ユニットベース 導入事例 イーピーエス株式会社 現場のムダを省き、 本来の業務に集中できる環境へ ビジネススピードに見合ったシステムをUnitBaseで実現 製薬の臨床試験における企画・運営業務を受託し、高品質な新薬や医療機器開発のサポートを行う イーピーエス株式会社。日常的に多くの案件が同時並行で進められている同社では、案件の進捗状況 はもっとも重要な経営情報の１つである。現場に負担を掛ける作業のムダを排除し、スピーディな報 告を効率的に実現する仕組みとして、同社ではジャストシステムのUnitBaseが活用されている。 USERPROFILE イーピーエス株式会社 本 社 東京都新宿区津久戸町1番8号 設 立 1991年5月 資 本 金 18億7,525万円 従 業 員 1,557名（グループ総計4,026名）※2014年3月末現在 事業内容 CRO（医薬品開発業務受託機関）試験の企画支援およびプロトコール作成 支援業務、症例登録・割付・進捗管理業務、CRA業務（モニタリング） 、データ マネジメント・統計解析業務、医療機器・用具の開発サービス業務、安全性情 報対応業務、QA／QC業務、薬事申請支援業務、国際開発および輸出入に関 する支援業務、データセンターの運用、ソフトウェア受託開発・販売 導入の背景 採用の理由 導入の成果 Excelでの案件管理が非効率に 人的リスクのない解決方法を模索 システム管理のかんたんさと 帳票出力機能が決め手 ムダを排除し本来の業務へ集中 他の事業部へも利用が拡大 医薬品開発業務の受託案件の進捗 最初はクラウド型のサービスで探 進捗報告をUnitBaseで一元的に行 を管理する台帳として、従来はExcelを していたが、機能が不足していた うことにより、ムダな入力作業が減 使用。同じような項目を複数のシートに り、機能は満たしていても操作が り、報告書の作成も１クリックで 重複して書き込んだり、 たくさんのファ 複雑であったりと、要件を満たす製 可能に。導入当初はリーダークラス イルを集めて報告書を作成するなど、 品が見つからなかった。UnitBase だけでスモールスタートしたが、利 煩雑な作業がそのままになっていた。 こ はオンプレミス型ではあったが、導 用用途が増えた現在では、同時に れらを解決する手段として、 属人化して 入後の管理が想像以上に簡単だっ 40人までログインできるプランま しまうAccessや複 雑な関数を多 たことや、他にはない帳票作成機 で拡大。他の事業部でも利用が始 用するようなExcelに変わるツール 能が使えることが決め手となり、 まるなど、全社的にUnitBaseに対 がないか、調査・検討を開始した。 2013年3月に導入を決定した。 する関心が高まっている。 ユニットベース 導入事例 イーピーエス株式会社 ■ 改善ポイント × 「はじめに考えたことは、私たちはIT部門ではありませんので、属人的な リスクはなるべく排除したいということでした。 システムを管理する私がいな モニター・リーダー 担当者名やプロジェクト名など、 同じ内容を複数のファイルに繰り返し記載 x x x x x x x x x 管理部署担当者 提出された各情報を精査してからやっと 報告書の作成や集計・分析ができる x x x x x x x x x x x 管理部署担当者 Webブラウザーから入力するだけで 手間・ムダなく報告が完了 UnitBase上で承認プロセスを設定しているため、 データ不備が少なく情報の管理がしやすい 報告書も１クリックで出力 e x たしていても操作が複雑であったりと、 決め手となる製品は現れなかった。 わる必要性が薄れる。そこで、 オンプレミス型のUnitBaseを本格的に検 モニター・リーダー e 当初はサーバーの管理もリスクであると考え、 クラウド型のサービスからリ ストアップし、 複数の条件で比較。 しかし、 機能が不足していたり、 機能は満 そんな矢先、全社的に仮想サーバーの活用が始まり、 クラウド型にこだ 二度手間や作業ミス、業務効率の悪化 e くなっても、 そのまま問題なく利用し続けられるものであるべきです。」 e データの一元管理や効率的な活用に成功 討した。 「UnitBaseには帳票作成機能が付いていて、登録したデータを報告 書の形式で出力できます。これが標準で、 しかも簡単にできるものは他に はなかった。 また、インストールやバックアップなどのシステム管理面 も非常に簡単だったので、 オンプレミス型でも問題なく運用できると感じま した。」 もちろん、UnitBaseもすべての要件を完璧に満たしていたというわけで はない。 現場を煩雑な作業から解放したい イーピーエス株式会社は、医薬品の開発に必要となる臨床試験に関 わる業務を、 アウトソーシングにより請け負う開発業務受託機関。