仕様書［PDF：83KB］

特許（登録）証等発送業務仕様書
１．件名
特許（登録）証等発送業務
２．作業概要
特許（登録）番号毎に通知書（送付票）（以下「通知書」という））と特許（登録）
証（以下「特許証」という）及び特許（登録）証続葉（以下「特許証続葉」という）を
１組にし、庁貸与の封筒に封入し日本郵便株式会社銀座郵便局（東京都中央区銀座 8-2
0-26、以下、｢銀座郵便局｣という。）から発送する。
また、国内発送分については区分郵便物割引制度を活用するため、受取人の郵便区
分番号ごとにこれを仕分し、発送する。
なお、国外発送分は航空便とする。
３．発注予定件数
平成２８年度
特許：
１４２，２６４件
実用：
６，４４５件
意匠：
２５，１３９件
商標：
９５，５７７件
計：
２６９，４２５件
※意匠には国際意匠、商標には国際商標の件数を含む。
外国発送分は国際意匠と国際商標分を併せて９，２５８件で内数。
平成２８年度郵便区分け対象予定件数は２４５，１７７件で内数。
４．契約期間
平成２８年４月１日～平成２９年３月３１日
５．発注物件
（１）通知書、特許証及び特許証続葉
（２）発送委託書（別添１）
（３）発送用封筒
１）国内用
２）国外用（航空便）
なお、発送用封筒の未使用分は、最終作業日（平成２９年３月３１日）に返却
するものとする。
６．貸与物件
（１）後納郵便物差出票（別添２）
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（２）ビズカード（日本郵便株式会社発行）
なお、上記貸与物件は契約締結日に貸与し、最終作業日（平成２９年３月３１
日）に返却するものとする。
７．発注物件の受け渡し等及び発送日
（１）受け渡し場所
特許庁審査業務部審査業務課登録室又は登録室が指定する場所
（２）受け渡し及び発送日
１）通知書、特許証、特許証続葉及び発送委託書の受け渡しは、原則毎週木曜
日（当日が祝祭日の場合は翌日とする）とし特許（登録）証等の発送日は原
則受け渡しのあった翌週の火曜日（当日が祝祭日の場合は翌日の水曜日）と
する。
ただし、年末年始等については、別途指示する。また、１回目の４月１日
（金）に受け渡したものの発送日は４月５日（火）とする。
２）封筒の受け渡しは、４月１日に４月分を受け渡すこととし、その後は以
下の日に翌月分を受け渡すこととする。（原則第３水曜日の翌日渡し）
５月分・・・・・・・・４月２１日
６月分・・・・・・・・５月１９日
７月分・・・・・・・・６月１６日
８月分・・・・・・・・７月２１日
９月分・・・・・・・・８月１８日
１０月分・・・・・・・・９月２１日
１１月分・・・・・・・１０月２０日
１２月分・・・・・・・１１月２４日
２９年１月分・・・・・・・１２月２２日
２９年２月分・・・・・・・・１月１９日
２９年３月分・・・・・・・・２月１６日
８．作業方法
（１）特許（登録）番号毎に通知書、特許証、特許証続葉（複数続葉有があるものは
、続葉１＋続葉２＋続葉ｎとなる）を１組（注）にし、庁貸与の窓あき封筒の窓あき部分に
通知書の送付先が一致するように封入し、封緘する（封緘印を押す必要はない）。
封入に当たり、当該書類を目視することにより当該書類以外の書類がないことを確認
し封入する。
（注）・・・一つの特許（登録）番号に権利者が複数いる場合は、通知書１枚で、特
許証、特許証続葉（複数続葉有があるものは、続葉１＋続葉２＋続葉ｎ
となる）が権利者数分ある。それを１組とする。
（２）区分郵便物の割引が受けられるように、受取人の住所または居所の郵便区番号
ごとに封筒を仕分する。
（３）仕分けた郵便物を銀座郵便局に差し出し数量・重量の検査を受ける。
（４）銀座郵便局から公布される用紙に｢割引｣（送達日数に対する余裕無し）の表示
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を行い、郵便物に把捉する。
（５）料金後納郵便物差出票に発送件数と後納料金を記入のうえ、郵便ビズカードと
共に銀座郵便局に提出し、受付印を押印された料金後納郵便物差出票（控）及び後納郵便
物等取扱控を受けとること。なお、受領の際、銀座郵便局の押印を確認し、押印がない等
、疑義がある場合は、その場で確認を求め、修正等を行うこと。
また、料金の設定に際しては発送件数に応じ、安価で適切な割引料金の適用を受けるこ
ととする。
国内分は別添「図（１）国内分」を参照。
国外分は別添「図（２）国外分」を参照。
９．後納郵便物差出票等の提出
以下の書面の提出先は、特許庁審査業務部審査業務課登録室管理班（６Ｆ南，内線２
７０４）とする。
（１）後納郵便物差出票に特許・実用新案（新実用新案を含む）・意匠及び商標（国
際登録含）の各特許証等の発送件数と後納料金を記入し、銀座郵便局で発送し、
同郵便局の押印された後納郵便物差出票を提出する。
なお、国内発送分、国外発送分は別葉で作成する。
（２）銀座郵便局で作成される後納郵便物等取扱控（お客様用）を提出する。
（３）特許（登録）証等受領書を作成し、提出（別添３）する。
なお、作成した書面を訂正した場合は訂正印を押印する。
（４）機密情報借用書（受領書）を作成し、提出（別添４）する。
なお、作成した書面を訂正した場合は訂正印を押印する。
（５）機密情報返却（発送）報告書を作成し、提出（別添５）する。
なお、作成した書面を訂正した場合は訂正印を押印する。
１０．課室情報セキュリティ責任者
特許庁審査業務部審査業務課登録室長
田上
宏史
（尚、責任者に人事異動が生じた場合は、新たに配属となった者が課室情報セキュ
リティ責任者となるものとする。）
１１．担当者
特許庁審査業務部審査業務課登録室管理班管理第一係
川口
雅生
（内２７０３）
（尚、担当者に人事異動が生じた場合は、新たに配属となった者が担当者となるも
のとする。）
１２．その他
（１）特許庁から、発送日の前日までに発送書類の発送止めを依頼された場合は、
担当者の指示により速やかに対応するものとする。
（２）仕様書に疑義が生じた場合は、速やかに当庁担当者に通知しその指示を受け
るものとする。
（３）日本郵便株式会社の銀座郵便局が統廃合等の理由により、変更されたときは
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変更後の郵便局に対応するものとする。
（４）特許（登録）証及び封筒の受け渡しにあたり、地下駐車場内は高さ制限が
あるので注意すること。（２．８ｍ以下、２．２ｍ以下の場所あり）
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