浦半島の先端に位置する神奈 かと、一般行政職全員にグループウ ェアのアカウントを配布することに なりました﹂と振り返る。 いくつかのグループウェアを比較 した結果、最終的に市が選定したの ︵現 は、ネオジャパンが提供するＷＥＢ グループウェア﹁ e c i f f O i k s e d 系ソフトやインターネ 台のＰＣ配備を進めており、ＰＣに 情報化推進施策の一環として一人一 ました。以前は電話で確認し、空い 統計情報課主任の田中直樹さんは、 ﹁特にスケジュール調整が楽になり 速度も格段に向上することとなった。 配布﹂へと一気に進化を遂げ、伝達 おける ットの利活用と合わせて、職員間の e c i f f O 時を探すだけで済むようになりまし がらグループウェアで空いている日 の導入に至った。 市民部統計情報課長の仲宗根一郎 さんは、 ﹁当時、職員間のコミュニ すが、今はスケジュールを確認しな ケーション手段の主流は、まだ紙文 た﹂と評価する。 庁内のコミュニケーションの促進や ﹁情報伝達のスピ 仲宗根さんも、 ードが明らかに速くなりました。特 業務の効率化につながるのではない 書の回覧や内線電話でした。そこで ている時間を突き合わせていたので 情報共有を促すべくグループウェア 配布﹂から﹁電子化＋グループウェア 庁内の情報伝達手段は﹁手書き＋紙 に使いこなせるようになっていった。 タフェースに慣れると、誰もが容易 ったという。しかし程なくしてイン て職員からいくつか問い合わせがあ ＰＣ配備と同時に使い出したこと もあり、導入直後は操作方法につい すべて使える点だった。 ョン料金が発生せずに必要な機能が トとなったのは、コストと、オプシ ︶ ﹂だった。選定のポイン O E N s ' t e n 一人一台ＰＣ配備と合わせて グループウェアを導入 三川県三浦市。市では2000 年 三浦市でグループウェア活用がス タートしたのは 年のこと。当時、 市民部統計情報課長の仲宗根一郎さん（右）と主任の田中直樹さん。市役所の隣にある、廃校とな った中学校の校舎を会議室や執務室に活用するなど敷地内に庁舎が分散している環境だが、グルー プウェアの活用でスムーズなコミュニケーションが可能となっている。 2015/06/10 17:36 gover07-142-143前.indd 142 代初頭、情報化推進の一環として グループウェアを導入。現在では 職員間のコラボレーション・コミ ュニケーションツールとして必要 不可欠な存在となっている。東日 本大震災の発生を機にクラウド移 行を実現。その背景や効果などを 聞いた。 02 クラウド版 グルー プ ウェア 活 用 で 、 情 報 共 有 ＆業 務 効 率 化 ＋ＢＣＰを 実 現 特別企画 と言えます﹂と続ける。 っていたことから、その効果は劇的 関も多く、紙では余計に時間がかか に当市の庁舎は分散していて出先機 ﹁情報を自分のタイミングで確認で う。 の意見交換にも役立っているとい かの把握も一目瞭然。また、職員間 を確認済みで、誰がまだ見ていない 必要性を感じました﹂ め災害時にも使えるようにしておく 確認するようになっているので、予 せません。グループウェアで情報を が、災害時には職員間の連携も欠か ムを最優先で復旧作業を行いました ﹁グループウェアとしての品質につ という。 を活用した移行プランの存在だった ての信頼性、それに既存ライセンス 発会社直営のクラウドサービスとし 選ばれた。決め手となったのは、開 いては、長年使い慣れていることも きるのは非常に便利です﹂︵田中さん︶ またインフォメーション機能につい り、ペーパーレス化に大きく貢献。 ケーション手段であるグループウェ 員間のコラボレーション・コミュニ クラウドへの移行により、ＢＣＰ ︵業務継続計画︶対策を強化できた上 年度にクラウドへと移行。