同社の 臨床開発事業部には、 モニターと呼ばれるCRA（臨床開発モニター） が 約700名ほど所属しており、 それぞれチームに分かれ、製薬会社から受託 した治験業務の進捗を管理している。同事業部マネジメント推進センター の業務支援室に勤務する宮内孝次氏は次のように語る。 「現場の要件を100％満たす製品が見つかるまで、 AccessやExcelを 使い続けるのか。 それとも100％のシステムを自分たちで新たに開発するの か。 どちらも現実的ではありません。現場のビジネスのスピードに対応す るためには、本当に必要な70～80％の部分をすぐに満たせることが いちばん重要です。残りの不足する部分は運用でカバーすればいい。」 UnitBaseの大きな魅力について、宮内氏はこう語る。 「UnitBaseの良いところは、試しに作ってみてダメだったらすぐに直 せるところ。以前は、ITシステムといえば専門の部門がコストと時間を掛け 「これまではモニターが個人の進捗状況を月報としてExcelやメール て設計し、構築していくというイメージでしたが、 それだと現場のニーズとズ 等でリーダーへ報告し、 それをリーダーが管理部署へ報告していたのです レが生じてしまいます。今回のように日常業務の中で使うためのツールは、 が、重複した入力箇所もあり、煩雑でした。 しかもその作業は毎月やらなけ ボトムアップで、 つまり利用者自身が作り上げたほうが、 良いものが手に入 ればならない。 こうした負担を軽減し、本来の業務に注力できる環境を作る ります。だからこそ、 そこに複雑な仕組みは無い方が良い。UnitBaseの活 こと。 それが業務支援室の役割であり、私のミッションでした。」 用は、 まさにそういったITツールの新しい活用方法だと思います。」 業務全体を見渡してみると、Excelを使って管理しているために非効率 になっているケースが非常に多いことに気がついた。 「受託した業務を管理している台帳では集計に関数を利用しているのです が、 元のフォーマッ トを一行変えるだけでも、 その関数が対象となっている多く UnitBaseが最初に導入されたのは、2013年3月。当初はリーダークラ スだけが使えるスモールなシステムとしてスタートしたが、現在では同時に 40名がログインできるライセンスを追加で購入し、約700名規模にまで利 用を拡大している。 の箇所を見直さなければなりません。 他にも、 共通して使われるべき 『顧客名』 「隣接する臨床情報事業部でも利用がスタートしているほか、受託業 や 『プロジェクト名』 といった情報を、 別々の人間が異なるExcelシートに 務に直結しない、各種業務管理についても、Excel等からUnitBaseに移 手入力しているため、入力ミスや表記揺れが避けられませんでした。 」 行を進めています。業務の中身は違いますが、現場で抱えている悩みはど チームで行う業務においてExcelの限界を感じた宮内氏は、根本的な 解決に向け着手する。 の部署も一緒です。今後、 さらなる多機能化が進めば、UnitBaseの可能 性はますます広がっていくものと期待しています。」 「これまで、同じような課題に対してExcelマクロやAccessを使ってき たという背景があります。 しかし、 このようなツールは属人化を生む要因と なり、開発やメンテナンスが難しくなることは避けられません。そこで、 USER'S VOICE 今後のバージョンアップにも期待 ジャストシステムは、ユーザーの要望を進んで取り入れ て、バージョンアップに前向きに取り組む会社だと感じて います。今後の利用拡大に向けて、 システム管理面の機 能をさらに強化していってくれることを期待しています。 2012年9月頃から新しいツールの検討作業を開始しました。」 現場のビジネススピードに対応できるシステムに イーピーエス株式会社 臨床開発事業部 マネジメント推進センター 業務支援室 宮内 選定にあたり宮内氏が検討対象としたのは、Webデータベースだった。 孝次氏 ※記載された社名および製品名は各社の商標または登録商標です。 開発・販売 東京本社 163-6017 新宿区西新宿6-8-1住友不動産新宿オークタワー 製品についての詳しい情報や最新情報は http:// www.justsystems.com/jp/products/unitbase/ ご購入のご相談を下記にて承っております。 ●法人専用インフォメーションセンター TEL:03-5324-7655 2014年5月現在 UB-CASE-EP-FL01
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