平成２３年度個人情報取り扱い申し合わせ事項みどり市立あずま小学校１個人情報の収集や個人情報書類の扱いについて (1) 個人情報の収集・調査書や通知等の作成に際し、児童や保護者等から必要以上に個人情報を収集しない。・個人情報の利用目的を事前に伝える。・個人情報は適切な手続きで収集する。 (2) 学校外持ち出し禁止書類の扱い・職員室での使用を原則とする。・閲覧、事務処理後は、速やかに返納し報告する。・手続き上複写が必要な場合は、管理職の許可を得て行う。 (3) デジタルデータの扱い・個人所有のパソコンにデータを保存しない。・個人情報に関する内容を扱っている最中に席を離れる場合は、画面を切り替えるなどしてデータを見られないようにする。・不要なコピーを禁止し、外部流出を防ぐ。 (4) 各分掌・各教職員で管理している書類・個人情報の重要度に応じて、保管場所を工夫する。・個人情報を含む書類は、児童や来校者が容易に目につくところには置かない。・個人情報を扱った事務処理中にやむを得ず席を離れる場合は、引き出しにしまう等の適切な措置をとる。２個人情報書類等の持ち出しについて (1) 校外へ持ち出す場合の注意事項・学校外持ち出し禁止書類以外の個人情報を含む書類、デジタルデータ（ＵＳＢメモリー等）を持ち出す場合は、必要最低限の情報とする。・処理終了後、ＵＳＢメモリー等デジタルデータは速やかに消去する。・持ち出した書類等については、できるだけ速やかに学校の所定の場所に返納する。・学校行事(修学旅行等)や会議等で個人情報を持ち出す場合は、個人情報の管理と紛失・盗難に十分配慮する。 (2) 車内放置の禁止や移動時の留意点・持ち出しにあたっては、書類等を封印できる封筒に入れ、さらに密封できる鞄に入れるなど、一見して分からないように工夫する。・移動にあたっては、常に携帯し、目的地に直行する。・車上荒らしや車の盗難を十分認識し、車内には絶対放置しない。 (3) 自宅保管時の留意点・自宅で一時的に保持する場合は、自宅を離れないことを原則とする。・やむを得ず外出する場合は、必ず施錠できる場所で保管し、空き巣等にも気をつける。 (4) その他・個人情報は目的以外に利用しない。・教職員の個人情報は、他の教職員の目に触れないように配慮する。３個人情報の提出・提供について (1) 関係機関への提出の仕方や配慮事項について・個人情報を含む書類等を市教委等の関係機関に提出する場合は、校長の承認のもと、厳封する。・ファックスで個人情報を送信する場合は、あらかじめ確認されたシステム（たとえば登録機能を活用）以外での方法で送信することは、原則として禁止する。・メールでの個人情報の送信は、原則として禁止する。送信後は、確実に送信できたことを相手方に確認する。・郵便で発送する場合は、必ず厳封し、親展等と明示する。 (2) 外部への提出の仕方や配慮事項について・学校外からの個人情報の提供を求められた場合、必ず、学校長の判断で適切に処理する。・業務上必要により、電話で個人情報を提供する場合、相手の住所や電話番号を確認し、一旦電話を切り、学校長の判断の下、こちらから電話をして提供する。・身元が確認できない者からの問い合わせについては、相手の心証を損なわないように十分配慮しながらも、情報提供は行わない。 (3) 学校からの情報発信について・学校から発信する通信類は、管理職を含む複数の者が個人情報の保護の観点から検閲してから発信する。・学校のホームページに個人情報を掲載する場合には、事前に本人や保護者の了解を得る。また、写真の解像度を落とすなど配慮して個人が特定できないようにする。・学級名簿や緊急連絡網の個人情報の一覧の配布にあたっては、流失による悪用を防止する観点から必要最小限の情報提供を工夫する。・業者に教材やアルバムなど発注するにあたって、名簿や住所録を安易に提供しない。また、その取り扱いについて、十分確認する。 (4) 職務上知り得た個人情報に関わる情報交換について・個人情報に関わる情報交換を第三者が出入りするような場所（職員室等）で行う場合、周囲の状況に十分注意を払い、不用な発言はしないように配慮する。・公務員の守秘義務により、不特定多数の人がいる場所（飲食店等）で、職務上知り得た個人情報について会話しない。４個人情報を含む書類の印刷と廃棄について (1) 個人情報を含む印刷物の作成・個人情報を含む書類を作成する場合は、必要最低限にとどめる。・重要度に応じて取り扱いについて明記する。（例えば、「マル秘」「部外秘」「複写不可」「取扱い注意」など） (2) 個人情報を含む印刷物の廃棄・個人情報を含む印刷物（試し刷りを含む）は、保存年限を確認し、必ずシュレッダーにかけて廃棄処分する。５個人情報の流出・盗難等について (1) 個人情報を含む書類等が流出・盗難等にあった場合・すぐに警察に届け出る。・盗難被害にあった書類を管理職に報告する。・校長は、教育委員会に報告し、学校事故調査書を作成、提出する。・保護者への説明等速やかに対応を行う。