続いて職 職員間の情報伝達ツールとして フル活用 ては、県や国からの文書の配信にも あって心配はありませんでした﹂と 現在、三浦市では職員間のあらゆ る事務連絡の手段としてグループウ アをクラウド化することとなった。 そこでまず、市民への情報伝達手 文書管理機能では、各種申請書類 段であるＷＥＢサイトのＣＭＳを や職員名簿なども対象となってお ェアを活用しており、ほぼ１００％ 使われ、こちらも紙文書の削減に役 現できた。以前は停電やシステム障 に、統計情報課職員の負荷軽減も実 田中さんはコメントする。 の職員が利用するなど情報共有ツー ﹁クラウドであればあらゆる状況で 応に当たったが、運用管理を専門家 害が発生すると職員が駆けつけて対 に委ねられるようになったのである。 ﹁運用が非常にスムーズになりまし た。少人数で庁内のＩＣＴすべてを 管轄しなければならず、人事異動も あるので運用管理を外部のリソース に任せられるのは非常にメリットが O E N s ' t e n k s e d 大きい。今は他のシステムについて た市の全てのオンプレミス・システ 全域が停電。グループウェアを含め は、通信サービスの種類やレベルに だ。このうちセキュリティに関して ビスとしての信頼性、それとコスト も、民間に委託できるものは積極的 ムも停止し、職員が深夜まで復旧作 よって、災害時の可用性や費用も大 グループウェアの導入から 年。三 浦市のグループウェアは、職員の間 にすっかり定着した。クラウドへの ところです﹂ ︵仲宗根さん︶ ースト﹄のスタンスで検討している に委託していこうと﹃クラウドファ する文書の保管・公開を文書管理機 業に当たった。この間、職員間の情 たのが、セキュリティの確保とサー 定が行われた。その際に特に留意し ﹂ クラウドへの切り替えにあたり、 再びグループウェア・サービスの選 中さん︶ でも利用できると考えました﹂ ︵田 ことで、職員の私用の通信機器から る制御を開放するなどの措置を行う が、非常時にはグローバルＩＰによ も使えるというわけではありません 立っている。 東日本大震災を機に クラウドへと移行 ルとして欠かせない存在となってい る。主に使用している機能は、イン フォメーション機能、回覧・レポー ト機能、スケジュール機能、設備予 約機能、文書管理機能だ。それぞれ、 不特定多数向けの通知・照会等をイ からクラウド版の﹁ 昨年 月、三浦市のグループウェ アシステムは、従来のオンプレミス 絡事項は回覧・レポート機能、業務 へと刷新された。 ンフォメーション機能で、個別の連 や会議の予定管理をスケジュール機 そのきっかけは、東日本大震災の 能、会議室・公用車・備品の予約を 発生だった。 年３月、震災で市内 能と使い分けている。 報のやりとりに使われたのは携帯電 設備予約機能、継続して職員が利用 このうち回覧・レポート機能では、 簡単な決裁も行えるようになってい 慮した比較検討を重ねた。 きく異なることから、バランスを考 る。例えば文書を回覧する際に公式 話だった。 移行によって、その情報化戦略はさ らにステップアップしているようだ。 企画提供 ㈱ネオジャパン 三浦市役所市民部統計情報課 12 な決裁が必要のないものであれば、コ 仲宗根さんは、 ﹁市のＷＥＢサイ メント欄で可・不可などの指示を行 様々なサービスを比較検討した結 トや住民票など、住民向けのシステ 果、再びネオジャパンのサービスが う。このコメント機能は、誰が文書 13 2015/06/10 17:36 gover07-142-143前.indd 143 11 〒 220-8110 神奈川県横浜市西区みなとみらい 2-2-1 TEL：045-640-5920 http://www.neo.co.jp 〒238- 0298 神奈川県三浦市城山町 1-1 TEL：046 -882 -1111 10
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