平成２８ 平成２８年度都営住宅等募集 ２８年度都営住宅等募集に 年度都営住宅等募集に係る申込書整理業務委託（ 申込書整理業務委託（単価契約） 単価契約）仕様書 １ 目 的 本業務は、東京都住宅供給公社（以下「公社」という。 ）が実施する年４回の都営住宅募集 および年２回の都民住宅募集に係る申込書の仕分け、および一次審査を迅速かつ適切に行うこ とにより、募集業務を安定的に遂行することを目的とする。 ２ 契約期間 平成２８年４月１日から平成２９年３月３１日まで ３ 委託業務 （１）業務内容 年６回の都営住宅等の募集時期に、東京都民等から届く都営住宅等使用申込書（以下「申 込書」という。 ）の一次審査、および整理業務全般を行う。 なお、作業内容の詳細については、９項「主な作業内容」を確認すること。 （２）作業期間等 作業期間(予定) 作業対象の募集と受付期間 ・平成２８年５月：都営住宅募集(家族向・単身者向) ① 平成２８年５月６日～ 平成２８年６月１７日 ＜受付期間：５月９日～５月２０日＞ 処理件数(予定) ４６，０００件 ・平成２８年６月：都民住宅募集(家族向） ３００件 ＜受付期間：６月１日～６月１５日＞ ② 平成２８年７月２９日～ 平成２８年８月３１日 ・平成２８年８月：都営住宅募集 （単身者向・単身者用車いす使用者向・シルバーピア） ＜受付期間：８月１日～８月１２日＞ ・平成２８年１１月：都営住宅募集(家族向・単身者向) ③ １７，０００件 平成２８年１０月３１日～ ＜受付期間：１１月１日～１１月１５日＞ 平成２８年１２月１６日 ・平成２８年１２月：都民住宅募集(家族向） ４６，０００件 ３００件 ＜受付期間：１２月１日～１２月１４日＞ ④ 平成２９年１月３１日～ 平成２９年３月３日 ・平成２９年２月：都営住宅募集 （単身者向・単身者用車いす使用者向・シルバーピア） １７，０００件 ＜受付期間：２月１日～２月１３日＞ ※５月と６月、および１１月と１２月は、募集時期が接近しているため継続して作業を行うこと。 ※予定期間に作業が終了しない場合は、公社担当者と協議のうえ期間延長すること。 ※上記処理件数はあくまで予定であり、これを保障するものではない。(別紙「過年度申込件数実績」を参照 のうえ、単価等の積算をすること。) （３）苦情処理 公社に起因するものは公社が処理し、受託者に起因するものは受託者が処理する。 （４）作業場所 東京都住宅供給公社(東京都渋谷区神宮前５－５３－６７コスモス青山 B２分室） （５）作業場所の面積 面積：約１０８㎡（横幅約９ｍ×奥行き約１２ｍ） ４ 受託業務 受託業務の の執行体制 受託者は、予定処理件数、および１件にかかる処理時間等を熟慮のうえ、必要に応じた人員 を配置し、的確かつ十分に業務が遂行できる状態を提供すること。 なお、執行体制等については、上記２－（２） 「作業期間等」にある「処理件数(予定)」 、お よび別紙「仕様書（補足資料） 」を参照のうえ受託者側で構築すること。 ※ 上記「処理件数(予定)」にある件数はあくまで予定であり、これを保障するものではない。 （別紙「過年度申込件数実績」 、および「仕様書（補足資料） 」を参照のうえ、単価等の積 算をすること。) ５ 統括責任者 統括責任者の の配置 受託者は、業務を円滑に遂行するため、専任の統括責任者を配置し、主に次のアからウの職 務を行わせること。 なお、統括責任者の氏名等は事前に公社に届け出ることとし、変更がある場合は変更予定日 と後任予定者名等を事前に公社に通知し了承を得ること。 ア 公社との連絡調整、および報告 イ 受領件数確認表等の作成、および提出 ウ 業務従事者の指導、および監督 ６ 業務従事者 業務従事者の の登用 業務従事者の登用にあたっては、一般常識を兼ね備え、基本的なビジネスマナーを有するな ど本業務に適した人材とする。 ７ 業務従事者 業務従事者に に対する研修 する研修 受託者は、業務従事者に対し、業務開始前に業務に関する事項、および個人情報保護に関す る事項について、必ず十分な研修を実施すること。 また、業務の履行状況により、公社がその他の事項に関する研修の実施を指示した場合は、 これに従うこと。 なお、研修の実施にあたって、その内容について公社と十分協議すること。 ８ 受託者の 受託者の責務 （１）業務の適正処理 ア 申込書の記載内容等を十分確認し、正確に審査をするように細心の注意を払うこと。 イ 適正な人員配置とすること。 ウ 公社の信用を失墜させる行為をしないこと。 （２）手引き書等の作成 受託者は、公社が提供する資料に基づき、業務遂行に必要な手引き書等を必要に応 じて作成し､的確かつ円滑に業務を遂行すること。 （３）関係書類の取扱い 受託者は、公社が貸与する関係書類等について、公社の許可を得ずに履行場所以外 に持ち出したり、複写してはならない。 また、業務委託期間終了後は速やかに公社に返却すること。 （４）業務上知り得た情報の秘密保持 受託者は、業務上知り得た情報を第三者に漏洩又は開示してはならない。 また、本委託業務以外の目的に使用してはならない。これらのことは、本契約終了後 においても同様とする。 