッカー
番号
整理 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 整理
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42
ロッカー
番号
ロッカー格納
仕様形態
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C1
M
←　日付・曜日
↓　用　途
「１」＝出庫（庁への届け配送）　「２」＝出庫（庁より引取集荷）　「３」＝出庫（空箱･･･初回、契約開始）　「４」＝出庫（空箱…契約終了)
作業周期
バックアップ
対象
未契約
別紙２
保管ケースについて
１．保管ケースに格納する媒体の種類及びサイズ
（１）CD 保管ケース
CD・DVD（CD ケース入・サイズ１４２㎜×１２４．５㎜×５㎜）
（２）LTO 保管ケース
LTO（サイズ１１０㎜×１１０．５㎜×２８㎜）
（３）HDD 等保管ケース
HDD（外付 HDD）
（サイズ２００㎜×１５０㎜×８０㎜）
※HDD 等によりサイズに若干の差異があり得るが最大は当サイズである。
２．保管ケースの仕様
（１） CD 保管ケースには、CD 等（ケース入）で、２０枚以上入る大きさであ
ること。
（２） LTO 保管ケースには、LTO 等が２０巻以上入る大きさであること。
（３） HDD（外付 HDD）保管ケースは２００㎜×１５０㎜×８０㎜の外付 HDD
が２個以上入る大きさのものであること。
（４）施錠が可能なこと。
（５）施錠の鍵は、一つの鍵ですべての保管ケースの開錠が可能な統一鍵、又は
特許庁担当者が任意に設定可能な番号式であること。保管番号のシールが
貼付できる材質であるか、番号を表示できる仕様になっていること。
（６）静電気に配慮された構造になっていること。
３．その他
（１）保管ケースは、記録媒体の運搬用にも用いる。
（２）保管ケース内部には記録媒体の破損などを防ぐための緩衝材を装備し、保
管ケース、緩衝材ともに受託者側が用意すること。
（３）受託者は初回の保管施設への移動前までに保管ケースおよび緩衝材を用
意し、解錠に鍵が必要な保管ケースの場合の鍵は磁気媒体のセキュリティ
のため特許庁担当者に渡すこと。
（４）保管ケースの鍵は、契約期間中は特許庁担当者が保管することとし、契約
終了時に受託者へ返却する。
（５）保管ケース、緩衝材については、事前に特許庁担当者と協議して、承諾を
得たものを使用すること。
平成28年度　外部保管ロッカー　保管ロッカー数および入出庫数　予測
ロッカー保管数
ロッカー種別
入庫箱数
出庫箱数
入出庫周期
箱／月
ＬＴＯロッカー
別紙３
箱月／年月火水木金箱／週箱／月箱／年月火水木金箱／週箱／月箱／年
日次
415
4980
週次
18
216
月次
2
24
年次
2
24
不定期
284
※
毎月(月初め)2 （平成27年度末 260）
箱、年24箱増加
36 15 15 15 45
126
548
6570
7
30
365
2
24
33 24 23 23 23
126
548
6570
7
30
365
2
24
2
2
3306
小計
728
（平成27年度末 697)
8550
不定期
7
84
小計
7
84
133
580
6961
133
1
580
6961
ＨＤＤロッカー
ＣＤロッカー
週次
1
12
月次
1
12
不定期
93
※
毎月0.16箱、年
２箱増加
（平成27年度末 91）
小計
95
（平成27年度末 93）
月合計
816
（平成27年度末 797）
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52
2
24
6
76
4
52
2
24
6
76
1104
1128
1
586
1
586
合計
年合計
通常　搬入・搬出回
数
9678
搬入
搬出
243
243
緊急入出庫／年
1
合計
487
7037
7037

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