仕 様 書 １ 件名 交換受切手類等の処理の委託 ２ 概要 日本郵便株式会社 北海道支社 経営管理本部 経営管理部 契約・切手担当（以下「施策実 施担当」という。 ）の指示に基づき、交換受切手等の処理を行うこと。 ３ 委託内容 別紙 1 のとおり ４ 委託期間 2016 年 4 月 1 日（金）から 2017 年 3 月 31 日（金）まで ５ 業務の再委託 (1) 本件業務全部の再委託は禁止する。本件業務の一部を第三者に再委託する場合は、再 委託業務の内容、再委託先の担当者氏名その他再委託に係る契約の概要について、書面で 日本郵便株式会社に通知し、日本郵便株式会社の書面による承諾を事前に得なければなら ない。 なお、本件業務の一部の再々委託を行う場合の取扱いも、同様とする。 (2) 受託者は、本件業務の一部を第三者に再委託する場合は、日本郵便株式会社と受託者と の契約条項を遵守できることを再委託の条件として示し、同条件を遵守する義務を課す旨 の契約（守秘義務については、日本郵便株式会社と受託者との間の守秘義務と同等の守秘 義務契約）を再受託者と締結しなければならない。また、受託者は、再受託者に対しては、 再委託業務に必要な情報に限り開示することができるものとし、再受託者に開示した情報 については、再受託者に対し、再委託された目的以外に使用し、又は受託者及び再受託者 以外の第三者に開示し、若しくは漏えいしてはならない義務を課さなければならない。受 託者は、再受託者に、別紙 2「データ保護・管理要領」及び別紙 3「個人情報保護要領」 を遵守させることとする。 (3) 受託者は、下請代金支払遅延等防止法を遵守し、下請業者に対する優越的地位の濫用を 防止するため必要な社員教育・研修を行うものとする。 (4) 受託者は、再受託者について年 1 回以上監査し、施策実施担当に監査結果の報告を行う こと。その結果、施策実施担当が再受託者として不適切と認めた場合は、施策実施担当は、 受託者に対し、再受託者の変更を求めることができる。 なお、日本郵便株式会社が本件監査への同行を求めた場合は、受託者は、これに応じる こと。 ６ 守秘義務 (1) 受託者は、この契約に関して日本郵便株式会社が秘密であることを示して開示した情報 等及びこの契約を履行する過程で生じた成果物（以下「秘密情報」という。 ）をこの契約 の目的以外に使用し、又は第三者に開示し、若しくは漏えいしてはならないものとし、そ のために必要な措置を講じること。 (2) 秘密情報をこの契約以外の目的に使用し、又は第三者に開示する必要がある場合は、事 前に施策実施担当の承認を得ること。 (3) 日本郵便株式会社は、受託者に対し秘密情報について上記(1)及び(2)に定める守秘義務 を負わせるものとし、受託者がその責めに帰すべき事由により当該守秘義務に違反した場 合は、日本郵便株式会社は、受託者に対し損害賠償を請求することができるものとする。 ただし、下記アからウまでの情報に該当する場合は、受託者は、当該情報について守秘義 務を負わない。 ア 施策実施担当から開示を受ける以前に既に受託者が保有していた情報 イ 施策実施担当から開示を受ける以前に既に公知であったか、又は開示された後受託者 の責めによらず公知となった情報 ウ 法令の定めに基づき、権限のある官公署から開示を要求された情報 (4) 守秘義務については、本件業務完了後も存続するものとする。 ７ データ保護 (1) 受託者は、契約締結後、委託業務上知り得た情報の漏えいを防止するための社内管理規程 又は指導体制について、証明書又は適宜様式に内容を記載し、施策実施担当に提出するこ と。 (2) 受託者が本件業務で扱うデータ及び情報は、日本郵便株式会社の顧客に関する情報を知り 得ることが可能なことから「重要データ」として取り扱うこととし、本件業務で使用する データ及び情報の取扱いについては、別紙2「データ保護・管理要領」によるほか、別紙3 「個人情報保護要領」を遵守すること。 (3) 外部へのデータ持ち出しは禁止する。ただし、施策実施担当からの指示に基づき、施策実 施担当に提供する場合を除く。 なお、 施策実施担当にデータを提供する方法については、 施策実施担当から別途指示する。 ８ 個人情報を始めとするデータの漏えい等発生時における対応 受託者は、この契約の履行に際して施策実施担当から提供を受けた個人情報を始めとする データ（以下「個人情報等」という。 ）の漏えい等が発生した場合は、受託者は、即時に原 因等を究明し、対応の上、併せて施策実施担当に当該漏えい等が発生した日時、場所等の内 容及び対応状況を直ちに報告することとし、施策実施担当の指示に基づき再発防止に取り組 むこと。 ９ 委託作業終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却 受託者は、この契約の履行に際して施策実施担当から提供を受けた個人情報等については、 委託作業終了後、直ちに個人情報等が記録されている媒体を施策実施担当に返却するととも に、施策実施担当の承認を得た場合を除き、個人情報等を複製していない旨の証明書（様式 適宜）を施策実施担当に提出しなければならない。 なお、受託者において施策実施担当の承認を得て個人情報等をパソコン等に登録している 場合は、委託作業終了後、受託者は、直ちに一切のデータを消去し、個人情報等消去に関す る報告書（様式適宜）を施策実施担当に提出すること。 10 報告管理体制 (1) 受託者は、秘密情報を管理するための情報管理ルール(セキュリティポリシー等)を整備 し、これを遵守するとともに、従業員に対して指導、監督を実施すること。 (2) 秘密情報については、堅牢な鉄庫等、適切な設備環境下で保管すること。 (3）秘密情報の漏えいや、漏えいのおそれが発生した場合、受託者は、即時に原因等を究明 し対応の上、日本郵便株式会社に当該事由が発生した日時、場所等の内容及び対応状況を ただちに報告すること。 11 損害賠償等 日本郵便株式会社及び受託者は、この仕様書に特に定めた場合を除き、この契約の履行に 関して相手方の責めに帰すべき事由により損害を被った場合は、この契約の解除の有無にか かわらず、相手方に対し、損害賠償を請求できるものとする。ただし、日本郵便が支払う賠 償額は、この契約の契約額を上限とし、直接かつ通常の損害に限るものとする。 12 管理体制等の監査 受託者は、責任者等の管理体制、業務遂行ルール、社内教育体制及び個人情報等の管理状 況について、書面の提出又は立入検査等日本郵便株式会社が求める監査方法に従い、速やか に監査に応じなければならない。 13 モニタリング等の実施 (1) 受託者は事故発生時等、 業務遂行が困難となった際の対応として、 コンティンジェンシー プランを策定し、施策実施担当に提出すること。 (2) 日本郵便株式会社が、受託者が業務を適切に行っていることを検証する目的で、受託者 への各種資料の提出、作業場所への立入り検査を求めた場合にはこれに応じること。 14 その他 (1) 受託者は、本委託業務の適切な業務遂行のため、マニュアル等を整備すること。 また、同マニュアル等が従業員に徹底・遵守されるよう、定期的な教育・訓練を実施す ること。 (2) 本件業務の遂行に当たっては、施策実施担当と密に連絡を取り、遺漏のないように取り 運ぶこと。 なお、詳細については、施策実施担当（TEL：011-214-4064）の指示によること。また、 この仕様書に記載されていない事項がある場合又はこの仕様書に記載する事項について 疑義が生じた場合は、随時、施策実施担当と協議し、解決すること。この場合、受託者は、 当該協議に関する議事録を作成し、施策実施担当の確認を受けること。 また、事故等の問題が発生した場合は、電話又は書面により速やかに施策実施担当に報 告すること。 (3) この契約の履行に従事する貴社労働者（再委託を除く。 ）に対し、公益通報者保護法に 係る日本郵便株式会社通報窓口について日本郵便株式会社指定の周知文を受領したこと を確認の上、当該周知文を用いて周知に努めること。 (4) 業務従事者に対する作業の指示、労務管理、安全衛生管理等に関する指揮命令は、すべ て受託者の責任において行うものとする。 (5) 履行を完了した日の翌日から起算して 5 営業日（この場合の「営業日」は、行政機 関の休日に関する法律に定める行政機関の休日以外の日とする。 ）以内に適宜様式の完 了届(作業報告書)に必要事項を記載の上、速やかに施策実施担当へ提出すること。 また、上記書類を提出後、日本郵便株式会社北海道支社経営管理部予算・調達担当 から通知される「検査合格通知書」を受領してから、請求書を発行（発行日付は「検 査結果通知書」受領日以降） ・提出すること。 (6) この仕様書に基づく作業に当たり、日本郵便株式会社の事務室等に立ち入る必要がある 場合は、当該作業者名、作業内容、範囲等について事前に施策実施担当に通知し、承認を 得ること。また、作業者は、自己の所属、氏名等を記載した名札を必ず着用すること。 (7) この仕様書と委託契約書の内容に齟齬がある場合は、この仕様書の内容が優先するもの とする。ただし、契約書の内容がこの仕様書に矛盾しない限り、契約書の内容も重畳的に 適用されるものとする。 (8) 適合証明書で適合することを求められる各事項に関して、契約締結後に、事情変更等に より入札時に提出した適合証明書の内容に変更が生じた場合、または適合しない事項が発 生した場合には、直ちに施策実施担当に届け出るとともに、それ以降の契約の取扱いにつ いては施策実施担当の指示に従うこと。
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