なお、業務上知り得た情報には、媒体を問わず、公社が提供した情報に基づいて受託 者が作成した手引き類も含むものとする。手引き類は、受託者の責任で通し番号等によ り管理し、契約終了の際には確実な方法で破棄又は抹消し、公社に報告すること。 （５）損害賠償責任 受託者は、故意又は過失により公社又は第三者に損害を与えたときは、その賠償責任を 負うものとする。 ９ 主な作業内容 ① ② 各作業期間前に１日程度、作業場所の準備、研修資料等の作成、および業務従事者への研修を行う。 ①の作業場所の準備については、申込書の紛失を防ぐため、公社が貸与するビニールシートで予め養生 する。 作業場所は、公社が指定する期間中の毎日、公社都営募集課から鍵を受領して、午前８時３０分までに開 ③ 錠し準備をする。また、作業終了後は、施錠のうえ同日中に鍵を公社都営募集課に返還する。鍵の受け渡し については統括責任者が行なう。なお、鍵の受領、および返却の際は、必ず公社担当者に声をかけたうえで 鍵の受け渡しを行い、取締簿に記名・捺印すること。(この際、受託者は無断で事務室へ入室しないこと。) 公社が指定する期間中の毎日、公社が指定する配送業者から郵便物を受領し、配送業者とともに、本業 ④ 務委託の対象となる申込書送付用の封筒（以下「申込書封筒」という。）と、それ以外のものに仕分けをし、そ れぞれの件数の確認を行い、受領件数確認表を作成したうえで記録する。 なお、配送業者に対しては、午前９時までに引き渡すよう公社より指示する。 ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ④で受領した申込書用封筒は、開封前にナンバリングをし、その番号を受領件数確認表に記録したうえ で、同日中に公社担当者へ報告する。（ナンバリングは作業期間中連番で押印すること。） 配送業者によらず公社都営募集課から引き渡す申込書用封筒については、開封前に上記⑤と連番でナ ンバリングをし、その件数を受領件数確認表に記録する。 ④で受領した郵便物のうち、申込書用封筒以外のものは、同日中に公社担当者へ引き渡す。 申込書用封筒を種類別（募集種別、優遇抽選の有無、募集地区番号など）に、仕分ける。 （仕分けの詳細手順については、後日、公社から受託者に対し別途指示する。） 申込書用封筒を開封し申込書を取り出す。その際、申込書等の抜き漏れがないかを必ず確認する。 申込書用封筒を開封した際、内容物が本業務委託の対象となる申込書以外のものであった場合、同日中 に公社担当者へ引き渡す。 公社都営募集課より貸与する募集案内に記載の資格要件、および無効チェック処理基準表に基づき、申 ⑪ 込資格、優遇資格等の有無について審査を行い、必要に応じて申込書への補記等をする。（補記等は赤色 ボールペンを使用すること。） ⑫ ⑬ 申込書の抽選区分、公募区分、および切手料金を記入する。（記入は赤色ボールペンを使用すること。） ⑪⑫の作業については、必ず複数の業務従事者が確認を実施する。 ⑪の審査の結果、申込不可と判断した申込書、および処理方法の不明な申込書には、その理由を記入し た付箋を付けて公社担当者に引き渡す。（引渡し件数を記録しておくこと。） ⑭ ⑪の作業において、審査合格した申込書に受付番号を附番する。（受付番号欄に５桁でナンバリングを する。） ⑭で受付番号を附番した申込書を受付番号順にとりまとめ、パンチ入力業者に引き渡す。（引き渡しのス ⑮ ケジュール、および枚数は公社から受託者に対し別途指示する。）なお、パンチ入力業者へ引き渡すにあた り、抽選区分、公募区分、および受付番号欄のナンバリングに記入漏れがないか、再度確認する。引渡し後 に申込書引渡表（写）を公社担当者に提出する。 ⑯ パンチ入力を完了した申込書を公社から受領し、受付番号順に指定した棚に並べる。また、公社で作成す るエラーリストに基づき申込書を引き抜き、公社担当者に提出する。 ⑤で行った申込書用封筒のナンバリング数、⑭で行なった申込書の受付番号のナンバリング数、⑬の申 ⑰ 込不可等の件数、および⑮の引渡し数をもとに、作業実績（処理した申込書の数）を集計し、公社担当者に 報告する。 ⑱ ⑲ ⑳ ㉑ 公社で作成する重複リストに基づき申込書を引き抜き、公社担当者に提出する。 申込書に貼付されている切手を切り取って、金額ごとに仕分け、台紙への貼り付け整理を行う。 切手の総額を集計し確認のうえ、公社担当者に報告し納品する。 空封筒は、作業日ごとに整理し、一定の期間作業場所に保管したのち、公社担当者に確認のうえ全てシュ レッダー処分する。 作業開始前に作業場所に設置したビニールシートがずれていないかなど、作業実施に支障がないことを 毎日点検する。また、作業終了後、作業場所内に封筒や申込書が脱落していないか毎日点検を行う。 10 詳細 詳細スケジュール スケジュール等 スケジュール等 落札後、別途指示する。 11 支払方法 ２項（２）作業期間等における各作業期間終了後、速やかに業務完了届を提出し、完了確認 を受けたうえで請求書により支払う。
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